[高效能職場筆記法-3] 練習五個覆盤步驟,用解決問題取代空想計畫



推進任務、專案,或是提升工作效率的最好辦法,常常是從解決問題出發,而非重新設定目標。很多時候我們沒有意識到,最好的計畫就在我們原本已經執行的步驟中,只要發現問題,調整原本的步驟流程,或是在自己目前的執行方案中加入一兩個新行動,然後一個更好的成長循環就開始產生。(延伸閱讀:鍛鍊解決問題、拆解任務思考力,我從練習寫作教學文章開始

很多時候,我們花了時間寫了很多年度計畫、專案目標筆記,但我們設定目標時常常跳脫自己現況的問題,這時候就算筆記寫得很漂亮,計畫看起來很完美,往往事情還是難以推進。

也有某些時候,我們希望能先寫出完美的計畫筆記再開始行動,但怎麼想都寫不出那個最佳的計畫筆記。

覆盤筆記的概念是,與其花太多時間去想還沒實現過的計畫,不如在筆記中先拆解自己遇到什麼問題,目前採取了哪些行動,並從行動中找出可能問題,最後產生一個更新版的行動流程,並且依據這樣的覆盤筆記,幫助自己下一次做得更好。

在職場中,累積愈多的覆盤筆記,就代表自己累積了愈多讓任務下一次變得更好的機會,而這樣的職場筆記方法,就可以有效的幫助自己的工作效能不斷提升。(其實一個好的目標計畫,裡面也一定包含了覆盤的步驟,例如:如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動?實例示範




一個生活案例的覆盤筆記

這是一個很多年前,我利用覆盤筆記完成的一個生活習慣調整。

當時初始的模糊目標是:「希望晚上回家後,可以擁有更多自己的時間,來實現我的寫作、課程計畫。」

但是到底要怎麼才能夠擁有更多自己的時間,其實很難直接從目標的角度去設計。這時候,我就反過來問自己,覺得自己現在晚上沒有太多自己時間的最大問題是什麼?於是當時我寫下了如下的描述。(延伸閱讀,可以和最近我的另一篇文章搭配參考:時間管理Q&A:下班後如何避免滑一下手機就沒時間了?4步驟調整習慣




接著,我也不是直接開始設計一系列的新行動,以為這樣的新計劃就能直接改變生活習慣。

反過來,從覆盤的角度出發,我先拆解自己目前做了什麼行動流程?

這樣想有很大的優點,要去想一個新計畫是更花時間、更有難度,而且難以把握,腦袋也不一定能想清楚。但是,如果只是「想清楚自己實際做了什麼步驟」,這是每個人都做得到的,就算當下忘記,也只要觀察自己一兩天就能記錄出自己實際做了什麼步驟。

於是產生了下圖這樣的拆解結果。




然後從自己實際做了什麼行動出發,仔細的「反問每一步行動有沒有問題?」

例如原本都是七點接小孩回家,反問看看難道這個時間是不能提前的嗎?這邊先不要預設可以、不可以,而是從「單純反問」的角度出發,去問每一步行動背後難道不能這樣或那樣?或是這個行動背後隱藏的問題是什麼?




也不需要一次推翻自己原本所有的行動,同樣不需要一次解決所有前述列出的問題。

我會找出其中一個最關鍵的問題點,然後針對這個問題點,去調整目前的行動流程。

某些行動維持原樣,某些行動針對問題點去做微調,或是加入某些關鍵的新行動。

例如下面這個真實案例中,我想辦法把行動刪減合併,讓晚上 8:30 前一定要啟動陪伴小孩完成睡前遊戲與說故事的儀式,才能在 9:30 啟動刷牙睡覺的流程。




是否這樣調整行動順序、流程後,任務就直接達成了呢?其實也沒有,後來發現一回家,爸媽先輪流洗澡並陪小孩玩遊戲,接著一起合作簡單家事,是更順暢的行動流程,更能在 9:30 啟動刷牙睡覺的程序。

但這就是覆盤筆記的效果,透過不斷檢視自己目前的行動步驟,找出其中可能的問題點,每次調整幾步行動,最後滿足工作、生活效能提升的目標。(延伸閱讀:KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌




每個人都能做到的覆盤筆記 5 個步驟

這樣的方法並不困難,因為並非要我們成為做計劃高手,或是解決問題高手,而是我們只要能觀察自己,並且有實驗精神即可,然後反覆執行下面 5 個步驟。

  • 步驟一:寫下一個感覺有問題的具體情境
    • 把問題的人事時地物詳細的描繪出來,真實發生的具體場景,才能讓我們接續去拆解自己原本做了哪些行動。
    • 如果你的出發點是某個未來的目標,也一樣先找出現況中出現與目標有關的問題點的具體場景。


  • 步驟二:列出我在這個問題情境中,實際做了什麼步驟
    • 行動拆解得愈具體、愈仔細愈好,與其一個模糊的提供文案資料給設計師,拆解成我先想好文案、找好參考圖、交付設計師並壓時間,就更加具體。



  • 步驟三:問問哪些步驟可能有問題
    • 每個步驟都盡可能問問看有沒有可能有問題,或是有沒有可能有更好的解決辦法?


  • 步驟四:挑出一個關鍵問題點
    • 全新的計劃往往是窒礙難行,又很容易拖延的。所以每次解決一個關鍵問題點就好。


  • 步驟五:針對關鍵問題點,調整目前行動
    • 想想看為了解決關鍵問題,需要先做什麼行動?或是需要在流程中補充什麼行動?
    • 想想看為了解決關鍵問題,是否需要調整什麼行動順序?


  • 重複上述五個步驟的循環
    • 驗證這樣調整的新的行動清單的有效性,如果還有改進空間,就只要重複上述循環,找到更好的行動流程。
    • 而這樣的覆盤筆記,就在職場工作中成為我們更有效率完成任務的助手。




覆盤筆記的三個延伸思考

覆盤筆記,是我在職場工作時「最常寫的筆記格式」,甚至比企劃筆記更常撰寫,因為日常工作裡,常常會需要之前任務的覆盤筆記,並且隨時都在產生可以覆盤的新問題與新行動。

覆盤筆記愈多,其實代表你的職場筆記系統更有效能,並且在一個不斷提升的正向循環中。

只是在這樣撰寫覆盤筆記的多年經驗累積下,有三個延伸的重點,跟大家做最後的補充說明:
  • 一,如果沒有一邊執行任務,一邊拆解與記錄,那就很難覆盤
    • 覆盤筆記最重要的就是要能先拆解出自己做了什麼行動,所以如果一個任務做的當下沒有紀錄與追蹤行動,做完後隔了好幾天才要覆盤,往往都是難以覆盤的。
    • 這時候最好的習慣,就是執行任務的當下,就要隨時記錄自己採取的行動。
    • 延伸閱讀:煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已
  • 二,如果遇到全新專案,先設計一個階段產出,就能開始用覆盤做計畫
    • 從覆盤角度去思考全新專案,這時候我們只要設計出一個短期內的最小可行成果,透過覆盤成果來修正自己的行動流程,就能逐步找出這個全新專案更好的執行方式。
    • 所以覆盤筆記,也可以用來推進全新的專案。
  • 三,慢慢的可以建立重複工作的工作模板,更多工作的單位時間產出就可以最大化
    • 面對工作上許多可能一直重複的任務,只要累積好覆盤筆記,這些任務都可以用最短時間、最高效能來完成。



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