Trello 拆解專案 7 個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行

雖然 Trello 算是上手不難的專案管理工具，基本功能簡單易學，視覺化的看板也不會讓新手完全看不懂如何使用。

但是如何在 Trello 看板中做出有效的專案規劃，確實還是需要一些背後的方法論。

今天這篇文章，我想分享自己 Trello 的使用方法論，但其實不使用 Trello 的朋友也同樣能夠利用來有效規劃一個專案，無論是工作專案，還是人生專案。

一個專案的拆解與規劃，最終的目的應該不只是列出所有要做的事情。而是更要知道怎麼做更容易？怎麼做更有效？

因為接下來主要是說明「方法論」，所以不涉及太多操作，想要參考 Trello 操作技巧的朋友，可以延伸閱讀：「如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包」。

一，目標設定：

有一次我在上 Trello 專案拆解課程時，一組學員用「租屋專案」來做練習，他們規劃出了看起來非常完整的步驟與資料，從如何調查地段、如何評估檢查、如何採買家具、如何整理舊家等等，到最後打掃新家的步驟都照顧到，十分鉅細靡遺。

不過，我指出了這個專案規劃可能隱藏了一個根本的問題：「我想要一個怎麼樣的家？」

是兩夫妻的浪漫小屋？還是有三代同堂需求？是想讓孩子有更好的活動環境？還是要享受風景？抑或是以工作便利為最高考量？

在 Trello 中無論規畫什麼專案，我都會優先這樣做：

• 先建立一個目標企劃的「列表」
• 用「卡片」整理每一個具體要達到的目標成果
• 用卡片中的「待辦清單」列出這個成果要滿足的條件清單、要解決的問題
• 如果還不確定要達到什麼成果？要設定什麼條件？就先在目標企劃列表中，規劃找出成果的任務，例如：
• 市場調查任務
• 預算精算與設定任務

把目標要達到的「真正成果」具體的設定出來，這樣可以節省繞彎路、多做不必要準備的步驟。

二，拆解流程：

尤其面對看起來複雜、混亂的專案時，我會優先把這個專案的「每一個階段性進度」先規劃出來：

• 這樣可以讓我優先專注「下一個階段」的成果就好，逐步推進，減少壓力。

例如面臨感覺瑣事很多的搬家專案，我可能會規畫出下面幾個階段性成果：

• 維修裝潢新家
• 搬家後再維修裝潢一定更麻煩，所以要在入住前搞定。
• 購買大型必要家具
• 搬家前要讓最難移動的家具先入住。
• 解決新家生活需求
• 搬家後就要立刻過生活，所以之前要把水電瓦斯等搞定。
• 整理舊家物品
• 最後再花時間斷捨離舊家物品即可。
• 執行搬家
• 排出搬家那一天的流程。
• 整理新家
• 確認哪些事情可以搬到新家後才處理即可。

先把專案拆解成幾個階段性進度，利用 Trello 的「列表」排列每一個階段性成果，理出一個「流程順序」：

• 這是進度的概念，讓自己知道應該優先推進哪一類進度，才可以避免卡關、避免混亂。
• 知道可以先推進哪些進度，才可以更順利、更簡單的逐步把複雜專案完成。

就像我在這篇文章所分享的最新心得：「工作愈忙愈要先理清順序，但不是排重要性，是避免時間浪費」。

三，任務收集：

理順了階段性的成果，排出流程後，我開始在每一個「列表」下，思考這個階段性流程需要完成哪些任務，把每個任務用一張「卡片」表示：

• 從規劃好的進度流程出發，拆解每一個流程下必須完成的獨立任務。
• 從進度流程的視野去思考，可以避免自己遺漏關鍵的任務，並且更容易理清楚任務的先後順序。
• 具體的拆解出一個一個任務後，可以讓自己知道每一階段需要多少時間、完成多少事情。

如果以前面的搬家專案為例，如果我在［整理舊家物品］的進度列表中，拆解出打包衣物、處理舊家具、打包器皿、重新油漆這幾個任務，那麼我就能更具體的規畫這個進度需要安排多少時間，應該安排到哪些時間。

四，拆解行動：

接下來，我會進入每一張任務卡片中，開始拆解這個任務本身的待辦清單，把要完成這個任務需要執行的行動步驟拆解出來，愈具體愈好，因為：

• 有效的行動清單，可以讓任務更容易推進，用小步驟逐步完成最終結果。
• 有效的行動清單，也幫助管理者、合作者知道每一個任務目前真正的進度，掌握卡關在什麼地方。

對個人來說，具體的行動清單，可以幫助我們：「克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧」。

對團隊合作來說，清晰的行動清單，幫助我們掌握這個任務做到哪個步驟？還有哪些沒處理？更容易溝通與合作。

五，整合資料：

在一張任務卡片中，除了行動清單，如果有任務需要的、產生的關鍵資料，像是一些文件、檔案、圖片，都可以整合到這張任務卡片中。

這樣執行任務時，除了確認行動進度，也能直接取得需要的所有資料。

六，關鍵流程提醒：

當專案從目標成果、進度流程、任務、行動清單、資料都逐一規劃完成，那麼接下來就是要掌握某些特殊任務的提醒。

例如下一次開會需要討論的任務、現階段最重要的優先任務等等，這樣的提醒，可以利用 Trello 的顏色標籤功能來設計：「如何設計 Evernote 與 Trello 的標籤提醒？幫你上手的邏輯解析」。

七，可能任務收集箱：

最後，我自己會在大多數 Trello 專案中加上一個緩衝列表：「可能任務清單」。

真正確認要做的任務，排入進度流程列表中。但許多想到可能要做的任務，可以先放在可能任務清單記住。

這樣一來幫助我們確認哪些任務還沒有排入流程，以及可以有哪些備用任務，在原本的任務有問題時，可以替換使用。

一個專案的拆解與規劃，最終的目的應該不只是列出所有要做的事情，而是更要知道怎麼做更容易？怎麼做更有效？

以 Trello 為例，在做 Trello 的專案規劃時，我就依循上面的思考邏輯、拆解步驟，一步一步理清這個專案最容易執行的方針，也提供大家參考。

有興趣的朋友，還可參考：［如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享］、［如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本］、［Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧］。


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