5 條「這時候,不要做」清單打破無意識行動模式的低效率循環



在工作和生活中,待辦清單常被視為推進專案和任務的利器。但有時,真正能幫助我們節省時間,甚至提升生產力的,可能是一份「不要做清單」。這種清單上列舉的是那些我們應該在某些時刻避免做的事情,因為這些行動往往不知不覺、習以為常,但卻會無謂地消耗我們寶貴的時間,甚至把我們拉入惡性循環的深淵。

之前在「設計「停戰領域」與「行動邊界」,我建立健康時間管理的小秘訣」一文中,分享了幫自己設計保護的邊界,追求一個更健康的時間管理,而不是一個無窮盡效率追求的時間管理,獲得了不少迴響。今天,來分享另外一個建立更健康時間管理的技巧:

建立自己的「這時候,不要做______,要做______」清單。

一個更健康的時間管理流程,不僅要準備完成任務的清單(參考:5分鐘的晨間待辦清單整理,從混亂到掌控的生產力習慣),也試試看為自己準備一份「這時候,不要做」的清單。當我們能提醒自己跳出某些行動迴圈,就能更好地保留時間和精力,用於完成那些真正重要的任務,或者過得更開心、更滿足。

下面我想和大家分享我的「這時候,不要做______,要做______」。當然,你不需要完全模仿我的清單,但你可以用類似的邏輯,嘗試編寫自己的清單,提醒自己在日常的工作和生活流程中應避免做哪些事。

延伸閱讀:





我的「這時候,不要做」清單:

讓我先列出自己的「這時候,不要做______,要做______」清單:

  • 覺得好困難時,不要隨時打開郵件和即時通,要先推進這個任務最簡單一小步就好。
  • 覺得好無聊時,不要隨手打開瀏覽器或社群,要先打開自己的筆記工具。
  • 覺得低動力時,不要開始整理資料或排待辦清單,要先完成一件自己現在最能掌控的有趣任務。
  • 覺得有壓力時,不要犧牲自己的時間與習慣,更要堅持原本的生活節奏。
  • 覺得有情緒時,不要馬上做出反應,要寫下筆記之後再回應。

我還把這份清單,放在 Evernote 「首頁」的草寫本小工具上,每次打開首頁都會提醒一下我自己。(延伸閱讀:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例





1. 覺得好困難時,不要隨時打開郵件和即時通

我的第一條清單是,當我覺得做不了困難的任務時,或者不想要做繁瑣的任務時,

提醒自己這時候不要隨意就打開電子郵件和即時通訊工具,而要先推進這個任務最簡單一小步就好。

雖然每次打開電子郵件、即時通訊,總能找到一些隨手可做的事,但這也會讓我把大量時間花在突然冒出來的、簡單但瑣碎的額外事情上。結果可能是大半時間用來處理這些瑣事後,等到一定要回頭做重要的事情時,發現可用的工作時間更少了,原本的事情會變得更困難、更繁瑣,需要花更大的力氣擠出時間來做,甚至很容易因此放棄,重要的事情反而沒有進度。

那要怎麼辦呢?

後來,我建立了這樣一個原則:一旦遇到做不了、不想做的任務時,我會告訴自己不要去找「其他簡單的事情」做。相反地,我會找出「現在這個任務能做到的最簡單步驟」,讓自己開始往前推進一點點。

「其他簡單的事情」,最容易找到的就是打開電子郵件與即時通,看看有什麼事情可以做,但這或許會讓自己開始忙碌,卻不是忙碌在真正重要的事情上。

「現在這個任務能做到的最簡單步驟」或許做了之後事情還是沒有完成,但它已經累積了一點點進度。也有可能在這個簡單的行動之後,會引發更大的動力和更多的思考,發現這件事沒有想像中那麼困難,於是就可以繼續往下做,推進更多進度。

而這往往會幫助我我自己留下更多的時間,帶來更多的動力。(延伸閱讀:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

最後,那什麼時候打開電子郵件、即時通呢?可以「有目的性」的打開,例如我會設定當每工作到一個階段,需要看一下回饋,或是掌握一下臨時緊急狀況,或是中午前、下班前的緩衝時間,再打開來一次性的處理那些臨時的任務即可。




2. 覺得好無聊時,不要隨手打開瀏覽器或社群

我的第二條清單是:

