Gmail 開啟 Google Chat 工作聊天室教學,整合文件協作與待辦清單



2020 年的時候, Google 推出了 Google Workspace 的整合計畫,除了新的付費模式外,還希望能將 Google 系統的各種工作工具進行「整合」,讓 GmailGoogle 雲端硬碟 Google MeetGoogle 日曆Google Tasks 真正進入一個統一的工作空間,更方便使用,更方便協作。

這一年來陸陸續續有些整合功能推出,不過大多數適用在企業版的 Google Workspace 帳戶中。直到現在, Google 宣布將要讓 Workspace 的更多整合功能開放給一般 Google 帳號使用者使用。

例如相關進階功能:「Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能」,另外一個無論是企業版 Google 帳戶,或是一般 Google 帳號,都值得試試看的「整合」功能,則是「 Gmail 中整合 Google Chat 工作聊天室」。

雖然看起來是一個取代 Hangouts 的即時通,但不僅止於此:

這個「聊天室」將 Gmail 郵件、即時通訊、檔案協作、待辦清單、 Google 日曆等整合在同一個管理頁面,方便團隊協作,推薦有多人合作需求的朋友試試看。

下面就讓我們針對關鍵功能,一方面說明如何開啟與操作教學,一方面測試看看為什麼會比一般的即時通好用。




01. 如何在 Gmail 中開啟 Google Chat 整合聊天室?

首先,進入你的 Gmail 網頁,從右上方的設定按鈕,進入「查看所有設定」,並切換到「即時通訊與視訊會議」分頁。

將 Chat 功能切換為「 Google Chat 」即可開始使用。





02. 如何建立、邀請與加入工作聊天室?

接著我們要使用的不是一般的即時通訊,而是「建立聊天室」的功能,可以應用在建立辦公室裡的小組討論區,某個專案團隊的討論區、家庭成員的討論區等等。

在 Gmail 網頁左方的 Google Chat 區域,從聊天室清單選擇「建立聊天室」,就能建立一個工作群組、專案群組、家庭群組,並邀請相關成員加入。




於是在 Gmail 網頁中,除了收件匣的每日往來郵件外,針對某項需要特殊團隊進行長期合作的專案目標,可以利用 Chat 建立一個「聊天室」,讓指定成員加入一起協作管理,進行更快的即時通、共用檔案清單、交付任務待辦清單等等。





相關成員來到自己的 Gmail 網頁,同樣在第一步開啟 Google Chat 功能,在聊天室清單中選擇「瀏覽聊天室」,可以看到他人邀請自己的聊天室清單,並可在這裡選擇加入。





03. 透過工作聊天室,交付任務待辦清單

整合在 Gmail 中的 Google Chat 聊天室,不只可以進行即時通訊,還可以針對指定成員交付任務。

進入某個小組聊天室,切換到「工作分頁」,可以在這裡新增屬於聊天室的工作(只有被邀請到聊天室內的成員看得到)。




例如我建立了一個專案聊天室,就可以在「工作」分頁,把這個專案接下來要做的任務指派給負責的人。

指派的當下,可以設定任務完成的時間、要指派給小組中的誰負責。

最後,工作分頁就像是這個專案小組的簡單待辦清單。




被指派後的任務,會自動同步到小組成員各自的 Google Tasks 中。

例如小組成員 A 被指派了任務甲,那麼小組成員 A 會在自己的 Google Tasks 清單中看到任務甲,但不會看到不屬於自己的任務乙、丙、丁。

透過這樣的方式,一方面在 Chat 聊天室的工作清單中可以看到整個小組的所有任務,另一方面成員可以在各自的 Google Tasks 管理屬於自己的任務。




04. Gmail 即時通訊、文件協作畫面整合

在 Gmail 網頁中收發日常工作郵件,發現有需要立即討論、立即交付任務的事項,就進入「同一個網頁」中的 Chat 聊天室進行小組工作。

如果這時候需要處理 Google 文件、試算表、簡報的編輯協作,也不需要離開 Gmail 畫面。

只要在 Chat 聊天室中插入、新增需要合作的 Google 文件、試算表、簡報即可。




接下來就在 Gmail/ Google Chat 聊天室的整合畫面中,可以於右方開啟 Google 文件協作的畫面。

一邊進行 Chat 的討論,一邊進行文件的多人同步編輯。





05. 將小組需要的檔案,在統一清單管理

所有 Google Chat 訊息中上傳到 Google 雲端硬碟的檔案、文件,都會統一保留在聊天室的「檔案」清單中。

透過檔案清單還可以做幾件事情:

