[高效能職場筆記法-9] 分辨這 5 種筆記,你就能建立高生產力系統



最近研究「卡片盒筆記法」、「PARA 第二大腦系統」的過程中,意識到「區分筆記類型」是一個很關鍵的步驟與提醒。當我們無論使用什麼工具,都覺得自己整理不好專案、任務,寫不好筆記,最後工作也無法有效推進,或是系統依然呈現雜亂的狀態,很有可能就是我們把不同類型的筆記混雜在一起,以及沒有用不同類型筆記需要的管理方法去管理。

例如我們的筆記都是一些很片段的紀錄,無論這是某個會議的筆記,還是某個任務的想法,或是某個專案的資料,我們都是全部丟在一個筆記本當中,想要一起分類整理。但其實,這裡面有些筆記只有臨時的用途,有些筆記可能需要長期追蹤,有些筆記則只是需要時拿出來參考而已,他們有各自不同的整理方法,我們卻都只是用同樣的「寫筆記,放進筆記本」來管理,最後當然是一片混亂的系統。

甚至當我們無法分辨關鍵的筆記類型時,我們可能花了很多時間記錄,但所有的筆記都停留在臨時筆記的狀態,臨時筆記或許可以幫助我們解決很近期(這幾天)發生的問題,然而一旦面對更長期的目標、專案時,如果沒有把臨時筆記「切換到更好的筆記類型狀態」,那麼我們就無法規劃與管理那些更重要的事情

今天這篇文章,就從職場筆記出發,來看看面對職場的專案、任務,我們需要分辨、建立、轉換哪 5 種筆記類型與狀態,我會用自己多年來在 Evernote 累積的真實筆記為例,但是也可以呼應到不同的筆記乃至於專案管理系統中。




01. 暫時的筆記

不是完全不可以建立零散的筆記,因為有時候真的就是很忙、很緊急,只能快速的記錄。但關鍵就是,我們應該設定一個區域,專門收集這些零散的筆記,並且認知到這些只是「暫時的筆記」,還需要後續處理,要不然都會變成無法有效使用的筆記。

什麼是這些「暫時的筆記」呢?
  • 例如開會時,討論了很多事情,一時之間,只能先開一則新筆記,把這次會議紀錄寫下來,這種筆記就要意識到這是「暫時的筆記」。(參考:職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘?
  • 例如我看到一本書籍的介紹,有點想買來看,先記下書名,但還沒把書籍的資料、閱讀的規劃寫好,我也會當作「暫時的筆記」。
  • 例如我在網路上看到一則食譜的影片或文章,想要練習,於是先收集下來,但是我還沒仔細拆解要買的食材、食譜步驟,我也會當作「暫時的筆記」。
  • 例如一篇文章或報告想要讀,先收集下來,但是還沒真的讀,我也會當作「暫時的筆記」。
  • 例如一個可能要做的企劃,目前只是有一些想法寫下來,但還沒安排下一步行動,還沒約定明確的行程時間,還沒排入工作流程,我也會當作「暫時的筆記」。

我會怎麼處理「暫時的筆記」呢?
  • 我在 Evernote 中設定一個記事本叫做「收集箱」,並且把這個記事本設定為預設記事本(也就是隨手丟資料、新增筆記時,如果沒有決定要放到哪裡,就是放進這個記事本)。
  • 所有暫時的筆記,就先丟進「收集箱」。(延伸閱讀:一張便利貼、一個暫存箱就能改變工作效率
  • 我會每天到收集箱瀏覽一遍「暫時的筆記」,如果其中有一些緊迫性的任務,例如早上的會議紀錄、緊急的任務企劃,我會下班前把他們整理成後面提到的真正的「任務筆記」。
  • 如果是其他類的「暫時的筆記」,例如只記了書名的筆記,只收集一個影片的食譜筆記,只擷取了內文的文章等,我會看心情與時間,如果沒什麼特別感覺,先擺著放在「收集箱」也沒關係。
  • 我甚至會在一段時間後,把一些積壓很久卻沒有變成任務筆記或資料筆記的「暫時筆記」,全部刪掉。


