2013年5月23日 星期四

Evernote 新增時間提醒功能!從筆記本升級時間管理系統

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Evernote 的筆記可不可以加上時間提醒?」這大概是我在 Evernote 講座中最常被問到的問題第二名(第一名是雲端安全嗎?)現在,我不用教特殊方法來實現時間提醒功能了,因為 Evernote 的 iPhone、 iPad、 Mac 與 Web 版今天開始加入了「筆記鬧鐘」與「待辦清單模式」滿足提醒需求。

放心,Android 版的 Evernote 時間提醒筆記也在測試中,相信未來不管是 PC 或 Android 端也都可以獲得這個很多人想要的功能。

Evernote 的「時間提醒」筆記有著聰明的設計邏輯,它不只是幫 Evernote 加上一個鬧鈴而已,最核心的部分其實是讓整個 Evernote 筆記結構「待辦清單化」,用戶瀏覽筆記時跳脫傳統排序、跳脫制式分類,優先看到屬於「下一步行動」的筆記。把「時間提醒」、「任務權重」的概念加入筆記管理中,從而讓你的 Evernote 不只儲存工作資料,更可以成為最好的工作進度管理系統。

 

 

你會用 Evernote 記下準備要買的禮物?或是用來作專案管理?還是在 Evernote 記下旅行前的行李打包清單嗎?現在,你的這些筆記都可以在「到期前」主動的提醒你:別忘了去執行!

下面的影片,可以看到新版 Evernote 提醒功能在 Web、 Mac、 iPhone 與 iPad 上的運作情形。

 

 

下面我以 Web 版的 Evernote 為例做示範,帶大家一起看看最新的 Evernote 時間提醒功能是如何運作的。

首先,打開某則筆記,就會看到上方功能列多出一個「鬧鐘」圖示。

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點擊〔鬧鐘〕,就可以把這則筆記加入「待辦清單( To-Do List)」

你不一定要設定主動提醒的時間,只要把筆記加入待辦清單就是一種提醒,因為留在待辦清單裡的筆記就提醒你「隨時準備去執行」(這邊你可能需要先了解待辦清單的運作觀念,歡迎參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案)。

這和我之前用標籤過濾出「下一步行動筆記」是一樣意思。(參考:Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜

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當然,Evernote 的提醒功能允許你建立像是鬧鐘一樣的時間提醒,當時間到時就會在軟體端主動彈出通知。

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或者每天有電子郵件彙整提醒當日待辦清單。

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前面說到,加上提醒的筆記,就會加入 Evernote 的「待辦清單」中,那麼這份筆記的待辦清單會出現在哪裡呢?

你可以在每個記事本上方,找到屬於這個筆記資料夾的「提醒事項」

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打開「提醒事項」,就會看到這個記事本中有加上提醒功能的筆記清單。

這裡很重要的是, Evernote 的每則筆記依然在他們原本的資料夾中,而這份「提醒事項」清單則是過濾出來的某種特殊瀏覽模式,而非筆記存放的位置。

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我們可以在這份「提醒事項」清單中,把完成任務的筆記打勾,放心,這不會刪除這則筆記,只是在待辦清單裡標示完成而已。

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如果你進入沒有設定提醒筆記的記事本中,就不會看到這個提醒事項清單。

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我們可以進入「所有記事」分類,查看所有 Evernote 記事本與筆記裡的「提醒事項」,而這就是我們筆記資料庫中真正重要的「下一步行動」了。

Evernote 最新版的提醒功能,以待辦清單的概念,讓用戶可以簡單的過濾出重要的、緊急的筆記,並且在時限到達時主動提醒,讓筆記不只是資料,更是行動的依據,相信這將可以讓 Evernote 擁有更多活用方式!你準備好試試看了嗎?

