2013年1月8日 星期二

今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣

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安排適合自己的生活作息、工作節奏是一件很重要的事情,在之前的「零碎時間最佳化:我如何堅持每天寫完一篇部落格文章?」一文中,我有提到過經由每天早起撰寫一篇部落格的時間安排,可以在工作流程上帶來很大幫助:「對的時間做對的事情」,總是能夠事半功倍。

從這樣的想法出發,今天想邀請大家一起來討論的課題是:有哪些事情適合「今天晚上」做,不適合「明天早上」做的呢?當然,每個人的工作環境可能不太一樣,對我來說,最適合的時間節奏掌控應該是:

早上的時間要用來「執行」,而不是用來「準備」。

早上通常是對我來說比較少干擾的時間,也是頭腦比較清晰的時間,所以利用來「執行」,具體的完成起碼一件待辦任務,不僅執行的效率與品質更好,而且還有附加的好處:因為如果早上就先專注「完成工作」的話,那麼就比別人搶先一步做好一件事情,接下來的一天也多了餘裕去應付突發狀況

 

 

從這樣的角度來推論,既然明天早上起床後要用來「執行任務」,那麼「準備任務」的工作當然就必須今天晚上完成了!

依據這樣的想法,下面我歸納了一些數位工作上的習慣,可以試試看「今天晚上」就做好,那麼「明天早上」就能全力衝刺來完成任務。

當然,這是從我個人的工作經驗與環境出發的,也歡迎大家針對你們的工作經驗與環境,分享你們的時間節奏安排

 

 

  • 一、 今晚就把今日工作歸檔,不要在明日早上時做整理

「今日事,今日畢」雖然是個可以追求的目標,但老實說要真正完全做到實在太難了,很多時候大型的工作也無法在一日之內就完成,但人總是要休息充電,就算今日事尚未完畢,我們也不應該不休息。

但在今晚休息之前,起碼要做好一件事情:把目前工作到一半的檔案、筆記進行歸檔整理。實際上我會有兩個作法:

為了讓明天早上可以立刻銜接今日暫停的工作狀態,一定要在今晚先做好工作的歸檔與註記。而且這個行動千萬不要等到明天早上才做,因為有可能那時候印象模糊而會耽誤更多整理的時間,甚至很容易遺漏一些工作細節。

 

 

  • 二、今晚就回應需要的郵件,並且早上第一件事情不是回信

這裡要先說明我的工作情況:在我的工作專案上,通常接收到信件與社群留言時大多都是一些額外新任務的溝通,而非核心的工作進度需要靠信件往返來完成。我相信也會有一部分朋友跟我的情況類似。

所以如果我一大早起床後就開始看電子郵件、看社群網站的留言,然後開始回應處理的話,我一天最一開始的工作時光就花費在處理這些「額外增加」的任務上了(除非偶爾真的要等重要信件回覆,那就另當別論)。

而可能我早上回信回留言花了一兩個小時,結果真正的工作進度卻沒有進展,然後接著進入一天的忙碌期,開始有更多意外狀況發生,我更沒有時間處理自己真正核心的工作進度。

因此我會讓自己養成,在晚上結束工作前把所有信件與社群留言都回覆完畢,如果裡面有重要任務就加入待辦清單(參考:在數位時代裡,每天你應該練習清空的 5 件事)。而一大早起床後,絕對不要去做回信、回留言這些增加額外任務的工作,而應該回歸自己最重要的核心工作進度,優先處理核心工作的待辦事項

起碼先完成一兩件自己真正重要的工作後,才去看新的郵件、接收新的任務。

 

 

  • 三、今晚就把累積的新聞清空,並且明早不要看過去的新聞

捨不得是拖慢工作進展的兇手,如果明天一早起床還要處理今天遺留的消息,那麼會不會反而錯失了明天更重要的新鮮事件?