如果沒有區分「暫時的筆記」,會有什麼問題呢?
  • 第一個問題是,有可能我們會把這些暫時筆記,就丟進某個專案、某個分類中,可是這些沒有經過簡單處理,沒有確認下一步行動,沒有成為我的任務的筆記,最後只會「被遺忘」,於是我們的專案分類中可能愈來愈多這些「暫時的筆記」,但感覺就是整個專案分類很混亂,搞不清楚哪些是真的要處理的。
  • 第二個問題是,這些「暫時的筆記」有可能其實是很重要的事情的筆記,只是當下我們沒時間,只能先收集、記錄了再說,也就是說他們是真的需要處理的。結果我當作「暫時的筆記」亂丟在系統中,最後我就會漏掉某些關鍵的行動步驟,某些重要的資料。




02. 知識與經驗筆記

「暫時的筆記」經過處理後,可能會變成兩種筆記:「知識與經驗筆記」、「任務筆記」。其中「知識與經驗筆記」有兩種來源:
  • 一種是「暫時的筆記」經過處理後,發現不需要採取什麼行動,但以後有參考價值,這時候就會變成「知識筆記」。
  • 一種是「任務筆記」完成後,不需要再採取行動,但以後有參考價值,會變成「經驗筆記」。

什麼是這些「知識與經驗筆記」呢?

  • 前述的會議暫時筆記中,有一部分討論了公司的政策方針,這些方針只要參考就好,沒有行動需要去做,那麼我會把這部分獨立出來,變成一則「知識筆記」。
  • 前述的書籍筆記,會先經過「任務筆記」的階段,最後書籍看完了,整理出了重點、自己的想法與實踐經驗,那麼這則書籍筆記也會變成「知識+經驗筆記」。
    • 一篇文章讀完,寫下自己的想法,但沒有要採取行動,卻有參考價值,那也會直接變成「知識筆記」。
  • 食譜的筆記,我覺得反而不會變成單純的「知識與經驗筆記」,為什麼呢?因為他永遠會是一個「任務」,每一次都會有新的實驗與行動,知識與經驗會需要一直更新,有很多任務也都是這樣。
  • 一個企劃想法,決定不做,或是做完了,但有些想法可以在其他專案、任務參考,也會變成「知識+經驗筆記」。

我會怎麼處理「知識與經驗筆記」呢?(延伸閱讀:煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已
  • 首先,如果是比較偏向「知識」的筆記,例如看完的書籍心得(例如某些拆解問題方法論)、讀完一篇文章的想法(例如某些文案寫作技巧)、自己寫完的文章(例如自己研究過的各種技巧文章),我會統一丟在一個「第二大腦」的記事本,以後需要這些知識時,搜尋關鍵字找回來即可。
  • 接著,如果是比較偏向「經驗」的筆記,例如完成某個任務後的經驗記錄,實作過某個企劃後的經驗筆記,我會放入「工作封存」記事本,以後一樣可以搜尋任務、企劃、專案關鍵字找回來。
  • 「知識」、「經驗」有時候會在一則「筆記」中同時出現,例如一本讀完的書中也會有我的實作案例經驗。
  • 還有一個最最關鍵的重點,我會常常思考每一則「知識與經驗筆記」可以「插入連結」到哪一則、哪幾則的「任務筆記」、「專案筆記」,如果這些知識與經驗不能在現在、未來的任務中被重複使用,是沒有意義的


如果沒有區分「知識與經驗筆記」,會有什麼問題呢?
  • 問題一,我們會誤把「暫時的筆記」當作「知識與經驗筆記」,但其實前者只是一個很快就用不了的資料而已。我們要知道:「需要處理過,資料才會變成知識。要實踐過,資料才會成為經驗。」要不然,就真的只是暫時資料,以後我們要不就是找不到,要不就是找到了也用不了。
  • 問題二,我們很容易忽略了「留下知識與經驗」的重要性,知識是我自己對於一個任務的理解、一個方法的詮釋,經驗是我自己實作過程的各種想法、反思。這些是非常值得保留的內容,有意識地留下「知識與經驗」,我們的筆記系統才會更有效果。
  • 問題三,但是「知識與經驗筆記」無法直接推動我們的執行,所以要記得這類筆記一定要連結到「任務筆記」、「專案筆記」,如果沒有這樣的連結,就會變成寫了一堆知識、經驗,但還是無用武之地。




