[高效能職場筆記法-10] 筆記不是複製貼上,改寫資料的3步驟5問題



工作上常常有很多臨時交辦事項,會議中接收到很多雜亂資訊,感覺自己當下明明有筆記,但是往往過了一段時間之後,客戶指責你怎麼沒有進度,老闆指責你怎麼交代過還做錯,而你覺得明明是對方當初沒有交代清楚。回頭看自己的筆記,愈看愈不甘心,這裡面到底問題出在哪裡呢?其實,「職場筆記」不只是要能接住、記住這些臨時的訊息,更要能「第一時間」轉換成有效的任務與行動。

最近在企業內進行時間管理課程訓練時(歡迎參考我的課程:「電腦玩物Esor的時間管理哲學」(大人學)),我會加入一段「如何寫出待辦清單」的練習,結果我發現許多時候,我們在待辦清單都犯了「只是複製貼上」的錯誤



例如這樣的簡化案例:「有一位國外客戶要跟我們購買200組產品,希望兩個禮拜內可以收到。」這時候,我們如何把這樣的訊息寫入筆記或待辦清單中呢?大多數的人可能會這樣寫:「兩個禮拜內要把200組產品寄給國外客戶」,看起來好像沒問題?

但是嚴格來看,「兩個禮拜內要把200組產品寄給國外客戶」只是稍微整理過的複製貼上資訊,因為這樣的紀錄之中沒有比你接收到的資訊多出什麼更有用的東西,那麼就算把資訊寫進兩個禮拜後的行事曆,也不代表這件事情可以準確地被完成。

那麼應該怎麼寫下來會比較好呢?一則有效的筆記,要懂得「把資料轉化成任務,資訊轉化成行動。」



例如上面那條資訊,可以轉化成這樣的行動:「我要立刻打電話詢問國際快遞公司,確認200組產品的費用、寄送時間」,或者還可以延伸出「計算200組產品的重量與體積」、「搜尋更多國際快遞公司與方案」等等,甚至還可以追問「為什麼客戶想要兩個禮拜?有沒有特殊需求?」

透過這樣的轉化,我們會發現雖然是一條兩個禮拜後的資訊,但是現在的我必須採取一些行動,補充一些資訊,解決一些問題,才能確保這個任務在進度上能有效完成。

缺少了這樣的「轉化」步驟,我們就會很容易落入明明都有筆記下來,但為什麼做起來還是缺乏效率。但「轉化過的職場筆記」,才可以變成更高效能工作流程可以依靠的系統。

寫筆記時關鍵的核心,就是從「記下重點」、「複製貼上」的思維,轉換成「設定任務」、「拆解行動」的思維。

職場工作的核心不是資料整理,而是任務、行動拆解。今天這一篇文章就要透過 3 大步驟、 5 個問題的分析,看看如何在寫職場筆記的時候,快速把接受到的資訊,不要只是複製貼上,而可以轉換成有效任務與行動。




一,筆記要歸因任務:把資料變成任務該有的樣子

有一次課程中有學員詢問我:「會議筆記愈記愈多的時候,以後要怎麼找到那些筆記呢?就算用關鍵字搜尋,也不一定記得當時的會議日期,也很難為會議主題下關鍵字,有可能一次會議就要討論許多不同事情?」我的回答是,一開始就不要用會議的邏輯寫筆記,會議筆記只是一些零散的資料,我們必須先把他們「歸因」到各自的任務。

例如5/10的會議中,討論到了任務A、B、C的細節,這時候不是用一則「5/10會議記錄」來管理任務A、B、C,這樣最後通常就是混亂的系統。而是只要把這次會議討論的細節,各自「寫回」真正的任務A筆記、任務B筆記、任務C筆記即可。(這個方法原則,我在電腦玩物應該提過了非常多次:職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘?

