4 個方法讓 Google 文件多人協作準確追蹤是誰編輯了哪一段落



這是我在雲端工具應用課程中,很多人會追問的問題。 Google 文件的多人協作,無論是一起修改一份企劃案、一起校對一份稿件,或是共同完成一份報告,都可以在溝通與修改上節省很多時間。

但是當很多個人一起編輯一份文件時,有時候我們會想確認:
  • 是誰,在什麼時間,修改了哪個段落?
這時候,可以如何完成這樣的追蹤呢?這篇文章,跟大家分享目前可行的 4 個內建功能與使用方法。




商務版新功能:直接查看某個段落誰編輯過

最近 Google Workspace 商務版新增了一個功能,可以更輕鬆的解決這個問題。

在一份 Google 文件中,只要圈選一段文字,按下右鍵,選擇「顯示編輯者」。就可以看到這段文字被哪些人、在哪些時間修改過。這樣可以節省許多確認的時間。

不過,這個功能目前只有 Google Workspace Business Standard 以上版本的付費用戶,才能使用。





免費版功能:版本記錄追蹤編輯軌跡

如果你是免費版的使用者,或者是付費版本比較低的用戶,那麼可以使用原本的「版本記錄」功能來查看。

從「檔案」選單,進入「版本記錄」-「查看版本記錄」。

這時候,當選定右方清單某一個時間點的版本記錄,會看到這個時段的編輯者有一個代表顏色,在左方的內容預覽中,可以從顏色看出該編輯者做了哪些改動。





利用設定「加註者」權限的方式:

不過前面兩個方法,都是比較消極的事後追蹤。

如果想要更明確的知道協作者的編輯位置,甚至可以在直接改動原文前,留下討論的空間。那麼應該使用的方法是,將協作者的權限改為「加註者(註解權限)」。

「加註者」在修改 Google 文件的原文時,會留下類似 Word 追蹤修訂的標示,這樣有兩個好處:
  • 更明確的留下誰想要編輯哪個段落的軌跡。
  • 正式修改前,還有討論與否決的空間。





利用設定「建議編輯」的模式:

如果協作者都熟悉 Google 文件功能,其實想要留下編輯軌跡時,可以在右上方的編輯按鈕選單,把編輯模式改為「建議」。

這樣一來,編輯時就不會直接改動原文,而會留下可以追蹤與進一步修訂的記錄了。




有時候雲端的協同作業,可以節省很多溝通與傳遞的時間,但是又需要知道對方想要怎麼編輯?希望在對方的編輯軌跡上進一步討論確認?那麼上述四個方法,可以提供大家參考。

有興趣的朋友,還可以進一步參考:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:4 個方法讓 Google 文件多人協作準確追蹤是誰編輯了哪一段落

留言

  1. 此功能非常適合團隊使用,用於跟踪誰編輯了信息。smash karts

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