2015年5月18日 星期一

如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議


你常常忘東忘西嗎?要怎麼改正這個壞習慣?很多時候,要記得去完成一件瑣事,讓生活或工作上不再丟三落四,你需要的是把瑣事放入正確的提醒流程中,今天,就讓我們一起來找到這個正確的提醒流程在哪裡。

有些任務我們會「拖延」,有些瑣事我們會「遺忘」,拖延與遺忘是完全不同的兩件事情,而今天要講的是相對比較容易解決的:「忘記去做瑣事」這個麻煩要如何解決。

通常,怕自己忘記什麼瑣事,我們直覺想到的第一個動作就是「加上一個時間提醒鬧鐘」(泛指任何會在指定時間彈出通知的提醒方法),然而仔細回想你設定過的各種提醒,其中有多少根本沒用?

例如,我在公司冰箱冰了一包東西,為了讓自己記住下班拿回家,所以我設定了一個時間提醒在下午六點,但當下午六點提醒彈出時,我因為一些工作延誤而根本還沒要下班,於是只好忽略這個提醒,沒想到等到七點準備下班時,因為沒有提醒了,我也就忘了這件事情。

我們要怎麼打破這個不斷設定鬧鐘提醒, 
但是我又不斷忘記的惡性循環?

今天這篇文章,是健忘如我,又很容易因為專心在思考而心無旁騖(忘記一切)的我,在長期修正方法後,覺得對自己很有效的時間提醒方法,希望也能提供健忘的朋友一些幫助。

別忘了,我們現在講的是「忘記瑣事」,所以跟重要工作的時間管理計劃不同,我們要務求瑣事對自己最少的干擾,但又記得完成!千萬不要把瑣事當成重要的事情來處理,因為:「把瑣事管理好?專案做到死也做不好」。




  • 設定鬧鐘提醒為什麼無效,甚至有害?


在之前的幾次時間管理的講座中,我分享了一個自己親身體會的時間管理經驗:為了讓自己記住瑣事而設定了各式各樣的提醒,其結果不只大多無效,而且可能還有害,怎麼說呢?


  • 1. 我們預估的時間一定會延誤
我們總會想要預先規劃說今天早上十一點要記得去寄送包裹、下午一點要記得去銀行辦理手續、下班前五點要記得打電話給客戶、下班時六點要記得帶冰箱裡的東西回家,然後回家路上七點左右要記得順便去超市買調味料。

如果上面這些瑣事都設定鬧鐘提醒(泛指任何會在指定時間彈出通知的提醒),會發生什麼情況呢?

我自己的經驗是,最常發生的情況就是因為我自己工作上各種意外狀況而產生時間延誤,於是這些提醒總在錯誤時間點出現。例如早上一進公司正在專心完成一件重要的目標任務,因為太認真,執行了一個多小時也尚未完成,這時候十一點時間到了彈出要我去寄送包裹的瑣事提醒,要怎麼辦?

不要責怪自己的拖延,有時候拖延可能是因為我們更專心在重要的工作上:「不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力」。


  • 2. 錯誤時間的提醒造成分心干擾
我正在興頭上用全力衝刺著早上的目標專案,超出了我預先的規劃時間,然後一個旁支的瑣事提醒彈出,這時候,最好的作法當然就是保持自己目前衝刺的狀態,繼續把目標任務完成,無視提醒的瑣事。

如果看到瑣事提醒就暫停手邊更重要的任務,先去完成瑣事,這樣回到更重要任務時還要花費時間重新調整狀態,其實是造成了更多的時間浪費、更多的效率浪費,從這個角度來看,那些在錯誤時間出現的瑣事提醒,其實就是一種分心干擾。(如何專心?請參考:為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考

而更重要的是,因為我們永遠無法預估未來時間的變化,所以大多數的瑣事提醒都有可能因為時間延誤而變成了分心干擾的提醒。


  • 3. 沒有正確出現的提醒就會過期遺忘
當我下定決心,先專注在目前更重要的任務上,不再受錯誤時間彈出的提醒干擾,那麼等到我完成更重要的任務後,有多大的機率記得回頭去做剛剛(或者很長一段時間前)錯過的那個瑣事呢?

對我來說這時候已經忘記的機率很大,而且我們設定提醒不就是為了讓大腦不用花心力去記住瑣事,結果因為時間提醒的時間點常常錯誤,於是大腦還要花心力去記住等等要記得做,這就失去了提醒的意義,也增加大腦的負擔。




  • 三種瑣事,與「記得瑣事」的三種方法:


那麼,我後來怎麼去解決這個健忘的問題,並且又不要讓多餘的瑣事提醒來干擾我的重要工作任務呢?下面就是我的做法。


  •  1. 某個時間一定會在某個地方完成的瑣事:行事曆
首先我覺得區分瑣事的類型是很重要的,有些瑣事是真的我必須在那個時間出現在那個地方去完成他,例如公司裡大大小小的會議(是的,會議很多時候都是「瑣事」,除非大家用更有效率的方法開會:開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議)。

