2013年5月27日 星期一

Evernote 活用「提醒事項」教學,解決七大時間管理問題

evernote reminder-01

上週 Evernote 推出了「時間提醒」最新功能,目前在 iPhone、 iPad、 Mac 以及 Web 版本上可以使用。這個功能不僅僅是在筆記上加個鬧鐘通知而已,其實更關鍵是他將 Evernote 筆記的管理方式初步的「待辦清單化」:

用戶直接在筆記中完成規劃行程安排流程通知下一步行動

試用了幾天,我想來深入的介紹這個「提醒事項」新功能如何改變我的一些筆記管理方法,以下用我自己實際的例子做介紹,也提供大家可以活用新功能的參考,當然也歡迎大家分享你們的使用方式。

 

 

 

我們要先知道關於 Evernote 「提醒事項」的一些關鍵特色,才能去思考怎麼活用到下面各種不同的情境與問題中:

  • 1.每則筆記都可以「加入待辦清單」,而不一定要有鬧鐘提醒。
  • 2.但也可以幫每則筆記添加日期時間的鬧鈴提醒,時間到時會在手機上彈出通知。
  • 3.可以依據每個「記事本」資料夾瀏覽各自的待辦清單。
  • 4.待辦清單上的記事項目可以拖曳改變排序。
  • 5.完成的任務可以從待辦清單劃掉,但只是從清單上移除,筆記本身還是儲存在記事本裡。

有了上述基本功能的認知後,我們就能來試試看怎麼應用了。

 

 

  • 一、管理專案的進度

我會把某一工作專案需要的郵件、文件、任務、會議記錄、參考資料等全部丟進某一個獨立的 Evernote 記事本資料夾中統一儲存,這樣要搜尋單一專案的相關資料時可以非常快速的找出來,也不怕沒有隨身攜帶或備份(參考:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法)。

而要安排這個專案的工作進度時,我就可以進入這個 Evernote 記事本,挑出每次進度的相關筆記來設定好時間提醒,例如:

  • 1.A客戶的郵件明天前要回應完畢。
  • 2.下週一必須編輯處理甲文件內容。
  • 3.這份會議記錄裡的工作要項在五月底前全部執行完成。

正在進行中的專案,我一定每天都會打開這個專案的記事本查看,而這時候左方的待辦清單就提醒我每一天應該執行的進度,以及更關鍵的,「連結」執行這些進度時需要的筆記資料。

evernote reminder-02

 

 

  • 二、設定旅遊行前提醒

我在計畫長時間的旅行時,也習慣開一個專屬的記事本資料夾來儲存所有的旅行相關筆記資料,例如機票旅館的訂單、行李打包確認清單、自己的護照、旅途的行程規劃等等。旅行前可以統一管理,甚至可以把記事本分享給同伴,而旅途後這個資料夾本身就是一個可以永遠留存的回憶日記(參考:Evernote + Google地圖 搞定旅行大小問題:港澳行動篇)。

現在 Evernote 有了提醒功能後,就能把這些筆記「活化」使用,我可以:

  • 1.一則收集了多家旅館訂房資料的筆記,設定五月底前提醒,一定要正式完成訂房。
  • 2.一則關於怎麼訂船票、飛機票的剪貼筆記,設定六月初提醒,一定要記得去完成訂票手續。
  • 3.一則持續更新完善的行李打包清單筆記,設定六月底出發前提醒,讓自己不要遺漏重要隨身物品。

evernote reminder-03

 

 

  • 三、生活雜務的「有效期限」提醒

我把很多生活中「要長期記住」但我知道「自己的腦袋不可能長期記住」的事情也隨手記到 Evernote 中,例如我借了一本書給朋友、買了某個會過期的生鮮食品放入冰箱、申請了某個證件但必須在一定時間後重新認證。

以前這些筆記放到 Evernote 裡,就只是記住,但現在還能在「時限到達」時主動的提醒我:

  • 1.把借書筆記設定好歸還的時間點提醒。
  • 2.把食品過期筆記設定好過期當月的提醒。
  • 3.把證件筆記設定好一年後的換證提醒。

evernote reminder-04

 

 

  • 四、安排自主學習課程

大家都喜歡用 Evernote 剪貼很多「知識」,例如網路上看到的好文章。而我會有一個明確目標的「學習記事本」,以我當下想要學習的東西為主題,專門收集相關的知識文章,有時間時就能好好閱讀或練習。

現在,透過 Evernote 的排程提醒,我們可以幫自己安排好自主學習這些筆記內容的課程規劃:

  • 1.這個週日要學會如何架設線上課程系統。
  • 2.下個週日要學會如何設計教學影片。
  • 3.下下個週日學習如何建立課程討論區。

將 Evernote 中相關主題的筆記,依據課程規劃設定好時間提醒,就能在 Evernote 這本「課本」中依據日期來提醒學習進度了。

evernote reminder-05

 

 

  • 五、建立重複性的工作流程表

每個工作都會有一些制式的行政流程、手續文件、固定步驟,我把這些辦公室裡專門要用的規格化文件、資料、筆記全部都儲存在一個獨立的 Evernote 資料夾中方便自己隨時查找。

而有了 Evernote 待辦清單功能後,這個查找動作可以變得更加簡單,因為我可以把固定工作流程上「每一個步驟需要用到的筆記」,加入待辦清單並且設定好排列順序:

  • 1.流程一建立合約:連結合約範本筆記。
  • 2.流程二申請健保:連結健保資料筆記。
  • 3.流程三設計圖像:連結圖像規格筆記。
  • 4.流程四申請結案:連結結案文件筆記。

每一次我就可以參考這份流程,快速知道我接下來要進行哪個步驟,以及可以使用哪份資料。

evernote reminder-06

 

