2015年4月17日 星期五

跟更專注的新 Any.do 3.0 學五個最重要時間管理方法


Any.Do 」一直以來是我心中最好的待辦任務清單工具之一,這類工具雖然多不勝數,但是從 4 年前這個雲端任務管理服務誕生的那一刻起,他就一直維持著「簡潔、直覺」的核心精神,這個特色帶來的就是讓我們「專注」在「工作流」上的意義。

憑著對於時間管理有一套自己的理念,「 Any.Do 」在陸續的開發出 Android、 iOS、 網頁版的過程中也不斷的獲得更多用戶的青睞,目前已經累積超過 1500 萬用戶,並且在今天推出了新的「 Any.Do 3.0 」,帶來了新的鳥瞰任務模式、更多新功能與最佳化,還有更讓人專注的新介面功能。

我想,對這樣一款貫徹自己理念的時間管理工具最好的評論,應該就是從「時間管理方法」的角度來帶大家認識「 Any.Do 3.0 」

這就是今天這篇文章撰寫的緣由,統整「 Any.Do 」歷代版本直到 3.0 定案的所有關鍵功能,以我的實際測試經驗,來跟大家分享我們可以從「 Any.Do 3.0 」裡學到哪些最重要的時間管理方法?

如果你是已經、準備使用「 Any.Do 3.0 」的用戶,那麼或許你能參考這些時間管理方法,作為活用那些功能的策略。如果你不是使用「 Any.Do 3.0 」,那麼相信這五個時間管理方法在其他待辦任務工具中一樣適用。

也歡迎參考電腦玩物上推薦過的其他待辦任務工具:



  • 1. 每天早上一分鐘的關鍵動作:決定今天要做的事
「 Any.Do 」一直以來有一個我非常欣賞的獨特設計,有用過「 Any.Do 」的朋友應該也都能感受到它的價值,那就是「 Any.Do 時刻」,這個功能可以讓我自由設定成每週一到五工作日的早上出門八點時彈出。

彈出來幹嘛?「 Any.Do 時刻」是一個幫我快速重新規劃「今日任務清單」的好工具,當早上出門後彈出這個「 Any.Do 時刻」,我就能快速的瀏覽昨天沒做完、原本預定今天要做的那些任務,依據最新的今日行程一一重新安排他們的行動時間,在進入公司前完成今日排程,一坐上辦公桌就能開始行動。

工作任務的變動是很頻繁的,無論是延遲的、新增的任務都會打亂我們原本的工作排程,所以最有效的排程其實就是「今日的排程」,也因此養成每天早上決定今日關鍵任務的習慣,會讓自己每一天的工作更加順暢。

每天花一點點時間決定接下來一天要做什麼事情,不要跟著舊計劃走、也不用浪費太多時間在無效的未來計劃,這是時間管理方法上很有效的步驟,我也曾經在電腦玩物的這篇文章中有更仔細的討論與分享:「最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧」。





  • 2. 真正聚焦的提醒:常駐自己的下一步行動
我們很容易因為「未來」要做的事情而焦慮、分心,總是沒辦法聚焦在「接下來要做的下一步行動」,可是,即使下一步行動還離目標很遠,但是沒有走出下一步,又怎麼走出未來的10步、20步,乃至於達到目標呢?

所以一個好的待辦清單工具,應該要幫助我們聚焦在下一步行動中(延伸閱讀:跑在半路上也不錯,堅持的技巧就是保持「正在行動」)。

這時候, Any.Do 在設計上會在 Android 的下拉選單中常駐出現「下一個任務」,而且一次就只有一個任務(可以手動切換今日任務),讓我們「聚焦」在接下來最重要的一件事情上,即使待辦清單還很長,但我們永遠也只能一次做好一件事情,不是嗎?