當我覺得無聊時,不要隨手就滑手機,不要打開那些網路瀏覽器或社群 App,而是要先打開筆記工具,尋找一個當下自己感興趣的任務,推進一下這個任務。

當然,這條原則和我自己的一個習慣有關,就是我會把所有要做的任務寫在筆記中,所以筆記中就是很多我進行到一半的工作、生活、學習、思考任務。(參考:防彈筆記法

有時我們會有一些(或很多)感覺無聊的空檔,我們想找些事情做,現在最容易找到疑似有事情可做的就是打開網路瀏覽器、社群 App ,雖然這些活動似乎可以消磨無聊時間,但通常回頭看,很可能我們的假日就在無目的滑動中不知不覺消逝,而我可能只是看了一大堆很容易忘記的資訊而已

因此,我為自己設下規則:當覺得無聊時,不隨意打開網路瀏覽器或社群 App ,而是打開我的筆記工具,因為筆記中記錄了我正在處理的任務、我感興趣的休閒活動、我正在學習的技能,或我寫到一半的思考筆記。筆記裡有很多可以做的有趣事情,而且他們做到一半,正適合繼續推進下去。

所以當我無聊時,我會選擇一個感興趣的筆記來進行學習、思考、測試,或補充內容,或推進下一步行動。

例如,在周末與孩子相處時,也會有一些不知該做什麼的空檔。這時,不要讓上網、看個電視把時間消耗掉了,我會打開我的筆記,上面記錄了很多我和孩子一起做過的活動,選擇一個我們都感興趣的遊戲或活動來做,這樣的時間過後,我們都會覺得更加滿足。(延伸閱讀:我如何用「防彈筆記法」找到空檔時間完成自己想做的休閒興趣?

最後,那什麼時候打開網路瀏覽器或社群 App 呢?同樣的,我們可以「有目的性」的打開,例如每天設定一段時間就是接收處理一下今日的最新資訊,或是處理一下社群的資訊與回應,這樣大致上也就足夠了。





3. 覺得低動力時,不要開始整理資料或排待辦清單

我的第三條清單是,

當覺得自己效率很低,或感到低潮時,不要開始整理資料,或開始研究新工具、新系統,還是開始排行事曆或待辦清單,而應該在目前最能掌控的任務中,找一件事情來好好完成。

有時候,我們確實會感到自己很多事情都做不好,陷入負面的情緒中。過去的我可能會想,這時候要開始重整工作系統了,或該重新整理環境,更換工具了,透過新環境、新氣象,好像這樣事情就可以順利推進了。於是我或許開始調整一下自己的標籤系統,打開行事曆思考一下未來的時間安排,還是重新排列一下自己的待辦清單。

但通常,這樣的做法會無功而返。整理後雖然有新鮮感,但事情依然沒有推進時,之前投入的時間最終只會帶來更多沒時間的焦慮,變得更加沒有動力。

因此,我給自己設了一個規則:當感到低效率或低潮時,不要去做那些「不會完成事情」的行動,而是找一件自己當下能做得最好的事來完成。

比如,我會選擇在我的部落格「電腦玩物」中寫一篇自己想寫的文章,因為這件事情我最能掌控,我也想做,完後也有成就感。比起去整理資料、系統,甚至做很多覆盤和計畫,但最終發現很多事情依然卡在那邊,不如現在做一件我立刻能做、我有興趣且能完成的事。

這樣一來,完成的成就感幫助自己從低潮中慢慢爬出,開始有動力去推進,解決那些原本遇到的問題。這種做法可能比擁有任何乾淨敏捷的工作系統都要有效。

最後,什麼時候整理資料、覆盤計劃呢?我會說:「隨時一邊處理任務時,一邊把資料放入、把覆盤記下」,這樣自然會累積出最好的計畫。(延伸閱讀:解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略:記錄驅動目標法則




4. 覺得有壓力時,不要犧牲自己的時間與習慣

我的第四條清單是,

當感到壓力時,不要犧牲原本的休息時間與生活習慣,反而這時更應堅持原本那些讓自己感覺美好的生活節奏。

我過去的確會認為,做不完的事情就犧牲自己的時間來擠出時間,這似乎是最快的方法。這些被犧牲的時間可能包括休息、運動、與家人孩子相處,或維持健康生活習慣。熬夜完成工作便是最容易出現的一種犧牲。當然,偶爾面對真正緊急且重要的事情,我們或許需要更多時間來完成,但關鍵是,我會提醒自己不要將這種犧牲變成習慣,以免陷入惡性循環。

