從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫



完成前一篇文章的筆記資料轉移步驟後(從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一):使用習慣相對無痛匯入),基本的筆記已經匯入了 Notion ,也可以搜尋、開啟、編輯了。一個一個 Evernote 「記事本」,變成一個一個 Notion 「 Database(資料庫)」。

除了前一篇文章提到資料庫的基本設定,讓你重現 Evernote 記事清單的面貌外,接下來第二階段的教學,我要分享如何利用 Notion Database(資料庫)的特殊功能,設計出脫胎換骨的資料庫面貌:

  • 根據專案時間、重要性、階段進度等需求,排程筆記。
  • 快速找到當下需要、當下不能遺漏的筆記。
  • 讓記事本除了清單,還能變成看板、行事曆等不同展示方式。

下圖是初步匯入、設定好的 Notion 「 Database(資料庫)」。




 同樣的 Notion 「 Database(資料庫)」,對應到下圖是原始匯入的 Evernote 記事本。




但是 Notion 的「 Database(資料庫)」,不僅僅是可以讓筆記變成清單、卡片檢視,如果學會「 Database(資料庫)」的特殊設定:

那麼我們原本記事本中的筆記,將可以展現出「滿足各種不同需求」的專案管理結構!

讓我們一步一步,展開 Notion 「 Database(資料庫)」的各種特殊設計技巧。




讓筆記根據需要排序:


首先,我們可以先練習讓 Notion 的「 Database(資料庫)」可以根據我們的需求排序。

在資料庫的右上方,選擇〔 Sort 〕,可以設定各種排序方式,而且可以組合多個排序條件,利用〔 Add a sort 〕新增規則即可。

例如,在「工作任務」這個資料庫(記事本)中,我想要看到根據提醒時間排序的重要任務。那麼我就可以加上兩條排序設定:

  • 第一條:Reminder:Ascending
    • 根據提醒時間排序,由最早的提醒到未來的提醒。
  • 第二條:Updated:Descending
    • 提醒時間一樣,或是沒有提醒的筆記,根據更新時間排序,最近更新的排在最前面。

加上這兩條排序規則後,這個「工作任務」資料庫,就可以優先看到那些過期的、快到期的重要筆記。

排序規則可以自由設定,每個資料庫(原記事本)都可以不同,有的根據提醒時間優先,有的根據更新時間或建立時間,有的說不定你想根據筆記標題。





讓筆記根據需要過濾:


有時候,一個資料庫(記事本),當下不需要看到所有的筆記。

例如我的「工作任務」資料庫(記事本)中,包含了我的執行中專案筆記、課程筆記、企劃中專案筆記,但也有很多零零散散的任務、資料筆記。

其實最重要的還是那些有價值的目標,那麼我可否過濾出專案筆記、課程筆記、企劃中專案筆記呢?可以的,利用「 Tag (標籤)」的功能即可。

如果你之前有根據我的「 Evernote 子彈筆記法」,為你的 Evernote 筆記設計很多進度標籤、專案標籤,那麼這時候就可以在 Notion 派上用場。

在資料庫右上方的「 Filter 」選單,建立過濾規則,選擇根據「 Tags 」過濾,還可以同時包含多條過濾規則,並決定是要全部符合,還是符合任何一條。

下圖中的過濾,就是將我在工作任務資料庫中的筆記,過濾出包含每日推進、企劃醞釀、專案目錄,或是專訪與演講中,任何一項標籤的筆記。意思就是把我的重要專案、課程、企劃的筆記過濾出來。




原本工作任務資料庫中的筆記, 用更新時間排序,會有很多錯雜的筆記。




如果我把前面兩個技巧結合起來:

  • 排序:先根據提醒時間,再根據更新時間排序。
  • 過濾:只顯示專案、課程、企劃筆記。

那麼我的工作任務資料庫,可以呈現出更精準的面貌。





一個資料庫,可以展現不同檢視模式:


這時候,你一定有疑惑,在一個資料庫中,有時候我想看到最近更新的所有筆記,有時候我想看到提醒到期的筆記,有時候我想看到只過濾出專案的筆記。

難道每一次都要重新去調整排序、過濾方式嗎?當然不用。因為我們可以為一個資料庫,新增多個固定的檢視方式(View),快速切換即可。

例如下圖中,我為前面提到的這個「工作任務資料庫」,建立了四種檢視方式:

