2022 起始:停止花太多時間做計畫與整理,執行就是你的計劃



整理是讓人安心的,只是無法真正減緩事情尚未完成的焦慮。計畫是讓人興奮的,只是無法真正帶來推進成果的成就感。

當然,也不是說不要計畫,就一股腦的執行,這也不是好的時間管理辦法。(延伸參考:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?

但是如何在整理、計畫,以及真正執行之間,找到一個平衡點呢?




在我的「時間管理」,或是「完成目標的數位子彈筆記系統」相關課程,我會進行許多如何拆解目標、如何搞定整理的演練,但有時候會有一些朋友產生這樣的疑惑:「所以 Esor 是不是會花很多時間在做計畫、做整理上?」

可是當我回顧自己實際執行這些方法的過程,其實很少感覺到自己花了很多時間在計劃、整理,甚至我還「完全不會」設定那種「這個周末要來好好整理我的資料」,或是「利用連假來好好規劃年度目標」這樣的時間安排!

也就是我反而覺得自己沒有花很多時間在做計劃、整理,而是花絕大多數時間在執行。

那麼,要如何達到整理、計畫,以及真正執行之間的平衡點呢?

接下來,我就根據讀者(也是上課學員)的實際來信內容(做了部分修正),以及我的回答,分享如何找到計劃與執行之間的平衡點。




詢問:「花大把時間去抽絲剝繭做行動計畫,這樣感覺反而做計劃本身變成了一種拖延的藉口,不想做的時候反而拚命的在做計畫。也常常在規劃完某專案時,發現自己已經花費了大量時間。」

完全不做計劃也是不行的,如果執行任務前沒有反思一下目標,安排時間的時候沒有拆解一下行動,更容易陷入「待辦清單陷阱」:
  • 做出來的成果卻跟目標相反,於是得不到客戶、老闆或自己的認同。(一份簡報老闆要看到的是行銷方案報告,我卻把執行時間都花在簡報設計上。)
  • 甚至因此估不出實際需要花費的時間,而導致事情全部卡在一起。(直覺兩個小時可以完成簡報,實際做下去發現有十幾個步驟要做,起碼需要三到四個小時。)
但是一旦開始做計劃,我們也確實很有可能陷入幾種情況:
  • 「想要抽絲剝繭的完成一個完美的計畫?」
  • 「利用做計劃來逃避真正要執行的難題?」
  • 「已經時間不夠了,真的有時間做計畫嗎?」
我們就來針對這幾種問題,一一提供如何達到「計畫、執行的平衡」的反思。




問題:「想要抽絲剝繭的完成一個完美的計畫?」

我們有可能會在所謂的年底、年初問自己:「 如何規劃出一個真正會去實現的年度目標?」但這個問題的解答,不是真的可以規劃出一套會去實現、能夠實現的年度目標計畫,因為這種想法往往就會需要花上許多的時間做計劃,而且怎麼做都不完美。

確實,要做好時間管理,我們就不能陷入在茫無頭緒的執行當中,所以應該要反思目標。但「反思目標」並不等於是要鉅細靡遺的完成一個完美的目標計畫。

上述提問最好的解答,其實是而是如何設計出一個能夠讓自己現在馬上開始推進,並且具有目標價值的任務與行動。(延伸閱讀:不一定要計畫新年度目標,用這五步驟為「現在」找到目標

事實上,我們很難說自己有辦法在現在這一刻,預期一個一年後會完成的完美目標是什麼,並且還能確保那個完美的結果跟我現在想得一模一樣。這不只是因為我們的預測能力有限,也不只是因為我們的判斷通常參雜太多不可避免的情感因素,也因為外在環境本來就是變動的,一年後的世界不可能跟我們現在設想的完全一樣。




什麼是目標?什麼是計畫?