這種真的在那個時間就必須馬上去做的瑣事,才需要真正的時間提醒,這時候我會利用「行事曆」服務來設定日期、地點,然後讓他適時發出提醒。

而我最常用的行事曆服務就是「萬用的 Google 日曆」。


  •   2. 最近準備完成的瑣事:待辦清單
接著,很多時候的瑣事是「最近必須完成」,但「沒有非要在某個時間完成不可」。這時候最好的方法是寫入我自己平常一定會看的一份待辦清單中(所以也要養成看待辦清單的習慣)。

尤其是這類「最近完成就好」的瑣事,千萬不要自作聰明的設定很多時間提醒,這些提醒最容易無效且形成干擾。

不如把這類瑣事都列在待辦清單上,等到我自己有空時才打開待辦清單,看看要挑選哪一件瑣事來完成他們即可!反過來用瑣事去填滿工作空檔,這樣可以更有效率的專注重要任務,也能依序完成瑣事。

我自己使用的待辦清單是「 Evernote 」筆記,而在電腦玩物我也介紹過許多優秀的待辦清單軟體:


  •  3. 今天之前必須完成的瑣事:桌面便利貼
最後一種瑣事最麻煩,這種瑣事是今天一定要完成,並且可能要在某個還不確定但「特定」的時間地點要完成,什麼意思呢?例如回家經過超市時要買調味料(但是我不知道什麼時候會回家?回家會不會走超市那條路?)。

這時候抓不準應該設定什麼時候的時間提醒、什麼地方的地點提醒,但是又有一種非要記得不可的壓力,我會怎麼辦呢?

我覺得這時候最好的方法就是「把提醒放在自己一定會經過的流程路上」,就好像很多人會把備忘錄貼在冰箱、門口,因為經過一定會看到,看到就會記住,最好還能是常常經過會看到的地方。

例如以前用紙張便利貼的時候,就是把今天最重要要做完的瑣事用便利貼貼在電腦前,這樣自己會一直看到,下班前也還會再看到一次,起碼離開辦公室前一定會收到提醒。

而現在改用數位工具,我就把這樣的重要提醒放在數位裝置螢幕桌面上,尤其是常常會打開來看的手機桌面上,我把今天一定要記得做的瑣事用 Evernote 筆記捷徑放在 Android 手機桌面首頁,這樣每次打開手機、外出打開手機、離開辦公室前打開手機,都會再看到一次。

我喜歡把 Android 手機的首頁桌面淨空,因為要用來擺上「今天一定要記得做的瑣事」的便列貼,把首頁變成隨時打開手機就會看到的便利貼牆。




  • 小結:

所以,下一次想要記住今天要做的瑣事,我們不一定只能依靠常常失靈的鬧鐘,還可以搭配三個我建議的好方法:
  • 1. 區分瑣事類型,只把一定要在某個時間地點做的事情加入行事曆提醒。
  • 2. 把最近要做的瑣事寫入待辦清單,養成依照待辦清單完成工作的習慣。
  • 3. 把今天要做完的瑣事寫在工作流程一定會經過的路線上,用便利貼法讓自己總是看到。
透過這樣的區隔,把正確的瑣事放在正確的流程上,或許就能跟我一樣,幫助健忘的我們有效的記住應該完成的瑣事了。

延伸閱讀:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議


14 則留言 :

  1. 真的很貼切很實用!謝謝esor 大大有條理地把方法寫出

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  2. 雖然說設定了錯誤的提醒
    但是「延遲」的功能應該可以派上用場吧
    讓瑣事延後而不是打斷目前工作
    (就像Google keep可以直接在通知列設定稍後提醒)

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    1. 但是有沒有可能有這樣的情況呢:延遲,結果再次彈出時又不是正確時間,於是再次延遲,然後再次再次延遲。

      如果是這樣的話,或許一開始就不需要彈出提醒來打斷工作(延遲也是一個動作^^),而且不斷延遲的任務多了之後,反而自己的工作流程就開始混亂,這是我的切身體驗

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    2. 或許應該這麼說
      「延遲」的動作必須要有一個底限
      過多的延遲如果會打斷工作的話
      那就讓這錯誤的提醒常駐在通知列吧(有點像esor提到的第三點)
      不要清除它
      但是打開手機還是會看到知道要做
      這是我自己的另一個應對方式

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    3. 是的,其實這也是我這篇文章想分享的思考的基礎,而同樣的思考方式,當然可以有很多變通做法

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  3. esor大說的我很有感觸阿...
    一堆每次提醒鬧鐘響起時
    不是還沒辦法執行,就是已經錯過最好的執行時間了
    實際上沒有多少功效

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    1. 真的,有時候不是延遲,而是「錯過了之前更好的執行時間」,很多時候在我們原本設定的鬧鐘響起前,就出現原本沒有預期的最佳工作時間了!

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  4. 大推!
    可惜ios沒有辦法用桌面便利貼

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  5. Evernote 其實本來就不是為了當作代辦清單而設計的
    只是因為版大比較喜歡+習慣所以才用它吧XD

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    1. 筆記從紙本開始一直都具備待辦清單的本質啊^^

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  6. 會否有些代辦事項改為用地點提醒便行?即離開公司後便提醒你要買菜...

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