2013年8月30日 星期五

這五個數位工作方法,幫助我和我的缺點和平共處

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「退一步,海闊天空」,這是真的。人性有很多弱點,很巧的是,這些弱點其實我都有。雖然我知道要改掉壞習慣,可是一個人的個性並不是那麼容易改變的。所以當我從一個什麼事情都無法如期完成(甚至曾經因此出過超級大紕漏),慢慢變成一個可以依序完成任務的人的過程中,我並不是把自己變成另外一個人,而只是用一種可以和自己的缺點和平共處的方法來達到。

這是一路走來的過程中我對自己最重要的一個反思。一開始,我嘗試和自己的缺點對抗,我嘗試激勵自己來從負直接跳到正,我嘗試變成理想中的人,但這種事情真的很難持久,甚至連跨出第一步都辦不到,因為那個門檻太高,而我們的能力有限,即使一時鼓動了意志,也總有洩氣之時(參考:養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?)。

所以我研究有效的工作方法,也就是如何把一件事情盡我所能的完成。生產力提昇的原因不在於激勵,而是一些確實可執行的步驟。改不了壞習慣也沒關係,有時候我們不一定要征服,而是用有效的方法,跨過那個自己天生的小缺陷。

 

 

今天,想跟大家分享一些這裡面的心路歷程,也是分享一些數位工作方法。

 

 

  • 一、跟懶惰和平共處

我是一個回到家裡就想躺著不動的人,說到整理,那真的不是我能持之以恆去做得很好的事情。就從整理手機照片這種小事情來看,以前我總是要等到手機快滿了才把照片匯出,匯出後又懶得分類,因此就是一堆照片全部放在一個不知所謂的資料夾中,以後也很難以使用。

更多時候,這樣的懶惰也會造成一些資料再也找不回的損失。

所以,後來我變成一個勤於整理照片的人了嗎?沒有,我依然故我,可是我使用了常常推薦的「 Google+ 相簿」,讓手機自動幫我同步備份照片,讓雲端相簿自動幫我分類整理,讓 Google 索引自動幫我找到想找的照片內容。

我還是懶得什麼都沒有做,可是有了雲端同步的方法後,這個不整理的壞習慣,卻也不再困擾我。

 

 

  • 二、跟拖延和平共處

做一個計畫時我總是很容易拖到最後一刻才想要爆發超級賽亞人功力去完成它,大多時候或許衝刺可以讓我過關,可是夜路走多了難免遇到鬼,一定也有些時候就是會出個無法挽回的悲劇。更重要的是,每一次都要和截止日期拼鬥的那種壓力,很容易消磨自己工作的樂趣。

那麼,後來我讓自己變成一個不再拖延的人了嗎?也沒有,我還是喜歡多「醞釀」一下,可是現在我懂得利用別人的提醒,懂得在工作的流程上盡可能創造出多個更短的截止日期、多個更小的衝刺。

如果說我就是要在截止日期快到了才有動力執行,那麼就把進度切分到每個禮拜都有目標進度,每個禮拜都是一個相對壓力較小、相對更容易達成的衝刺。一個一個月的計畫拖到最後才做,和一個幾天的計畫拖延一點才做,意義是完全不同的(參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案 )。

另外,我盡可能用 Dropbox、 Google Dirve 跟我的夥伴一起合作,我們擁有共同的進度目標,並且我們即時看到彼此的成果。當對方先提出成果時,我就不得不開始進行我的任務,這些線上協同合作工具,對我來說是很好的「拖延治療」,可以即時看到一起跑步的人,即使我習慣落後,也不會落後太多。

 

 

  • 三、跟健忘和平共處

我也是一個很不細心且健忘的人,一個要繳的單據擺在桌子上久了,和其他資料混在一起,我一定會日久漸忘,最後就忘了做那件事情。這個事情如果回歸到電子郵件的處理上,想像一個收件匣裡堆滿了各種需要處理、不處理、處理完成的郵件的話,我一定會漏掉很多準備處理的郵件而沒有處理。