03. 任務筆記

今天我們聚焦的雖然是「職場筆記」,但其實我覺得生活中的筆記也一樣,所有的筆記都應該經過「任務筆記」的階段,才會更有價值:

一開始收集片段資料的時候只是「暫時的筆記」。但是經過行動的測試,變成「任務筆記」。執行到完成後則變成「知識與經驗筆記」,這是一則筆記最好的生命週期。

什麼是這些「任務筆記」呢?
  • 例如會議記錄中,拆解出了 A 任務要做的 3 個行動、 B 任務要研究的 2 種資料,於是拆解出「A任務筆記」、「B任務筆記」,裡面包含了各自要完成的任務成果規劃、行動清單設計、相關需要的資料。
  • 例如一則書籍筆記,一定是先經過「閱讀」、「實踐」這樣的行動階段,先成為「任務筆記」,才有後面真正的知識與經驗。(參考:數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統
  • 總之,從「暫時的筆記」出發,我們第一時間要思考的是這些內容是要「產出什麼任務成果?」、「採取什麼行動步驟?」,於是就可以把暫時的筆記變成真正的「任務筆記」。

我會怎麼處理「任務筆記」呢?
  • 任務筆記一定要有「成果設定」、「行動清單」,把這兩種內容寫進筆記中,才能讓筆記成為「任務筆記」。
  • 任務筆記有時候需要「時間提醒」,提醒我什麼時候需要執行他。(圖解我的 Evernote 任務提醒系統,不遺漏下一步行動
  • 任務筆記是需要「優先順序判斷」的筆記,我會利用標籤的功能,來過濾出重要的任務、特殊情境的任務。(參考:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用
  • 任務筆記會歸類到他們各自所屬的「責任領域」中(借用 PARA 的概念),例如工作領域有哪些任務筆記、家庭領域有哪些任務筆記。
  • 任務筆記(包含後面的永久型任務筆記、專案目標筆記)是用來管理其他知識、經驗筆記的中心,只要在任務筆記中插入需要的知識、經驗筆記的連結,那些筆記就能被好好利用。


如果沒有區分「任務筆記」,會有什麼問題呢?
  • 任務筆記的區分,是給我們一個很重要的提醒,那就是沒有變成或經過「任務階段」的筆記,幾乎沒有意義。為什麼呢?
    • 可能我只是在系統中一直收集資料,卻忘了最重要的創造成果,結果最後任務推進還是延遲、還是沒有好成果。
    • 可能我忽略了任務成果導向的思考,以及行動拆解,於是我的筆記就變成斷簡殘篇,缺乏架構。
  • 我會盡可能讓自己所有的筆記都變成或經歷過「任務筆記」的階段。
  • 就算是一則閱讀筆記,我也要加上行動清單在自己的生活中測試,這就是讓所有的筆記都經歷過「任務筆記」階段的意思,這樣也才有好的知識與經驗筆記的誕生。




04.永久型任務筆記

「永久型任務筆記」是「任務筆記」的延伸,但特別區分為一類的原因是,要提醒我們盡可能在系統中建立更多比例的「永久型任務筆記」,當我們的「永久型任務筆記」愈多,其實代表我們更有效的進步與累積。(延伸閱讀:維護一則長青筆記,而非不斷新增拋棄式筆記

