2016年8月26日 星期五

Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版


GTD,是「 Getting Things Done 」的縮寫,可以直翻為「讓事情完成」,是由 David Allen 提出的一套非常有系統的時間管理方法,他的經典著作書名直翻為「搞定:無壓工作的藝術」,可以看出這套方法不只可以用來管理時間,更重要的是提出一套讓人生可以順利達成行動,透過行動不斷成長,減輕我們工作與生活壓力的方法。

我在電腦玩物中雖然沒有直接介紹 GTD 方法,但其實我的許多文章裡都包含著 GTD 的精神與技巧,相信有這方面涉獵的朋友一定都看得出來。我也曾經從各種角度用 GTD 概念去管理數位工作,例如「把 Gmail 做 GTD 改造」、「把 Mac 檔案系統做 GTD 改造」。

而最近我去上了張永錫老師的《國際授權GTD研習會》,有來自 David Allen 團隊的專家現場指導,甚至 David Allen 團隊為每種工具制定了各自一本 GTD 設定手冊,其中包含我常用的 Google 系統、 Evernote 系統,兩天的課程下來,對 GTD 的時間管理流程有更深刻具體的體悟,於是也引發了許多新想法。

2016/9 新增Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理
2016 補充我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法




身為多年的 Evernote 使用者與 GTD 實踐者,我長年用 Evernote 來當作 GTD 時間管理與行動管理的中樞,所以當課程上看到 David Allen 設計的 Evernote GTD 設定手冊後,當下就覺得心癢,想要自己也來寫一篇教學。

今天這篇「 Evernote 中的 GTD 方法教學」,就是我自己多年來嘗試後, 2016 年目前的流程(註明時間,是因為以後一定還會進化改變),和 David Allen 所提供的設定手冊有相同也有不同之處,本來工具與方法的搭配就是因人而異,而我相信這樣的分享,對提供大家一個「方法參考」一定有幫助,甚至無論你是不是使用 Evernote 都會有幫助。




0. GTD 精神與 Evernote 價值非常契合:


我目前對 GTD 方法的理解是他提出了下面五個時間管理步驟:

  • 「1. 捕捉」:你必須清空大腦,盡可能把引起你注意的事情捕捉下來,放在集中的收集箱,並且盡可能 100% 的收集。

  • 「2. 理清」:對每一件收集的事情進行思考判斷,是不是可以採取行動?還是要放入參考資料庫?她的下一步行動是什麼?他的預期結果是什麼?

  • 「3. 整理」:組織下一步行動清單,按照適合你的方式分類,重點是讓你可以隨時因時制宜,知道現在可以採取什麼行動。

  • 「4. 檢視」:你必須常常查看清單,養成每日每周檢視清單的習慣,完成回顧、清空、更新等動作,定期安排好未來一周或兩周的行動。

  • 「5. 執行」:如此一來你的系統就會值得信賴,你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務,並更專注在重要任務上。

我的理解裡 GTD 方法有三大精神:「清空大腦、下一步行動、自我檢視」,這其實也是 Evernote 工作法的核心理念。

清空大腦是說不要讓大腦負擔記住事情的壓力,而且最重要的是大腦根本也記不住,所以需要「收集箱」、「待辦清單」、「參考系統」的外部組合(這也是核心時間管理工具的組合,可參考:幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?),去釋放大腦的壓力,讓大腦專注在他真正擅長的事情:「思考」上面。

而這個精神,正是我常常說的「 Evernote 第二大腦」的概念。

更進一步的, Evernote 不僅是一個強大的「捕捉」工具,而且也可以透過筆記術的整理來釐清「下一步行動」,並且善於搜尋,也善於「檢視」過去的收集與行動,讓我們「記住,並且下一次做得更好」。

所以要在 Evernote 中實踐 GTD 方法,是非常順其自然的事情,也可以幫助你的 Evernote 應用與時間管理能力大幅加分,下面,我就要以 GTD 的時間管理流程,來分享我目前的 Evernote GTD 方法。




1. 如何用 Evernote 捕捉?


