2016年4月1日 星期五

子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作

2015年12月底,我在電腦玩物寫完「子彈筆記術(上) Bullet Journal 快狠準清單日記法教學」一文後,很多朋友期待著我寫出「子彈筆記法」的下集。

上集中,我介紹了一種叫做「子彈筆記(Bullet Journal)」的任務清單管理法,他可以實作在任何紙本或筆記軟體中。那時候我預告在下集裡,我要把「子彈筆記法」與 Evernote 的特殊功能結合,做出更有效的任務清單。

沒想到這個下集一過就是 3 個多月,說不定有些朋友以為我放棄這個方法了。

其實正好相反,從那之後我依然維持著在 Evernote 中做子彈筆記的習慣,並且不斷修正自己的做法,驗證了三個月後,現在我可以很有信心的說,「子彈筆記法」與 Evernote 是非常完美的結合!

這篇文章我想直接切入重點,所以想了解「子彈筆記法」的朋友,請先參考「子彈筆記術(上) Bullet Journal 快狠準清單日記法教學」。而想了解 Evernote 功能的朋友,則請參考這一篇的總整理:「活用 Evernote ,你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學」。





寫在前面的幾個問答:


  • 為什麼要用子彈筆記法搭配Evernote?

因為我想找到 Evernote 中最簡潔有效的一種任務管理方法,能夠簡單易學,但是又能帶來強大的任務管理系統。

有些朋友參加我去年的一些課程時,可能有聽過我那時候搭配標籤與 Evernote 時間提醒來建立的待辦清單系統,但那個系統複雜度高,我自己做得出來,卻很難傳授給他人。

相反的,今天要介紹的「 Evernote 子彈筆記法」就化繁為簡,把握住了時間管理與數位工作的「簡明原則」,可以很輕鬆地傳授,很輕鬆的管理。


  • 為什麼要簡明?

要讓輸入夠快夠簡單,不能記不住自己的管理規則,並且要讓手機也能輕鬆同步輸入。


  • 這和列出一個清單筆記有何不同?

其實是一樣的,在我的新書《打開大家的 Evernote 筆記本》裡,也有採訪到很多達人有類似做法,他們會新增一則「任務筆記」,把每日任務都寫在這則筆記上,一則筆記就能管理整個 Evernote 任務。

而使用子彈筆記法,主要是幫這個方法建立更簡單有效的規則。


  • 是否有子彈筆記法模板下載?

之前很多朋友提醒我,可以分享自己的筆記法範本檔案讓大家下載,這樣學習更快,所以這裡也提供大家我的「每月子彈筆記法模板下載」,大家可以參考與套用。




0. 基本規則: Evernote 是事務收集箱,子彈筆記是任務化清單


Evernote 是很棒的收集工具,無論是在收集資料上,還是在收集任務上。我在一天之中會新增很多事務,這時候我會先用文字、照片、錄音、網頁剪貼等不同方式,把事務收集起來,放進 Evernote 中。

於是整個 Evernote 的資料夾就等於是事務的收集箱,每則筆記代表一件重要的、準備要去做的事情。

但是這些筆記很分散,都放在 Evernote 資料夾中如何排序管理?如何把事務變成有次序的清單呢?



這時候我不會用記事本或標籤分類的方法,因為那太複雜了,而且會愈搞愈複雜。

現在我就是用子彈筆記法,列出一則稱為「子彈筆記」的清單,然後把散落在 Evernote 收集箱裡的「事務」加以「任務化」,把「任務」統一寫在這則子彈筆記清單中。

於是邏輯上就很清楚了,例如我先用多則筆記收集了要製作簡報、要準備會議資料、要進行新書宣傳等多則事務筆記,然後我查看我的 Evernote ,看看有哪些事情要做,並整理出「真正要執行的任務」。

接著,我把「真正要執行的任務」,也就是具體的行動,寫入「每日子彈筆記清單」中,例如今天要先構思簡報大綱、明天要開始收集簡報素材等等。

就像下圖這樣,一則子彈筆記,就能連結出去,管理所有分散在 Evernote 多個資料夾裡的任務。





1. 連結任務:建立任務索引,集中工作管理


這時候 Evernote 比紙本的子彈筆記法更好用的特色就凸顯出來了,那就是「記事連結」的功能!