要做到「歸因任務」並不困難,只要在每一次撰寫筆記時,有意識的問自己:

「這是要用來完成哪一個任務成果的?」

這個問題就可以幫助我們找到寫出好筆記的最佳方向。

例如我接到一通主管來電,跟我討論了一個新產品的某些特色、精神。我打算把這些討論重點筆記下來,但是又不知道如何筆記才不會淪為以後用不到的資料,那就問自己一個問題:「這是要用來完成哪一個任務成果的?」

這時候我可能想到,接下來我需要完成一份新產品的文案設計,那麼剛剛這段來電討論的特色、精神,就是要用在這個「任務成果(新產品文案)」上,我就直接把這段內容寫進(或連結到)這個任務筆記。

也可能剛剛電話中討論的特色、精神,跟我接下來要規劃新產品的下個階段改進目標有關,那麼我就應該同時把這段內容寫進(或連結到)那個「任務成果(新產品下階段目標)」中。



甚至更好的作法,是當下就改寫成適合任務的樣子,問自己:

「如果這段資料要放到那個任務中,他會如何變成那個任務該有的樣子?」

例如把剛剛跟主管聊的新產品特色、精神,變成幾句文案,或是變成目標規格的格式。

這是寫筆記的第一個關鍵原則,一旦我們第一步可以把資料歸因到任務筆記,那麼就創造出一個簡單但準確的結果:「每次打開任務筆記要執行時,我不用特別去找,但也不會漏掉之前收集、討論過的那些資料。」反過來說,我們不用在從最雜亂的底層資料邏輯去找資料。




二,筆記要設計成果:所有的資料筆記都應該是任務筆記

但是接下來我們會遇到下一階段的問題,有時候接收到資料時,我們只是覺得這個資料以後可能有用,但又看不出他可以明確歸因到哪一個任務中。而可能很多資料、資訊都是這樣。

例如在「「運用數位子彈筆記成為目標管理達人」(天地人文創)」這樣的數位筆記課程中,我講完任務筆記的原則後,會提醒最好筆記系統中都是任務筆記。這時候會有許多朋友提問說,難道不能只是單純收集覺得不錯的資料嗎?

於是我會回過頭鼓勵大家說,如果真的覺得這個資料不錯、有用,

難道不是應該由我們「主動幫他設計一個任務成果」嗎?

例如我自己生活中有一個例子,有一次我看到有篇文章介紹一套大英百科全書漫畫版,我覺得介紹得很好,覺得這套書也很棒,我就想把這個資料收集下來,在這個階段,他可能就是屬於單純覺得有用的資料,但停留在「先把這套書的資訊收集下來,以後或許可以親子共讀」而已。

但是更好的做法是,收集的當下就「主動幫他設計一個任務成果」。那段時間剛好想要多帶孩子出去踏青,我就跟這個任務成果結合在一起,不只收集了那篇介紹套書的文章,還在筆記中規劃出針對其中自然、生物科學部分的內容,怎麼轉化成我可以在出外踏青時帶孩子一起認識與體驗的行動。

到了現在,這則百科全書漫畫版的筆記都還在常常更新,不僅記錄了閱讀的進度,還記錄了過程中有哪些親子活動,這樣一來這則筆記就「活起來」了。他不再只是資料的收集(但也有這部分),同時也是生活、工作中真正會採取的行動,並且有創造與累積一些真正屬於自己的成果。




職場中的筆記,當然更應該如此,如果我接收到的真的只是一些片段的資料,零散的行動,找不到歸因的任務,與其就真的零散的筆記下來,不如自己主動試試看設計出任務成果。

例如可能在會議中聽到一個別組同事報告的行銷案例,一般來說可能事不關己,有時候我們為了打發時間,也會拿著一個筆記本寫下一些好像重點的內容。只是如果就這樣寫下來,往往這些隨手記下的重點,最後就是一些從來不會拿出來的資料而已,甚至根本不能說是資料,因為幾乎用不到。

