4 個方法讓 Google 文件多人協作準確追蹤是誰編輯了哪一段落

這是我在雲端工具應用課程中，很多人會追問的問題。 Google 文件的多人協作，無論是一起修改一份企劃案、一起校對一份稿件，或是共同完成一份報告，都可以在溝通與修改上節省很多時間。

但是當很多個人一起編輯一份文件時，有時候我們會想確認：

• 是誰，在什麼時間，修改了哪個段落？

這時候，可以如何完成這樣的追蹤呢？這篇文章，跟大家分享目前可行的 4 個內建功能與使用方法。

商務版新功能：直接查看某個段落誰編輯過

最近 Google Workspace 商務版新增了一個功能，可以更輕鬆的解決這個問題。

在一份 Google 文件中，只要圈選一段文字，按下右鍵，選擇「顯示編輯者」。就可以看到這段文字被哪些人、在哪些時間修改過。這樣可以節省許多確認的時間。

不過，這個功能目前只有 Google Workspace Business Standard 以上版本的付費用戶，才能使用。

免費版功能：版本記錄追蹤編輯軌跡

如果你是免費版的使用者，或者是付費版本比較低的用戶，那麼可以使用原本的「版本記錄」功能來查看。

從「檔案」選單，進入「版本記錄」－「查看版本記錄」。

這時候，當選定右方清單某一個時間點的版本記錄，會看到這個時段的編輯者有一個代表顏色，在左方的內容預覽中，可以從顏色看出該編輯者做了哪些改動。

利用設定「加註者」權限的方式：

不過前面兩個方法，都是比較消極的事後追蹤。

如果想要更明確的知道協作者的編輯位置，甚至可以在直接改動原文前，留下討論的空間。那麼應該使用的方法是，將協作者的權限改為「加註者（註解權限）」。

「加註者」在修改 Google 文件的原文時，會留下類似 Word 追蹤修訂的標示，這樣有兩個好處：

• 更明確的留下誰想要編輯哪個段落的軌跡。
• 正式修改前，還有討論與否決的空間。

利用設定「建議編輯」的模式：

如果協作者都熟悉 Google 文件功能，其實想要留下編輯軌跡時，可以在右上方的編輯按鈕選單，把編輯模式改為「建議」。

這樣一來，編輯時就不會直接改動原文，而會留下可以追蹤與進一步修訂的記錄了。

有時候雲端的協同作業，可以節省很多溝通與傳遞的時間，但是又需要知道對方想要怎麼編輯？希望在對方的編輯軌跡上進一步討論確認？那麼上述四個方法，可以提供大家參考。

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