2011年4月10日 星期日

Time Recording -Timesheet App 工時計算表,手機專用時間管理

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你知道自己每天花多少時間在工作上嗎?有沒有不足或超過?還需要多努力在工作上?抑或需要給自己多一點休閒時間?又或者你是SOHO工作者,必須知道自己實際付出的工作鐘點和所獲酬勞是否合理?那麼你可能都需要一款簡單有效的時間管理軟體,尤其是能長期統計追蹤個人工時表的工具,而這就是今天要推薦的Android App:「Time Recording」。

「Time Recording - Timesheet App」從名稱應該就可以看出它的用途:追蹤個人工作時間花費,記錄每日工時表。這款App非常簡單易用,基本操作就是讓你「打卡,每次開始工作前記得打卡一次,工作結束記得再打卡一次,就像上下班一樣,然後你的工作時間自然就跑出來啦!

類似的免費工具還有我之前介紹過的網路版「1DayLater」,以及電腦單機軟體「GrindStone 2」,而這款「Time Recording」則是Android手機軟體,剛好三種裝置的時間追蹤管理工具都介紹過一輪,有興趣的朋友可以依自己需要選擇。

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  • 比較:

在介紹「Time Recording - Timesheet App」之前,我想先把「1DayLater」、「GrindStone 2」一起拿出來比較一番,剛好這三款工具分別屬於三種平台,但它們的基本功能是一樣的:記錄你的工作時間,提供長期追蹤統計。

所以這三款工具的區別,我覺得就在於用戶需要哪一種平台?

  • 1DayLater:網路平台,不管換到哪一台電腦都可以上網看到同一份時間記錄,適合以網路工作為主的用戶。
  • Grindstone 2:電腦單機平台,適合真正的在家或在辦公室工作者,記錄單台電腦的工作時間。它的另外一個特色是有相對比較強大的待辦事項管理功能。
  • Time Recording - Timesheet App:手機平台、單機軟體,用手機追蹤個人工作時間的好處,就是隨時隨地可以記錄,因為手機通常是最貼身的裝置。

 

 

  • 打卡:

Time Recording - Timesheet App使用上非常簡單,最基本的功能就是「Check in」和「Check out」。

  1. 〔Check in now〕:進入軟體點擊這顆按鈕,就開始計算工作時間。
  2. 〔Check out now〕:再次進入軟體點擊另外這顆按鈕,就停止計時。

透過每次工作開始與結束時記得Check in 、Check out,用戶的「工時」就會被記錄下來了,這就跟你上班打卡沒有兩樣,只是現在是你自己管理自己的工作時間而已。

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  • 備忘:

我們不太可能連續一直工作,所以一天之內應該會打卡好幾次,也會記錄下好幾段分開的工作時間,這份工作時間表都可以在軟體主介面上看到。

而如果想要修改工作時間,只要點擊工作表上的任何一個時間點都可以修改。若是某一段工作有重要的事情必須筆記,可以點擊該項工作右方的〔筆記本〕按鈕,就能留下這項工作的備忘錄(Work unit note)。

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有時候,我們要記下的備忘錄不是針對單項工作,而可能是針對「一整天」的工作提醒,那麼這時候可以點擊主畫面工作表下方黃色欄位的〔筆記本〕按鈕,留下對於今日的工作備忘錄。

這些備忘在未來的統計查詢中都能看到,有助於我們事後進行檢驗與反省。

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  • 任務:

前面你一定會看到,為什麼我的工作表上單項工作最右方還會出現像是「部落格經營」、「工作事務」這樣的「Task」說明?這是因為Time Recording可以讓用戶簡單的區分重點任務。

在Time Recording中打開「Menu」進入「Preferences」,切換到〔Tasks〕設定頁面,點擊〔Edit tasks〕,就能自訂屬於自己的重要任務項目。

例如你的工作可能區分為:行政工作、聯繫工作、企劃執行等等,也有可能你希望每個專案都是一個任務,這都可以透過「Add new task」添加。這裡看個人覺得怎麼區分最有效,不需要太細,而是應該以「這樣區分我以後查詢時可以有效檢驗」作為分類的前提。

附註:其實你也可以什麼Task都不要添加,直接記錄「單純工作時間」即可,這樣Time Recording還是可以當做自己每天工作多久的紀錄器。

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例如我自己習慣只設定成「部落格經營」、「工作事務」兩種分類(不管在之前提過的1DayLater或GrindStone 2都是這樣),只需要這兩種分類,我就可以知道自己每天「總工時」有多久?也可以知道在上班日是不是花更多時間在工作上?而在假日時花更多時間在部落格?如果有失衡就馬上能發現。

