2012年9月17日 星期一

WorkFlowy 教你如何簡單打點大腦靈感、專案任務流水帳

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最近看到幾位朋友在推薦「WorkFlowy」這個線上待辦事項工具,試用了覺得還滿喜歡的,它的使用方法很有特色,去除了所有可能干擾思考的按鈕功能,用很直覺且不需學習的方式讓你管理自己不斷湧出的大腦靈感,或是如流水般不斷增加的專案任務。

「WorkFlowy」的主畫面就是一張白紙,你的開始就是在上面把你想到的所有事情打上去,簡單的目錄管理,讓每件小工作的階層關聯很清楚的展示出來,而你可以隨時收合展開每一層目錄,查看需要完成的所有任務。

你可以說這是一個進化版的「純文字記事本」,讓你用文字「迅速組織」所有複雜難解的瑣事,而在實際把這些零散脈絡透過文字加以「邏輯化」後,不僅清空了你腦中的負擔,也讓未來應該如何執行會更有條理。「WorkFlowy」希望透過純粹使用文字來讓你的大腦思路更加清晰。

 

 

「WorkFlowy」可能和你想像中的待辦清單有點不一樣,例如沒有常見的時間提醒通知,沒有優先權等級,當然更沒有繁複的插入檔案等附加功能。

但這樣的一種不同,或是「WorkFlowy」的這種純粹的堅持,或許就是改變你管理自己大腦靈感、調整規劃專案任務方法的機會。

是不是以前我們花太多心力在吹毛求瑕、追求完美?而忘記了其實管理應該在於捨棄更多累贅,力求簡潔而有效。

 

 

  • 1.掌握每件事情的主從階層

在「WorkFlowy」中可以非常清楚的描繪出所有事情的關係,尤其是任務之間的從屬:在某個大目標底下需要完成幾個工作,在每個工作底下又要透過哪些步驟來逐步實踐,這都能在「WorkFlowy」中很好的表達出來。

另外,你也可以按住任務後拖曳,改變任務的排序,而這就表達出了任務之間的急迫性、重要性層級。

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  • 2.專注在當下的任務地盤

雖然外表看起來是純文字,但其實「WorkFlowy」操作起來很有「彈力」,你可以隨時從根目錄點進某一個大綱標題中,這時候會「放大」這個區域,呈現出這個章節底下的細部內容。

這也表示即使你的所有工作如蜘蛛網般繁複,但是你也能隨時進入某個節點,專心在目前這項任務的每個執行步驟細節上。

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  • 3.針對執行細節的備忘記錄

「WorkFlowy」不只可以列舉綱目,也可以在每一項任務底下新增「note」,詳細筆記這項任務需要的備忘錄。

這些筆記會直接跟著你的綱目顯示,瀏覽起來很直覺清楚,除了當做工作備忘外,這樣的筆記功能也很適合用來「思考」,讓你思考的同時也轉化為文字,然後一邊把自己的工作流水帳具體化。

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  • 4.追蹤了解專案的流程進度

縮合時的「WorkFlowy」,可以看到整個專案各大重要目標的入口。展開時的「WorkFlowy」,則能爬著線索了解其中一個環節的詳細處理過程。

一旦完成某個任務,就可以點選「complete」將其「劃掉」,透過右上方的「Completed: Hidden(Visible)」按鈕,可以決定要不要顯示這些已經完成的任務細節。

不要看到已完成任務時,可以讓你專注於剩下的任務。而選擇瀏覽所有已完成、未完成任務時,則能讓你統觀全局,了解目前進度。

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  • 5.設定任務的時間、重要性標記

前面的功能都看起來簡單又實用,但是難道「WorkFlowy」真的不能讓我設定時間提醒?不能區分重要性?或者不能連結不同任務之間的關係嗎?

