2013年8月6日 星期二

不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力

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完美主義不一定會讓結果完美,有時放棄完美主義,做得愈少反而愈有力量,不一定要試著去做完所有事情,才能專注在真正重要的事情,無論是生活或工作上擁有更多彈性可以喘口氣,反而會讓我長久保持生產活力,享受每件「留下來」的任務,並且完成得更好。

在很多次的挫折後,我發現有時突破盲點的關鍵不在於去找到新的道路,也不是要改變現在的道路,而是想辦法去掉原本路上的遮蔽物,讓隱藏的捷徑入口浮現。在工作或生活上這就是必須在抉擇中捨棄掉一些東西,選擇後的克制能夠帶來專注,而專注就能讓結果美好。

就像工作來不及時我會避免優先考慮:「我只要多花一些時間就能完成工作。」當然只要給我無限的時間,絕對可以完成無限多的工作,但這比科幻故事還要不現實。所以要考慮的是有沒有更直接解決問題的路徑,有沒有哪些次要任務是可以捨棄的,而不是:我只要晚上加班就能完成它。

 

 

今天這篇文章,讓我分享自己實際經驗中關於「不完美,效率大加倍」的心得。當然我的個人經驗不會適合所有人,但從每個情境中帶來的反思,希望也能提供大家一個關於生產力的不同角度思索。

 

 

  • 花時間在重點上,簡報簡單就好:

我製作簡報時都很簡單,單純標語、圖片串連出我想報告的流程,不使用簡報軟體其他的特效動畫製作功能。雖然加上動畫、音效或許更完美,但沒有也不會影響這個簡報本身的目的。

因為一旦有了動畫、音效,後續編輯與播放時就有了限制,就少了彈性,而當我使用單純簡報設計時,我可以輕鬆在雲端的 Google Drive、電腦端的 Office、 行動端的 Keynote 或各種簡報播放軟體轉換,不會有相容問題。

少了「美化」的時間,我也有更多時間專注在自己報告的練習上,內容流程的調整上,如果說我只有四個小時可以準備簡報,只花一個小時完成簡單但內容有表達出來的簡報,然後花三個小時練習,而不是用來美化,反而效果更好。

 

 

  • 雜亂一點也無妨,筆記不一定要排版精美

或許你的筆記有美化、排版的需要,所以有些朋友會在意 Evernote 的編輯功能不夠強大,但是對我來說則是很少對筆記進行排版編輯,除了偶爾要區隔段落時使用一下水平分隔線,要不然打開我的 Evernote 筆記看,不會看到精美的筆記:

只有記下重點內容但找得到、用得到的流水帳。

尤其在 Evernote 行動 App 記錄筆記時我幾乎沒有利用過編輯功能列,因為記下事情最重要,快速記錄最重要,而排出美美的版面則對工作本身無太大益處,甚至排版有點不整齊也沒關係,我又不是要把 Evernote 筆記直接印成書來出版。

 

 

  • 沒做完就算了,限制我的作業時間

我確實也想每封信都仔細回覆,我也希望能把每一篇新聞、文章都仔細讀過,我也期待能把一本書好好看完,但現實情況確實就是:時間有限。

整體的時間有限,所以我更會去限制自己處理每一件事情的時間。例如我會限制自己閱讀每日新聞的時間,或許我常常推廣新聞閱讀器,所以你誤以為我會花很多時間讀新聞,其實剛好相反,我會限制用最少的時間來處理新聞。

但也因為有所節制,所以才可以練習如何在閱讀新文章的過程去抓出重點。大多數文章我都不會從頭到尾讀完,但我會依據我的需求抓出我想要的。

不管是讀新聞、處理郵件、整理雜務,這些次要工作都應該嚴格做好時間的使用限制,畫出界線、適可而止,少做一點、簡單抓住重點,才能把時間留給更重要的事情。

 

 

  • 拖延戰術?有時不需要把所有瑣事完成

大家可能會認為「拖延」是個壞習慣,但是在工作管理上「正確的拖延」卻常常是一記妙招,因為每天的時間有限,如果你不拖延一下瑣事,反而會干擾了優先執行重要工作的效率

在工作進度的執行上,下一次進度之前我可能列出了10件要做的事情,但這裡其實有些事情是一定要做,有些事情只是覺得要做。這時候在執行的過程中,優先處理非做不可的事情,其他任務則拖延一下。

等到進度截止前,無法再拖延了,這時我也會發現那些被我一直拖延的瑣事其實不影響成果目標,就可以直接移除,不需要做這些事情。

當然,我這裡講的是我對自己工作目標的執行計畫,如果是和他人合作,那麼就要趁早說明什麼事情我無法做、做不完,但又不影響主要目標,盡可能的把瑣事簡化、延後,甚至取消。

 

 

  • 接受現況,更能擁有執行力

前面提到的「不完美」、「雜亂」、「未完成」、「拖延」,看起來這些似乎都是工作方法、時間管理上最討厭的事情,但是把這些現象當做敵人來對抗,真的可以有效的提高生產力嗎?還是只能帶來放棄、逃避的結果?

我從自己「改變習慣」的經驗反省,最重要的開始並不是憑著一股熱血製訂一個習慣改變計畫(因為那通常是學別人的),更不是在行事曆上安排複雜艱難的習慣養成步驟(因為那通常只獲得當下的自我滿足)。愈多習慣改造計畫,就愈容易失敗,那是一種計畫病。

後來我發現「改變習慣」的第一步是深入了解自己的弱點、慾望,了解自己已經行之有年的生活習慣、思維習慣到底是什麼?然後不要試著對抗他們,而是承認他們,找出和平共處又可以讓我變好的方法。

就像是運動這件事,以前覺得要跟別人一樣堅持跑步、騎腳踏車,但我明明回家後更喜歡寫部落格文章,那讓我更有成就感,所以那樣的運動堅持反而沒有辦法持續,後來我改變策略,選擇一個不完美方案:「每天下班多走一點路回家」,雖是不完美鍛鍊,但起碼還讓我具體產生了一些健康的效果。

 

 

  • 小結:

當然,完美的執行會讓成果更美好,但問題是要求完美執行的下場常常是累死自己或放棄執行。這時候,做不來、少做一點、什麼都不做之間,「少做一點」就是平衡的選擇。

而增加生產力,絕對不是拿條鞭子去逼迫自己做不想做、做不到的事情,或是抱怨為什麼沒有更好的執行條件,而是應該接受自己或現狀的不完美,找到最有效果的平衡作法。

只要去執行,也才有改變現況的可能性。

9 則留言 :

  1. 介紹一本書,對 problem solving 和處事方法很有幫助
    The 7 Habits of Highly Effective People

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  2. 報告者是主。。簡報(ppt)是輔。。
    這是一場精采的報告/分享/演說。。的根本
    否則[報告者]將淪為[簡報操作者]。。
    難有精采了。。。

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  3. 作者已經移除這則留言。

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  4. 請問如何安排時間看書呢?
    要考今年的國營考試,
    有家庭晚上不可能也一直看書,
    不過時間我真的很不會安排
    還有三個月的時間怎辦?
    尤於全職準備壓力很大!

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  5. 說得太太太好了!一針見血啊!

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  6. 不完美中的完美,極佳的處事之道!
    豈能盡如人意,但求無愧於心!

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  7. 一篇不錯的文章分享:
    若延後開始,「結束的時間」就會被奪走。
    http://blog.udn.com/oyt0915/14106850

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