2013年12月18日 星期三

工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的壞習慣


列出了一長串 To-Do List, 但是裡面很多都無法真的做到,這應該是大多數人的家常便飯。不過,「無法做到」還只是小事,今天無法做到就明天做,一直無法做到那也頂多就是不做而已。

可是,更多時候,一份隱藏問題的「待辦清單」不僅僅只是做不到而已,還會反過來傷害我們的工作效率,甚至即使做到了,還是一樣會讓原本可以正常執行的工作產生麻煩。

待辦清單可以說是一種任務收集和工作排程, 「排程」則是最容易做到的時間管理步驟,大家都喜歡「排程」,因為「排程」很輕鬆又充滿想像空間,但是,正是因為這樣的輕忽,讓排程後的那份清單充滿陷阱,隨時等著我們踏入,然後從此陷入混亂的地洞中。




今天這篇文章,要從我自己的「慘痛經驗」出發,我也很早就學會用「待辦清單」的工作排程工具,但只知排程,卻不知要非常明確的避免下面這些壞習慣,導致我的 To-Do List 無用,甚至還拖慢了整個工作速度、影響了工作的品質。



  • 1.壞習慣一:挑戰不可能任務
 「拖延」其實不是問題,拖延是人之常情,但如果在工作排程時犯了下面這個壞習慣,就會強化我們的拖延、引誘我們拖延,甚至讓拖延一發不可收拾。(參考:不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力

這個壞習慣就是不自量力,在一個短時間內想要排上所有任務,希望自己可以一鼓作氣一次把所有事情做完。但是,在一天之內排上 10 件待辦任務後,看起來爽快,可是每個任務都需要一個小時來執行,一天怎麼有辦法有那麼多專注工作時間?

挑戰不可能任務的結果,通常就是真的不可能達成,而這就會引發一個可怕的後果:有可能我們答應了別人一個截止時間、交件時間,別人也預排好了他們的工作時間,結果我這方一個延宕,不只是我後續要趕工,影響的可能是整個團隊,甚至是最終專案的進度。

與其挑戰不可能任務,不如在工作排程時養成安排充足工作時間的習慣。不要覺得自己要比別人早做好,更重要的是一開始承諾一個自己真的辦得到的時間,而這也讓我們不僅做得快還要做得好,有充足時間才能兼顧效率所需要的「速度」和「品質」。



  • 2.壞習慣二:不斷的疊加與累積任務
當我們習慣在工作排程時挑戰不可能任務,那麼我們每天就很容易留下「未完成」任務,接著我們一定會想要繼續挑戰不可能任務,於是每次都覺得:我明天一定可以做完,而這就陷入了一個惡性循環,不知道自己到底什麼時候可以完成整個專案。

工作排程另外一個可能傷害工作效率的陷阱,就在於我們把排程當作「加法」,而沒有思考「減法」的可能性。把任務照單全收、把步驟全數列上、把未完成加到新工作清單上,然後覺得自己完成工作排程了,其實剛好相反。

這樣一來只會讓工作排程造成我們的壓力不斷加大、工作品質下降。

工作排程的第一步不是把任務寫上去,而是如何「把任務刪掉」,去掉那些不重要的任務、改善那些繞路的步驟,讓自己的流程可以比別人更快。

工作效率的關鍵其實常常是:「因為我做比較少的事情」,而不是我做事情的速度比較快。



  • 3.壞習慣三: 太多的時間提醒
這個壞習慣特別容易發生在數位工具上,因為寫在數位工具的待辦清單常常都附加了「鬧鐘提醒」的功能,然後我們就很容易瘋了一樣的想要把所有任務都加上時間提醒,但正是因為這樣做,而讓我們的工作效率大大降低。
  • 九點打電話給客戶A。
  • 九點半寫企劃。
  • 十點半回覆客戶B郵件。
  • 十一點測試產品。
排出這樣緊湊且不可能達到的行程也就算了,但是如果加上鬧鐘就更糟糕。第一個麻煩是因為做不到,但是時間已經排上去,於是我們必須不斷回頭調整時間,這就讓我們沒做什麼工作卻花了大把時光來調整排程,是工作效率上最大的浪費。

第二個麻煩是有可能正在做另外一個任務,然後鬧鐘彈出了一個不相干的提醒,打斷了我們正在工作的節奏。

其實不是非要在某個時間做不可的任務,在工作排程時不用加上時間提醒,頂多確認是不是要今天完成即可,然後今天找空檔去完成。(參考:最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧



  • 4.壞習慣四:沒有重要性差別對待的清單
前面的壞習慣都還好,但接下來兩個壞習慣,會讓我們誤以為自己很懂得工作排程、很努力也很忙,但到了最後的工作結果,卻更加不盡如人意。

壞習慣二裡提到,工作排程應該要考慮「減法」,如果說工作排程沒有「差別性對待」的話,那麼我們很有可能覺得自己有效率,但一切都是「瞎忙」。

這是工作排程一個甜美的陷阱,我們可能排上了許多小任務,其中大多都很簡單,我們當然也習慣先挑簡單的做,於是感覺自己拼命的勾選、劃掉了好多任務,感覺自己做了很多事情,但為什麼最後還是無法準時完成產品?

工作排程首先不是時間的排程,而是「重要性」的排程,要優先把最重要的事情處理完,而不是把更多事情處理完,這裡是一個非常關鍵的區別,注意到這樣的區別,才能讓工作排程不要反而傷害工作效率。



  • 5.壞習慣五:缺乏目標導向的任務清單
另外一個可能讓辛苦的工作排程結果變成一場瞎忙的重要原因,就是沒有在工作排程前先確定自己的目標有哪些?我們不僅要知道今天必須完成的任務裡哪些比較重要,更要知道這些重要任務是為了達成哪個最終目標而做的。

不要因為善於工作排程,反而把自己變成了準時執行任務的機器,如果只是依序完成每天的重要、緊急任務,這樣可能只是準時完成專案,卻無法提昇專案的品質。

一個更好的工作排程方式,應該是隨時專注最終目標的提昇,我安排這個任務是不是會讓最終目標更好?還是更壞?還是沒有影響?這樣的任務清單會更有幫助。



  • 小結:
工作排程不必然帶來工作效率,不好的工作排程可能讓效率大大降低,但更危險的是:隱藏陷阱的工作排程,也就是那些沒有確定重要性、沒有根據目標導向的工作排程,會讓自己在很有效率的錯覺中,一步步走向結果崩壞的陷阱。

這篇文章是我在工作排程經驗上的一個反省與反饋,提供大家一個參考。

歡迎延伸參考:「10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧 」。


5 則留言 :

  1. 我的待辦事項清單很簡單,就是大項,不列細節(所以永遠不超過十項)。重要性分成前後順序,提醒只有可能會忘記的。人不需要太多,簡單一兩項就夠。

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  2. 感謝這篇文章,對我幫助非常大,感恩。

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