  • List View:根據更新時間,排序所有筆記
  • 專注工作目標:根據提醒時間,只顯示包含專案、課程、企劃 Tag 的筆記。
  • 工作行事曆:用行事曆方式檢視所有任務筆記。
  • 到期任務檢視:根據提醒時間,排序所有筆記。

有時候,我想看最新的筆記,有時候我想看所有提醒的筆記,有時候我想專注在專案,有時候我想在行事曆上排程,都只要在資料庫的左上方切換檢視模式即可。

操作步驟很簡單,在資料庫左上方,選擇〔 View 〕選單,按下〔 Add a View 〕,為這個檢視模式「命名」,然後按下〔 Create 〕,一個新的資料庫檢視就建立了,我們再根據前述的技巧進行這個檢視模式專屬的排序與過濾即可。





用 Board 看板,把資料庫變成專案進度流程:


你可以看到檢視模式除了 List(清單)與 Gallery(卡片)外,還有一個 Board(看板)。

以我從 Evernote 匯入的這個「部落格任務」記事本為例,裡面有 400 多則筆記,都是我的寫作素材與草稿,我原本在 Evernote 中,會利用標籤來排序寫作進度:

  • 思考動腦:還需要構思大綱與論點的草稿。
  • 測試研究:還需要實際操作工具測試的草稿。
  • 撰寫完成:即將寫完的草稿。
  • 每日推進:重要的主題寫作計畫。
  • 等等

這些都可以匯入 Notion ,然後我就可以利用 Notion 的資料庫特殊功能,作出更厲害的筆記排序結構。




我選擇在部落格任務的資料庫,新增一個 View ,採用 Board 模式,用「 Tags 」來區分看板的列表,也就是每一個標籤一條列表:

  • 手動排序列表,把我最重要的寫作進度,像是思考、測試、完成、每日推進等,排序在最前面。
  • 每一條列表根據筆記更新時間排序。

這樣一來,這個部落格任務的資料庫,就可以用看板進度的方式,根據標籤,排序我的寫作任務筆記了。這樣一目了然的方式,可以更有效率的挑選出需要處理的筆記。




如果標籤設得很多,看板模式的列表也會變得很多,但是不用擔心,我們可以用「 Filter 」在這個檢視模式中單獨過濾出需要的標籤。

或者,把不需要的標籤列表隱藏( Hide )起來都可以,就看哪種方式比較方便。





用 Calendar 行事曆,讓資料庫在日曆上管理:


回到前面介紹到的同一個工作任務資料庫,前面我已經展示了這個資料庫的多個檢視模式,接下來,我需要管理這些工作專案、任務的時間排程,於是我又新增了一個 View ,採用 Calendar 模式。

在這個模式中,預設會把有提醒時間的筆記,安排到行事曆上,於是可以很清楚的在行事曆上看到到期任務。

如果想要更改提醒時間,可以在這個行事曆上直接拖曳,移動到新的日期,任務筆記的提醒時間就會修改。




在行事曆的檢視模式,也不一定只能顯示提醒( Reminder ),我還可以在上方的「 By 」選單切換:

  • 根據建立時間,把筆記顯示在行事曆上。
  • 根據更新時間,把筆記顯示在行事曆上。

如果你想看到最近新增的筆記,以免漏掉哪些新任務,現在你知道怎麼作了嗎?





萬用的表格模式,還可作統計計算:


在 Notion 的資料庫檢視中,還有一種基本但萬用的表格模式( Table View )。

在表格模式中,可以快速展開所有筆記的屬性,方便快速作過濾或排序,也可以圈選某一範圍的大量筆記,進行批次修改。

而在表格模式中,還有基本的「統計功能」。

注意看下圖的「最下方」,表格的尾端有一個「 Calculate 」計算選項,可以設定不同的計算方式,例如你可以看到的是:

  • 總共有 449 則筆記。
  • 最近更新是兩天前。
  • 最早的筆記到現在,已經寫了快四年的時間。




設定每個資料庫專屬的範本筆記:


每個「 Database(資料庫)」(記事本),相信對你來說就是不同的人生領域、不同的專案,這時候,不同的需求是不是會有不同的範本筆記呢?