當事先設定好任務區分後,回到Time Recording主畫面,這時就可透過〔Switch task〕切換任務計時,或是在某項工作計時右方點擊切換任務項目。

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  • 結果:

前面的計時、備忘、任務分類,最後當然都是為了日後可以查看結果,進行自我工作效率的檢討改進。

在Time Recording主畫面最下方可以看到〔Day〕、〔Week〕、〔Month〕三種統計分類,點擊後就能查看每日統計、每週統計、每月統計結果,從這些簡單的清單中,我們可以很清楚的看到自己的時間管理是否有效。

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在每週或每月的統計清單上方可以切換「Filter」過濾器,例如以我的例子來看就是單獨叫出「部落格經營」或「工作事務」的統計清單,看看花了多少時間在執行這些任務上。

而點擊「Task Martix」時,更能直接查看「總工時」中不同任務的執行時間所佔比例,我們可以清楚的看到自己的時間分配是否恰當。

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  • 目標:

從上面結果清單的示範圖中,你會看到我的清單下方有一個每日總工時統計,而總工時下方還會出現一個「未達目標」、「超過目標」的時間計算結果。例如我設定成每日工時目標是8小時,如果我只工作了7個小時,就會出現「-01:00」代表我沒有達到工時目標。

怎麼設定自己的目標呢?進入設定畫面,切換到〔Tracking〕頁面,首先在「Hourly rate」中可以設定自己的「時薪」,這有助於計算自己的鐘點費,尤其如果你是個人接案工作者的話,統計工時與報酬是很有必要的。

而在「Daily target time」中就能設定每日的工時目標了!這個目標可以想像成是自己應該努力工作多久?但換個角度,也可以想像成自己不應該超時工作!以免破壞自己的生活品質。

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  • 匯出:

Time Recording可以記錄追蹤,當然也可以把統計結果匯出到電腦上保存!在主畫面上點擊「Menu」-「Data Export」,就可以選擇五種不同匯出表單。

而透過右上方的「Settings」,可以設定匯出的檔案格式,我強烈建議使用「Web Page(HTML)」格式,這樣中文才不會變成亂碼。

至於匯出時,可以選擇像是用Email寄到你的電腦,也可以選擇存入DropboxEvernote當中(如果你的手機有安裝這些軟體的話)。

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  • 小結:

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Time Recording還有提供一個Android桌面小工具,會顯示上次工作開始(或結束)時間,以及今日截至目前為止的總工時,方便我們直接看到鐘點統計,而點擊這顆按鈕就可以進入Time Recording主畫面打卡。

不管是使用Time Recording,或是我之前介紹的1DayLater、Grindstone 2,還是任何你自己習慣的時間管理軟體,我都覺得「記下自己實際工作時間」是一個簡單但有效的小動作,透過這樣持續的紀錄,可以督促、反省自己的時間運用,建議大家都可以嘗試看看。

11 則留言 :

  1. 下面那個好像無臉男:)

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  2. 但Time Recording移到sd就不能使用桌面小工具
    Time Tracking也蠻好用的,我用來記錄自己念書的時間和進度。
    https://market.android.com/details?id=de.xpertdesign.xtdroidtrial

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  3. 我是二樓,真是抱歉,沒有把名稱寫正確,是Xpert-Timer Time Tracking

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  4. 不好意思我想問一下
    截圖看到的輸入法是那一款?
    我稍微爬了一下,沒有看到相關介紹...或許是我眼滑了Orz

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  5. 那是HTC內建的輸入法(Desire HD)

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  6. @匿名2:
    感謝推薦,我來研究看看

    @匿名1:
    那是「Go桌面EX」的佈景主題

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  7. 第一章圖中間的無臉男是做什麼用的?

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  8. 不好意思請問有沒有一種軟體是打卡會顯示時間與地點
    而且地點與時間無法修改
    例如我人在新店北新路一段
    打卡只能打在新店北新路一段
    因為老闆要計算在外工作的工人上工與下工時間
    所以要我找找..可是我找不到 想請問您知道嗎?
    我的mail: coreopsis30@gmail.com

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  9. 異塵行者您好~~
    我在跨日期的設定有問題?
    如果當天晚上打卡開始做一件事情, 忘記check out,
    日期會算到隔天, 而且改不回去昨天的時間。
    例如昨天晚上19:30吃飯, 今天早上8:30才發現昨天忘記check out,
    如果我把8:30改成20:30, 系統會把時間算成今晚的20:30,只能改時間無法改日期,
    等於我昨天的晚餐吃到今天晚上共25小時??

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  10. 我使用類似的軟體 Target Time Record,有中文化
    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.acs.targettimecard

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