其實這些需求可以換個方式,用「Tag」來完成。只要利用「#關鍵字」、「@關鍵字」就能幫任務加上許多應用變化。

在「待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案」一文中,我有提過任務清單與「行事曆」的不同,在任務清單中其實不需要有明確的時間定義,而是要定義出「現在我應該做什麼」即可。

回到「WorkFlowy」,例如標籤把任務加上「Today」、「Tomorrow」標記,就能很清楚的定義出「現在有空時可以做什麼」。

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  • 6.分享你的專案規劃清單

不管是你頭腦風暴想出來的靈感列表,或是修修改改後定案的工作清單,都可以簡單的透過專屬網址分享給其他人。

除了可以允許對方只能瀏覽或編輯外,對方也能直接把你的工作清單加入他自己的專案蜘蛛網中。

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  • 7.在行動裝置上使用WorkFlowy

雖然「WorkFlowy」沒有推出App,但不管是iPhone、iPad還是Android,都能直接用瀏覽器使用行動版的「WorkFlowy」,而且操作起來很順暢。

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  • 8.免費版的每月使用任務額度

「WorkFlowy」有免費版與付費版的區別,免費版每個月只能容許500的任務,而付費版可以無限增加任務。

不過在免費版中,如果你把任務「刪除」(注意,是刪除,而非卻認為完成),那麼它的額度就會空出來。也就是每個月容許你有500個任務在清單上的意思。

基本上這應該足夠一般用戶使用了。或者,你可以點擊我提供的「邀請連結」註冊,這樣你和我都會額外獲得250個任務額度。

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20 則留言 :

  1. 感覺跟 iOS 上的 TaskPaper 很相似,行者有比較過嗎?

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  2. 我沒有比較過,後續有空時來研究看看^^

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  3. 感谢推荐!电脑和手机都可以方便地使用,直觉上是非常的简单有效!

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  4. 版主介紹有好多類似GTD的工具可以用喔.evernote、remembermilk、這個也是!好多東西都可以達到一樣的目的

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  5. 感覺也可以當作閱讀心得筆記用耶,讚讚

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  6. 我覺得Mindmanager就可以做到了,等級隨自己的想法排,進度自己改個小圖示就有,還可以加Note、附件
    還可以有浮動分支整理無法歸類的,還可以加關聯線…

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  7. @江戶川大雄 :
    這也是一個好想法^^

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  8. 感謝推薦~
    已經點連結申請囉!!!!!!
    開始試用中!!!!

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  9. 推薦 MyLife Organized:
    http://www.mylifeorganized.net/
    上面有的應該都可以做到,加上更多,又很快喔!

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  10. 感謝推薦,也來研究看看^^

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  11. WorkFlowy對大學生、研究生閱讀論文也頗有助益。

    有些學科的論文並沒有一定的撰寫模式,使得讀者有時不易快速把握全文的結構。這時,若能邊閱讀邊用WorkFlowy整理要點,能夠比較快掌握作者的文章布局。而有此WorkFlowy筆記在手,應有助於讀者檢視作者的理路是否清晰、論證是否充分。

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  12. 很適合整理心得大綱,看起來應用層面很廣(又容易匯出)

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  13. 在Android手機上,無法離線觀看,對只有Wi-Fi的人來說,實用性少了許多。不過在電腦上使用,我覺得還不錯,適合大量的事項規劃。我也有用Any.DO,則適合少量的雜項清單。

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  14. 要如何才能關閉每次登入時自動跳出的How-to教學影片,實在很煩人!

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  15. 而且胎服務很貼心的每天都有備份email,實際也做到reminder的功能,好用!

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  16. 希望在此把Workflowy頂起來

    從去年使用至今,我在Workflowy世界的眼界與這裡的有好大的落差

    Workflowy已經被外國的同好玩出許許多多的花樣來了,比如說:
    用Stylish擴充功能以css改變自己所見的世界
    tags的使用技巧
    在Workflowy其中插入顯示圖片
    ...

    另外一個很重要的是Workflowy有一個很不錯的blog(blog.workflowy.com),這裡就是很多Tips的來源,請各位可以多多參閱

    真心覺得是好東西~希望把它頂起

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    1. WorkFlowy 多年來持續進化,真的是很不簡單

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