  • 3. 寫出具體執行步驟:從目標任務下劃分子任務
之前在「養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?」一文中,我曾經提到我們常常寫下目標,把目標當成任務,卻忘了繼續寫下完成任務的具體步驟。

而在「 Any.Do 」中就設計了「子任務」這樣的功能來幫我們完成這個關鍵的時間管理方法。

例如我寫下一個「準備電腦玩物講座簡報」的任務,但這個任務很大,這個任務很空泛,只是一個想要達成的目標的形容,於是我應該在「 Any.Do 」中繼續展開「子任務」清單的功能,把完成這個目標應該要做到的具體步驟寫下來,例如:練習開場白、測試時間、穿插的故事小抄等等。

當我真正在執行這個任務時,透過完成一個一個子任務來有效的逐步逼近這個目標的完成。

更重要的是,寫下目標的任務通常做不到,只有繼續寫下子任務的目標,才能有效的達成。





  • 4. 重要性的排序:不僅要做到,還要做得好
當使用了待辦清單一段時間後,一定會發現任務慢慢增加,看到常常的任務清單讓人頭昏腦脹,不知道視線應該聚焦在哪裡的問題。

這時候任務的重要性排序就是關鍵:今天要做到的事情很多,那麼今天要做到的最重要的事情是什麼?一定要有這樣的判斷,一份待辦清單才會有效。

在「 Any.Do 」中,可以透過幫任務「加上星號」這個功能,來突顯一件任務的關鍵地位。


而在「 Any.Do 3.0 」中讓用戶可以選擇三種瀏覽待辦清單的視野:時間排序、完全排序、重要性排序,在重要性排序中會把所有任務分成「打上星號」與「沒有打上星號」,並且把星號任務排序在最上方。

再輔助以我們可以手動拖曳調整任務的次序,這樣一份有重要性分別的清單,就能幫助我們優先專注在重要任務上。





  • 5. 專注你的視野:工作場域資料夾
從前面幾個「 Any.Do 」裡蘊藏的時間管理方法可以看到,「 Any.Do 」其實是一款「無所不用其極」的希望用戶「保持專注」的待辦清單工具。

在最新版「 Any.Do 3.0 」中,甚至還新增了鳥瞰視野,讓你可以在方格中總覽每一個任務分類資料夾的任務數量,排序任務分類資料夾的順序,並且點進某一個任務清單中專注在這份清單的工作上。

通常我會這樣分類:什麼工作場域要做什麼事情?最重要的專案要做什麼事情?例如有一類是當我待在辦公室時要做的事情,有一類是當我待在家裡要做的事情,有一類是最近最重要一本新書專案要做的事情。

當我身處什麼地方,或是必須專注在某個專案上時,這樣的清單分類就能讓我聚焦在這個專案的視野上:「做現在該做的事情」。

當然,我還有很多其他事情還沒做完,但如果現在不做當下可以做的事情,那進度不是只有無限延後嗎?所以暫時忘掉其他不是現在可以做的事,專注在當下的場域,這也是一個關鍵的時間管理方法。


經由上面五個步驟對於「 Any.Do 3.0 」關鍵功能的分析,可以看到「專注」正是這個工具想要傳達給使用者的理念,經由各種功能設計,「 Any.Do 3.0 」希望可以幫助用戶真正完成一份有效的待辦清單。

我也希望今天這篇文章的方法分析,能幫助大家更有效的使用這樣一款獨特時間管理服務的功能。


延伸閱讀:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:跟更專注的新 Any.do 3.0 學五個最重要時間管理方法

21 則留言 :

  1. 讚。我用EVERNOT的標簽當作工作排程,但除了工作會認真看,其他部分常會懶惰。 EVERNOTE 可以整個資料備份存查,方便工作最後做結案報告,可是ANYDO可以匯出清單嗎? 如果可以,那會更讚。 或者說,他有沒有標簽功能呢?

    回覆刪除
    回覆
    1. 好像不行,所以這一套時間管理方法,我最終還是都以 Evernote 為主體來實踐^^

      刪除
  2. 當大部分資料都放在Evernote時,試著讓它變成統一窗口,是簡化工作重要的一步。文章中的方法的確適合用在各種待辦工具中,思考方式與設計的流程才是精髓,這篇真棒。

    回覆刪除
  3. 現在有一款叫swipes的待辦事項app,可以連結到evernote,並有簡潔的管理介面,推薦給您

    回覆刪除
    回覆
    1. 這一款我有嘗試過,但我的測試經驗裡,她和 evernote 同步的效果沒有達到我想要的速度,會有遺漏、延緩同步等問題,所以那時候測試過就沒有跟大家推薦了