在資料庫的右上方,〔 New 〕的按鈕可以在資料庫中新增筆記。

而〔 New 〕右方的選單,可以讓我們為這個資料庫添加範本筆記( New template )。

這樣一來,在我的廚房計畫資料庫,我就可以設計一則食譜筆記範本。




當我要新增一則食譜筆記時,就不需要從空白筆記開始,而可以直接新增一則食譜模板的筆記了。



 

小結:


在系列文章前一篇,先分享如何有效的匯入 Evernote 記事本後,在這一篇文章,則是分享如何把匯入的筆記資料庫,利用 Notion 的專屬功能,設計得更加好用。

Notion 的資料庫,對比 Evernote 的記事本。不過 Notion 的資料庫多了很多過濾排序的規則,以及「由你設計的不同檢視模式」,好好利用,才能發揮 Notion 的精髓。

我打算撰寫一系列的文章,跟大家一步一步分享我的實驗心得。

也歡迎你提出問題,讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後,我想做一份簡單的問卷調查,了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向,歡迎大家協助我填寫,提供我參考:「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。




有興趣的朋友,就請繼續追蹤電腦玩物,我會繼續推出這個系列的新文章!

最後附上 Notion 系列教學文章清單:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二):設計脫胎換骨資料庫

留言

  1. Esor大您好:

    我前陣子剛讀了您的書 "大腦減壓的子彈筆記術",最近正在嘗試在Notion上從無到有建立自己的時間管理系統,之後建構完成後,有機會可以與你分享自己的成果與心得。

    先分享一些跟這篇部落格相關的想法:
    1. 原本我想利用 Notion 內建的 All Updates 來當作自己的時間提醒系統,
    不過他只能顯示已過期的筆記,無法看到即將到期的。上面提到利用Reminder排序的方法,就能把已過期、快到期的筆記都顯示出來,解決了我原本的困擾,後續應該會朝著這種方式繼續發展時間提醒系統。
    在這裡有個疑問,依Reminder排序的方法只能找出任務 (一則一則的筆記),沒辦法找出快到期的行動 (筆記中加上 @reminder date 的單一行context),在時間管理系統上,時間提醒會有需要針對行動做提醒嗎?還是說針對任務作提醒就足夠了?

    2. Database的不同View功能加上Filter之後,我認為應該可以滿足您書中所說的 "自動透視" 功能,應該可以一定程度地取代 Evernote 的進階搜尋功能(差別在於搜尋的範圍)。

    3. 關於database filter ,我這邊覺得有個值得注意的地方,那就是重新命名標籤的話,會把相關的filter弄壞!
    例如文章範例中設計好的 filter:
    "(Tags Contains !01每日進度) Or (Tags Contains !02企劃醞釀) Or (Tags Contains !04專案目錄) Or (Tags Contains &專訪與演講)"
    假設把 "!04專案目錄" 重新命名為 "!05專案目錄",筆記中的標籤都可以同步更新,但是很可惜的,filter不會同步更新(database中有個formula類型的property也會遇到類似問題),而是把不存在的 "!04專案目錄" 從條件中拿掉變成:
    "(Tags Contains !01每日進度) Or (Tags Contains !02企劃醞釀) Or (Tags Contains &專訪與演講)"

    以上是一些想法分享,再次感謝Esor大的書籍與部落格給了我很多關於時間管理的觀念與想法。

    回覆刪除
    回覆
    1. 感謝您的回饋,其實我也是以大腦減壓的子彈筆記系統,來重建我的 Notion 使用方式

      關於第一點,其實我正是想要解決可以看到即將到期任務的問題,如果「一個任務用一則筆記管理」,那麼提醒任務筆記即可,行動的提醒不是很必要,還會變得太瑣碎。

      Database的不同View功能加上Filter之後,確實能夠解決自動透視的需求。

      感謝您最後的提醒,這樣看來,標籤需要先確定,再建立 Filter ,才不會白作工。(不過還好這個標籤系統我在 Evernote 已經運作多年,對我來說已經很穩定,不太會用大變動,也能讓延伸到 Notion 後繼續套用)

      刪除
  2. 想問個資料庫的公式問題,基本的excel公式都能通,但還是有些不太行,如果我想做個閱讀進度,"已讀"是8,"總共"是9,要怎麼讓另一欄顯示"8/9"?如果用"prop("已讀") / prop("總共")",會真的給他除下去...

    回覆刪除
  3. 一路從您各樣evernote教學分享追蹤至今,身邊也陸陸續續有許多朋友入坑notion,想使用您目前是慢慢將基地都轉移到notion了嗎?

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期