規劃行事曆很頭痛?試試看「單純記錄」一樣有時間管理功效!



進攻行事曆」是我平常規劃重要目標時間的方法,已經實踐了許多年,一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。

而今天要分享的這個方法,不是做時間的規劃,而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候,就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。

方法本身非常的簡單,而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁,也不用害怕計畫趕不上變化。因為只是做記錄,無論怎麼變化,就是記錄下來即可。

但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後,我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。(就像如果不會拆解任務,那麼先從記錄開始,也是有效的方法:工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵

甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具,我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「行事曆」,但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆,隨時把現在我做了什麼,把這段時間的真實利用,寫上行事曆即可。

這樣的記錄,可以幫我看出時間管理的幾個問題,並帶來積極的影響。

對這個方法有興趣的朋友,歡迎一起參考我深入實踐後的影片解說版:





一,清楚看出原來自己有多少時間可以掌控


比如說每天有24個小時,睡眠8個小時之後,剩下的16小時,我是如何利用的呢? 雖然免不了會有像是開車、吃飯這樣也無法做其他利用的時間,但也不乏可以利用的時間而我們沒有好好掌控。

這時候,只是規劃時間,反而沒辦法解決這樣的問題,更會陷入怎麼規劃好的時間,最後都做不到的困擾。

反過來試試看,如果不是規劃時間,而是在行事曆上把每天執行任務的時間利用記錄下來:

  • 這段時間開會
  • 這段時間處理某個行政手續
  • 這段時間寫企劃書
  • 這段時間專心寫稿
  • 這段時間陪孩子玩
  • 這段時間專心閱讀小說
  • 這段時間和家人一起專心看完一部電影




無論是工作、生活或休閒玩樂,只要投注到一個任務上就記錄下來。「不要記錄」(也沒辦法記錄)的是那些不知道做了什麼,沒有完成具體任務的時間。

工作上有明確要完成的一個一個任務,家庭與生活中,那些專注在陪伴孩子,或是玩一個自己想玩的遊戲的時間,都可以算是執行任務的時間。

這樣一來,或許我們就能看到行事曆上出現許多「空白」,有空白也很正常,但除了那些開車、吃飯的時間外,會不會還有很多空白是可掌控,而尚未好好利用呢?

透過簡單紀錄,就可以發現哪些時間我們確實用來推進任務,哪些時間卻不知不覺流逝了。

這時候或許可以為自己訂一個目標。

扣掉睡眠、開車、吃飯的時間之後,每天自己是不是能夠充分把時間利用到14個小時,不是說全部都要用來工作,而是有沒有拿去做一些有價值的任務利用。 如果14個小時太高,那麼有沒有超過10個小時的任務時間利用,我覺得是一個可挑戰的目標。




二,警覺到接下來有空檔時間可以利用


實際的紀錄步驟是:

  • 我會一直開啟行事曆。
  • 一旦開始做某件事,就在「開始時」於行事曆上添加紀錄。
  • 先預設半個小時或一個小時的執行任務時間。
  • 「結束時」再去調整成正確的時間長度即可。

如果執行任務中途被打斷(一定會發生),例如接到一個電話,或是同事來討論一個問題,或是臨時處理一件小瑣事,只要不是長時間完全打斷,我還是可以在原本任務之間切換,我都不會修改原本的設定,當作這段時間我還是專注在原本任務上。(被打斷,需要切換工作,在職場上可以有一些折衷的處理技巧:工作愈忙愈要能隨時切換全速工作,我的五個常用技巧分享

這樣的即時、手動追蹤記錄,可以讓自己警覺接下來有一段空檔,並且立即做出「判斷」與「選擇」,為接下來的空檔「指定」要投注時間的任務。

如果遇到空檔,沒有當下判斷要投注的任務,時間不知不覺就會打發掉,等到下一個任務啟動之間,就會產生空白的行事曆區段。而這正是我們要抓出的時間管理問題所在。

不是說要讓自己完全沒有空白時間,偶爾喘口氣也是很好的,但如果每天的行事曆上,有很多這樣錯雜的空白區段,就是對自己很好的提醒,表示我沒有即時的啟動新任務,去利用空檔時間。




三,讓自己更有意識去保護當下的時間


我在進攻行事曆的方法上,從幾個月的跨度。 將專案進度時間保護下來。 這個方法很有效,但執行起來確實需要一些練習。

而最好的保護時間練習,或許就是從「記錄這個當下我決定要做什麼」開始。

例如,現在是早上的10點,我「眼前」有一段空檔必須決定要做些什麼,於是我記錄了將要開始一小時的企劃案撰寫,就是這個簡單的動作,會幫助我在接下來一個小時,變得更專注在眼前這個任務上。因為當下我「為自己建立了」一個很明確的意識,意識到自己已經在行事曆上,把這一個小時的時間保護下來了。

