2012年6月14日 星期四

今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑

以前,我也曾經介紹過一些新郵件提示軟體,或者推薦過一些社群服務的新訊息提示工具,不過後來「長大後」就發現這些「提示」、「通知」是讓你分心,損害工作效率的最大元兇。

當你必須「遵照」新通知的指示去即時使用該服務或軟體時,就表示這個工具成為你的主宰,而不是你在主宰工具。

就以Gmail為例,有非常多桌面軟體、瀏覽器套件可以提示你接收到新郵件,會顯示漂亮又顯眼的紅色數字,誘惑你逃離難度最大的手邊工作,進行一個簡單的多,又容易有成就感的接收、回信動作。然而如果你仔細想想,大多數人、大多數信件都沒有即時回覆的緊急必要。

好吧!就算你的工作上常常有重要郵件需要儘快回覆,但除了工作本身就只是負責接收回覆郵件的人之外,其他工作我想每隔25分鐘接收郵件並即時回覆重要信件,應該也來得及吧?那麼,你可以設定一個時間循環:「工作25分鐘-看信5分鐘-休息5分鐘」。先進行一段短時間的工作衝刺後,才去查看郵件,這樣應該也不致於就會漏失即時回信時間。

 

 

讓自己總是可以「優先專注」把手上正在進行的任務處理完(或是處理到一個段落),然後才進行下一個任務。如果你一直查看新郵件、接收新工作,只會打亂自己的節奏,無法真正順利完成一件事情。

 

 

所以我自己現在的數位工作環境裡,尤其是桌面電腦上,都盡可能的去除充滿誘惑力的新訊息提示。

大概幾個最重要的方法是:

  • 1.不要安裝任何和新訊息(郵件)通知有關的軟體。
  • 2.開著即時通,看到新留言也不要馬上回應,要懂得視而不見。
  • 3.盡可能關閉或過濾各種網站、軟體的新訊通知功能。
  • 4.使用Firefox的「分頁群組」,把郵件服務、行事曆、社群網站這些會不斷用通知干擾你的東西隔離開來。

frirefox -01

 

 

你可能會問我:難道我不怕漏失重要的訊息嗎?

我的回答則是,我並不是不接收新訊息,我只是要成為新訊息的主宰,而不是被主宰。

所以我的作法就是每隔大約25分鐘「查看」一次來自郵件、社群、即時通的新訊息,不是一直看,而是在每一段工作之間的間隔「抽空看」。

這樣一個小時查看大約兩次新訊息,應該很夠大多數人需要的回覆效率了吧?(當然,你的工作有特殊需求就另當別論)。

 

 

至於這25分鐘的由來,這是我常常提到的「番茄鐘工作法」,讓自己專注工作25分鐘(或者你自己設定適合的時間,但不宜過長),完成一個子任務,然後休息一下,你可以在休息後查看一下郵件。

但查看郵件或社群新訊息時,很重要的兩個原則是:

  • 1.使用「稍後閱讀」,不要把查看新訊息的時間過度延長。
  • 2.設定「待辦清單」,不要當下處理不重要的新任務。

因為,最重要的事情永遠是「完成工作」,而不是查看郵件。

9 則留言 :

  1. 這的確很重要
    我在做重要工作的時候也是索性關掉通知
    過一段時間在去檢查

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  2. 想要給一點回饋和建議:

    在「大概幾個最重要的方法是:」的那段,看到行者用空一行的方式,來達到列點間行距變高,對我是有幫助辨識的。不過呢,舉個例子,在第一點和第二點間,那個被用來增加行距的「實心點」,反而有點阻礙辨識了。

    我不曉得這是不是行者所想要達到的效果啦(印象中之前的幾篇好像也有這樣)。不過如果要消除掉那黑色的實心點的話,利用"Shift + Enter"就可以達到純然空白一行的效果了。

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  3. 終於響到開始講這個很重要的議題了,很不喜歡部落客為了經營自己的部落格,總是推薦一些事實上並不方便的東西來燁眾取寵

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  4. 有時候也只是一個學習的過程而已^^

    歡迎大家跟我一起學習與成長,也歡迎多多指教~

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  5. 作者已經移除這則留言。

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  6. 確實應該擺脫被工具制約的狀況啊。

    另外,被工具主宰,稍微 generalize 一下會變成「被 某某 主宰」
    照這條路思考就發現,放眼望去,每個人都是被某某人/事/物所主宰。那些刻意獨立自主的人也是被獨立自主這個觀念所制約住。不好意思,確實我說的跟數位工具無關,因此點到為止囉...

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    1. 我的手機是4G請問可愛的博士本人時常收到沒營養的簡訊,要如何怎樣拒收

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  8. 這方面的話題真的很棒,華人圈很少有探討這類數位生活檢討的文章,對我的幫助很大,版大加油!

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