2013年11月29日 星期五

最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧

你應該有遇過這樣的經驗:明明花了很多時間「收納」物品,但愈整理這些東西愈難被使用。或者花了很多時間「管理」時間,但愈多的安排,結果時間都浪費在排程上,反而沒有時間去真正的執行?你的時間管理方法,是不是也陷入了這樣的錯誤當中。

怎麼回事?管理、收納不是好事嗎?確實如此,但如果以為目標就是「管理」和「收納」,這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務,我們的真正目標永遠是「使用」、「執行」、「體驗」和「完成」,整理與排程只是一個過程,如果把「手段」誤認為「目標」,就會導致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。

時間管理當然是必須的,但安排行程、規劃任務,不應該是「放在工作時間上」來做,最好能夠利用「零碎時間」完成(參考:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!) ,無論如何我們一定要把正式的工作時間留給真正去執行工作。



那麼,除了前面那篇文章提到的時間區段分別外,今天讓我們繼續深入這個題目,來看看還有哪些具體的時間管理技巧,可以幫助我們「避免在時間管理時,反而造成時間浪費」。
其實,今天的分享,完全來自於我的個人經驗。早期我被許多新奇的時間管理工具、方法吸引,覺得時間管理非常好玩,也錯誤的「把時間管理當作逃避真正執行工作」的藉口,走了很多冤枉路。

所以今天這篇文章是目前統整後的心得,關於哪些時間管理技巧,可以幫助你「在時間管理上最節省時間」,提供大家討論。



  • 一、不要把「容易變動的」任務寫到行事曆上
我常常會推薦大家要同時使用「行事曆」與「待辦清單」兩種工具,因為「行程」和「任務」是不同的兩種事情。

早期我也是只用「行事曆」,把所有瑣事都寫到行事曆上,包含那些不一定非那個時間做不可的事情,例如下圖這樣,我知道自己要去做「A、B、C」三個任務,於是我在一週前先把這些任務時間都排好,並且很「精準」的排在某一個時間點要自己去做某個任務。

一旦有任務,我就這樣排上行事曆,因為還要設想時間,所以可想而知,會花上許多時間「安排任務」。

但是結果呢?這樣的「預排」是非常容易無效的,因為很有可能禮拜二早上10點,我被叫去參加了一個會議,或是我剛好前一個工作尚未完成,或是我剛好偷懶。即使你是一個非常自律的人,但你也無法掌控「外在環境、主管、客戶、工作夥伴臨時要你去做的事情」。

於是,我還要再花上一樣多的時間,去把這些已經排好時間的任務,重新調整一次。這樣來來回回變成「總是在調整時間」,不是非常浪費時間的事情嗎?

所以我現在不做這樣「浪費時間的時間管理」了。

現在我的行事曆利用變成這樣:寫上那些不容易變動、甚至不能變動的行程。也就是「會議」與「進度」。例如某一個專案要在哪一天做到什麼進度?我就寫在行事曆上,這個進度基本上確定後就不會變、不能變,我透過行事曆來督促自己要在「那個截止日」之前完成需要的任務。又或者是某一個活動、會議,就是要在那個時間點去那個地方參加,絕對不會變。




  • 二、確定截止日,「行事曆」根本不用花時間排程
你其實根本不用花任何時間在行事曆的管理上,多花的都是浪費。

因為這些「真正需要寫上行事曆」的行程都有一個特色,就是「這些時間都不是我一個人可以決定的」,那是外在施加於我的時間,我被告知要這麼去做的時間,所以根本不需要我去管理、思考,我只是要「記得那個時間去做那個事情,而且一定要做」。

也就是我只是要把被通知的時間寫上行事曆而已!讓我們優先區隔出這一塊。然後我們可以想想看關於「截止日」的問題。

例如我的專案被設定「這個週五要交出第一章」,這個時間是已經確定的進度,而且不是我能改變的,那麼這時候我怎麼辦?我當然就是依據這一週五個工作天把第一章分成五等分,然後每一天起碼要完成一等份的內容。

這就是為什麼「行事曆不需要花時間排程」的另外一個很重要的原因,當「截止日」、「每週進度」出來後,我們就非常明確的知道「我要在多少時間內完成多少事情」,然後就是很自然的先將份量劃分,實際執行當下多退少補,讓最後截止日所有份量都完成即可。

這裡面最重要的是:「我們不要花時間去排程」,因為沒有什麼好排程的,截止日先確定,其他的就是逆向回推進度而已。



  • 三、只要花一點時間,預排今天可以執行的時間
延續前面的例子,假設依據這週五的截止日,我把第一章內容分成五等分來完成,那麼就有五個任務了,這五個任務要放在哪裡管理呢?就是放在「待辦清單」裡,待辦清單放我們真正的「執行步驟」,讓我們可以清楚的知道完成了哪些?接下來要做哪些?

