2011年3月21日 星期一

Grindstone 2 免費時間管理軟體,專案任務規劃與進度追蹤計時器

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在前兩天的「你在開啟電腦後會常駐執行哪些軟體與網站?我的推薦與不推薦」一文中,我提到自己會常駐開啟一個叫做「1DayLater」的網站,這個線上服務的功能是追蹤記錄各項工作的時間花費,從而我可以從報表中反省與修正自己的時間管理方式。今天我想推薦另一款免費桌面時間管理軟體:Grindstone 2」,結合了待辦事項清單與計時器追蹤提醒,並且包含更深入的專案管理細節設定。

Grindstone 2對個人工作者來說應該是一款很強大的「免費」專案時間管理軟體,它甚至可以統計專案酬勞,讓你計算真正的時間成本。不過這部份比較專業,不是我能夠介紹的範圍。

今天這篇文章,我只想介紹「建立專案工作清單」、「追蹤每項任務時間」這兩個最基本的使用方法,而只要能上手這兩大功能,那麼Grindstone 2就已經足以充當一款優秀的時間管理工具。

 

Grindstone是指「砂輪、磨石」的意思,有句俗諺說「put one's nose to the grindstone」,就是說要人埋頭苦幹。而當你面對複雜、龐大的工作時,一款像是Grindstone 2的時間管理軟體就可以幫你做好有條理的規劃與記錄。

我們利用Grindstone 2事先把專案工作的每一項子任務排定好時程,這樣一來我們就不會漏掉重要細節,也能隨時知道哪些工作已經完成或尚未完成。

接著我們在執行任務的當下,透過Grindstone 2進行時間記錄,這樣一來我們就能清楚知道完成每一項任務所花費的時間(如果你的工作是以時計費的話,這對你來說就很重要),我們可以把花費時間與預估完成時間比對,從而知道適時調整工作的速度或方法。

下面我就用最簡單入手的方法,介紹Grindstone 2如何完成上述的建立工作清單、追蹤任務時間功能。

 

 

建立「專案-子任務」清單:

01.

首先下載並安裝Grindstone 2,接著我們先建立一個基礎的思維,那就是「專案(Profile)-子任務(Tasks)」的層級關係,例如我有「Firefox 4系列文章寫作」、「購物網站規劃」這兩個專案,而在「Firefox 4系列文章寫作」底下就會有各個單篇文章寫作的子任務,可能還會有必須進行的相關測試的子任務。

開啟Grindstone 2後,我可以透過上方功能列的【Profile】-【Create new profile】來建立一個新的專案,最簡單的就是只要輸入新專案的名稱即可。

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02.

接著在軟體上方的「profile」欄位中切換到剛剛新增的專案,然後在這個專案底下新增子任務了。

新增子任務的方式也很簡單,只要點擊功能列的【Tasks】-【Create task】,就能在清單中新增任務。

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03.

在新增子任務的設定畫面中,先填入任務名稱,接著的「Estimate」欄位是讓你事先預估任務所需完成時數,而「Due」是填入開始日期,「Complete」是填入完成日期。最後這個「Complete」指得是你真的把任務完成的那一天(而不是預計哪一天完成),所以請最後完成任務後再回來填寫。

透過新增子任務,其實Grindstone 2就是一個「待辦事項」工具,我們可以把任何瑣事、要事,或是工作每個環節需要完成的事,都在這裡仔細記錄與規劃。

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04.

回到軟體主介面,在上半部欄位可以看到所有新增的待辦事項,這時候我建議利用主介面右上方的〔columns〕來新增一些欄位檢視資料,這會更有利於我們的工作安排。

例如勾選【Due】就能在清單中直接看到每個任務預計開始的時間,這提醒我們是不是應該開始做這項任務了?而勾選【Estimate】就能看到任務執行所需時間,假如現在剛好有半個小時空檔,是不是可以趕快從中找出30分鐘內能完成的任務來執行?

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  • 記錄追蹤工作時間:

01.

