2014年11月11日 星期二

時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則

展開我的新生活也快兩個月了,有了新家庭後,很多朋友都很懷疑我還有那麼多時間來寫部落格嗎?不過,兩個月過去,很多朋友卻也跌破了眼鏡,因為我不僅還是維持著幾乎每天一篇的部落格發表節奏,甚至比以前更加規律。

難道,時間真的是被擠出來,只要擠一擠就有的嗎?但這其實是我最反對的時間管理方法,透過擠壓自己的時間,是無法長久維持高生產力的。

展開新的家庭生活後,有很多新的重要任務必須占用我的時間,像是每天開始進廚房料理早晚餐,回家後總要花一些時間整理打掃,當然不可缺少的是回家後不再能把所有時間花在電腦前自得其樂,也要把時間留給新的家人。

那麼,這裡面有什麼樣的秘訣,明明自己的時間變少,卻依然還是維持一樣的生產力呢?

其實答案說穿了也很簡單,當時間變少後,經過適當的反省,就會發現以前過多的時間浪費,以及時間分配上的不平衡(延伸閱讀:抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?)。反而因為有了必須花更多心力照顧的新家庭生活,讓我更深刻的去思考時間運用的意義,以及如何維持高產生力的關鍵,這篇文章,就要跟大家分享這段時間我所思考的收穫,我覺得可以讓我們以「合理、輕鬆、做得到」的方式保持高生產力的三個法則。








  • 高生產力的第一要素:「時間」在哪裡?

當我每天的時間必須花費在工作上、家庭上,剩下自己可以在部落格寫作的時間愈來愈少時,要怎麼擠出自己的時間呢?我的想法是,千萬不要去擠壓自己的時間,如果讓自己變得更加忙碌、更加緊繃,無論能力或精神上都無法負擔時,效果只會適得其反。

這時候,我從幾個方面來重新思考我的時間安排。

當在部落格寫作的現實可用時間變少了,原來回家我有四個小時自己的時間,現在只剩兩個小時,怎麼辦?首先我思考的是可以「去掉那些原本多餘的步驟」,把時間集中在部落格寫作最重要的事情上面(延伸閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好 )。

什麼事情最重要?對我來說就是「每天寫出一篇有我個人想法的新文章」,創作就是對我最重要的事情,於是我開始不去每天關注自己的部落格後台數據、把頁面廣告管理交給其他人、減少參加活動,也減少以前回家玩遊戲看電影的時間,我把僅有的個人時間留下來給寫作。

我覺得有一個很重要的想法就是,不要因為時間變少,而把事情排得更滿,這絕對是無法長長久久的錯誤做法。

當時間變少,就必須取捨,或者把一些相對不重要的步驟,「放到自己的零碎時間」來完成(延伸閱讀:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!。我的另外一個時間安排,就是完全的把看新聞、收發信的時間安排到零碎時間裡,也就是我搭乘大眾運輸工具上下班、會議等待的空檔來執行,用更有效率的數位工具,例如 Zite、 Feedly、 Google Inbox 來完成快速的新聞與郵件確認,把需要執行的題目或任務放入 Evernote,以最有效率的方式,在零碎時間就能快速完成上述流程。

最後,我認真的跟我的新家人溝通,晚上的、周末的時間我都以新的家庭生活為重,但是每天我10點多入睡,早上5點多起床後,5點到7點的時間,就是我完全個人寫作部落格的「神聖時間」(延伸閱讀:通勤族時間更多,每天三小時神聖時間幫我完成更多事,這樣完成部落格後,7點都可能還有時間準備早餐。

經過上面的調整,時間雖然很有限,但似乎就這樣跑出來了。




  • 高生產力的第二要素:「精力」不可少

時間哪裡來?絕對不是擠出來的,我前面生活實例一樣可以運用在職場上,經過工作量的取捨、零碎時間的利用,以及與夥伴溝通後確定的時間安排,來調配出最佳的時間平衡,你會發現,總是有機會空出屬於自己的神聖時間,即使不多,但都是寶貴可利用的空間。

而我剩下唯一的難關,就是自己必須真的有決心在每天早上5點到7點這段時間,堅持寫作,時間真的有,如果做不到,也就是自己放棄利用而已。

這時候,決心怎麼產生?我認為「精力」是讓自己可以長久的關鍵,我一向不相信單純的個人決心,所以更重要的是幫自己注入三種精力。

第一種精力是體力,前面我有提到,為了可以利用每天早上五點的空檔,我都改成晚上10點就準備睡覺,不可能(也千萬不要)壓榨自己的體力來換取勞動,睡不飽也無法在早上靈活運用腦袋,所以吃得好、睡得飽,不是犧牲自己的體力換來的,才是可以長久執行的精力。