  • 快速回到來源訊息,查看當初傳送檔案時的訊息討論。
  • 直接進行雲端硬碟的檔案分類整理。

另外在 Google Chat 上傳新檔案時,會直接詢問你要用什麼權限共享給聊天室小組成員。





06. 結合 Google 日曆與視訊會議管理

除了待辦清單的指派、檔案的共享、訊息討論外,如果需要快速約定會議、視訊,也可以在 Google Chat 中快速處理。

只要在訊息中點擊 Google Meet 按鈕,就可以快速開啟一場視訊,所有小組成員都可加入。

在訊息中點擊 Google 日曆按鈕,則同樣不用離開頁面,可以在右方側邊欄快速約定一個會議日期時段,所有聊天室成員預設都會加入。





07. 搜尋郵件、通訊、文件、工作

當 Gmail 與 Google Chat 聊天室整合後, Gmail 的搜尋功能也可以搜尋不同的工作訊息。

在 Gmail 搜尋時,如果搜尋郵件找不到,可以切換到「即時通訊和聊天室」,就能看到在 Google Chat 的所有相關聊天室內容,還可以進行一些進階過濾。





08. 轉寄到郵件進一步處理

有些事情適合小組即時通訊處理,有些事情要明確交付任務,也有些事情需要郵件來回討論。

當 Chat 聊天室中的某一段討論串,需要透過郵件進一步確認細節,或是需要轉寄給不在小組中的其他夥伴參考,都可以把某一條訊息「轉寄」到郵件中給自己,並讓自己進一步處理。





09. 切換自己的在線狀態

在 Gmail 中開啟 Google Chat 後,你可能正在處理重要郵件,但不希望 Chat 小組成員知道自己在線上,以免重要工作被干擾。

這時候可以隨時在網頁右上方,切換自己目前的在線狀態。





10. 也可以在 Gmail App 中整合切換

這個整合功能,不只在 Gmail 網頁版可以使用,在 Gmail App 中同樣也可以開啟。

進入 Gmail App 中帳號設定,開啟 Chat 分頁即可隨時切換。







小結:

「 Google Chat 」也是可以獨立使用的服務,而如果透過這篇文章的方法,整合到 Gmail 網頁與手機 App 中,則可以讓日常工作的訊息溝通、檔案傳遞、任務分派、會議安排等,統一在同一個頁面中管理與切換。

而且這樣的整合介面,現在不限於 Google Workspace 企業版帳戶可以使用,一般的 Google 帳號也可以開啟。

並且同樣的整合功能,其實在開創這類工具潮流的「Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道」,或是微軟的「Microsoft Teams 圖解教學:免費視訊會議、遠距工作提升效率」也可以看到,這是未來團隊工作的趨勢。

有此協作需要、小組討論需求的朋友,可以試試看。或者還可以延伸參考:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Gmail 開啟 Google Chat 工作聊天室教學,整合文件協作與待辦清單

留言

  1. 剛實際測試發現G Suite帳號無法開啟 Google Chat ,反而是個人帳號可以開啟,
    若用個人帳號邀請G Suite帳號使用Google Chat 畫面會呈現Hangouts的對話框,太詭異了

    回覆刪除
  2. 目前在 Chat 聊天室中插入、新增 Google 文件,點選後不會整合在 Gmail 聊天室同一個畫面,Google 文件會跳以新視窗跳出。

    Esor 大或測試過的朋友,也會這樣嗎?

    PS. 但我同事就跟 Esor 大文章的畫面一樣,點開後會整合在同一個畫面中。好想要在同一個畫面啊~~~~~~~

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