Evernote 在大多數人認知中就是一個非常強大的捕捉工具,可以隨時捕捉任何我想到、我看到、我聽到、我需要的事情,也就是收集任何引起我注意的東西。

我自己會在 Evernote 中建立一個叫做「00 收件匣」的記事本,然後隨時把我想要測試看看的工具、我想看的網頁文章、公司交代的任務、我想到可以做的任務或專案、單純的願望、單純的靈感、想買的東西、想看的電影、對人生的反省,總之任何引起我興趣,在我腦袋蹦出來想要、需要做的事情,全部第一時間捕捉到 Evernote 中的「00 收件匣」。

然後用下一步會教的「理清」與「整理」步驟,再從收集箱分派到適合的記事本或標籤中。

而 Evernote 內建的網頁擷取、快速筆記、錄音、拍照、手寫功能,方便我捕捉腦袋與世界中的萬事萬物,並且用「最快速順暢」的方式來捕捉, Evernote 強大的捕捉能力與相應方法,我在下列文章中有深入介紹:


想到就捕捉進 Evernote ,其中有些任務很明確就當下進行第二第三步驟的理清與分類,但也有很多是不明確的,這時我都先放到「00 收件匣」,先不分析、也不整理,每天定時打開收件匣,去清空與理清裡面收集的「雜念」即可。

但這樣一個單純的「全面捕捉」流程,真的可以讓大腦清空,釋放大腦的壓力,而且當我需要想起任何事情或任務時,我知道東西就在 Evernote 裡,我一定找得到。





2. 如何用 Evernote 理清?


但是如果只是捕捉,那最後只是變成一堆無用垃圾,甚至會造成你的資料庫壓力,所以 GTD 的第二步驟「理清」,在我的 Evernote 工作法裡也非常重要。

我之前在討論如何建立有效的資料庫時,曾經提到收集時一定要「寫下我為什麼想收集這個東西的原因」,這個動作就是為了「理清」來做準備,甚至有時候他就是一種理清:


當我可以有效的捕捉後,我會每天打開收集箱,去「理清」這些收集進來的零散想法、任務與資料,除了發現不需要的多餘收集可以直接刪去外,剩下有需要的事情, Evernote 的筆記格式就是最好的「理清」空間:

就直接在筆記裡「加上」可以如何執行?「寫上」這個任務或事情預期的目標結果是什麼?然後收集的事情,就可以直接在筆記內變成真正的「下一步行動」

我來示範一下實際流程,例如這篇文章一開始就是來自於一個簡單想法的捕捉。



接著每天清空收件匣時,開始對這個想法做理清的動作:

  • 如果Evernote 與 GTD 很契合,那我可以做什麼?列出待辦清單
  • 我對 Evernote 結合 GTD 方法有什麼想法?寫出我的期待結果

於是一個任務就從捕捉到理清,在 Evernote 中誕生,這時候我會在筆記標題做些修改,把「下一步行動」寫到標題中

上述流程,使用到我在電腦玩物分享過的「三層筆記法」,如果你還想把任務分析得更嚴謹,還可應用「表格思考術」,這都可以直接在 Evernote 裡完成理清的動作。





3. 如何用 Evernote 整理?


把不需要的事情刪除,把參考的資料放入參考資料庫,那麼理清後真正要執行的「下一步行動」要如何整理呢?這時候我不會另外謄寫到待辦清單,而是直接就把理清好的任務,在 Evernote 裡完成整理,我覺得這樣更直接。

是參考資料,自然放入 Evernote 的參考記事本中,這個大家都好理解。而如果是需要被執行的下一步行動,我也用記事本、標籤與記事連結三大功能完成分類排程,我的用法是:

  • 標籤:把行動分類到專案(例如每一本書的製作專案),把行動分類到特殊情境(例如稍後閱讀這樣的情境)
  • 記事本:用來分類一般情境(我區分出工作任務、生活任務、部落格任務,以及我與其他人合作的不同專案任務)
  • 記事連結:構成專案排程,可以把多個任務筆記整理成一個專案筆記。

這樣一來,當我進入辦公室,我只要打開「工作任務」記事本,就知道我在辦公室的下一步行動清單是什麼,可以因時制宜完成任務。

這部分我在之前的「 Evernote 整理術三部曲」中有很詳細地解釋,我的分類方法其實就是根據 GTD 的情境原則來分類,只是加上適合我自己的情況而已,大家可以參考:


對我來說,在 Evernote 中的筆記概分為兩種:「知識」與「任務」,如果是知識,只要丟進我稱為「第二大腦」的記事本,以後用搜尋找到即可。如果是任務,就利用上述的分類方法,排入用記事本與標籤構成的清單中。

而如果是很久之後才要做的任務呢?那就利用 Evernote 的「時間提醒」功能來延後,並在適當時間通知我。





4. 如何用 Evernote 檢視?


為了讓自己更聚焦,保持自己的進度,也為了讓上述的系統運作如新,定期去「檢視」自己的系統很重要,這也是 GTD 方法的關鍵環節,而下面我就來分享我如果在 Evernote 中進行每日與每週檢視,從而排出我未來一週的待辦清單。

首先,整個 Evernote 就是我可以隨時檢視自己的系統,當我工作上遇到瓶頸,到 Evernote 搜尋一下,找出之前類似工作的經驗,就可以立刻作為參考,並且避免重犯錯誤。當我需要靈感時,到 Evernote 搜尋一下,或許很多過往的想法就會浮現。這是一個簡單但有效的「回顧檢視」流程,我在「跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法」一文有詳細經驗分享。

接著, GTD 需要的每日檢視、每週檢視,我也利用 Evernote 的搜尋語法來完成,透過特殊的搜尋語法,可以找出過去一天、過去一週的筆記,這樣一來就可以回顧過去一週做了什麼,並且展望未來的計劃。

這個技巧可以參考:Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記



有了每週檢視後,我會在每個週末找一個時間,仔細檢視我這一週的任務完成進度,思考下一週的專案進度安排,然後把下一週的每日任務清單預排在我的「子彈筆記」中,這部分可以參考我的:「子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作」做法。

於是這樣一來不僅在 Evernote 中可以完成檢視,而且也能完成未來一週或兩週的計畫,我就能更信任我這個 Evernote 的 GTD 系統。





5. 如何用 Evernote 執行?


其實「子彈筆記」的擬定,本身來自於檢視,但落點則是在「執行」上,未來一週我每天都是優先打開「子彈筆記」開始工作,聚焦在我已經排好的任務上,然後每天晚上做一下當日檢視,微調明日的子彈筆記清單,這樣任務就能依序推進。

而我在心裡也不用擔心落下什麼任務,因為在前述的捕捉、理清、整理到檢視的系統中,我重要的任務一定都已經落在我的子彈筆記清單上了,這樣我就能安心與專注的執行。

唯一可以補充的,就是列出清單的方法,如何列出有效的每日待辦清單?這時候我最近分享的理性與感性兩種做法值得你參考:


可以幫你製作出「能夠被完成」的待辦清單。







6. 還缺少什麼?