而待辦清單的好處就是「不用花時間去管理時間」,只要把任務都寫上去即可。都寫上去了,自然就記得,就知道「有時間」的時候要去做哪些事情。

對我來說, 這個待辦清單就是「 Evernote 」,我收集在 Evernote 的筆記就是我的待辦事項。當然,你也可以使用你擅長的待辦清單工具。總之,打開待辦清單,我就知道自己還有哪些事情可以做,還有哪些事情需要做,這樣即可。


但是也不是完全不安排時間,為了避免把時間浪費在管理上,我只會「預排接下來一天一定要完成的事情」。通常我會利用前一天晚上睡覺前,或是早上通勤中,做一日工作的預排。(參考:今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣

因為只預排今日要做的事情,時間非常接近,因此掌控度最高,也不會排了卻還是不斷變動。但是,為了避免排了卻沒有做,結果要一直調整執行時間(這一樣是浪費時間),所以我「不會把今天的時間排滿」。

嚴格來說,只需要預排「真的非今天做完不可的少數重要任務」即可,而且一定要為每一天留下足夠的空檔時間,可以利用這些空檔完成次要任務,或是意外時彈性運用。

例如前面看到我的待辦清單很多任務,但真的排上時間的,只有兩件「今日一定要完成」的任務筆記而已。排得少,相對一定可以完成,而且優先完成最重要的任務,並且不會有變動,這樣就能節省最多時間管理的時間。




  • 四、用重要、緊急來分類待辦任務
前面分享盡量「不安排時間」,這樣就減少了容易變動的時間安排所造成的時間浪費,可是,大家也看到我的清單裡一堆任務,這樣不是會讓任務一團亂嗎?所以要用兩種「具有持久性、穩定性」,有效但不會變動的整理方法來管理清單。

因為下面這樣的整理方法具有「整理一次就好,從此幾乎不會變」,而且整理時很簡單,就能大量節省不必要的時間管理了。

第一種,就是利用把任務分類成「重要」與「緊急」,也就是「有權重等級」的分類方法,目的是讓自己知道在這一堆任務中「哪些是需要優先考慮的?」

在 Evernote 中,我利用標籤( Tag )的方式來區分每個任務的權重,幫任務筆記加上「重要」或「緊急」的標籤,然後每天執行完前面第三項所說的「今日一定要完成的任務」後,我就來到這個權重分類的待辦清單中:
  • 1.優先執行同時有「重要」與「緊急」標籤的任務。
  • 2.接著如果有空檔,優先執行「重要」任務。
  • 3.最後如果今日還有空檔,就執行「緊急」任務。
加上標籤後,基本上不會改變任務屬性了,接下來我就是每天依據剩下的空檔,依據重要性,一一把任務完成即可:「再也不用花時間去調整時間」。(參考:用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務




  • 五、依據「專案」來分類待辦任務
另外一個「比預排時間」更有效,而且節省時間的分類方法,就是依據專案來分類你的待辦任務,你的任務不可能一下是這個專案、一下是那個專案,所以也一樣不用浪費時間在管理,可以把時間專注到執行上。

而且依據專案來分類待辦任務,可以很清楚的知道「這個月要完成的專案」,還有哪些「尚未完成的任務、步驟」,就可以優先完成他們。尤其對於手邊同時要進行多個專案的人來說,這樣的分類更實用。

對我來說,這部份也可以透過 Evernote 完成, Evernote 可以建立一些「未排程」的提醒事項,並且當切換左邊的專案分類記事本時,只會顯示這個專案底下的提醒事項,這樣就等於依據專案來分類待辦清單。

於是,我可以依據專案的迫切度,去優先選擇應該執行哪些任務。 (參考:Evernote 新增時間提醒功能!從筆記本升級時間管理系統




  • 小結:
你不一定要跟我使用一樣的工具,但方法都是相同的。

經由上述的「時間管理」方法,我節省最多的排程時間,而事實上「安排時間是很浪費時間的一件事情」。一個節省時間的時間管理方法應該是:
  • 1.花最少時間排程,確保每個排程一定會做到。
  • 2.與其花時間排上一堆任務,不如專注重點任務。
  • 3.讓自己不用一直重新安排時間。
  • 4.只要做到:「知道自己接下來可以做什麼」即可。
以上是我的真實體驗分享,透過這樣一些方法的調整,我就可以花最少的時間在時間管理上,提供大家參考。