建立好專案、子任務清單後,當然必須開始執行。

當我們準備執行某個子任務時,請先點選這個任務(不是在前面的方塊打勾,而是反白選擇該項目即可),然後在軟體最下方可以看到計時器的啟動按鈕列。

這排計時器按鈕,依序是開始計時、停止計時、倒數計時,和手動加入時間的功能。如果你忘記自動計時,也還是能透過手動方式來添加執行時間。

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02.

按下綠色的自動開始計時按鈕後,就會彈出一個「置頂」的桌面計時器,隨時提醒你目前已經進行了多少時間。

我們可以在計時器按下停止按鈕,這時候會先暫停計時,但還能再次繼續計時,而如果第二次按下停止計時按鈕,就會關閉計時器,並把這次的計時結果記錄到子任務下方。

透過計時器簡單的紀錄每項子任務的時間花費,假如這項子任務要花很多次來完成,也可以透過每次計時後加總該任務的花費時數。

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03.

除了基本的工作計時功能外,Grindstone 2也內建了「Egg Timer」的倒數計時器,倒數計時器主要是為了提醒用戶重要的時間。

例如再過三小時就要出門和客戶報告,這時候就可以利用Egg Timer來倒數計時並事實發出提醒。

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  • 檢視檢討專案工作進度:

01.

透過上面的建立工作清單、追蹤工作時間,我們的Grindstone 2上就記錄了自己完整的工作過程,這些記錄就是自我工作檢討的最好材料。

在Grindstone 2軟體右下方可以看到時間區段的選項,例如我們可以直接選擇「This month」,就能看到這個月所有執行的工作,以及這些工作總共花費了多少時間。這只是很簡單的過濾,但已經能整理出不少有用的資訊。

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02.

另外透過Grindstone 2上方功能列的【Reports】功能,就能直接統計出各種報表,例如下圖中就是一份我在執行「Firefox 4系列文章寫作」專案過程的報告,很簡單也很清楚的列出我執行每次寫作的時間花費等資料。

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03.

而對於已經完成的子任務,我們就能在Grindstone 2上直接勾選子任務前的方塊,這樣該項子任務就會被「劃掉」,並記下劃掉當時的時間,這樣一來也可以幫助管理目前的工作進度。

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  • 小結:

Grindstone 2還有很多進階的功能細節,但這篇文章無法講到那麼細,然而即使只是從這篇文章談到的單純工作清單、時間記錄功能來看,Grindstone 2也已經是一款很有用的時間管理軟體,推薦給大家嘗試看看。

10 則留言 :

  1. 很實用的工具~~~
    感謝啦!!
    有時要問我花多少時間在專案上,還真有點困難...

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  2. 行者,看了你的文章後,安裝後也Google了一下是否有中文版
    卻發現此網站一字不改照抄你的大作,除了沒有圖。~"~
    http://www.e-zone.com.hk/tips.php?tipsid=10773

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  3. 感謝你的回饋,我會和他們聯繫看看

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  4. 這工具比以往的好用,內置計時器,而且能自動回存所用時間,不用手動輸入。

    而且也支援直接貼上制定任務(1行1任務),然後用正則表達式判別名稱。十分方便我這些用Evernote和記事本做GTD的人。

    感謝行者兄的推薦

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  5. 謝謝行者分享。這跟我常在使用的TodoList http://www.codeproject.com/KB/applications/todolist2.aspx 還蠻相似的。行者有使用過或介紹過這套軟體嗎?

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  6. 最近也有朋友向我推薦呢
    我還沒用過
    看來改天要試試看了

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  7. 無意間發現這個win7桌面工具蠻值得推薦的,跟此帖無關,不過是桌面工具類別只好隨便找一篇回應推薦,
    http://www.addictivetips.com/windows-tips/group-and-organize-program-icons-in-windows-7-taskbar-with-bins/

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  8. 請問這有中文版嗎

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  9. 不好意思,想請問一下......
    Due不是「到期的」的意思嗎?
    那這樣Due那行是不是填入我們預期完成的時間呢?

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  10. Grindstone出了3,但是拿掉profile了...不知道Esor有沒有用過?跟2比起來不知道那個比較方便咧...

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