Trello 拆解專案 7 個步驟教學,把目標規劃到容易高效率執行


雖然 Trello 算是上手不難的專案管理工具,基本功能簡單易學,視覺化的看板也不會讓新手完全看不懂如何使用。

但是如何在 Trello 看板中做出有效的專案規劃,確實還是需要一些背後的方法論。

今天這篇文章,我想分享自己 Trello 的使用方法論,但其實不使用 Trello 的朋友也同樣能夠利用來有效規劃一個專案,無論是工作專案,還是人生專案。

一個專案的拆解與規劃,最終的目的應該不只是列出所有要做的事情。而是更要知道怎麼做更容易?怎麼做更有效?

因為接下來主要是說明「方法論」,所以不涉及太多操作,想要參考 Trello 操作技巧的朋友,可以延伸閱讀:「如何活用 Trello 專案管理?完整技巧案例教學一次學會懶人包」。




一,目標設定:


有一次我在上 Trello 專案拆解課程時,一組學員用「租屋專案」來做練習,他們規劃出了看起來非常完整的步驟與資料,從如何調查地段、如何評估檢查、如何採買家具、如何整理舊家等等,到最後打掃新家的步驟都照顧到,十分鉅細靡遺。

不過,我指出了這個專案規劃可能隱藏了一個根本的問題:「我想要一個怎麼樣的家?」

是兩夫妻的浪漫小屋?還是有三代同堂需求?是想讓孩子有更好的活動環境?還是要享受風景?抑或是以工作便利為最高考量?

在 Trello 中無論規畫什麼專案,我都會優先這樣做:

  • 先建立一個目標企劃的「列表」
  • 用「卡片」整理每一個具體要達到的目標成果
  • 用卡片中的「待辦清單」列出這個成果要滿足的條件清單、要解決的問題
  • 如果還不確定要達到什麼成果?要設定什麼條件?就先在目標企劃列表中,規劃找出成果的任務,例如:
    • 市場調查任務
    • 預算精算與設定任務

把目標要達到的「真正成果」具體的設定出來,這樣可以節省繞彎路、多做不必要準備的步驟。





二,拆解流程:


尤其面對看起來複雜、混亂的專案時,我會優先把這個專案的「每一個階段性進度」先規劃出來:

  • 這樣可以讓我優先專注「下一個階段」的成果就好,逐步推進,減少壓力。


例如面臨感覺瑣事很多的搬家專案,我可能會規畫出下面幾個階段性成果:

  • 維修裝潢新家
    • 搬家後再維修裝潢一定更麻煩,所以要在入住前搞定。
  • 購買大型必要家具
    • 搬家前要讓最難移動的家具先入住。
  • 解決新家生活需求
    • 搬家後就要立刻過生活,所以之前要把水電瓦斯等搞定。
  • 整理舊家物品
    • 最後再花時間斷捨離舊家物品即可。
  • 執行搬家
    • 排出搬家那一天的流程。
  • 整理新家
    • 確認哪些事情可以搬到新家後才處理即可。


先把專案拆解成幾個階段性進度,利用 Trello 的「列表」排列每一個階段性成果,理出一個「流程順序」:

  • 這是進度的概念,讓自己知道應該優先推進哪一類進度,才可以避免卡關、避免混亂。
  • 知道可以先推進哪些進度,才可以更順利、更簡單的逐步把複雜專案完成。

就像我在這篇文章所分享的最新心得:「工作愈忙愈要先理清順序,但不是排重要性,是避免時間浪費」。





三,任務收集:


理順了階段性的成果,排出流程後,我開始在每一個「列表」下,思考這個階段性流程需要完成哪些任務,把每個任務用一張「卡片」表示:

  • 從規劃好的進度流程出發,拆解每一個流程下必須完成的獨立任務。
  • 從進度流程的視野去思考,可以避免自己遺漏關鍵的任務,並且更容易理清楚任務的先後順序。
  • 具體的拆解出一個一個任務後,可以讓自己知道每一階段需要多少時間、完成多少事情。

如果以前面的搬家專案為例,如果我在[整理舊家物品]的進度列表中,拆解出打包衣物、處理舊家具、打包器皿、重新油漆這幾個任務,那麼我就能更具體的規畫這個進度需要安排多少時間,應該安排到哪些時間。




四,拆解行動:


接下來,我會進入每一張任務卡片中,開始拆解這個任務本身的待辦清單,把要完成這個任務需要執行的行動步驟拆解出來,愈具體愈好,因為:

  • 有效的行動清單,可以讓任務更容易推進,用小步驟逐步完成最終結果。
  • 有效的行動清單,也幫助管理者、合作者知道每一個任務目前真正的進度,掌握卡關在什麼地方。

對個人來說,具體的行動清單,可以幫助我們:「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」。

對團隊合作來說,清晰的行動清單,幫助我們掌握這個任務做到哪個步驟?還有哪些沒處理?更容易溝通與合作。





五,整合資料:


在一張任務卡片中,除了行動清單,如果有任務需要的、產生的關鍵資料,像是一些文件、檔案、圖片,都可以整合到這張任務卡片中。

這樣執行任務時,除了確認行動進度,也能直接取得需要的所有資料。





六,關鍵流程提醒:


當專案從目標成果、進度流程、任務、行動清單、資料都逐一規劃完成,那麼接下來就是要掌握某些特殊任務的提醒。

例如下一次開會需要討論的任務、現階段最重要的優先任務等等,這樣的提醒,可以利用 Trello 的顏色標籤功能來設計:「如何設計 Evernote 與 Trello 的標籤提醒?幫你上手的邏輯解析」。





七,可能任務收集箱:


最後,我自己會在大多數 Trello 專案中加上一個緩衝列表:「可能任務清單」。

真正確認要做的任務,排入進度流程列表中。但許多想到可能要做的任務,可以先放在可能任務清單記住。

這樣一來幫助我們確認哪些任務還沒有排入流程,以及可以有哪些備用任務,在原本的任務有問題時,可以替換使用。




一個專案的拆解與規劃,最終的目的應該不只是列出所有要做的事情,而是更要知道怎麼做更容易?怎麼做更有效?

以 Trello 為例,在做 Trello 的專案規劃時,我就依循上面的思考邏輯、拆解步驟,一步一步理清這個專案最容易執行的方針,也提供大家參考。

有興趣的朋友,還可參考:[如何用 Trello 做子彈筆記?我的 Trello GTD 方法範例看板分享]、[如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本]、[Trello 團隊如何使用 Trello? 8個專案排程協作重點技巧]。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Trello 拆解專案 7 個步驟教學,把目標規劃到容易高效率執行

留言

  1. 謝謝您的分享。非常有用。請問可以用Evernote做到類似看板卡片的效果嗎? 我不是Trello的使用者,也沒有一直連著網路。本機程式Evernote對我來說方便很多。謝謝。

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    1. 可以,我自己就是用 Evernote 來做同樣邏輯

      我先用一則:專案筆記來規劃出專案的進度。

      接著建立一則一則的獨立任務筆記,把筆記連結到前面的專案筆記。

      這樣專案筆記就像是專案的看板,可以做專案的排程規劃。

      刪除

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