那麼我是透過把自己變成細心的人去記住那些我必須處理的郵件嗎?當然不是,這是很難做到的,既然我沒有辦法改變自己,那我就改變我的收件匣吧!這就是我把收件匣變成:「只有需要處理的郵件」的原因。

「清空收件匣」這個數位工作方法,可以說是我和我的健忘、不細心一起和平共處的妙方,把那些我會搞混的東西移出,沒有已經處理、不需處理的郵件,打開收件匣後就是剩下需要處理的郵件,我也只要記得就是把收件匣清空,就不會有任何忘記沒做的事情了。(參考:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法

 

 

  • 四、跟散漫和平共處

我其實是一個很難把東西一直整整齊齊、規規矩矩擺好的人,即使偶爾把書桌都歸好位了,但只要日子一久,東西就一定不在他們的位子上。就以名片整理來說吧!隨手拿到的名片,能夠順利回到我的書桌放進名片盒已經算很幸運了,但名片盒的位置也常常因為亂擺而遺失。

可是我能把自己變成一個勤於整理桌面雜物的人嗎?我自覺這真的很困難,所以我的方法就是力行「無紙化」,把名片拍照數位化、把紙張掃描數位化。(參考:無紙化工作方法,不「紙」數位化,還需行動化雲端化

一旦數位化後,就不再佔用桌面空間,自然不需要整理。一旦數位化後,就可以統一儲存在某個資料庫中(硬碟、 Dropbox、 Evernote ),統一集中了也不會因為亂擺而搞丟。一旦數位化後,甚至可以利用像是 Evernote 的照片內文字搜尋功能來找出名片、講義上的內容,也就真的不用整理也不怕找不到了。

 

 

  • 五、跟分心和平共處

我是一個很容易東想西想的人,這一點有時候是好事,例如看到一件事情我會聯想出很多可能的延伸;但有時候也是壞事,因為我就會因此分心而離開了我正在做的事情。

怎麼辦呢?我要把自己變成一個絕對不會分心的人嗎?確實需要訓練一下專注,但要我變成一個完全自動自發就能專注的人,老實說也辦不到。

所以我用了兩種方法來讓容易分心這件事情影響變小。第一個方法就是「番茄鐘工作法」,因為知道25分鐘後我就可以休息去看我想看的新聞,所以工作中更容易從分心的狀態趕快拉回來。即使真的分心了,起碼25分鐘階段鈴響時,可以即時提醒我自己,下一個工作階段要好好專心。

第二個方法則是善用「稍後閱讀工具」,一旦我被分心去搜尋、閱讀什麼新聞資料時,立刻儲存到 Pocket 之類的稍後閱讀服務中,因為儲存下來了,就覺得自己可以等等看,某個程度能減少分心的時間。

 

 

  • 小結:

其實,我研究這些數位工作方法的過程,也就是我在學習怎麼與自己的缺點和平共處的過程。

雖然我也想克服與對抗自己的缺點,可是很多時候這反而一事無成,與其如此,不如放過自己,但讓自己可以做一些自己可以「真正做到」的努力。這會讓自己更快樂,也能幫助自己完成更多事情(參考:不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力)。

7 則留言 :

  1. 前陣子在思考零碎時間搭配番茄工作法,使其合作無間,但是鬧鐘似乎也可以替代番茄鐘APP...至於稍後閱讀,對於Pocket APP總是無法記住設定與如何不登入而離線閱讀,不甚上手...

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  2. 防止分心的話, 若是用Firefox, 那麼 LeechBlock的附加元件是一個非常棒的選擇, 他可以設定在特定時間選擇性擋掉某些網站, 或是更彈性一點, 可設定每小時這些網站最多共可以看幾分鐘...這對於上班必須用網路, 但又要防止用網路分心, 是很好的小工具... 何況他是免費的

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  3. 沒想到我有的缺點大神也有呀!有工具真的差很大.以前一直想改變世界不如改變自己,但改變自己很難呀,看了你這篇文,有一個方向讓我做好一點,自責少一點.希望.先謝謝~

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  4. There's chemtrail in you picture.

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  5. 從MBTI裡的INFP, 到確診自己有ADD的毛病, 然後看您各篇文章一些改善方法, 發現, 我並不孤單, 謝謝

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