2016年9月25日 星期日

我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法


這個月初剛好是老婆和我結婚兩週年,前幾天我們在家翻開當年一起規劃婚禮流程時的「 Evernote 記事本」,瞬間很多回憶湧上心頭,而我們都覺得那時候利用 Evernote 一起搞定這個複雜大專案真的是很正確的決定,不只是讓瑣事變得更輕鬆,而且更重要的是幫助我們在溝通上減少摩擦,後面這點尤其重要。

即使到現在,我們身邊很多朋友要結婚時詢問我們的意見,我們也都是很簡單的把當初的婚禮規劃總表提供給他們看,並且建議他們試試看用 Evernote 一起努力,大家都覺得很驚人,但也覺得很有幫助。

加上電腦玩物還真的有讀者寫信來詢問我,想聽聽我用 Evernote 規劃婚禮這種「超級複雜、異常瑣碎、時程很長」的大型專案時,有什麼樣的經驗和技巧。所以,今天這篇文章就來跟大家正式分享。




用 Evernote 規劃婚禮流程最重要的是什麼


辦好一場婚禮,最重要的是什麼?我認為不是那些禮俗、步驟、雜事、婚紗、喜宴等等,當然這些很重要,但說到頭就只是照著做到就好,一場婚禮要成功,其實更重要的是:

搞定人與人之間的意見

他人的意見可能是長輩對於婚禮流程的某個期待,可能是喜宴公司交代的某個細節,我可不可以準確地將他們執行完成?

還有更關鍵的就是,在面對要處理這麼多瑣事的過程中,老婆和我的溝通是否順暢?我們的意見是否彼此尊重?我們的工作分配是否讓雙方都開心?我們可不可以不要為了不必要的雜事吵架?我們是否有一起齊心努力的感覺?

以我的角度來說,顧好上面這些「人的事情」才是重要的,至於婚禮流程怎麼樣老實說都是次要的。

無論婚禮流程的規劃,還是數位工具的應用,都是解決人的問題,所以我和老婆利用 Evernote 的關鍵其實是:


  • 1. 靜態溝通,了解想法:

我們一起共用 Evernote 記事本,在上面筆記自己的意見(例如想要婚禮影片有什麼內容?),剪貼自己想要的東西(例如婚紗想怎麼拍?喜帖喜歡什麼樣子?),即時共用,讓我們都能很清楚知道對方的想法。

我們都認為這比一直用即時通討論要好(參考:我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率),因為即時對話有時很難冷靜想清楚,反而是透過筆記呈現各自想法,更能準確完整的溝通。


  • 2. 明確掌握小細節:

婚禮的雜事之瑣碎,有太多需要記住的小細節,而 Evernote 幫我即時捕捉忽然多出來的一個小細節,讓我可以排入待辦清單。

而且這樣一份共用清單,讓彼此都能清楚步驟與細節,減少吵架或誤會。


  • 3. 共同合作努力的感覺:

經由共用 Evernote 筆記,老婆和我可以很清楚知道對方正在做什麼,也可以交換意見,讓整個婚禮規劃流程有兩個人一起共同努力的感覺。


  • 4. 卸除壓力,忙中有序:

Evernote 記住所有意見、瑣事、任務清單,加上我們製作的婚禮流程「總表」,讓一年多的婚禮準備過程中,我們是沒什麼壓力的,因為信任這個工具排出的清單,相信所有事情都不會遺漏。

而且我們平常也都有正職工作,但要在生活中穿插時間來準備婚禮也能忙中有序,因為有序的總表讓我們可以安心分頭解決一個一個小事情,最後就是整個大事情完成了。

你看完上面的分析,或許也想到,這其實就是:「 Evernote 的 GTD 管理思維」,面對婚禮這麼龐大複雜的專案,透過 Evernote 捕捉所有細節,然後安排好執行流程,接下來就能「無壓力」的順著流程跑完即可。




一,如何從零開始?


下面,就讓我以實際的例子來說明「我如何用 Evernote 搞定婚禮流程規劃」,當然我不是真的要教你怎麼安排婚禮,而是要分享怎麼善用工具,讓「瑣事不再複雜」、「難事變得輕鬆」、「溝通減少摩擦」。

首先老婆和我是在婚禮一年前開始,就在 Evernote 開一個「共用記事本」,然後開始著手進行準備。(教學參考:進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!