當感到壓力,而犧牲了與家人孩子的相處時間,彼此的關係變得緊張疏離,結果工作上有壓力,生活中也有壓力,最後讓自己處於更兩難的情況。

也可能你最美好的時間不一定是與家人或孩子相處的時間,而是自己的私人時間,如參與某些休閒活動。當犧牲這樣的時間,我們會處於一個壓力更大的情況。

這時候,更應堅持那些屬於自己的美好時間,無論是與家人孩子相處,或是自己的休閒活動,在壓力大時,這些時間不應被放棄,它們讓我們在日常中有舒緩的平衡,這對長期的時間管理是更健康的做法。(延伸閱讀:設計「停戰領域」與「行動邊界」,我建立健康時間管理的小秘訣

有時,事情真的無法有效推進,我們努力了很多也沒看到效果,可能會不自覺開始覺得需要「隨時去操心」這件事,於是放棄了原本健康的生活習慣。例如,放棄運動習慣、放棄好的作息時間,但也不一定真的去做那些無法推進的事情,而是轉而追劇、上網、滑手機,感覺自己有在操心,但事情仍舊沒有推進。

這樣的畫,不如堅持原本的健康生活習慣,保持規律的生活節奏和心情,因為這些原本美好的時間,是讓自己獲得精力與動力的來源,保持這個生活節奏,當轉機出現時,我們才會有足夠的能力和精力去推進事情。這是我設立第四條原則的原因




5. 覺得有情緒時,不要馬上做出反應

我的最後一條清單是,

當我感到生氣或負面情緒時,不要立即做出反應,而是讓自己寫筆記來冷靜一下,等待一段時間後再回應。

許多讀者常問我,經常在網路上分享見解,是否會遇到刺眼或情緒化的批評。確實會有,這些批評也會引發我負面的情緒反應。我的應對方法是,不立即回應,而是先將事件記錄下來,給自己一些時間來思考,包括分析自己是否有錯誤之處,如果需要改進,我該如何做。這樣做通常會讓我更加著眼於事實,而非對方的情緒或言辭,從而進行更理性的溝通。

這幾年我和孩子相處的過程中,更深刻感受到這條原則的重要性。日常中可能會遇到很多讓我出現情緒的情況,我會提醒自己先停下來,不要急於反應。我會在停下來的時候記錄當時發生的事情、我當時的情緒、我們希望達到的結果,以及可能的調整方案。

等到情緒平復後,我再作出回應。這種做法往往能帶來更好的溝通結果。而我也發現,當我這樣跟孩子應對時,孩子自己在冷靜下來後其實也會自己進行反思,只要我們彼此給對方一些時間,就能讓事情朝著更好的方向推進。

有時候我們會擔心,如果沒有立即做出反應,對方會不會不知道他們犯錯了,或者他們會不會因此學不乖。當然,每件事都有其好壞之處,但相對而言,當下的情緒反應往往可能給對方帶來更多的傷害。在那個瞬間,對方多數時候也無法有效地思考,而我們說得越多,他們實際上吸收的可能越少。





要注意的是,我設立的這五條原則,是我自己的清單,不是你的。

所以你或許不需要一模一樣的跟隨,只是在我們生活和工作中,難免要面對困難任務、無聊時刻、低效率、低潮、壓力大或生氣的情況,我們都可以設計一個屬於自己的:「這時候,不要做______,要做______」的清單。

歡迎在留言跟我分享你的「這時候,不要做」清單!

透過回顧自己過去的行為及後果,幫助自己設計一個不要再做的提醒清單,看看是否能帶來更好的變化。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:5 條「這時候,不要做」清單打破低效循環,提醒無意識行動模式

留言

  1. 謝謝你的分享,非常貼切。
    我補上一條,非特定目的購物時,不要立刻下單,給自己再想想的緩衝時間

    回覆刪除
  2. 感谢esor一直以来对分享。这篇文章很有用,第一时间也把这几个清单贴在桌面上了。

    顺便分享一个mac上同时使用便签和台前调度(Stage Manager)时,把便签固定在屏幕上的方法。进入便签,点击“窗口”->“浮动在最前面”。就可以了。

    回覆刪除

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