我會在子彈筆記中劃分日期,寫下每日要做的任務行動,但是這時候這些任務關聯到其他筆記資料怎麼辦?在 Evernote 中就把其他筆記連結進來即可。



下圖中,在子彈任務筆記清單中出現的綠色連結,點擊後,都能打開各自不同的 Evernote 其他筆記。

當我在子彈筆記清單看到一個「撰寫文章」的任務時,只要點開後面的連結,就能打開這個任務的相應資料筆記,任務便能開始執行。

而這樣一則「子彈筆記」,也等於是把所有分散的事務筆記、資料筆記全部整理到一份清單上,那就不需要額外花腦筋去搞很複雜的分類啦!

我們可以說,子彈筆記就是我們在 Evernote 裡的每日任務大綱、所有任務索引目錄,我們在工作時,就是「看著子彈筆記」工作即可,不再被 Evernote 裡眾多筆記搞得暈頭轉向。





2. 以終為始:從每月計畫、每週計畫回推,優先看到最後要完成的目標


功能其實很簡單,就是列清單、連結筆記而已。但方法很重要,接下來我要分享我自己實作後覺得可以讓子彈筆記更有效的一些搭配的方法。

首先,把握「以終為始」的概念,我每個月會新增一個子彈筆記清單,當月子彈筆記就用來管理這個月所有的任務。

接著,我會把這個月的重點目標寫在筆記的最開頭,例如這個月要完成哪些專案,並附上專案的管理筆記連結(參考:瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理),然後把上個月沒做完的延期任務也放入一開頭。

於是,這個月要做完什麼,就在這個月的子彈筆記裡很清楚呈現出來了。

然後,我會在每週的開始時,列出接下來一週的每日子彈清單,用 Evernote 的分隔線隔開,並且把最後一天寫在最開頭,也就是以終為始,如下圖所示。

我的子彈筆記清單一打開,就是這個月的大目標,還有這一週即將要完成的各種任務回推,我稍微往下捲動,就能看到今天準備要做的任務,同時保有每月、每週視野的計畫大局觀。

我稱為這是「以終為始」的子彈筆記作法,更能幫助我有效管理長期的任務,並且隨時調配每天的任務清單(參考:計畫愈縝密,生活愈隨興)。





3. 我的子彈任務符號表,不瑣碎原則


子彈筆技法的關鍵之一,就是建立圖示體例,讓自己可以很清楚簡單的區別不同任務的性質。而我在 Evernote 中盡量讓圖例簡單化,因為這樣一來我才記得住,並且在手機與電腦都能快速方便輸入,我覺得這兩點更重要。

所以我的子彈筆記體例是這樣的,提供大家參考:

  • [ ] 待辦任務(用 Evernote 的核取方塊功能實現)
  • !!!重要性(看有多重要,就加上幾個驚嘆號,沒有特別設限)
  • #事件(用來說明要發生的事情)
  • +筆記,生活記錄(不屬於任務的快速註解或日記)
  • >延後一天(被拖延的任務)
  • <轉移到每月總清單(決定近期都不做的拖延)





4. 延期的標籤,知道自己延期幾次


其中,我的延期符號(>)有一些特別的設計,他的使用流程是:

一開始當然是先從核取方塊的任務開始:

    []!!製作大綱

但是今天沒有完成,要延期了,這時候我會把核取方塊修改成>:

    >!!製作大綱

然後複製這一條任務到下一天,變成

    []>!!製作大綱

依此類推,如果一直被延期,就會看到這個任務變成:

    []>>!!製作大綱

這是一個很有用的提醒,看到愈多 >>> 的任務,就能警告自己已經延期太多次,必須趕快把這個任務完成,或是把任務直接移出子彈筆記清單,以後有時間再做。





5. 找出每天最重要的三件事情


我從時間管理老師張永錫的新書《早上最重要的3件事》,學到了一句很棒的話:「要事為先,列出夠少的事情,就能完成事情。

其實當實作子彈筆記法的過程中,就能看到自己列出的每日清單數量,當列出太多時趕快給自己一個警告,並且把不可能做完的任務分配到後續的日期中,而且當有新的任務要插入時,也能從子彈筆記清單中知道這一週還有沒有時間可做。

更進一步的,我們還要找出每天最重要的事情,優先執行,這時候我會利用「!!!」來標明重要的任務,我沒有特別的規則,總是就是!數量愈多愈重要。





6. 和時間提醒如何搭配?


那麼有了子彈筆記法可以管理 Evernote 中的每日、每週任務,我們還需要時間提醒功能嗎?

我還是用得到的,這時候 Evernote 的時間提醒功能就不是為了列出待辦清單,而是用來提醒一件很久之後才要準備開始做的任務筆記。

例如我七月中旬有一個講座,我幫這個講座開了一則筆記來構思大綱與內容,但現在是四月初,還沒真的要排上時程執行,所以我幫這則筆記加上一個時間提醒,等到六月下旬時他才彈出提醒。

這時候時間提醒就可以告訴我「那些要開始認真準備與執行的事務」,我就可以根據筆記內容,開始把任務行動排上我的子彈筆記清單了。





7. 每週、每月回顧日誌


使用每月子彈筆記清單來管理所有的任務後,我覺得找到了目前為止最簡明的 Evernote 任務系統管理方法。

我可以用一則子彈筆記,連結所有其他筆記,建立我想要的任務排序與資料索引。

我可以從電腦或手機上,快速把任務插入子彈筆記清單中,不會遺漏瑣事,要查看時也可以從統一清單做管理,不會雜亂。

並且這樣持續每月、每週計畫的子彈筆記,就是最好的工作與生活日誌,我常常可以從日誌裡找到重要任務的記憶,想起來我那時候做了什麼決定?找到相關的舊資料?讓整個工作速度加快,並且有反省效果。

以上,就是我這三個月實作子彈筆記法後,演化出來的 Evernote 最新任務管理方法,提供大家參考,也希望可以幫大家從分散的 Evernote 筆記中,找到一條亂中有序,簡明有效的任務管理之道。

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延伸閱讀相關文章:

範本下載:電腦玩物的子彈筆記法 Evernote 範本模板

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作


28 則留言 :

  1. 請教一下,你現在是每週有一則子彈筆記,且每月有一則總清單嗎?

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    1. 沒說清楚,就是每月只有一則,裡面最後會有30天的子彈筆記

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    2. 等了很久 終於等到了,目前也是一個月,並且分成 行動 準備 歷史 三個區塊。蠻好用的。

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    3. 用三層筆記概念來區分,讚!

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  2. Hi Esor Huang 提供兩個建議供您參考
    1.時間提醒數量過多時容易導致事後查詢效率降低,而你已有打算使用(每個月新增一個子彈筆記清單),何不把該提醒直接放置可能使用月份(最前頭視為提醒)

    2.在需要特別提醒的項目(工作專案待辦事項)最前頭可以,特別壓上日期和符號 (每次在處理時,回由上往下處理事物,第一時間也有辦法注意到)
    例如:
    []!12/03 台中新書發表會
    []!12/01 台北新書發表會

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    1. 哈哈,你可能誤會我第六點[和時間提醒搭配]那張圖的意思了,我是為了告訴大家可以設定幾個月後要做的事情的提醒,所以把那些未來項目顯示出來,但其實平常在 Evernote 中,可以透過「不顯示未來項目」,讓這些清單都是隱藏起來的。