以上就是我自己多年實踐後,目前在 Evernote 上架構的 GTD 方法,我自己認為已經具備足夠的完滿度,可以讓這個流程運作順暢與快速,並且值得信任。

如果你還想知道我在 Evernote 時間管理方法上的更多細節,歡迎你參考我的 Evernote 課程與新書:


而上述方法中,我覺得還有一個我會繼續研究補充之處,那就是我尚未把 GTD 提到的「專注的六個高度」納入我的管理方法中,所謂的六個高度如下所示,代表下一步行動對我們的不同重要性,以及我們應該顧及的層面:

  • 地面層:日曆與行動
  • 第一層:專案
  • 第二層:專注及責任範圍
  • 第三層:目標
  • 第四層:願景
  • 第五層:人生目的及原則

未來我計畫要用「 Evernote 標籤」的功能來幫筆記加上高度,尤其在我非常繁忙時,可以知道應該優先專注的方向,也期待盡快有所實踐心得,可以繼續跟大家分享討論。

延伸閱讀相關文章:

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版

28 則留言 :

  1. 建議列一個應辦事項的GTD,每月只要改標題即可,確認當月應辦事項是否完成。
    例如卡費繳了嗎,電話費、電費....
    就不用擔心是否有事忘了做

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    1. 是指每月循環的任務嗎?這部分我目前有列在我的子彈筆記中(我的子彈筆記每則以月為單位),所以有些內容確實就是不斷複製

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    2. 循環的日常任務用google日曆的重複功能很方便

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  2. 繳費的例行性事項最多就用日曆通知而已。計劃書(個人、工作)方面,還在考慮是要建立一個獨立的計劃書筆記本呢?還是全部丟到資料庫加上標籤?

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    1. 也可以想想看這個計畫有多大,不一定都要統一,例如這個計畫大到跨年,裡面可能要有上百則筆記,並且獨立性很高,那獨立記事本有優點。

      如果這個計畫只是十幾或幾十則筆記,也可能幾個月就結束,那或許不用特別分記事本,當作工作或生活流程的一部分即可。

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  3. 版主你好,請問你的新書會推出電子版嗎?謝謝

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    1. 你好,請問什麼時候會出呢?你的書我都有買,我非常的期待!

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  4. 「理清」這個動作我是在補捉時標上 tag 。

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    1. 好奇會加上什麼樣的 Tag 呢?

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    2. 我 evernote 主要是用來收集網路上的新聞與資料。
      例如各國文化、風俗就會標上國名,
      專業領域像能源、核能、福島事件、法律、政策等。
      evernote 會去猜你收集的文章可能會標什麼,
      訓練久了大部份都有猜中。

      另外可否請站長向 evernote 建議把「儲存」移到添加註解下方,
      https://i.imgur.com/XStSy5j.png
      這樣子比較方便可以只用鍵盤來操作,
      標完標簽和註解後可以按一、兩次 tab 後再按 enter 就可以直接儲存,

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    3. 你說的建議我也常常想到「這樣好像比較順」,對我們來說儲存前一定要有一些動作。我有在論壇與客服提議過,不過其實我也只是使用者,我想還是要有更多使用者這樣建議,才會有效喔^^

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  5. 版大您好,我想買您的新書,但人在國外,想買電子版的書,我用 ibook 和 pubu 都查不到你的新書,請問有電子版的可以買嗎?

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    1. 您好,可以在 Google PLay 的電子書購買:https://play.google.com/store/books/details/%E9%9B%BB%E8%85%A6%E7%8E%A9%E7%89%A9%E7%AB%99%E9%95%B7_esor_huang_Evernote_100%E5%80%8B%E5%81%9A%E7%AD%86%E8%A8%98%E7%9A%84%E5%A5%BD%E6%96%B9%E6%B3%95_%E6%95%B8%E4%BD%8D%E5%8C%96%E9%87%8D%E6%95%B4%E4%BD%A0%E7%9A%84%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E8%88%87%E4%BA%BA?id=JDPmDAAAQBAJ

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    2. 版大你好,所以暫時沒有在 ipad 上可以買嗎?還是以後會有呢?因為只有 ipad 呀

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    3. iPad 也可以安裝 Google Play Book 的 App 看電子書喔

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    4. 另外目前沒有 ibook 主要是因為沒有開放台灣的出版社上架販售

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    5. 版大你好,剛剛在 google play 上買了你的書了!前一版的我也有,謝謝你給我帶來很多的思考,這一版非常的實用!謝謝!

