2013年2月19日 星期二

Timesheet -Time Tracker 時間管理軟體 Android App 心得

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個人時間管理上我會去追蹤自己的「時間使用比例,查看每週花了多少時間在工作和部落格上。這樣是為了隨時反省「工作」、「生活」與「部落格」之間是否平衡:一個人的每日、每週、一生時間有限,就那麼多,所以取捨時就要平衡每個值得事物所花費的時間比例。

我要求自己「每週(包含週末假日,去掉睡覺通車)」要起碼花費 40% 的時間在專注工作上(但工作佔用時間不應超過 50%),空出 25% 時間在部落格經營,也留下足夠的 35% 時間去打點與享受自己生活。

你的時間比例安排可能和我不一樣,但值得你試試看的是「建立自己的時間使用比例計畫」:有計劃才會有執行步驟,有執行步驟才會有成長。無論如何首先都是從建立願景開始,接著就需要一個時間表追蹤工具,來幫忙統計、反省與改進符合時間使用比例的習慣,這就是今天要推薦的這款免費 Android App:「 Timesheet - Time Tracker的功能。

 

 

之前我有推薦過兩款類似工具:「Time Recording -Timesheet App 工時計算表,手機專用時間管理」、「Grindstone 2 免費時間管理軟體,專案任務規劃與進度追蹤計時器」,這兩款工具原本的用途其實是讓接案的自由工作者可以計算自己的工作時間,並且追蹤管理每個月的工時與工資。

但這類工具也很適合拿來運用在一般工作者的個人時間管理上,它們都具備時間記錄統計的功能。

而之所以最新推薦這款「 Timesheet - Time Tracker 」,是因為在介面操作上更加親切易用,很好上手,所以成為我目前手機上的專用工時計算工具。

 

 

  • 01.建立「時間追蹤專案」

下面我就以最好上手的流程,來介紹「 Timesheet - Time Tracker 」的使用方式。首先進入這款軟體後,就是要先建立自己的「時間追蹤專案」。

例如我想統計自己花在正職工作上的時間,那麼就建立一個公司工作用的時間追蹤專案。

只要利用左上方的選單進入【 Projects 】,點擊上方的〔+〕新增按鈕,輸入專案的名稱、客戶、描述等資料即可,還可以輸入專案執行的地點、每個小時的時薪等等資料,除了專案名稱外,其他欄位都可留白。

這裡可以看到有一個測試中的功能叫做「 Automatic Tracking 」,開啟的話要選擇一個無線網路基地台,一旦你的手機進入這個無線網路基地台的範圍,就自動開啟時間追蹤統計功能。

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  • 02.查看每週、每月時間使用情況

在「 Timesheet - Time Tracker 」主介面右上方可以看到一個〔月曆〕按鈕,點擊後就能切換瀏覽的時間區段,預設是只瀏覽今日的任務使用時間,但你也可以切換成一週、一月內的任務清單。

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  • 03.追蹤與儲存任務花費時間

那麼要怎麼開始追蹤記錄自己的時間花費呢?

當你準備開始進行一項任務時,進入「 Timesheet - Time Tracker 」主畫面,切換到你需要的時間追蹤專案,然後點擊主畫面中央的〔 Start 〕就會開始計時,點擊〔 Pause (暫停)〕會算入休息時間,而點擊〔 Stop 〕就能結束這段任務紀錄。

當結束記錄後,會彈出任務資料畫面讓你填寫與修改這次的追蹤資料,包含執行任務花費的時間、執行什麼任務、執行的地點,甚至包含這次工作的心情,以及是否已經收到酬勞等欄位。

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  • 04.查詢與修改個別任務花費時間

你也可以隨時手動在「 Timesheet - Time Tracker 」中,加入之前發生過但忘記即時記錄的時間使用情況,或是修改之前的紀錄。

你可以從主畫面下方拉出時間使用清單,或是進入某個專案後也可以看到任務執行的清單。

這邊可以點進某個單一任務後,進行所有資料的修改,甚至加上這個任務獲得的酬勞與相關筆記。當然也可以隨時刪除任務記錄。

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  • 05.查看專案時間使用曲線圖

切換左上方的【 Projects 】,來查看每個專案的時間使用情況,點進專案後可以左右滑動頁面,利用右上方切換時間區段,查看各種時間使用情形的統計圖表資料。

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  • 06.用 Tags 分析時間使用價值

你可以幫每個單一小任務加上 Tag (標籤),並且設定標籤的顏色,新增與管理標籤都可以在設定頁面裡完成。

我會利用標籤來區別任務的「價值」同樣是花費時間,但是價值不同:

  • 執行:這是真正可以讓一個工作完成的任務。
  • 研究:這只是準備階段而已。
  • 尋找:這甚至什麼都還沒開始,仍然在摸索。

加上標籤後,我就可以每週、每月去回顧自己的工作情形,看看有沒有花費過多的時間在尋找與研究,而花費太少時間執行,這是時間管理最大的警訊。

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  • 07.把工時表匯出成 Excel 檔案

「 Timesheet - Time Tracker 」不僅使用起來很好上手,還具備完整的備份功能。例如可以把每週、每月的時間使用清單匯出成表格。

點擊左上方選單裡的【 Export 】,然後選擇要匯出的專案、時段、格式,就能把自己的任務與時間清單存成容易讀取的 Excel 檔案。

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  • 08.「自動同步」時間資料庫到 Dropbox

不僅可以手動匯出表格,「 Timesheet - Time Tracker 」甚至支援定期自動備份資料庫到你的 Dropbox,方便事後還原。

進入「 Timesheet - Time Tracker 」的設定中,選擇「 Backup 」,連結 Dropbox 帳號並選擇備份資料夾,勾選「 Automatic Backup (自動備份)」,設定好每天或每週自動備份一次,這樣就大功告成囉!

整體使用下來,我覺得「 Timesheet - Time Tracker 」兼顧了間單易用、介面親切但是又功能強大的優點,值得想要進行時間管理的朋友試試看。

也歡迎參考另外一篇專門討論時間管理的文章:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案

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15 則留言 :

  1. https://itunes.apple.com/us/app/atimelogger-2/id576718804?mt=8
    ios的同类型软件...

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  2. 最近在找這類時間管理軟體,因為被女友抱怨假日都沒有時間陪她。想利用這一個軟體來試試,統計一下假日跟她相處時間多寡,如果真的不夠,再來多多加強(苦笑....)

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    1. 其實,約會時間夠不夠,不是這個軟體能決定的,也不是你能決定的

      ............而是你的女朋友主觀決定的,所以..........

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    2. 如果人陪著女友,心卻陪著工作,那就算是一天陪25小時也不夠唷。

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  3. Klok有跨平台功能,也不錯用!最近加入tag功能,esor大的tag用法相當值得參考!

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    1. 好奇問一下,Klok是不是已經沒有免費版可以試用了?

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    2. 我目前還是使用免費版,下載位置如下:
      http://www.getklok.com/features.html#versions

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  4. 太感谢了,这类软件已经找了很久了,先用用,但愿是我所需要的。

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  5. 推薦一個比較新的同類 APP,Timesheet Timemeter,雖然部分功能還在開發完善中,不是很成熟,但是界面清爽,操作便捷,還有自動補全輸入這樣的貼心細節,使用的過程中有點類似 Any. Do “雖然功能不是最強大的,但是用著十分舒心”的感覺,個人覺得潛力不錯。
    如果您也覺得不錯,不妨撰文推薦一下 XD

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    1. Time meter有个好处,可以同步Google Calender

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    2. 使用過後不錯,很方便還可以計算薪水.....

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