      所以其實不會有你提到的第一個問題,也就是在這些提醒到期前,我是不會看到這些事項的,也就不會有數量過多的問題。

      不過你提到的,是先建立好接下來幾個月份的子彈筆記清單,這或許是一個好方法,但感覺需要更多的準備工夫,我會來試試看,看看是不是一個對我來說高效率的做法,因為畢竟我覺得最好的方法和最省事的方法之間,我們需要取一個平衡點。

      感謝你的衷心建議^^

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  3. Hi Esor Huang

    謝謝回覆,確實在省事與方法之間取得一個平衡點是最佳的
    1.關於您提到的「不顯示未來項目」是否目前只有IOS Evernote才有此功能?windows設定是在哪?

    2.假設您已打算使用每月一份(那麼就使用製作模板方式進行)
    3.如您本身沒有打算每月新增一個子彈筆記清單,可將其他月份的待辦事項放於同一份筆記正下方或最上方(當累積過多的已處理事項,可再將處理後工作項目在專門移動至"已處理完筆記,未來可以再回去自我查詢、追蹤、檢討)


    例如:
    []4/5 模板整理
    []4/4 部門會議討論
    []4/3 書籍整理

    ---------------------------------
    []2016/07 A專案進度追蹤
    []2016/09 B專案預計啟動
    []2017/03 旅遊規劃

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    1. 這個功能在 WIndows、 Mac 與 App 上都有喔,就是在 Windows 「提醒事項」清單右上方有一個齒輪按鈕,這個按鈕的選單裡,取消勾選「顯示即將到來的提醒」即可

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    2. 我目前自己實作三個月,是每個月新增一則子彈筆記,接續上個月的未完成項目,我覺得用月管理就很清楚。

      至於未來的專案,倒是有一個建議我會立刻想試試看,就是把接下來幾個月要執行的大專案,將我稱為「專案管理筆記」的連結加入這個月的開頭,表示這個月就要開始準備,也是一個不錯的提示。

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    3. Hi Esor Huang

      謝謝回覆,依照您的作法應該變成(近期工作事項使用待辦清單但不加入提醒),若比較長遠待處理事項(將會加入提醒功能)並使用「顯示即將到來的提醒」。

      關於您有提到想執行的大專案,「專案管理筆記」,不知您工作項目過多或過細狀況下,仍然是使用多個筆記子筆記連結一個母筆記的方式進行工作?

      目前我是將所有母與子工作項目都放在同一清單和結合項目符號或編號進行。
      優點:會省略一直再找筆記的狀況
      缺點:後期會呈現版面太雜亂

      不知是否有更推薦的方式進行專案管理?再麻煩回覆 謝謝

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    4. 我基本上會有三層(這裡的三層不是分類,而是連結的層次),第一層是「專案管理筆記」,第二層是「重要任務筆記」,第三層是零散任務與資料筆記。

      這樣一來就是專案管理筆記去管理重要任務,重要任務筆記再去管理裡面的子任務。

      以我製作一本書的專案為例,在專案管理筆記裡會有封面設計、文稿編輯這樣的重要任務時程管理。但是「封面設計」本身又有一則重要任務筆記,裡面會連結每一個封面設計需要的資料與行動清單。

      就是可以依據自己專案的複雜度,再幫行動分層。

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  4. 請問.我有很多事情是不確定什麼時候要做或者還在猶豫或觀察要不要做. 請問這個部分可以紀錄在這個方法的哪呢?謝謝.