什麼是這些「永久型任務筆記」呢?
  • 例如我有很多閱讀筆記,一直處於不斷產生新行動去測試的階段,對我來說這些閱讀任務不是讀完就好,而是反覆從裡面拿出東西來在實際任務中測試,那麼他就是「永久型任務筆記」。
  • 例如生活中某些任務,每一次執行時我都反覆調整他的行動方式,想要找到更好的行動,也會一直發現新的問題,於是這則筆記反覆需要執行,但也反覆需要修正,永遠都在「永久型任務筆記」的狀態。但這也代表我會某種生活課題的長期成長成果。
  • 例如工作中有某些可以反覆精進的技能,或是某些一直需要微調的工作流程,我也會在一則任務筆記中不斷反覆修改精進,讓這些筆記多年來保持在「永久型任務筆記」的狀態。

如果沒有區分「永久型任務筆記」,會有什麼問題呢?
  • 「永久型任務筆記」的處理方式和任務筆記大同小異,唯一不同點就是反覆修改,反覆拿出來執行,為什麼要這樣呢?這代表在某一件事情上我們的專精程度、精進程度。
  • 所以,透過建立更多「永久型任務筆記」,代表我們在工作、生活中有更多專精的流程,這也是某種高效能系統的證明。
  • 千萬不要同一個任務,卻每次都新增筆記,結果前面的錯誤沒有傳承到後面,曾經想過的方法沒有延續到未來,那麼就算有再多任務筆記,效能還是依然停滯不前。




05. 專案目標筆記

最後,在眾多「任務筆記」、「永久型任務筆記」中,辨識並建立「專案目標筆記」,是我們維持一個簡單、精準系統的關鍵要素。

什麼是這些「專案目標筆記」呢?
  • 例如很多的閱讀任務筆記上層,有一個閱讀專案筆記(你可能會這樣想對不對?),但還有更好的方法,那就是我的許多閱讀是為了解決親子溝通問題,所以有一則更上層的親子溝通「專案目標筆記」,統一管理所有相關的閱讀、課程、實作筆記。
  • 例如很多我想寫的文章任務筆記,但背後有一個系列的主題,建立一則「專案目標筆記」來管理這類主題的系列文章,拆解還有什麼問題沒解決。
  • 例如一個很大的專案目標,那本身應該先建立一則「專案目標筆記」,然後拆解出下面的「任務筆記」來執行他。

我會怎麼處理「專案目標筆記」呢?
  • 其實很簡單,就是在「專案目標筆記」中,拆解目標的設定、階段性的產出與行動清單,然後插入需要的任務筆記、知識經驗筆記的連結。
  • 我會盡可能把所有的任務筆記、知識經驗筆記,都跟某些「專案目標筆記」做連結。
  • 最後會產生這樣的結果,如果我有 1000 則任務、知識經驗筆記,但他們可能只是關聯到 10 個「專案目標筆記」,這時候,我可以專注在這 10 則「專案目標筆記」進行管理就好,是不是一瞬間輕鬆很多?


如果沒有區分「專案目標筆記」,會有什麼問題呢?
  • 問題一,我會變成要在一大堆任務、知識經驗中做整理,這樣是「事倍功半」。找出這些筆記背後真正關聯的少數專案、目標,讓我們在少數的「專案目標筆記」中做管理,才是「事半功倍」的作法。
  • 問題二,很多時候,我們其實忽略了辨識「目標」的重要,可是這樣一來我們會無法判斷事情的優先順序。例如我們以為寫課程大綱很重要,但其實最終的目標是一堂成功的線上課程,這時候還包含了市場研究、行銷設計,如果沒有更上層的「成功線上課程」這樣的「專案目標筆記」,我們就很容易陷入某個任務而忽略了專案整體成效。
  • 問題三,沒有「專案目標筆記」,我們會忘記整合的重要。時間是有限的,如果做一個任務產生多重效益呢?我現在寫的這篇文章,除了發布在部落格,有沒有可能變成書籍的一部分?有沒有可能錄成 podcast?這時候,要有「專案目標筆記」的思維,才能把一個任務做出「複利」的連結。

以上,就是我認為在建立一個高效能的筆記系統過程中,需要辨識、區分、建立的 5 種筆記類型與狀態,分辨好這些筆記,我們就知道自己的任務管理系統問題出在哪裡,為什麼筆記總是整理不好。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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