第二種精力是慣性(延伸閱讀:養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?,我擬訂好早上起床的執行步驟,打開 Evernote 選取要寫作的素材、題目,打開 Blogger 開始撰寫,而且這裡有一個重點,無論這篇文章是不是真的可以在早上 5 點到 7 點寫完(有時候確實無法完成,但有時候可以完成兩篇),但這段時間我就是只做這兩件事情,把這個動作變成慣性,用計畫好的步驟來明確的執行他,想辦法「訓練」成為習慣,因為精力是可以夠過慣性培養起來的。

第三種精力是來自於對自己具體且長遠的目標,我對電腦玩物有一個很明確的期許,就是讓電腦玩物成為華語世界討論數位工作方法、數位生產力最好的部落格,只要看到討論新時代職場議題的地方就會看到電腦玩物(就像現在台灣的數位時代、商業週刊、經理人、關鍵評論網都主動轉載電腦玩物文章),並且在觀點、內容上都能出類拔萃。這個目標當然還沒達到,但是因為有長遠且具體的目標,而不會因為一時的流量減少、文章失誤而氣餒,可以保持自己的節奏,朝目標邁進。

精力,是保持高生產力狀態不可少的,但是精力不只是來自於精神力上的決心,而是應該運用方法來產生精力,用體力、慣性與對於夢想的追尋,來讓自己的精力充沛,提供生產力所需要的最大動能。




  • 高生產力的第三要素:「專注」最重要

最後,要在有限的時間、有限的精力裡保持高生產力,那麼「專注力」可以讓我們把這些有限的資源發揮出最大的價值

就像我每天早上兩個小時的寫作時間很有限,這時候我會前一天晚上利用零碎時間的空檔,安排好第二天早上準備執行的寫作題目,我會利用通勤空檔把想寫的題目陸續擬好大綱或部份草稿,讓進入神聖寫作時間時,能完全的發揮寫作的威力。

怎麼樣才能專注?同樣的我也覺得不是依靠你的決心或毅力,而是依靠我們是否「做好準備」,做好準備,就能專注。(延伸閱讀:為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考

當我每天早上開始進入僅有的這段寫作時間時,我已經在 Evernote 裡準備好所有可以執行的題材、我在 Blogger 上有明確的寫作步驟,我利用零碎時間已經在前一天或前幾天準備好大綱,這時候,就能專注的進入寫作狀態。




  • 小結:

保持高生產力的關鍵,在於如何調配我們的時間、如何產生足夠的精力,以及如何進入專注的狀態,在有限的時間裡用充足的精力集中創造出最大成果。

或許不是什麼特別的方法,但卻是最有效的生產力技巧,並且原本就藏在我們最基本的生活平衡、自我管理當中,這是我個人實際的經驗分享,也歡迎大家留言討論你們的想法。

8 則留言 :

  1. 个人觉得博主之所以能坚持这么多年笔耕不辍,最重要的一点还是兴趣。自己真正喜欢的事情,自然肯在上面花时间,做起来也容易投入精力和保持专注。兴趣为本,时间管理倒是末了。

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    1. 這是當然,時間管理本來就是為了我們有興趣,我們認為有意義的事情而產生的方法不是嗎^^ 但我的思考角度剛好反過來:怎麼利用時間管理與生產力方法去維持興趣、不要放棄,並讓興趣產生價值。

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  2. 不好意思有個題外話,就是不知道從甚麼時候開始 Pocket 的中文字變得怪怪的,例如說在我的 HTC E8 上中文字變成有點圓圓的,而不是原來的黑體,像是被當成日本字處理;在電腦上開網頁版也有同樣情況,中文字一般我都是用黑體,可是在 Pocket 卻變成了階書體,不知道這是不是只有我有的情況?

    本來都很喜歡在 Pocket 讀文章(我用 ifttt 直接把電腦玩物等幾個必看的網站的 RSS 訂閱,有新文章自動收錄到 Pocket, Feedly 也省了),可是這個中文字問題很困擾,現在暫時轉用早陣子變成免費的 Instapaper

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    1. 最近真的有這個問題,我也遇到

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  3. “讓電腦玩物成為華語世界討論數位工作方法、數位生產力最好的部落格”
    從幾年前就一直看著您的文章成長,很受用,希望這個目標能順利達成。
    加油!

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  4. 加油!一直都有在關注您!

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