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    1. 我的作法是根據文章裡這一段的說明:基本規則: Evernote 是事務收集箱,子彈筆記是任務化清單。

      那些我想做的、準備做的事情,我就是在 Evernote 裡建立一則一則新筆記,每一則筆記就是一件想做的事情,這樣 Evernote 本身就是一個事務收集箱,但還不是執行任務的排程。

      這時候如果裡面有某些事情確定要開始做了,也就是開始任務化,那就用每月子彈筆記清單,去排程完成這個任務的過程(子彈筆記清單是排程與索引,事情本身的資料規劃與紀錄還是在原本的筆記中)

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    2. 請問在事物收集箱內的記事,您會每天去看有哪些要開始任務化嗎?想知道有什麼規則來做這件事情?謝謝

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  5. 首先,感謝你的分享,令我對evernote的用法有更深入的了解。
    我訂閱你分享的「2015_打開大家的Evernote筆記本_Esor」,請問可否每篇筆記也增加一個同樣的tag?原因是你的例子內有一些unchecked checkbox,當我搜尋todo:false的時候,好像是無法exclude某一筆記本,我想到的解決辦法只有是用-tag:的搜尋,但我自己好像無法增加tag到分享筆記本內。

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  6. 我自己尝试用evernote作子弹笔记的方法可能没有esor大复杂,应该更适合利用手机做笔记的情景。我是利用do note分别做了event/todo/note的三个recipe,利用桌面widget快速输入。因为do note可以设定格式,这样就不用每次都输入特定的符号,也不用费劲找到那条笔记,因为我都统一输入到bullet这条笔记上。
    另外想跟esor大分享一个android app,“Fill That Bullet” https://play.google.com/store/apps/details?id=com.apsoft.bulletjournal 感觉是把纸版的子弹日记搬到了手机上,可能适合刚开始想要尝试这个笔记方法的人。

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  7. 您好,有關筆記的方法,您分享了很多種,但平常你怎麼應用?
    我想的是,你會不會搞混,會不會多種筆記的方法混成一套用?
    您最常用的筆記方法又是哪一套?
    還是不同的場合及專案應用的筆記方法又不同?

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    1. 我自己目前用子彈筆記管理每月每週任務清單
      用專案管理筆記統整每一個不同專案進度
      然後單一任務的筆記用三層筆記法管理

      這是我目前最常用的三種筆記方法

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  8. 站长总结的很好,不过还有几个问题我想不通。
    首先,站长是每一个月就创建一则新笔记吗?
    如果是的话,过了这一个月后,上一个月的子弹笔记怎么处理?
    站长使用子弹笔记术后就完全放弃标签和笔记本的分类方法了吗?

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    1. 1. 是的,我是每個月一則
      2. 上個月的筆記會放入我的「工作封存」記事本中。而且這個月的筆記會連結上個月的筆記,以備隨時參考。
      3. 沒有放棄標籤與記事本分類,只是就可以讓分類更簡化一點。

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    2. 多谢站长解答,我的疑惑总算是解开了,有时候就算看着人家怎么做,自己也很难应用起来。

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  9. 我目前遇到一個問題,除了重要任務可以子彈筆記清單化,如果還有一些生活瑣事待辦,或是行程活動譬如"朋友婚禮",請問站長都如何提醒自己注意呢?

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    1. 行程活動(尤其不需要做什麼準備的),我會放在日曆提醒

      生活瑣事待辦我也一樣都記錄在子彈筆記清單中,比較久之後的就先用 Evernote 提醒功能,在任務要開始的前幾天做提醒

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  10. 請問站長如何標示任務的完成期限呢?有些任務可能不小心就逾期了

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    1. 我會先用 EVernote 的時間提醒功能來提醒超過一週之後才需要開始執行的任務(例如有個任務是下下禮拜五要完成,我會在這個任務筆記加上下下禮拜一的提醒,讓我提前將其加入任務清單),然後等到當週出現任務提醒後,我就排入當週子彈筆記法的任務清單中

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  11. 那請問如果是當週到期,但是又因為不大重要,可以延期,如果沒有標示期限,就很容易逾期呢

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    1. 我會在子彈筆記清單中,有一個地方丟入這些想要拖延逾期的任務,這樣下一週就能繼續排程

      如果逾期的累積太多,其實最後自己也處理不了,那就是考慮哪些任務要放棄的時候了

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