Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能

 


Google 文件的協作系統發展多年,準備在 2021 年迎來最重要的更新,讓文件超越傳統的編輯功能,晉身為工作時需要的資料整理、任務管理工具。

如果用類比的方式來想像,那就是 Google 文件將在接下來幾個月,陸續推出類似 Notion 的特殊內容筆記區塊、多樣資料檢視模式等功能。

這樣的更新統稱為「 Smart canvas 」,可以意會為透過有彈性的多元格式,讓 Google 文件展示出專案任務需要的各種協作瀏覽格式。例如:

  • 可以交辦任務的待辦清單。
  • 可以直接投票表決的表格。
  • 可以自動匯入的行事曆行程細節。
  • 以及基本而重要的:不同文件、檔案、資料夾之間快速的連結與預覽。

因為這項功能似乎在 Google 免費用戶端、 Google Workspcae 企業用戶端都尚未全面推出,所以我先從 Google 官方推出的影片與文章,帶大家一窺可能的功能面貌。

你也可以從下面這部 Google 官方影片中,了解新的 Smart Canvas 功能操作全貌。





一,快速連結其他文件、檔案、資料夾

像是 EvernoteOnenoteNotion 中的筆記連結功能,一直是這類資料庫與任務管理工具的核心功能,在這兩年新興的 Roam ResearchObsidian 等軟體中,更是把這類連結功能發揮到另一個層次,

而 Google 文件作為網路協作系統,雖然也可以讓不同文件彼此互相連結,但之前並沒有方便的操作方式。(可參考教學:一頁 Google 文件專案管理筆記,重整 Google Drive 混亂檔案

現在, Google 文件將推出新的「插入連結」功能,只要輸入 @ ,加上關鍵字搜尋,就能快速插入(目前我的 Google 文件已經獲得這項更新,不過中文關鍵字搜尋還有問題):
  • Google 雲端硬碟中的其他文件、檔案、資料夾。
  • Google 通訊錄中的聯絡人。
  • Google 日曆中的行程。

有了這樣的連結,不同地方的內容,就能快速合併在一起:

而一份 Google 文件也就可以同時整合專案的企劃、專案的人員、專案的檔案、專案的行程資料了!





二,快速連結 Google 聯絡人、Google 行事曆

尤其是 Google 的多種辦公室工具,包含 Google 文件、雲端硬碟、聯絡人、行事曆,現在就可以利用 @ 完成連結,並在 Google 文件上:

結合下面更多進階的 Smart Canvas 功能,我們可以利用 Google 文件來打造一個互動性更強的協作平台。





三,插入行事曆會議筆記

接下來是 Smart Canvas 功能更有特色之處。

在未來的更新中,當 Google 文件中利用 @ 插入內容時,還會陸續推出許多的「特殊內容區塊」,就類似 Notion 中的許多 Blocks 。

其中有一種內容區塊是「 Meeting notes 」,和前面的行事曆行程連結不同,這種內容區塊將可以:

把某一個 Google 日曆行程中的附件檔案、視訊連結、筆記等等,直接插入 Google 文件中。

這樣一來,我們在 Google 日曆中所做的行程管理,就可以更方便的整合在 Google 文件中。(可進一步參考:10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統





四,建立待辦清單與 Google 工作表整合

更讓人期待的是,未來 Google 文件將可以插入「真正的待辦清單」。(雖然目前從影片與介紹中,還看不出來會如何操作,猜測同樣是利用 @ 的方式插入)

「真正的待辦清單」除了更方便的清單管理功能外,更重要的就是可以和「 Google Tasks 工作表」整合同步,並且可以交辦任務給合作者、設定完成日期。(可延伸參考:全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學





五,可直接投票的協作表格

另外未來 Google 文件也將結合更具互動性的表格工具,預測也應該是利用 @ 的方式插入多樣化的內容區塊。

例如可以在 Google 文件中插入像是下圖這樣結合了「投票表決」功能的互動協作表格。





六,整合 Google Meet 視訊畫面

Smart Canvas 的目標就是讓 Google 文件從傳統的文書編輯,進化成專案任務的管理中心。

所以除了上述各種特殊內容格式的整合外,和其他 Google 工具的整合也是重點之一。其中一個非常有幫助的整合,就是讓文件與 Google Meet  視訊會議畫面整合在一起。

未來可以直接在協作文件平台發起視訊會議,並且不用在切換不同畫面分頁,可以在一個畫面中統合操作。





七,可用時間軸檢視的 Google 試算表

最後,不只是 Google 文件有上述的改進,在 Google 試算表上也會有關鍵的更新,其中一個重點就是未來會陸續推出更多的「資料庫檢視模式」。

例如一個包含日期的表格資料庫,將可以用「時間軸」的方式,瀏覽專案任務的進度。對於會用 Google 試算表來管理任務的團隊,應該會是一個非常重要的功能。(可延伸參考:Google 試算表團隊協作任務清單教學,製作簡易版 Airtable 範本下載




Google 文件、試算表的這一波 Smart Canvas 更新,或許可以讓 Google 的線上協作工具突破傳統文書編輯的限制,成為團隊專案與任務管理的平台,而這也是現代生產力工具的趨勢。

值得大家期待,如果後續我這邊獲得相關功能的更新,也會提供測試的心得與大家分享。

有興趣的朋友,還可進一步研究:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能

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