一開始當然從零開始,我們也都很擔心,但慢慢的累積一些待辦任務、收集資料,也慢慢的開始有要一起步入共同生活的感覺了。

我們開始在一份婚禮計畫總表上,慢慢填上要做的任務,規劃每個月份要完成的任務清單,從茫無頭緒,轉換成先把想到可以做的先做完(閱讀:不要擔心我還沒有的,先把我有的變好),於是也就慢慢步上這個複雜大專案的軌道。





二,收集前人經驗,做起來更輕鬆


而準備結婚的第一個階段,當然就是去收集網路上的前人經驗,而 Evernote 當然是最好用的收集工具。

我和老婆也是,老婆對婚紗與蜜月比較在意,她就會多收集這方面的資料。我則比較擔心儀式流程的步驟,還有每個階段的時間安排,我就上網收集這方面資料。然後我們把自己看到覺得特別有用的,剪貼到 Evernote 的共用筆記本中(教學參考:關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學)。

擷取網頁本來就是 Evernote 強項,而透過老婆和我的共用記事本,我們可以「一起收集資料」,那種一起合作的感覺是不同的。

另外,因為我自己會把許多生活任務也記錄在 Evernote 中,所以我還去 Evernote 找出像是 2010 年我妹妹結婚時我的筆記,這樣就可以有現成的參考了,後來很多流程我們都這樣直接複製,輕鬆很多,不用每次都從頭做起。(參考:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法





三,記下所有討論筆記,可以避免無謂爭執


接著婚禮規劃慢慢步上軌道,於是會有很多想法、討論產生,例如我跟老婆一起討論要怎麼拍婚紗?或者是去喜宴場地洽詢時,對方說明的各種內容?

這些溝通討論的內容,我會盡可能不遺漏的寫在我們共用的 Evernote 記事本中。

這真的很重要,因為婚禮的過程中瑣事太多,想法太多,我們不可能用大腦記住,以後如果因為遺忘或誤會而吵架就不必要。

所以我們把這些討論筆記全部都寫在 Evernote ,未來無論跟誰溝通都可以有很明確的參考,節省時間,也避免衝突婚禮需要非常多的溝通,但溝通是很容易因為誤會而有爭執的,這時候詳細的討論筆記,幫我們避免這樣的爭執。(參考:[LifeHack-14] 高效率的人如何面對批評與爭執?





四,繁瑣紙本資料收集,不用整理,但找得更快


開始接洽喜宴、婚紗、蜜月旅行的公司後,就會產生許多紙本合約與資料,為了避免以後找不到這些資料,也避免自己還要花時間整理,我把這些紙本資料「全部拍照存入 Evernote 」。(教學:Evernote Android 拍照編輯大升級!加入智慧型掃描

設定好關鍵字,以後需要查看某個合約?找出某個紙本?只要上 Evernote 搜尋一下,就能找出來,連隨身攜帶準備都不用。

而且因為老婆跟我一起共用這個記事本,所以任何紙本資料我們兩個人都能隨時立刻找到,不會有被誰搞丟或誰忘記帶、誰沒有資料的問題!

這個方法那時候連喜宴餐廳的人看到都覺得很驚艷。





五,大量臨時加入的瑣事怎麼辦?


然後在婚禮規劃中,有時候長輩忽然提醒想要增加某個儀式?親戚忽然做應該加上一個禮俗?婚紗公司忽然提醒要準備什麼東西?有過經驗的朋友就知道,「臨時加入的事情」真的太多了!

這時候 Evernote 的管理邏輯就可以幫上大忙,當接收到某個臨時插入的瑣事當下,我一定打開 Evernote 先收集起來,就像下圖這樣,不會很嚴格,就是先收集起來再說。



然後我每一天,或每隔幾天,會整理一下這幾天又新增了哪些筆記,這時候就可以把上述臨時收集的雜事,整理到統整的流程表中。

就是這樣簡單的邏輯,讓我和老婆從來不擔心我們會漏掉什麼事情,也不害怕常常多出來的瑣事,反正我們就是收集,然後排入流程表,最後信任我們的流程表即可



而且就算任何事情要臨時修改也不怕,因為我和老婆都不會苦惱大腦記不住(因為我們不用大腦記住),我們一定是直接去改 Evernote 上的流程表,這樣反正最後我們也就是「照著流程表做」,就一切不會出錯。





六,如何溝通找出共識、確認定案?


除了瑣事外,婚禮規劃流程中還有很多需要「達成共識」的選擇,例如婚紗要拍成怎樣?囍帖要做成什麼樣子?