所以,所謂「目標」的意思,不是現在能夠設計出一個長久之後要完成的那個成果、產品的所有細節面貌,而是要在無目的的執行之前,先確認一個有機會創造價值的大方向。通常,這樣的目標可能是一個明確的要解決的問題,以及可以預見的解決問題後能帶來的價值。

所謂「計畫」的意思,是根據目標方向與根據現有的進度,設計一個現階段我能完成的產出,這個產出主要用於試探下一個階段設想的方案是否可以繼續推進,如果可以那就先全力推進下一個階段的進度,如果不可以就能趕快修正。

舉例來說,我在工作上常常會幫作者規劃他們的書籍寫作進度。有可能我們會預期要在6個月內完成書籍的製作,但我不會因此就開始想要完美的規劃出六個月的時程表,而是先從規劃出一週、兩週內可以產出的寫作成果開始,用來測試寫出來的內容符合讀者需要的目標嗎?寫作的速度、數量、品質如何繼續修正來讓產出更有效能,從而有機會在六個月內完成?

如果我只是讓作者自由發揮來撰寫,這樣很有可能是缺少目標的思維,花了很多時間寫出來的內容,有可能不符合讀者真正的需要與期待。

如果我直接規劃六個月的寫作計畫,不僅規劃本身一定很花時間,也很有可能作者根本無法照著這樣的計畫執行,因為有太多我們無法預見的現實阻礙。甚至當這個六個月計畫遭遇問題與阻礙時,我無法即時發現,等到已經會造成時間拖延時才開始解決。

所以,一個恰到好處的「計劃與執行的平衡點」,還是要確認目標要解決什麼有價值的問題,但是規劃到一個現階段可以測試目標價值,可以推進進度,可以趕快發現沒發現的問題,可以做為進一步修正的可檢驗成果即可。(延伸閱讀:如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿




問題:「利用做計劃來逃避真正要執行的難題?」

規劃一個很長期的年度目標或計畫,確實有其實是想要拖延的感覺,因為如果驗證的時間點是一年後、幾年後,對現在的我來說,根本缺乏任何一定要現在做,如果現在不做就會立刻遭遇問題的動力與動機。

所以還是跟前面同樣的道理,並不是說我們就是完全不計畫然後矇著頭去做,但也不是做了一個超級長期計畫後覺得現在的我可以放鬆一下。

延續前面同樣的例子,如果我跟作者約定一個六個月計畫,期待他六個月後交出我們規劃好的所有稿件,我相信所有讀者都一定知道幾乎是不可能的任務。這其實不只是因為時間拉長就會造成現在的懈怠,一旦現在懈怠,就代表之後的時間變得更少,於是最終一定沒有足夠時間完成而已。

更因為在這麼長的時間區段裡,各種突發狀況,各種慢慢出現的隱藏問題,如果都沒有檢驗點,都沒有可以階段驗證的成果,那麼我們就很難即時發現這些新的問題,會錯過即時解決這些問題的時機,最終造成整個計畫看起來只是在拖延與逃避。

反過來說,只要符合前面所說的「計畫、執行的平衡」原則,我設計一個一兩週內要產出的具體成果,不僅先仔細計畫到這個階段就好,其他階段可以保留大方向(以免花很多時間計劃),而且我還能設定一個短期的檢驗點。

有了這個短期的檢驗點,我們看到的就不會是一個半年、一年後才要交出的成果,而是一個一週後要交出的成果,這樣一來其實就多了一點不要逃避的動力與動機。

並且這樣的短期檢驗點,也可以幫助我們趕快產生行動與成果,並且從執行的行動中去測試難題的解決辦法,從而可以更快發現新問題,或是修正出更好的執行方案。




問題:「已經時間不夠了,真的有時間做計畫嗎?」

其實這個問題,在前面也已經可以看到解答。在時間管理上,並非要在「計畫、執行」兩個極端中二選一,而是找一個適度的平衡點。這個平衡點也不一定就是在 50% 上,也要看不同的專案類型,做不同的調整。

