2013年1月17日 星期四

HelloSign 免列印掃描直接在 Gmail 郵件文件內完成簽名

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雖然不是所有的工作都一定能夠無紙化,但能夠在數位裝置、雲端服務中解決的問題,交給:「無紙化工作方法,不「紙」數位化,還需行動化雲端化」會更加的有效率,增加更多彈性利用的空間。一些習慣使用紙本的流程,例如傳真文件整理名片,或是在文件檔案裡簽名,其實也都可以數位化:

說到簽名,雖然有些文件對方會要求你寄回「原始的簽署紙本」,但在我自己的實際工作流程中,也常常有一些文件其實不要求你一定要使用紙本簽名:例如和國外公司或團隊的合作備忘錄常常只要求你寄回簽完名的 PDF ,或是那些只要求你要傳真簽名回去的文件,其實根本的意義上都不需要經過紙本。

也就是你不需要把數位檔案列印出來、簽完名,再掃描(或傳真)回去變成數位檔案,這時候,我們可以利用很多數位簽名工具完成需求,例如今天要介紹的這個「 HelloSign 」服務。

 

 

「 HelloSign 」就是和我之前推薦過後也受到很多使用者喜愛的「 HelloFax 」(免去任何紙本流程的網路傳真機服務)同一個服務團隊。而「 HelloSign 」要做的就是在簽名這件事情上,省去紙本的流程,讓你透過雲端服務就能解決在文件上簽署、填表等需求

只要進入「 HelloSign 」網站,上傳你的 PDF 或 Word 等文件,就能在雲端直接完成數位簽名,然後直接把數位檔案寄給目標對象。完全不需要紙本的列印與掃描流程。

附註1:經過我實際的使用經驗,「 HelloSign 」網站端支援中文、英文 PDF 檔案(包含檔名與內文)的簽名,但只支援英文 Word 檔案的簽名,而還不支援中文 Word 檔案的簽名。

附註2:說明一下「 HelloSign 」的簽名認證流程,透過「 HelloSign 」簽完名的文件會附加一頁「 HelloSign 」的簽名帳戶認證頁面(說明來自於哪個郵件帳戶使用簽署了這個簽名)。如果透過「 HelloSign 」發送文件要求對方簽名,那麼可以設定密碼、鎖定簽名位置等等,同樣會加註經由「 HelloSign 」認證的簽名流程在文件中。

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今天「 HelloSign 」在網頁端與 iOS App 之外,又針對 Google Chrome 與 Gmail 的使用者推出了一個更便利的輔助服務。

  • 附註:目前這個針對 Gmail 的服務,只支援英文介面的 Gmail,以及英文文件檔案。

只要安裝「 HelloSign 」的 Google Chrome 擴充套件,當你的英文版 Gmail 中接收到 PDF、 Word 文件時,可以看到在原本的開啟、下載連結外,多出了一個讓你直接簽名的連結。

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點開這個連結,就會進入「 HelloSign 」的雲端簽名工具畫面,這時候有提供各種功能讓我們在文件裡加入簽名、填寫表格等等。只要拖曳上方的工具到文件中即可進行添加。

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而在數位簽名時,「 HelloSign 」也提供各種方法讓你建立自己的簽名檔,例如可以直接手繪一組,或是上傳簽名圖片,還提供讓你用手機直接拍照自己的簽名後上傳的功能。

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「 HelloSign 」會儲存你製作設定好的簽名檔,以後當你需要簽名文件時只要叫出簽名檔,直接加入文件中即可!而在 Gmail 中甚至可以直接簽完名後寄回,完全不需要離開 Gmail 服務介面!

有需要進行數位簽名的朋友,或者仔細想想後,你發現其實很多流程可以用數位簽名來完成時,或許你可以試試看利用「 HelloSign 」來取代你原本的一些紙本流程,讓簽名這件事情變得更有效率。

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8 則留言 :

  1. 請問異塵大~ 這個在台灣有實質的法律效力嗎?

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  2. 簡單的說會有法律效力,但這有兩個層面的問題:

    第一個是,是否足以確認這是雙方意思一致所建立的契約,可以參考這篇:http://blog.roodo.com/justlaw/archives/18359625.html

    另外一個就是是否要建立更多的安全性的問題,這牽涉到更複雜的「金鑰」、「數位簽章」等機制,可以參考這一篇文章:http://askeing.blogspot.tw/2007/12/blog-post.html

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  3. 我得必須要各個私人企業、公司開始用這樣的服務,不然真的很難推行...畢竟在網路上沒有人會公開自己的簽名文件,應該只有公事才會用到。

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  4. 收到,感謝異塵大回覆! ^^

    to 姚小新大:而且國情不一樣,台灣還是認印章比較多~

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  5. 謝謝您的推薦! 試用完,很環保! 我喜歡! 等著看財務給不給過了 :P

    裡面除了加簽名,還可以「打勾」,
    打開內容有中文的 pdf (由 office 另存) 也都ok!

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  6. 正常商業上 簽名檔 還是會附上印章

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    1. 是的,這還是有程度需求的不同

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  7. 签名两次,一次是签名,一次是印章的图档就好了。

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