我們的方法就是彼此在 Evernote 共用記事本中剪貼想要的樣式,然後找個時間討論,一起選出想要的樣式。





七,輕鬆穩定的執行


上面這些步驟,都保證我們「毫無遺漏」的掌握所有婚禮中的細節,這就是 GTD 時間管理的收集原則。

而一但可以全面收集,我就可以一一排上清單,這份清單也就是幫我「輕鬆穩定執行」的關鍵。

在結婚規劃過程中,我把每一個重要任務的瑣事,都列成一張一張待辦清單,這樣我在執行時,只要專注在自己有沒有把每一項細節勾選即可。





八,準確溝通的圖文筆記


Evernote 的使用,也擴張到我們跟外面的人溝通的過程。

因為老婆跟我都用 Evernote 企劃,所以像是我們要跟攝影師溝通婚紗拍攝地點與風格時,我們是直接把筆記共享給攝影師( Evernote 筆記可以發佈成網頁),攝影師還說你們的溝通真是清楚明瞭。

(如果你對這些功能操作不清楚,可以下載:免費下載! Evernote 上手教學與範本一次學會筆記書



甚至連最後我的喜宴地點交通說明,我也是用 Evernote 的網頁筆記來製作,直接發佈成線上網頁,來參加的朋友就能看到。





九,統整到時間表,計畫表


這裡面一個很關鍵的步驟就是:用 Evernote 收集大大小小瑣事,然後用 Evernote 整理成一張一張時間表與計畫表。

這些清單不只是我們自己執行的索引,也是溝通時很好的工具。



而且明確的待辦清單,讓我和老婆幾乎在整個婚禮流程中沒有遺漏任何瑣事。

像是下面在婚禮儀式的清單中,我把整個流程要包的紅包列成清單,所以儀式前長輩和叮囑我不要忘了某個步驟,我就說不用擔心,因為我不是用大腦記住,而是隨時查看清單,一步一步照著做,把所有環節依序完成即可。





十,分工合作


就像我一開始講的,結婚流程裡最關鍵的是人的問題,是老婆和我在這樣的過程中,是否能夠一起努力合作,讓共同規畫是增進彼此感情,而非增加衝突

所以共用記事本的優點,就是讓我們可以處理各自擅長的事情,例如老婆是商管出身,很善於整理表格,所以舉凡婚禮過程中的所有預算表、企劃表、說明表,都是她製作的。

而我就可以處理一些流程規劃等問題。





十一,萬能總表


最後,我覺得面對像是結婚流程與婚禮規畫這樣的複雜大專案,一定要有一張「萬能總表」,利用 Evernote 記事連結功能,把重要任務連結到這張總表,這樣每次工作時只要打開萬能總表,就一定找得到接下來的重要事情。

這個功能可以參考我在「Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法」一文中的利用方式。



在我的結婚流程萬能總表中,我還依據月份,把每一個月要做的任務列成總清單,然後每個任務後面連結到相關的任務筆記,這樣執行起來就很輕鬆。



基本上我們到了最後婚禮階段,也都很老神在在,也不擔心任何忽然要插入的瑣事,因為我們知道就是照著總表按部就班完成即可。





十二,紀錄過程


最後, Evernote 也可以補充結婚過程中發生的各種小事情,當作日記的紀錄,這對於日後的回憶也是很棒的插曲喔!就像我在「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略」裡的經驗一樣。

以上,就是我兩年前利用 Evernote 完成結婚、婚禮規畫的心得分享,回到我一開始說的,關鍵不是要怎麼辦婚禮,關鍵是「搞定這段時間所有人的意見、搞定所有的瑣事」,希望這樣的經驗可以提供大家一些幫助。

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11 則留言 :

  1. 結婚真麻煩,不知道是誰開始想出這麼累人的過程,囧

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    1. 也難怪現在有些人會選擇略過這個流程(如果自己情況允許的話)

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  2. 最後一張圖片是亮點~( ̄▽ ̄~)~

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  3. 作者已經移除這則留言。

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    1. 希望還沒拖到之前寫信給我想看這篇的朋友都結完婚了XD

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    2. 剛用EVERNOTE規劃玩買房,現在要來規劃明年結婚的事,所以真的很有用。

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  5. 很實用,雖然目前用不到 XD

    謝謝異塵大的分享

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  6. 還好早就照著ESOR腳步走,很早就慢慢蒐集在Evernote裡
    形式大多差不多,這周末要結婚了

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  7. 恭喜。因为要翻墙,好久没访问了,...

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