那麼,如果可以在要筆記這些重點之前,想一想:「我要設計一個怎麼樣的任務成果,可以讓這些資料變成真正行動呢?」

於是可能我會想到自己最近手上的專案,或許需要一個新的行銷活動,試試看剛剛別組同事報告的那個行銷案例裡的某些方法,確認看看這些資料是否也可以對自己有幫助。於是產生了一則「行銷活動的任務筆記」,剛剛的重點也直接寫入這則筆記中。

這樣一來,我們的筆記系統,就會是一個以「完成任務」、「創造成果」為核心的系統,這時候我們不僅不會陷入找資料、整理資料的迷思,而且這樣的筆記可以幫助我們聚焦在「為自己製造成果,對自己的成果負責」這條流程上,這對工作乃至於生活的效率都是至關重要的。




三,假設問題,拆解行動:寫出資料、資訊之外你的思考

最後第三個階段,我們不能只是寫出那些很像複製貼上的筆記,即使歸因到任務、設計出成果,如果我只是在重新整理資料,沒有任何內容超出資料範圍,那我們的筆記系統就真的會變成一個只是在整理資料的系統。

那麼如何寫出資料訊息之外更多更重要的筆記內容呢?建議可以試試看對著已經歸因到任務、設計成果的資料,問問看兩個核心的問題:

為了完成任務成果,還缺少什麼資訊?
為了完成任務成果,接下來要做什麼行動?

例如前面那個例子:「主管來電,跟我討論了一個新產品的某些特色、精神。」除了直接筆記,我更應該問自己如果是為了完成產品規格的設定,那麼這裡面有沒有缺少什麼關鍵的數據?主管想像的對比競品是什麼?所謂的特色是出現在什麼樣的場景跟用途呢?所謂的精神又是要符合什麼目標對象的精神?這些問題,我會先看看主管給我的資料、資訊裡面有沒有可以解答的,如果有就依照這樣的問題與解答格式筆記下來。如何沒有解答,也要把缺乏的資訊、未解的問題筆記下來。

這樣的筆記就會產生出比給我的資料更多更重要的內容,並且也會產生我接下來需要馬上執行的下一步行動。例如上面例子中我的下一步行動就會是跟主管對焦、補充那些缺乏的資訊,或是開始去研究未解的問題。

又例如前面所說的,聽到會議中別組案例想到的「行銷活動任務筆記」,這時候也不是只把對方的資訊記下來就好,更進一步的,我當下筆記時就可以去想想,如果這是我接下來想要試試看的行銷活動,那我該做哪幾個步驟開始?甚至如果不知道,會議上還有機會詢問對方來尋找答案。




小結:

最好的筆記,就是寫出比對方告訴我的更豐富、更有價值的內容。最好的筆記,一定不是複製貼上的資料整理筆記。

而在職場筆記中,我們更要避免習慣性收集剪貼內容,甚至也要避免單純抄重點的筆記方法,因為只是把資訊重點抄下來的筆記,最後就只是一則死氣沉沉、進度卡關、缺乏行動,又難以找回資料的筆記。

試試看從本文分享的 3 大步驟、 5 個問題來切入:
  • 歸因任務:
    • 問自己這是要用來完成哪一個任務成果的?
    • 如果這段資料要放到那個任務中,他會如何變成那個任務該有的樣子?
  • 設計成果:
    • 我要設計一個怎麼樣的任務成果,可以讓這些資料變成真正行動呢?
  • 假設問題,拆解行動:
    • 為了完成任務成果,還缺少什麼資訊?
    • 為了完成任務成果,接下來要做什麼行動?
這樣一來,即使你跟別人都接收到的是一樣的資料、類似的資訊,但你就是可以寫出比別人更有價值、更有行動力,也更能有效率管理工作流程的任務筆記。

如果想要跟著我一起練習最深入的撰寫職場筆記技巧的朋友,歡迎報名「「Esor防彈筆記術(高效能職場筆記技巧)」(振邦顧問)」課程。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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留言

  1. 建議也把 Podcast 上架到 Google 播客或 Apple Podcast,讓更多人可以聽到

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  2. 非常棒!主动为资料设计一个任务目标,以此来激活行动这个思考非常有启发。感谢。

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