      想請問一下版大,你對 evernote 的提醒,和 inbox 裡的是醒,都是提醒,但你會怎麼使用呢?

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    6. 我個人會全部使用 evernote 為主

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  6. 作者已經移除這則留言。

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  7. 版大你好, 買了您的書, 又拜讀了您一些文章, 覺得非常受益, 最近看了 David Allen 的 GTD and Evernote for Windows, 對於標籤的使用反而有些困惑, 您提到使用標籤去區分行動, 分類行動到不同情境, 但 David Allen 是以筆記本來分類不同情境, 請問這樣的作法, 有什麼樣的優缺點? 能否分享一下, 謝謝!

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    1. 其實我也某個程度也是以記事本來區分任務的執行情境,然後用標籤去區分行動、重要性等任務的價值判斷。
      我的作法是:
      記事本(一物一定位):我把我的人生分成三大情境:辦公室、家庭(生活)、部落格寫作。
      標籤(一物可以跨多標籤):具體的任務可能屬於某幾個專案,某一個任務可能同時符合某幾種情況(開會要用、打電話需要、下一步要追蹤等)、某一個任務的價值判斷(重要)。

      這是我善用 Evernote 的標籤可以「跨分類」的特性,我覺得 David Allen 的用法沒有善用到標籤的這個特性,但畢竟他不是專門研究 Evernote ,也無可厚非。

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    2. 了解, 確實標籤的使用, 有其彈性在, 在情境的調整上, 比起筆記需使用搬移的方式, 也較有效率. 感謝!

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  8. 版大你好, 跟您請教一個子彈筆記的問題, 我目前在理清 inbox 時候, 會將下一步可執行的行動, 放到工作任務中, 再由工作任務中, 挑出下週該執行的, 放到子彈筆記中, 但這樣的方式, 並且工作任務中有很多任務, 不利於檢視, 也擔心有遺漏, 這部分思考流程您有沒有建議? 謝謝

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  9. 版大您好, 請教一個子彈筆記問題: 目前我在理清 inbox 時, 將工作可行動的任務, 寫成一筆一筆筆記, 放到公司任務筆記本中, 然後在每週於公司任務筆記本內挑選下週待辦的筆記, 在整理到子彈筆記中, 但我覺得這樣非常瑣碎, 筆記非常多, 恐有遺漏, 是不是有什麼建議可以改善? 另外, 放到子彈筆記的筆記, 應該刪除還是保留, 還是封存? 謝謝

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    1. 有幾個解決瑣碎的方法:
      1. 一個專案當作一則筆記,或重要子任務當作一則筆記,專案或子任務裡如果需要多個行動(通常都有需要),可寫在專案或子任務的筆記中即可。
      2. 針對近期重要的任務筆記,可以嘗試加上「重要」或「下一步」的標籤,這樣以後就更能聚焦,不遺漏這部分。
      3. 針對較遠之後會變得重要的任務筆記(幾週後),就用 Evernote 的時間提醒,在某個時間之後出現在提醒清單,這樣我們就不會漏掉安排。
      4. 你可以一邊工作一邊準備下週任務,例如今天禮拜三,今天工作時出現一個重要任務,但這週沒時間做,下週要找出時間做,可以先列在子彈筆記上方的暫存區,這樣下週排任務時就可以看到。
      5. 「放到子彈筆記的筆記」這一點我不是很確定您的做法,我的方式是每則筆記都是用「記事連結」的方式排入子彈筆記中

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    2. 5. 「放到子彈筆記的筆記」....
      我指的是當您用「記事連結」排入子彈筆記中後, 這則筆記是放到封存嗎? 還是繼續讓他留在「工作任務」筆記本, 我目前仍是放在「工作任務」筆記本, 所以才覺得有點雜亂

      謝謝!

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    3. 我還是會放在工作任務,直到這個筆記任務真正完成為止,不過您當然可以調整成更適合自己的做法

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