2013年5月1日 星期三

抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?

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「沒有時間了!」這是一個常常發生在你我之間的真實故事,每次工作的截止日期漸漸逼近時,同樣的情節就會一再上演,明明之前就有規劃好,為什麼計畫好的時間總是被偷走,而讓我們陷入了無時間可用的窘境。

或者把觀察的視野拉近,單純的一日工作與生活行程中,我們認真且忙碌,但一眨眼到了深夜,驀然回首,我們發現自己還沒推進最重要的工作進度,然而時間已經被我們用完了。

是誰偷走了我們的時間?是那些被老闆、同事、客戶、家人臨時加到我身上的意外任務嗎?還是工作上給了過多的負擔讓我根本沒有充裕的時間完成?可能上述原因都有參與了偷竊時間的計畫,但在這個可怕的時間偷竊計畫中,真正的主謀卻常常就是我們自己

 

 

  • 自己的時間:

「到中午開會前只剩一個小時,我需要一整個半天的時間來好好想這企劃案,所以讓我拖到下午再做吧!」「結果到了下午時又被臨時插入一個任務,於是理所當然想要把企劃案拖到週末自己在家閉關修煉」「然後到了週末又掙扎著疲累想放假的心情,痛苦緩慢的在不想做的心情下與企劃案搏鬥,反而花掉了一整天的時間」。

覺得自己要安靜無干擾的環境下才能工作,覺得自己必須有充裕的時間才能開始動工,但是什麼時候才能有這樣的時間?說到底只有深夜在自己家中的時刻,或是週末沒有同事打擾的時刻,然而,這時候我們正在偷走自己最寶貴的個人獨享時間

把「自己的時間」納入工作計畫,把「自己的時間」當做專案永遠的緩衝機制,然後在真正工作的時間內無法全力衝刺,最後,就是更多屬於自己人生的時間被偷走。

 

 

  • 有限的時間:

「如果再給我兩天的時間,我就能把這件工作完成得更好!」「但是,明天就是我的專案截止日期了。」

我們想要的時間,跟我們真正能夠獲得的時間永遠不成正比,但是這時候我們常常固執己見的繼續使用原本的執行方法來做事情,明明只剩下一天,我們還是在用以兩天為計畫的流程來行動,時間當然不夠

時間有限不僅僅只是工作太多,回頭看看我們的人生難道不也是時間有限嗎?所以可以爭取到足夠時間當然是好事,但當時間有限時,我們就應該改變方法、調整目標來執行同一件事情,讓這件事情能夠用更精簡快速的步驟完成。

參考:在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法

否則,最後為了準時交件,說不一定結尾的步驟更加混亂,甚至拖了時間也沒有更好的品質。還不如即早發現時間有限的事實,隨時調整自己的流程步驟;

在有限的時間裡做充裕的事情,而不是等待充裕的時間。

 

 

  • 零碎的時間:

「有時候不是沒有時間,只是我們沒有去擠出時間而已。」「如果把一天之中等車、坐車、開會空檔、等待電腦跑出結果的時間全部加起來,很難說擠不出一到兩個小時的時間。」

參考:零碎時間最佳化:我如何堅持每天寫完一篇部落格文章?

不是要去擠壓前面提到的「自己的時間」,而是在真正工作時間中,其實有很多間隙,這些間隙裡我們要不就是找不到事情做,要不就是在聊天上網中浪費掉,因為我們覺得小空檔不可能完成什麼事情,所以乾脆什麼都不做

但真的是如此嗎?確實,我們不可能在20分鐘的開會空檔之間,打完一篇1000字的文章,但是,如果我們利用這20分鐘先把那篇文章的大綱擬出來,等到真正要執行任務時不就可以花費更少時間?

如果能夠善用這些空檔去完成大任務切割出來的輕量小任務,那麼到時候執行大任務時更加輕鬆,也讓自己每天多出一到兩個小時的工作執行時間了!

 

 

  • 重疊的時間:

「我正在執行一件今日的重要任務,老闆忽然丟一個臨時工作給我,雖然沒有限制我完成時間,但因為臨時工作更簡單,我就想說先暫停手邊重要任務,先去完成那件臨時工作好了。」

但是我們沒有想到的是,在這樣的轉換過程中,很多時間就被自己偷走了!當我要暫停手邊重要任務時,就不得不先做一個收尾或註記的動作,當我要去執行臨時工作時就不得不做一些工作環境的切換,當我要回到今日重要任務時又必須重新暖機、喚回之前的工作狀態。

而這些轉換過程中時間就被一點一滴的浪費掉了。所以有時候我們覺得自己每天忙得要死,可是什麼任務都沒完成,很多時候就是因為時間浪費在這些轉換過程之中:

看起來好像有(也真的有)認真工作,其實什麼都沒做

要特別避免這種重疊時間的現象,這時候最好的作法是把臨時工作先註記到自己的待辦清單,還是先把手上的重要任務進度完成,才進行切換工作的動作,以避免額外的時間花費。

 

 

  • 準備的時間:

「我花了很多時間研究、規劃、調整這個計畫的目標與執行步驟,我每天都在修改可能的方案,結果最後我發現自己只剩下一點點時間去執行它」。

準備過程是工作上最甜美的陷阱,想像都是美好的,未來充滿了願景,但我們是要準備到什麼程度才夠呢?很多時候,我們花了太多時間在準備的過程,反而偷去了真正執行需要的時間。

最好的方法是把專案切割成不同的階段,依據階段來準備,而不是一次把所有東西都準備好,這樣可以一邊準備、一邊執行,隨時都關注「真正執行」的成果,而不是把心思只花在「浪漫的」準備過程中。

參考:練習和時間賽跑,活用計時器快速進入工作狀態的方法

 

 

  • 猶豫的時間:

「我想看 A 作者寫的書,我也想看 B 作者寫的書,我想打個電動,我也想看部電影,到底假日這段休閒時間應該用來作什麼好呢?」「太多想做的事情,讓人猶豫難以決定,乾脆來上上網先轉換心情好了。」

於是,我們發現整個週末時間就被上網佔據了,最後既沒有看任何一本書,也沒有推進遊戲進度。因為,我們把時間浪費在猶豫上了。

當想要的選擇很多時,我們就容易陷入時間的陷阱,什麼都想做,結果什麼都沒做,反而是時間花費在那個可做可不做的事情上。與其如此,一開始就算用抽籤也好,挑一個想做的事情直接做做看,既然無法比較就放棄「挑出最好的」的想法,這樣起碼可以完成任何一件想做的事情。

猶豫,是導致最後什麼都沒做成的時間之敵。

 

 

  • 小結:

或許外在的環境並沒有給予我們充足的時間,但正是在這樣的壓力之下,我們更容易自己成為自己的時間竊賊,用各種藉口把時間悄悄的偷走了。而如果我們能夠要回這些時間,那麼相信可以更好的完成自己的事情。

你還有發現其他的時間之賊嗎?歡迎留言討論。

7 則留言 :

  1. 对于重度拖延症患者,最好的治疗就是马上开始,先做一小部分

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    1. 切割工作確實是一個很重要的技巧~

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  2. 說的真好,每一個都命中..

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  3. 剛剛看到一篇文章, 立刻想起Esor大的部落文, 有異曲同工之妙~
    今天的時間可以「儲存」到明天用嗎?
    原文連結: http://mr6.cc/?p=15024

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