所以我在今日晚上結束前,不管有沒有看完 Google Reader 或社群網站新聞,我都一定會做清空的動作,而等到明天早上起床,就從最新的新聞看起。

重要的事件不可能只有一天的討論熱度,所以不需要把舊新聞累積到第二天看,每天就從真正的新聞看起,一定不會錯失昨日重要消息,還能更快看到新的重要消息。

延伸來看,我也不會去做「回頭捲完所有社群時間軸訊息」這樣的動作,因為這樣的動作對工作或交流幫助不大,過去的資訊如果重要它一定會被再次提起,在資訊時代與其追舊浪,不如一直站在當下的浪頭前端就夠了。

 

 

  • 四、在晚上整理未來計劃,並且安心睡覺

每一天都可能有很多新的挑戰,明天一大早可能工作上就已經是個刺激的戰場,正因為如此,所以更應該在今天晚上就把未來行程做好確認與安排。我這邊講的是類似「Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得」一文中的時間管理安排。

我自己也常常面對工作無法如期完成的壓力,但很重要的一點,就是不管今天做得如何,今天晚上一定要勇敢的面對自己目前的專案截止日期、計劃進度、未完成任務,並且思考可以怎麼做?然後安排到明天以後的行程中

起碼當我今天晚上整理好未來行程與進度後,接下來已經不是我能再做更多的了,我只能安心睡覺,然後明天早上起來後依照規劃繼續前進。

我發現如果當我今天晚上不願意去面對不如預期的困境,沒有把未完成的壓力實際翻出來看的話,那麼反而會開始惡性循環,到了明天早上會更加徬徨而手足無措,尤其當明天早上又多出很多新的意外挑戰時!

所以無論如何,今天一定要面對進度並整理未來可以做到的行程,而不要拖到第二天早上。

 

 

  • 五、在今晚總結你的工作,並且確定明天早上要做的第一件事

最後,經過上述四個方法,我在今天晚上總結了目前工作後,我會要求自己在今天晚上先確定一個非常具體的待辦任務:明天早上要做的第一件事情。對我來說,這可能代表確定明天一早要寫的部落格文章題目,或是完成一個工作上最緊急的未完成任務。

然後一大早起床後,二話不說,不碰郵件、不開社群、不整理檔案、不重看計劃,而是先把「那預計要做的第一件事情完成」。

這樣做的附加好處就是:在進入真正工作繁忙時間之前,我已經完成一件有意義的事情。每天的一開始,無論如何我就已經往前推進了一步工作進度了!

13 則留言 :

  1. 多年來我一直關注你的文章。你做事的態度和毅力令我非常佩服,今後不論你從事何種行業,我認為一定會獲得大成就。祝福你!

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  2. 想做就去做,我們不是機械人,
    是科技/軟件控制我們,還是幫助我們?

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  3. I like the way you think! Thanks for the inspiring article!

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  4. it is a very uaeful method and idea for a small team leader, thanks a lot

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  5. 非常棒的分享 獲益匪淺!

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  6. 第三、四、五點是我最有同感的說明,只是第三點有時實在取捨不易阿!只是對於熱門新聞的論點真的沒錯,只要這個話題夠熱,永遠都會有新聞,確實不需要回去看舊聞!

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  7. 谢谢分享,非常受益!
    对我而言,晚上准备的好处:
    1. 可以高效总结当天的事情。这样晚上可以安心睡个好觉,不会半夜突然想到什么,而睡不着了。
    2. 第2天一早,最高效的时间,可以用来执行具体的事项,而不是用来计划事情。

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  8. 非常實用!
    我的習慣是早起,早起思緒最清楚做甚麼都快
    但若把這個好時段用來看電子郵件太浪費了

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  9. 很實用!!!!!!
    我也要把「今年」該寫的文章,不要留到「明年」才寫。。。
    囧rz

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  10. 我一直都有時間管理上的問題,很開心看了你寫的好幾篇文章,讓我學到很多時間管理得技巧。
    也點出我為什麼會浪費那麼多時間。 從今晚開始 我要試試看!謝謝你喔

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