如何 Google 試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧

「 Esor ，請問當多人共用 Google 試算表時，我可不可以設定誰能編輯某些儲存格（表格欄位），誰不能編輯某些儲存格呢？」這個問題常常在我的信箱、部落格留言、課堂討論上出現，但是有時候我自己也會「忘記」其實 Google 試算表有這個功能。

為了讓自己確實記住，也幫助有這個問題的朋友找到解決方法，我決定來寫成一篇教學文章。

其實這是 2012 年左右就出現的功能了，我們可以在 Google 試算表中設定「保護範圍」，顧名思就是在一份允許多人共同編輯的試算表中，限制「特定範圍」的編輯權限，讓某些人可以修改這幾欄資料，某些人卻不能改動。

例如我要在一份年度業績報告中，想要「單獨開放某列欄位」是「明年業績目標」，要讓每一個組員自己上去填寫自己的明年目標，但是在填寫時，他們不能修改他人的欄位，也不會動到我上面已經統計好的其他資料。

這時候我要怎麼做呢？下面我分成幾種「實際情況」，來說明 Google 試算表「保護範圍」功能的應用。

1. 只開放表格中的特定欄位給特定人編輯

如果我共用了一份 Google 試算表給多人，但我只想針對每個人開放不同的編輯欄位，例如 A 可以編輯 A 列、 B 可以編輯 B 列，但彼此都不能修改其他資料，這時候，可以像下面這樣做最快。

首先一樣先建立我們的 Google 試算表，更多試算表教學可以參考：Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧。

因為我要讓多人一起編輯這份試算表，所以首先我一樣要共用這份試算表給所有人的，並且開放［允許編輯］的權限。

關於 Google Drive 權限設定，可以參考：Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案。

這時候所有共用的人都能編輯整份試算表，怎麼辦呢？

我會這樣做，在下方的［工作表］標籤上編輯右鍵，選擇［保護工作表］，先把整頁工作表「鎖起來」。

點下保護工作表後，右方會出現設定清單，我可以幫這個設定「取一個名稱」，例如「現在 John 只能編輯 F 單位資料」。

然後要「勾選」「特定儲存格除外」，也就是：整份工作表都禁止其他共用者編輯，除了我指定的特定儲存格。

然後在下方的欄位，點擊［表格］按鈕，到左方圈選你想開放某人編輯的範圍，也可以透過［新增其他範圍］，來指定多個區域的儲存格。

設定完成，按下［設定權限］。

接著會彈出設定權限畫面，會列出原本共用這份試算表的所有編輯者，我把不允許他編輯這份［工作表］的人「全部取消勾選」。

以後，這些取消勾選的人，就不能改動這份［被保護工作表］的所有資料，但是，「除了」我前面設定為「除外」的那些儲存格。

於是場景換到對方的編輯畫面，對方會發現她要改動其他欄位時都跳出禁止編輯的畫面。

只有我設為「除外」的 F 單位欄位他可以編輯。

這個「先保護整個工作表」，然後「開放少數儲存格給特定人編輯」的技巧，就能解決開頭提到的問題。

2. 鎖住已經共用的試算表中的特定範圍欄位

或者，如果你只是單純想要限制某些欄位，不讓其他人編輯，也可以這樣做。

在試算表中圈選某一個區域，點擊右鍵，選擇［保護範圍］。

然後一樣在右方的設定欄位中，幫這個保護輸入特殊名稱，選擇［設定權限］。

這時候一樣可以「取消勾選」你不讓他編輯這個範圍的人，以後他就不能編輯這部分區域了。

但因為如果多人共用的話，要一個一個設定很麻煩，所以［第一段教學］先保護工作表的方法，會比較快完成設定。

3. 提醒編輯這個欄位時要特別小心

除了禁止某些人編輯某些儲存格外，也可以針對「重要的資料欄位」，提醒大家編輯時要小心。

這時候利用上述方法，但在設定權限時，選擇「編輯這個範圍時顯示警告」。

這樣任何人要編輯受保護範圍時，當輸入編輯內容按下確認後，會先彈出［警告視窗］，提醒他可能是意外編輯，要不要［取消］，如果他按下［取消］，就會還原成原本的內容了。

想要共用 Google 試算表的朋友，這是一個一定要學起來的技巧喔！

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