我現在要執行的是一個相對有明確規格規範、有明確時程與明確產出的專案,例如拍一個課程影片,那麼我會花多一點點時間去把要產出的每個關鍵階段成果,以及每個進度需要的時間做出預估,但也不會真的做到鉅細靡遺的程度,還是以先設計出第一階段的產出為優先,以第一階段產出來做持續檢驗和修正,例如規劃出一個課程大綱並獲得市場訪談的確認,從而決定後續的時程與成果是否能如預期安排,抑或是要進一步修正。

我現在如果要執行的是一個相對沒有明確規格規範、沒有明確時程與產出的專案,例如我的職涯規劃、家庭育兒的相處計畫等等,那麼我會更優先以設計出第一個階段成果就立刻開始執行為優先,而不要花太多時間去把整個過程的每個階段都規劃好(甚至不規劃也沒關係)。例如先設計一個兩週內的晚間親子共讀規劃,試試看成果如何,然後逐步修正。




詢問:「花費大量時間這不打緊,重點是在執行時發現不如預期,對自己在前面花費大量時間安排感到無比挫折。」

有時候,我們面對的是已經熟悉、很有經驗的專案(例如每一年都要執行幾次),如果還是會出現花了很多時間規劃,卻執行不如預期,就要思考幾個問題:
  • 我有充分保留的之前計畫的過程、資訊,讓這一次做為有效的參考嗎?
  • 我之前的計畫是真實的計畫,還是只是一個概估的計畫?
  • 我之前有一邊執行,一邊調整計畫,讓最後保留一個真實完整的計畫嗎?
也就是說,這不一定是我們花了太多時間做計劃的問題,而是我們的計劃不夠真實,沒有隨著執行來調整,以及沒有保留充分的資訊的問題,是覆盤系統建立的問題。(延伸閱讀:時間管理前先建好工作整理系統,避免5大浪費才有時間做時間管理

所以,之後每次要做看似重複的專案計畫時,其實我們設想的都還是一開始那個不精確、不真實的計畫方案。(延伸閱讀:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

有時候,我們面對的是不熟悉、沒有經驗的新專案,這時候的處理方針可能是:
  • 更不能一開始埋頭去花很多時間做出完美計畫,因為自己的設想根本就不準確,這不是自己熟悉的專案。
  • 新專案需要的其實正是「在執行時發現不如預期」,讓自己趕快發現原本沒有發現的問題,看到原本沒有看到的可能,修正原本沒有想到的漏洞,預防原本沒有意識到的風險。
  • 「在執行時發現不如預期」其實是好事(起碼不是完成了才發現不如預期),但重點是什麼時候發現?發現了如何應變?如果是很快的在專案初期就發現,那就有機會趕快調整下個階段的計畫。如果發現了可以趕快修正,那反而可以讓專案做得更好。
所以,反而應該先設計出一個「短期內的階段性產出成果」,讓自己可以提早「在執行時發現不如預期」,就像我前面先設計一個一兩週內的寫作計畫,趕快看到作者時間上的問題、寫作上的問題、架構上的問題等等。




結語:

關於整理的部分,我之前寫過一篇「架構愈簡單,整理愈簡單:談專案不斷變動時的工作系統整理方法」,其實就是在節省整理時間,以及能夠有效推進執行之間,找一個平衡點。

而在目標計畫的部分,就像這一篇文章所分享的,如果要再簡化成一句話,那麼我會說:

其實就是,一邊計畫,一邊執行,然後一邊修正計畫。就是這麼簡單。

這不是一個如何做出完美計畫然後可以完美執行的問題,也不是如何不做計劃卻能完美執行的問題,因為這兩個問題都是不可能實現的。

真正能實現的,或者說我平常的真實執行方式是,當下做一個我現階段可以想到的初步計畫,然後執行看看初步設計出來的階段性成果,但隨時把過程中發現的新問題、看到的新可能、想到的新行動,不斷的修正回計畫中,如此而已。

但這樣一來,計畫就是立刻推進有效執行的一部分,而執行本身也是計畫的一部分,就不會擔心到底是不是花太多時間做計劃而沒有時間執行的問題了。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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    期待你來聊聊完美主義~

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