[高效能職場筆記法-3] 練習五個覆盤步驟，用解決問題取代空想計畫

推進任務、專案，或是提升工作效率的最好辦法，常常是從解決問題出發，而非重新設定目標。很多時候我們沒有意識到，最好的計畫就在我們原本已經執行的步驟中，只要發現問題，調整原本的步驟流程，或是在自己目前的執行方案中加入一兩個新行動，然後一個更好的成長循環就開始產生。（延伸閱讀：鍛鍊解決問題、拆解任務思考力，我從練習寫作教學文章開始）

很多時候，我們花了時間寫了很多年度計畫、專案目標筆記，但我們設定目標時常常跳脫自己現況的問題，這時候就算筆記寫得很漂亮，計畫看起來很完美，往往事情還是難以推進。

也有某些時候，我們希望能先寫出完美的計畫筆記再開始行動，但怎麼想都寫不出那個最佳的計畫筆記。

覆盤筆記的概念是，與其花太多時間去想還沒實現過的計畫，不如在筆記中先拆解自己遇到什麼問題，目前採取了哪些行動，並從行動中找出可能問題，最後產生一個更新版的行動流程，並且依據這樣的覆盤筆記，幫助自己下一次做得更好。

在職場中，累積愈多的覆盤筆記，就代表自己累積了愈多讓任務下一次變得更好的機會，而這樣的職場筆記方法，就可以有效的幫助自己的工作效能不斷提升。（其實一個好的目標計畫，裡面也一定包含了覆盤的步驟，例如：如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動？實例示範）

一個生活案例的覆盤筆記

這是一個很多年前，我利用覆盤筆記完成的一個生活習慣調整。

當時初始的模糊目標是：「希望晚上回家後，可以擁有更多自己的時間，來實現我的寫作、課程計畫。」

但是到底要怎麼才能夠擁有更多自己的時間，其實很難直接從目標的角度去設計。這時候，我就反過來問自己，覺得自己現在晚上沒有太多自己時間的最大問題是什麼？於是當時我寫下了如下的描述。（延伸閱讀，可以和最近我的另一篇文章搭配參考：時間管理Q&A：下班後如何避免滑一下手機就沒時間了？4步驟調整習慣）

接著，我也不是直接開始設計一系列的新行動，以為這樣的新計劃就能直接改變生活習慣。

反過來，從覆盤的角度出發，我先拆解自己目前做了什麼行動流程？

這樣想有很大的優點，要去想一個新計畫是更花時間、更有難度，而且難以把握，腦袋也不一定能想清楚。但是，如果只是「想清楚自己實際做了什麼步驟」，這是每個人都做得到的，就算當下忘記，也只要觀察自己一兩天就能記錄出自己實際做了什麼步驟。

於是產生了下圖這樣的拆解結果。

然後從自己實際做了什麼行動出發，仔細的「反問每一步行動有沒有問題？」

例如原本都是七點接小孩回家，反問看看難道這個時間是不能提前的嗎？這邊先不要預設可以、不可以，而是從「單純反問」的角度出發，去問每一步行動背後難道不能這樣或那樣？或是這個行動背後隱藏的問題是什麼？

也不需要一次推翻自己原本所有的行動，同樣不需要一次解決所有前述列出的問題。

我會找出其中一個最關鍵的問題點，然後針對這個問題點，去調整目前的行動流程。

某些行動維持原樣，某些行動針對問題點去做微調，或是加入某些關鍵的新行動。

例如下面這個真實案例中，我想辦法把行動刪減合併，讓晚上 8:30 前一定要啟動陪伴小孩完成睡前遊戲與說故事的儀式，才能在 9:30 啟動刷牙睡覺的流程。

是否這樣調整行動順序、流程後，任務就直接達成了呢？其實也沒有，後來發現一回家，爸媽先輪流洗澡並陪小孩玩遊戲，接著一起合作簡單家事，是更順暢的行動流程，更能在 9:30 啟動刷牙睡覺的程序。

但這就是覆盤筆記的效果，透過不斷檢視自己目前的行動步驟，找出其中可能的問題點，每次調整幾步行動，最後滿足工作、生活效能提升的目標。（延伸閱讀：KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌）

每個人都能做到的覆盤筆記 5 個步驟

這樣的方法並不困難，因為並非要我們成為做計劃高手，或是解決問題高手，而是我們只要能觀察自己，並且有實驗精神即可，然後反覆執行下面 5 個步驟。

• 步驟一：寫下一個感覺有問題的具體情境
• 把問題的人事時地物詳細的描繪出來，真實發生的具體場景，才能讓我們接續去拆解自己原本做了哪些行動。
• 如果你的出發點是某個未來的目標，也一樣先找出現況中出現與目標有關的問題點的具體場景。

• 步驟二：列出我在這個問題情境中，實際做了什麼步驟
• 行動拆解得愈具體、愈仔細愈好，與其一個模糊的提供文案資料給設計師，拆解成我先想好文案、找好參考圖、交付設計師並壓時間，就更加具體。

• 步驟三：問問哪些步驟可能有問題
• 每個步驟都盡可能問問看有沒有可能有問題，或是有沒有可能有更好的解決辦法？

• 步驟四：挑出一個關鍵問題點
• 全新的計劃往往是窒礙難行，又很容易拖延的。所以每次解決一個關鍵問題點就好。

• 步驟五：針對關鍵問題點，調整目前行動
• 想想看為了解決關鍵問題，需要先做什麼行動？或是需要在流程中補充什麼行動？
• 想想看為了解決關鍵問題，是否需要調整什麼行動順序？

• 重複上述五個步驟的循環
• 驗證這樣調整的新的行動清單的有效性，如果還有改進空間，就只要重複上述循環，找到更好的行動流程。
• 而這樣的覆盤筆記，就在職場工作中成為我們更有效率完成任務的助手。

覆盤筆記的三個延伸思考

覆盤筆記，是我在職場工作時「最常寫的筆記格式」，甚至比企劃筆記更常撰寫，因為日常工作裡，常常會需要之前任務的覆盤筆記，並且隨時都在產生可以覆盤的新問題與新行動。

覆盤筆記愈多，其實代表你的職場筆記系統更有效能，並且在一個不斷提升的正向循環中。

只是在這樣撰寫覆盤筆記的多年經驗累積下，有三個延伸的重點，跟大家做最後的補充說明：

• 一，如果沒有一邊執行任務，一邊拆解與記錄，那就很難覆盤
• 覆盤筆記最重要的就是要能先拆解出自己做了什麼行動，所以如果一個任務做的當下沒有紀錄與追蹤行動，做完後隔了好幾天才要覆盤，往往都是難以覆盤的。
• 這時候最好的習慣，就是執行任務的當下，就要隨時記錄自己採取的行動。
• 延伸閱讀：煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已
• 二，如果遇到全新專案，先設計一個階段產出，就能開始用覆盤做計畫
• 從覆盤角度去思考全新專案，這時候我們只要設計出一個短期內的最小可行成果，透過覆盤成果來修正自己的行動流程，就能逐步找出這個全新專案更好的執行方式。
• 所以覆盤筆記，也可以用來推進全新的專案。
• 三，慢慢的可以建立重複工作的工作模板，更多工作的單位時間產出就可以最大化
• 面對工作上許多可能一直重複的任務，只要累積好覆盤筆記，這些任務都可以用最短時間、最高效能來完成。

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