做長期的時間規劃或保護,可能會有很多意外是做計劃的時候無法掌控的。

但是保護當下、眼前、現在的這段時間,相對比較容易掌控,因為接下來半個小時、一個小時已經出現在我的眼前,是很明確的空檔。我們只是需要有意識地去保護當下的時間。

所以,透過簡單實際的追蹤記錄,我反而更容易去保護當下的時間,讓更多當下的時間做出選擇,投注到一件有價值的事情上。




四,控制自己在不同目標上的時間投注


一開始的記錄,是中性而沒有評斷的。我的意思是,偷懶看了小說(起碼不是沒有目的的打發時間,不是讓空檔流逝),也還是忠實的記錄下來。

這樣追蹤一兩個禮拜之後,就可以看到自己不同類型的目標,投注了多少時間在上面。而我們可以去思考接下來在做時間選擇時,如何做出更有意識的調配。

只要「有意識」即可,並非是說要去精算工作時間、生活時間各佔50%,還是說工作時間要提升到多少時數,那並非是重點。

因為只要工作的目標有達成,生活的目標有推進,那就是好的時間調配。時間怎麼分配,沒有標準答案,而是看我們自己的選擇,每個人分配方法都不一樣。

但是有一個追蹤記錄的結果,就可以讓自己有意識的去做出選擇:

  • 現在我有一個工作目標遲遲無法推進,但我的工作時間真的已經全部做出有效選擇了嗎?還是還有很多空檔時間尚未好好利用?
  • 現在我有一個人生目標想要推進,我的生活時間利用如何重新調配,那些時刻可以替換選擇,拿來投注人生目標呢?
  • 我需要多一點放空時間、休閒時間(絕對沒有問題),那麼我是否充分利用自己的空檔放空了呢?哪些時刻其實可以選擇休閒呢?(參考:如何沒有罪惡感且現實的完成「想玩的事情」?

如果使用 Google 日曆來畫時間盒,可以搭配 Calendarist 這款工具,作統計分析:「Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數」。





結論:


即使上面這些提醒、警覺的效果,第一時間尚未發生作用,但是單純的「記錄時間」,也會產生一個立即效果:就是當一天忙碌過後,起碼我可以非常清楚明確的「看到」自己做了什麼。減少那種其實完成不少事情,但因為忙碌過頭,反而在一天結束後覺得空虛的感覺。

這些都「不是時間的規劃預排」,而是在最簡單的「我當下選擇什麼任務」的「記錄」下,在最簡單的行事曆工具上,就可以幫我們帶來的正向時間管理效果。

比起規劃幾點幾分將要做什麼,「記錄幾點幾分做了什麼」,一樣有時間管理效果,而且更簡單可行。

這是我對自己時間管理系統的一個小小的「延伸技巧」嘗試,我也只是大概實踐了一個月,還不算是非常長期的執行,但覺得效果不錯,也很簡單,所以分享出來,給大家參考。

而如果想要深入了解時間管理的方法論、建立系統的朋友,跟大家推薦 2020 年我即將在這週上市的新書《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!》,書中將會更有系統論述我已經實踐多年的時間管理系統,並梳理各種時間管理難題與方法的實際可運用解答。

也歡迎你參考我的「時間管理、 Evernote 子彈筆記相關課程」。

回這篇文章,對這樣的時間記錄方法、工具有興趣的朋友,還可延伸閱讀:
等文章。



(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:規劃行事曆很頭痛?試試看單純記錄一樣有時間管理功效!

留言

  1. 我自己也用g行事曆提醒和紀錄自己有哪些約會及完成了哪些活動,在下個月初利用Gcal2excel這個工具,統計自己上個月裡每個項目總共花了多少時間(通勤/閱讀/電影/陪伴/運動/回顧/工作…),一開始也只是純紀錄,幾個月下來透過回顧比較,發現自己上個月可能忽略陪伴家人,這個月提醒自己多安排一些時間留給家人,或每月高達40小時的通勤時間,思考如何讓這40小時不僅僅只是通勤,過程有點像是記帳,從純紀錄檢視自己錢都花在哪到開始做預算,一步一步掌握自己金錢和時間流向,期許能像版大一樣:感覺一天有48小時,哈哈

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    1. 不會啊,我感覺我一天也只有24個小時XDXD

      不過利用這樣匯出成 excel 來統計 ,也是一個好辦法哩

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  2. 我現在的作法也是如同Esor大介紹的一樣
    只是我還參考之前Esor大時常提到的目標化,再加上「金字塔原理」
    把所有做的事情分成創作、精進、娛樂、生計、生活五個大目標
    詳細記錄事情時還用顏色區分成四象限:緊急必要、緊急非必要、非緊急必要……

    配合google行事曆的功能,就很清楚自己時間用在哪裡
    並方便日後檢視

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    1. 一個工具其實稍加變化,就能解決許多問題哩

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    2. 其實目前我也是類似您的做法,只是我搭配了前一陣子介紹的工具來輔助實現:https://www.playpcesor.com/2020/05/Calendarist-google-calendar-time-blocking.html

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    3. 作者已經移除這則留言。

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    4. 是的,我也是看到Esor大介紹的工具,才覺得直接用google日曆就可以
      之前則是一直用google試算表

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