在遠距會議中多人同步協作畫流程圖的 3 種免費工具快速上手教學



遠距開會、視訊會議的當下,雖然可以在鏡頭前面對面的溝通,可是討論的內容如果沒有「當下」落地生根、「事後」留下文件記錄,那麼會議後可能覺得花了很長時間、聽了很多內容,但許多工作還是要從頭做起。

如果是在實體會議室現場,或許我們有一塊大白板,或是有紙筆,可以一邊討論一邊白紙黑字把討論出的流程畫出來。而在視訊會議的現場,雖然有些視訊軟體可能提供了白板工具,但更重要的是有沒有辦法:

像是面對面會議那樣,一起把討論出的流程白紙黑字畫下來,並且會議當下就產出結果、留下記錄。

之前我在電腦玩物中,當然介紹過一些可多人協作的專業白板流程圖工具,例如:
不過如果我們的需求沒有那麼複雜,希望使用免費的工具,那麼今天這篇文章,就來整理比較好上手,甚至沒用過的朋友也能在第一次會議現場搞懂如何使用的 3 個「多人協作流程圖」選擇。





一, Google 繪圖:想要討論簡單的工作、企劃流程圖

Google 繪圖雖然是內建在 Google 雲端硬碟中的工具,但也可以在多人協作的過程中「獨立使用」。他的幾個優點如下:
  • 其他協作者不需 Google 帳號登入也能協作
    • 只有建立者需要進入 Google 雲端硬碟建立
  • 具備簡單流程圖工具
    • 自動調整大小的文字方塊
    • 自動調整的連接線

首先,想要在會議中多人一起合作流程圖前,建立者來到自己的 Google 雲端硬碟,在左上方的「新增」中選擇「 Google 繪圖」。




建立一張 Google 繪圖後,可透過右上方的「共用」,選擇要跟誰一起合作編輯。

如果想要讓其他合作者更方便,不需 Google 帳號就可以打開這張圖表一起編輯,那就開啟連結共用,授予編輯權限。




在繪製流程圖的過程中,可以利用 Google 繪圖的「文字方塊」插入節點。

另外利用「弧形接點」等功能,繪製可以自動調整的連結線。

只要善用這兩個基本功能,那麼遠距會議的現場,大家也能在一張共用的流程圖中快速的協作了。





二,Google Jamboard:想要討論簡單的想法企劃

如果擔心 Google 繪圖的功能操作對一些與會者來說,還不是那麼好上手,那麼還有更簡單的選擇。

可以試試看「 Google Jamboard 」,在其官方網站就可獨立開啟,或者 Google Meet 視訊軟體中也內建了這個功能。他的優點是:
  • 其他協作者不需 Google 帳號登入也能協作
    • 只有建立者需要 Google 帳號建立
  • 操作更簡單,但沒有專門的流程圖工具
  • 用更直覺的便利貼、手繪圖替代

首先開啟「 Google Jamboard 」白板後,一樣可以利用右上方的「共用」,授權其他人一起協作。或是開啟「連結共用授權」,讓沒有 Google 帳號的人也能打開這塊白板一起合作。




「 Google Jamboard 」沒有專門白板工具,但可以用兩個功能取代。

先邀請與會者一起把想法用「便利貼」丟到白板上。

然後討論時,簡單分類、排列便利貼,並且利用繪圖功能畫上連結線,也有協作討論流程圖的效果。





三,diagrams.net:想要繪製專業的流程圖

如果你的會議需求是要討論更專業的流程圖,不只是像上面的簡單工作流程或想法企劃,那麼就需要使用專門的流程圖工具。

在免費的選擇中,我曾介紹過的「 Draw.io (目前更名為:diagrams.net)」,依然是最好的選擇之一。

不過如果要滿足的是多人協作的需求,那麼可以試試看跟 Google 雲端硬碟連結,先連結「diagrams.net 應用程式」到自己的 Google 雲端硬碟。就能在 Google 雲端硬碟中直接開啟這個流程圖工具。




並且這時候,可以利用和 Google 雲端硬碟相同的「分享」功能,授權給其他 Google 雲端硬碟使用者使用。

不過這裡會有一個比較麻煩的地方,就是其他協作者也需要有 Google 雲端硬碟帳號,並且要授權「diagrams.net 應用程式」。

雖然協作上需要合作者更多的設定,但「 Draw.io (目前更名為:diagrams.net)」是需要合作繪製專業流程圖時的最佳免費選擇。




經過了一段時間的遠距工作、遠距會議經驗,雖然「視訊會議軟體」是基本配備,但「協作工具」才是這樣的遠距工作過程能否保持效率、甚至提升效率的關鍵。

例如當會議過程中正在累積各種想法、討論修正各種流程,如果沒有一個「現場可以一起合作編輯的流程圖」,那麼就算視訊中討論得很熱烈,最後還是要花很多時間重整一份檔案,並且會遺漏很多訊息。

所以今天這篇文章,分享三個遠距會議中可以好好利用的協作流程圖工具,免費、好上手,有些甚至不需要帳號,可以克服各種「不會用」的阻礙,如果你有更好的選擇,也歡迎跟我分享。

有興趣的朋友,還可進一步參考:

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