24 則留言 :

  1. 剛好這篇文章,也是跟「時間」有關,share with 電腦玩物。

    文章標題:從管理時間到運用時間
    文章網址:http://blog.chinatimes.com/sow/archive/2013/11/26/8473957.html

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    1. 感謝分享,跟我的很多想法也是不謀而合^^

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  2. 很受啟發。感謝分享。

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  3. 自從訂閱版大部落格和google+後 受用很多,請問有管理手機RAM的相關文章嗎?

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  4. 自從訂閱版大部落格和google+後 受用很多,請問有管理手機RAM的相關文章嗎?

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    1. 手機 RAM 真的不需要管理, Android 4.0 後都已經會自動調節了,不要另外安裝無用的 App 啦~

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    2. 頂多你用 Android 內建的功能,抓出拖慢速度的少數問題 App 就好:如何解決讓 Android 效能慢、耗電多、佔空間問題 App?http://www.playpcesor.com/2013/02/android-app_17.html

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  5. 想要問兩件事情~

    1.「緊急」、「重要」的優先執行上,是重要先嗎?我以為緊急的事情距離截止時間比較近,所以會先處理他呢

    2. 想要請問,Google task 在這時間管理系統中,可以扮演怎樣的角色呢?因為從這篇來看的話,好像只需要 Google calendar 跟 Evernote 就好了;是不是說,Google task 就沒有使用的必要性了呢

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    1. 1.其實這個可以依據使用者自己的經驗來決定。不過通常時間管理方法會告訴我們要「重要」優先,我自己最近慢慢的體會也是覺得應該「重要」優先。
      「緊急」是指那些需要趕快完成但不太重要的瑣事,「重要」則是指對自己更有價值但尚未到期限的事情。於是,如果隨時都「重要」優先,就表示自己可以好好經營對自己有價值的事情,長期、提早的計畫準備與執行。但是如果隨時都在忙「緊急」,就表示自己被瑣事牽著鼻子走,反而無法有效作對自己真正有意義的事情了。

      2.對我來說目前真的不需要 Google Tasks 了,這都是因為 Evernote 加入了時間提醒系統的關係。

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    2. 我最近也發現很少用 Task 了;有甚麼臨時事項就放進 Evernote 的「便利貼」記事本,必要時標上「緊急」。

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    3. 1. 每個人的使用習慣不同,之前說您硬推evernote的人實在是...也辛苦您在小結中的第 一句加上「你不一定要跟我使用一樣的工具,但方法都是相同的。」

      2. 記得在『用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務』中,當時您的第二個層次是「緊急」,第三個層次才是「重要」。看到文章內容,第一時間以為打錯了;後來看到上方回應,才了解是您分享最近的體會。反省回味後,更發現自己的確被無止盡的瑣事綁死了,還自以為效率很高。真的很感謝您無私的分享。往真正有意義的方向前進中。

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  6. 不過evernote的時間提醒功能,沒有gtask那麼好操作;也不能一直在電腦上一次拉出一週兩週來總覽全貌。

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    1. 各有好壞,就看每個人覺得自己需要什麼?可以捨棄什麼?最重要的是擁有什麼?對我來說:
      1.最重要的是時間提醒與筆記資料統一管理,直接在 evernote 就是工作台、資料庫、時間系統。
      2.可以捨棄的是:拉出一兩週來總攬全貌,因為就像我這篇文章說的,很明顯我不會有這個需求,而大進度會在 Google 日曆上管理。

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  7. 恩恩~~非常實用,感謝大大唷~~看來又有一番新的"省思" ^^.

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  8. 常常閱讀您的大作,獲益良多,在此深深至上謝意。我也時常推薦給其他朋友,請他們物必要訂閱。再次感謝!

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  9. 很棒的分享 謝謝你

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  10. 一篇不錯的文章分享:
    若延後開始,「結束的時間」就會被奪走。
    http://blog.udn.com/oyt0915/14106850

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  11. 受益匪浅,特别是如果随时都在忙紧急的事,那就是被牵着鼻子走

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  12. 真的很受啟發!貴站一直都是我TOP 1必看的網站,謝謝!

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