 

  • 六、每月的習慣反省與整理

我會把一些生活上的習慣養成用 Evernote 做追蹤記錄,例如我的記帳筆記,或是我練習泡咖啡的筆記。

而如果像是理財筆記需要每個月進行一次總結的話,我可以在這則筆記加上月底的時間提醒,等到月底那天就會彈出通知,讓我記得去做一個結算反省。

evernote reminder-07

 

 

  • 七、工作生活瑣事的延遲提醒

生活、工作上有很多「臨時插入」的待辦事項,這些瑣事需要被「延遲提醒」,因為我們不可能當下解決所有事情,例如那些常常多出來的新郵件任務。

我自己的習慣當然也是把所有瑣事都統一集中在 Evernote 中,而現在 Evernote 就能幫我們做好延遲提醒的工作。

例如我找到一家很想去吃的餐廳,記下來後害怕「忘記去做」,就加上一個週末的時間提醒。或者我把一封現在沒時間處理的郵件儲存到 Evernote 裡,為了怕後續忘記回頭處理,就加上一個明日的時間提醒。

evernote reminder-08

 

 

  • 小結:讓「時間提醒」與「資料筆記」結合

如果你在一般的行事曆上設定了一個「週末要整理出國行李」的提醒,但是當行事曆發出通知時,你的行李打包清單並不在行事曆上,你還要返回打開自己的清單來開始整理。

如果你儲存了很多資料、文件、筆記,可是這些檔案只是躺在那邊,不會在你需要用到他們時主動跳出來說:「記得使用我喔!」那這樣的筆記就缺少了一些能動性。

而現在 Evernote 的「提醒事項」功能把「時間提醒」與「資料筆記」結合,看到時間時就看到筆記內容,直接就能處理工作,也讓資料活化,是非常值得大家試試看的功能(當然,也期待 Android 與 PC 版儘快推出)。

13 則留言 :

  1. 如果沒有經常執行程式連網,可能時間到了也不會提醒!

    回覆刪除
    回覆
    1. 我這邊關閉 iPad 的網路來測試,還是會出現提醒(關閉螢幕時會有彈出通知)

      刪除
  2. evernote最需要做的事减肥~

    回覆刪除
    回覆
    1. 減肥的意思是?照理說 Evernote 的 PC端軟體和行動 App 都是很省資源、效能也很好的軟體才對。

      我的筆記資料庫有 1.1 GB,但是我在 windows 端啟動 evernote 時也才佔用 30 MB的記憶體,速度也很快。應該前年之前的幾次改版已經成功減肥了才對。

      刪除
  3. 請問異塵行者大大, 之前用了evernote 一段時間, 亦買了大大寫的書.. 所以開始試用專業版本, 可是我就是沒法找到復原誤刪或是不小心改了內容..
    是真的沒有還是我找不到呢?
    謝謝!

    回覆刪除
    回覆
    1. 在電腦端的 evernote 軟體中,每則筆記的編輯功能區塊理會有一個「記事歷程記錄」,可以從這裡回復之前的筆記版本。

      刪除
  4. 您好~透過evernote官網推薦連結~買了您的大作"evernote超效率數位筆記術"
    網頁上的資訊顯示會贈送專頁版一個月~於是連結至博客來買了書~
    但翻遍全書就是沒有贈品資訊~是優惠已過期~抑或需做啥動作申請~
    煩請告知~謝~

    回覆刪除
    回覆
    1. 造成您的困擾真是抱歉,之前已經有請evernote官方網站將推薦圖檔拿下來了。

      因為 evernote 官方提供的一個月專業版序號都隨書附贈完畢,所以在後續新的書裡不會有這一個月的贈品了。

      刪除
    2. 謝您百忙撥冗回應~談不上困擾囉~就圖一個清楚罷了^^
      因有免費一年的優惠未使用~想說若序號還有就先用調這一個月的試看看~
      話說...官網也真太過疏忽~雖是小事~但本身是標榜"效率與管理"的軟體~
      未免讓人觀感不佳(可能我多想了^^")~
      抱歉~小發了牢騷^^"
      謝謝您的回應~會盡快拜讀完整內容~希望趕快用上手囉~

      刪除
  5. 異塵行者大大,
    請教一下
    無名及yahoo部落格未來會消失
    那我之前剪入 evernote 的圖文,
    尤其是文章內的圖,
    會不會也跟著不見了?

    回覆刪除
  6. 您好, 兩本書我都有買:
    1.請問如何建立每個月會固定發生的事件? 如 "每月 15日要查某銀行帳戶"? 這樣可以做到嗎? 謝謝!

    2.如果把 excel 或 pdf 檔案附在筆記裡, 網路不通時也可以打開嗎? 一些每日例行紀錄, 每個檔案約 1M, 需要經常性隨時開啟修改, 隨時同步儲存, 目前用 dropbox, 基本是存在本地端再同步到雲端, 不怕網路斷線, 但檢索不易.

    3.我發現筆記裡的圖片下載很慢很慢(12核心24G桌機+中華 100M/20M), 總共也才 63則筆記, 每則筆記最多僅有一張圖(手機照的), 速度真的很不流暢, 總是要等, 可是我一般上網很快的, 是 evernote server 頻寬太慢嗎?

    謝謝您撥冗回答~

    回覆刪除
  7. 異塵大大請問一下~~
    我可以設定「提醒時間」的預設值(每次都從08:00開始)嗎?

    回覆刪除
  8. 我的問題跟乃宏大大的很像,我可以設定某個筆記在固定每天九點跳出來提醒我嗎?不然每天都要一直重設提醒很麻煩ㄟ

    回覆刪除

相關文章: