拯救紙本文書煩惱,如何利用 ChatGPT 整理摘要紙張文字資料?



最近幾次分享 ChatGPT 工作應用的課程講座中,都會遇到有朋友問這個類似的問題:「如果我希望讓 ChatGPT 分析紙本文件上的文字,可以怎麼做呢?」例如開會拿到的紙本文件、參加活動拿到的紙本通知或說明文件,還是有時候用圖片傳送的文字公告,甚至是紙本書籍中的某些內容,也想要送進 ChatGPT 摘要、整理、轉化成表格筆記內容,可以如何進行呢?

我並沒有特別去研究目前有沒有外掛或 App 可以更快速的處理這個流程。

但是從自己行之有年的習慣,馬上想到的方法(而且我自己遇到這類狀況也真的暫時這樣處理),就是先拍下紙張,用 Google 相簿把照片中的文字複製下來,就可以送進 ChatGPT 進行分析。

而且整個流程的操作速度也不麻煩,可以很快速地完成需要的文字整理。

今天這篇文章,就簡單分享一下這個流程,讓很多時候需要處理紙張文件中的內容的朋友,也可以活用 ChatGPT 去做摘要、整理、製作表格簡報等等動作。




用 Google 相簿(或 OCR 工具)拍照與掃描文字

例如像下圖這樣,拿到好幾頁的紙張資料,如果需要快速整理重點、摘要成表格,可以先把這幾張紙拍下來。




這時候在 Google 相簿 App 中開啟這張照片或截圖,選擇「智慧鏡頭」功能,然後切換到「文字」,全選文字並複製即可。


接下來,就可以把需要的文字貼上 ChatGPT 進行分析了。





貼上ChatGPT 分析、摘要、整理內容,變成更有效筆記

以前如果只用 Google 相簿這類 OCR 工具,可能就是把「所有內容」直接貼上筆記,然後自己再慢慢整理。

但現在如果在這一步可以搭配 ChatGPT ,把 OCR 產生的全文先整理成筆記呢?我們就可以在這個摘要筆記的基礎上進一步整理,節省時間。

這就類似之前也有語音轉文字工具,但搭配 ChatGPT ,就可以把逐字稿自動整理成更準確,或是更有效的報告:用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧



例如我把好幾頁的通知紙本資料,丟入 ChatGPT ,請他幫我分析出需要提前準備的行動。

當然,實際上我還是會仔細看一遍這些通知資料(畢竟如果資料真的很重要,人還是自己看一遍比較保險)。那麼,利用 ChatGPT 分析的好處是什麼呢?

好處是, ChatGPT 整理出來的「筆記」可以讓我先複製到筆記軟體中,我就順著這個架構,節省基本工夫,花一點點時間修改調整,補上其他我覺得重要的部分即可




或者,我把原本的紙張資料,請 ChatGPT 整理成更有邏輯的重點表格,貼上筆記後,我再自己補充整理。




以上就是我自己目前如何讓 ChatGPT 協助整理、摘要、分析紙張資料,轉換成我需要的筆記、清單、表格的流程。

如果你有更快速的工具與方法,也歡迎跟我分享。

有興趣的朋友還可以進一步研究:


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