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  • 2013/05/24 補充: Evernote iPad 的待辦清單管理功能

簡單補充一下已經推出最新版的 Evernote iPhone iPad 上如何使用這個時間提醒功能,首先,每則筆記的右下方都可以看到一個新的鬧鐘按鈕,點擊後就可以將筆記納入待辦清單,或是加上時間提醒。

而在每個記事本、所有記事頁面的「左下方」,可以看到一個鬧鐘標籤。

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點擊這個鬧鐘標籤,就能瀏覽這個記事本裡的所有待辦筆記。

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在這份待辦筆記清單中,項目往右滑動可以標示為完成。

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項目往左拉動則可以修改提醒時間。

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修改提醒時間時,先是設定日期,點進某一個日期,可以設定更細節的提醒鐘點。

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或者在筆記待辦清單中點擊右上方的〔編輯〕,可以拖曳改變待辦事項的排序,將重要的提醒拉到最上方。

可以看到這是把 Evernote 變成一個 GTD 的待辦事項管理系統,之後有時間,我會來好好分享這個功能的延伸應用心得。

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22 則留言 :

  1. 好險我沒有去買Qever的reminder@@~
    這樣子有很多待辦事項軟體要被打敗了XD

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  2. 就等这个了啊!呵呵!

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  3. 我已經更新了~~怎麼沒有看到這個功能~~~~~

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    1. 打開ipad iphone 上的某則筆記,右下方會看到新增提醒的鬧鐘按鈕

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  4. 對啊,搖身一變以後近乎無敵啊

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  5. 以后不用再在Google Tasks、Keep和Evernote之间反复切换了,一个EN就能搞定GTD了。
    如果EN能再加入pop3和imap功能,作为GTD就完美了,毕竟工作中,邮件依然是主要的沟通方式!
    原本使用ifttt实现任务邮件转存EN的,但都是乱码,只好使用最原始的邮箱内转发了

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    1. 不知博主有什么好的方式将邮件与EN结合到一块?

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    2. 我的方法其實很單純,跟你一樣,就是轉發到自己的 evernote。

      我覺得這個流程很好,因為不是所有郵件都要儲存,目前這樣自己先到信箱中過濾,接著才把重要郵件轉存到 evernote(變成任務),這樣的方式滿好的啊XD

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  6. 你的电脑应该是mac吧?windows的貌似没有这个时间功能,不过我iphone和ipad上的软件已经有了。

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  7. 现在最期望的还是evernote移动端的离线。每个月60m如果多数文字的话完全够用,纠结在免费账户没有离线数据,对于我来说时刻联网有时候不现实的。

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    1. 手機端離線查看的問題真的是讓這個好用玩具整個失色

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    2. 因此我果斷買下專業版帳號了!

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  8. google calendar 的待辦,google keep,evernote

    三個工具的功能重疊的部分,讓人有點傻傻不知怎麼利用,
    有點資源浪費的感覺

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    1. Google 記瑣事,evernote 管計畫。

      異塵兄教的 :D

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    2. 哈哈,歡迎參考:http://www.playpcesor.com/2013/01/evernote-gmail-google.html

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  9. 博主,看了不少你的文章,受益匪浅。Google Drive和Evernote有很多功能重叠,你怎样二选一?

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  10. 我現在也是多個服務交替使用,目前是Google tasks、Google calendar和Evernote交互使用。

    Google tasks用來記錄當天要完成的事情,包括每日早上安排好的行程、突然接到的臨時任務或事件判斷為當日必須完成就記錄進去,但如果是馬上就要做的那就沒有記錄必要,除非室交辦給他人或是需要日後追蹤那就直接紀錄進calendar提醒何時要追蹤,而且還強迫自己當天離開辦公室時Tasks中不能殘留待辦項目,也因為都是屬於立即判斷或馬上可以處理的事情,所以比起Keep我選擇介面相對簡潔的Tasks。

    Google calendar用來提醒我時間跟既定行程,每天早上告訴我當天有什麼要完成,該去哪裡,calendar只告訴我該做了,剩下的進度管控就交給Evernote

    Evernote用來記錄所有工作的細節,包含工作分解項目、meeting的紀錄,再搭配EXCEL連結甘特圖做專案控管,以及下面的人每天都要提交一份工作日誌給我,也是依人名分類存在Evernote中。

    在我的Evernote中原本是不記錄跟時間有關的東西的,時間的通知都是透過定期檢視Evernote中的專案分配,然後將時間設定在calendar中做為提醒,現在Evernote中有了時間提醒功能,我想我應該還是不會改變calendar在我的工作中作為鬧鐘的功能,但我認為在Evernote中應該還是能夠有些適度的改變,該是好好思考怎麼善用這新功能了。

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  11. 作者已經移除這則留言。

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  12. 請問一下,Windows Desktop版的evernote是否不支援提醒功能?我怎麼都找不到?

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  13. win7 Evernote v4.6.6.8360 ,仍看不到鬧鐘

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