      刪除
  4. 你好!一个月前无意间看到你两本Evernote的书,先在Google Play买电子版,后来连书也买了,也每天开始看你的网页。看了你推荐了那么多Todo的apps,你认为ToodleDo怎样?我花了很多时间去研究不同的apps,结果跑回去ToodleDo。目前是用一种叫MYN的设定。

    回覆刪除
  5. 你好!一个月前无意间看到你两本Evernote的书,先在Google Play买电子版,后来连书也买了,也每天开始看你的网页。看了你推荐了那么多Todo的apps,你认为ToodleDo怎样?我花了很多时间去研究不同的apps,结果跑回去ToodleDo。目前是用一种叫MYN的设定。

    回覆刪除
    回覆
    1. ToodleDo 我覺得也是一個設計得很棒的待辦任務服務,只是比較可惜的就是我還沒有時間深入來寫一篇介紹,因為他很棒,所以又不想簡單對待^^

      刪除
    2. 如果以 ToodleDo 為主,在 Android 上有沒有比較推薦的 app 呢? 我是用 DGT GTD,但感覺同步部分比較常會有問題。 謝謝

      刪除
    3. 我个人是用ToodleDo本身的app,有人建议ultimate to do list 不过那个比较复杂,而且没有ToodleDo 里的outline功能。

      刪除
  6. 那我可不可以请你这位专家帮忙看看,还有我的设定是根据Michael Linenberger 提倡的MYN(Master Your Now)System,他有一本免费的电子书,叫“The One Minute Todo List"。我喜欢(目前)他的设定是因为很接近手写的To-Do List。以start date为主要而不是due date,好像我们用纸和笔写的清单。拜托了~~呵呵呵。。。

    回覆刪除
    回覆
    1. 哈哈,你說的這套系統我也沒有接觸過,但我很有興趣,讓我慢慢來研究看看吧^^

      刪除
  7. 先谢谢你了,我每隔数个月就换一次设定和app,希望有你的分析,我不用再寻寻觅觅了。目前Evernote我是根据你的书的建议(新加坡买还蛮贵的,呵呵),除了to-do list在ToodleDo和与同事共享的文件在Dropbox 商业版。我目前测试过(也买了。。。)wunderlist, todoist, any.do, informant还有一堆记不起名字的。。。太会花钱了唉!

    回覆刪除
  8. 又,我很久之前就接觸過ANY DO,那時候也正在學習如何使用智慧手機來進行時間管理,各類APP買了不少。
    最后,體驗到的一個結論就是,能夠讓你及時使用的工具才是好工具。
    所以,我最後使用的APP是.......
    代辦事項--APPLE內建的提醒事項,每日早上檢視。任何時候,想到該做的,就讓SIRI幫我記錄,有空才做分類。
    行事曆-----apple內建的日曆,使用GOOGLE賬號,但是在GOOGLE日曆上做類別管理,
    專案--------trello
    筆記--------Awesome Note。與GOOGLE雲端硬碟同步。

    這幾個APP的共同點就是,都有網頁版,所以即便在電腦端,平板端,都可以做檢視修改。
    而基本的操作原則,恰恰與版主的觀點是一致的。
    至於ios內建提醒事項可以打敗anydo與其他APP的唯一理由就是,SIRI。其他沒有了。

    回覆刪除
  9. 留言會一直被吃掉,傷腦筋

    ToodleDo 官方 app 之前好像是因為介面問題而捨棄不用,不過現在已經下載來再重新試用看看。至於 Ultimate To-Do List 多了 Locations 的特性,讓我想到以前在 Palm 上面所使用的 Life Balance ,以前的文章找不太到了,不過可以參考這篇 「Life Balance:讓工作與生活平衡」http://mobile.51cto.com/webos-324132.htm。 比較可惜在 Anroid 上頭找不太到沒有這樣的軟體。

    回覆刪除
  10. HI 站長,
    留言版系統常會將留言給吃掉,最近已經出現了好幾次了,煩請幫忙處理一下。

    回覆刪除
    回覆
    1. 這部分可能是 Blogger 自動判斷垃圾留言時出現的誤判,我會更頻繁去關注一下裡面有沒有誤判留言

      刪除
    2. 好的,謝謝。

      刪除

相關文章: