[時間技客-21] 畫時間盒的練習：如何在更少時間完成更多事情

我們常常會抱怨自己「沒有時間」，事實上擁有很多時間不一定是好事。

我記得自己以前單身時，有很多時間寫部落格，卻很容易把時間花費在找新玩意，什麼都想寫，卻沒有真正專研好內容。

而「時間很少」，事實上，也不一定就是問題。

我現在沒那麼多時間了，工作上更多的專案必須執行（我有正職工作，並非專職部落客），家裡有孩子需要照顧，還有很多時間要拿去辦講座課程，但我現在卻覺得自己寫文章更有效率、更專注，並且達成的成果更好，更是我自己想要的成果。（這個真實經驗的心得，可以參考：「新手爸媽3個月時間管理心得：你有足夠時間完成更多想做的事」一文。）

有興趣的朋友，歡迎同時搭配我最新的影片版解說一起思考。或者參考我到了 2020 年後的最新實踐方法：「規劃行事曆很頭痛？試試看「單純記錄」一樣有時間管理功效！」。

對時間的保護不夠：

本質上，增加生產力的方法，並非依靠增加更多生產時間。我們沒辦法完成事情的問題，通常都不在時間很少，而是在於：

「沒有把時間真正用在完成有價值事情上」。

例如一個禮拜天的早上，好不容易放假，我打開電視開始轉台，看到一台科學頻道覺得不錯，看了十幾分鐘後進廣告，於是我繼續轉台，又轉到一台電影頻道，看了幾分鐘後想說有沒有更好看的，於是繼續轉台，一回過神，可能兩個小時時間不見了，但我們卻沒有真正完整看完一個節目，就像我們沒有把時間拿來真正完成一件有價值的事情一樣。（關於週末不虛度，推薦你看看我在電腦玩物撰寫的「如何讓假日時間過得更充實的五個小訣竅」。）

這是我們「對時間的保護不夠」。

• 在好不容易出現的時間裡，我們想要什麼都做，結果什麼都沒做完！
• 或是做完的事情都是瑣事，沒有成就感，缺乏價值！

於是，怎麼做，都會覺得自己沒有完成任何事情。（這也就是虛無時間和優質時間的對比：「停止殺時間：用「優質時間」取代「虛無時間」」。）

神聖時間：

所以，很多年前開始，我就在電腦玩物提倡一個時間管理的概念，叫做：「神聖時間」，讀者朋友們也常常說這個概念對他們啟發很大。

在這篇 2013 年的文章裡：「10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧」，我是這樣描述神聖時間的概念：

「我有一個習慣是每天都有預留一段神聖時間，可能是晚上10點到12點，或是早上5點到7點，但也有可能是某個假日中午的12點到2點。

無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間，都絕對不會碰觸到這段每日的神聖時間，當我跟別人說：『不好意思，這一天真的沒有時間了。』實際的意思就是除了神聖時間外，沒有其他時間可以安排了。」

保護少量時間就夠了：

「神聖時間」不需要很多，事實上，你額外想要完成的某個有價值的事情，不一定真的需要很多的時間來完成，他們只是需要「你真的留下時間去完成」。

例如我每天其實只需要兩個小時來專心寫文章，說多不多，說少不少，每天一定可以找出來這樣的空檔。

只是我需要把這時間保護下來，要不然一定會被其他雜七雜八的事情占用，最後我就覺得自己好像沒有時間去完成。

但真相不是沒時間，而是沒有保護時間。

時間盒：看得到的神聖時間

那麼，要如何具體的做好神聖時間的保護呢？這就是今天要跟大家分享的「在行事曆畫出時間盒」方法。

本來我是在心裡規劃每天的神聖時間，心中知道就好。但是慢慢的我發現，事情愈來愈多、他人的要求愈來愈繁雜時，我必須讓自己更明確的「看到」這個神聖時間。

而且當生活被更多工作、家務、情感需求等瓜分時，時間會變得更零散，這時候神聖時間也有可能被切割、分散，那麼更需要明確的「提醒」，讓我知道哪幾段時間絕對要保護好。

於是，我開始在自己的行事曆上畫出「時間盒」，就像下圖這樣。

方法很簡單，就是設定出每一天我絕對不要被打擾，一定要用在自己要做的有價值事情上的時段，並且把這個時段預先在行事曆上保留下來。

我自己練習了一個多月，有體悟到幾個對我有效的重點，這邊也逐項跟大家分享。

我只會將這些時段單純的命名為「時間盒」，而不會去排明確的任務事項，因為我的經驗告訴我，排好明確事項反而窒礙難行。說不定我早上原本安排寫部落格文章，但結果那個當下我更想做專案怎麼辦？

所以，我的目的只是「保護好這些時段」，我就統一把他們都叫做「時間盒」。

一旦進入「時間盒」的時段，就表示我要完全關閉外界的干擾（例如臉書、即時通、郵件，甚至電話），並且絕對不去找新的事情做！

一進入「時間盒」，我就是打開自己每天的「 135 清單」，把排在「1」的最重要最有價值事情，或是排在「3」的必要且重要任務，專注且全力的去完成。

我沒有預先限制自己要做哪一件事情，但只有一個限制，就是這些「時間盒」的時段，是拿來完成「已經決定的」「有價值事情」的。

而如何安排「時間盒」的時段呢？

我的第一個想法是，什麼時段我應該不會被他人強制占用時間？或者什麼時段「我絕對不想被別人占用時間」？從這兩個思考出發，我把自己每天想要「徹底保護」的時間盒畫出來。

可能是晚上 9 點到 11 點，小孩入睡又還沒要起床喝奶前的這段時間。可能是下午 5 點到 6 點，下班前比較沒有人會來打擾你的工作時間（當然你的工作情況可能跟我相反）。這時候，我就先把這些時間盒畫出來，以免到時候我自己浪費了這段時間。

另外，也有可能我某天有一個真的非常想做的重要任務，他需要花不少時間，那我也可以事先在那天留下更多時間盒，讓自己看到要保護這些時間，如果有人要搶走這些時段，可以拒絕的話就盡量拒絕。

我通常會在：「只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週」這個工作流程時，順便作好下一週每一天的「時間盒」。一週前先做好，這樣工作週開始時，如果有很多新出現的變數要搶佔你的時間，你會更知道什麼時段一定要保護下來。

然後我每一天晚上，會稍微看一下明天的「 子彈任務清單」，思考一下我很想做的重要任務，是否需要更多時間？明天要不要多保留一些時間盒？

這樣實作了一段時間後，我發現自己行動清單的「完成率」又再一次的提高。而效果就是，那些我想寫的文章被陸續寫出來，那些我想做的工作企劃被陸續的完成，看起來好像真的在更少時間完成更多事情一樣。

其實時間管理方法無他，就是「把時間留給有價值的事情」，做好「保護時間」的動作。

小結：

你也可以試試看我的這個「時間盒」的方法。

而如果你想了解更完整的系統，我自己還有搭配「進攻型行事曆：學會留時間給自己的進度排程心法」來執行。並且在時間盒需要的專注力上，我在近期電腦玩物寫過的「快樂並投入當下的理性作法」，就是我的最新心得。

當然，也推薦你專注電腦玩物上的「時間管理系列文章」，或是參考我的「時間管理課程」喔！

若是你練習這個「時間盒」方法後，有什麼疑惑？有什麼心得？歡迎到電腦玩物留言討論，我非常希望聽到大家的練習與想法。

＠時間技客系列文章：

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