2016年11月18日 星期五

知名專案管理工具 Asana 推出類似 Trello 看板,視覺化工作流程


「 Asana 」是非常知名的專案管理雲端服務,特別針對團隊合作有很細密的管理功能,像是 LinkedIn、 Airbnb、 Uber 等都使用 Asana 做專案管理,就我所知台灣也有不少創業團隊、中小企業使用。「 Asana 」的創辦人還是當年與馬克·扎克伯格一起創辦 Facebook 的元老之一,目前依然是 Facebook 大股東,後來他離開 Facebook ,在 2008 年開始創辦「 Asana 」至今。

「 Asana 」原本的特色就是邏輯層次非常分明的清單管理系統,可以根據專案、任務、子任務等多層級整理專案,並設定每一個任務的時間、負責人與檔案資料等細節。在團隊的專案管理中,每個執行者可以過濾出不同專案中指派給自己的任務,並且跟其他成員一起在任務中進行討論。

作為「專案管理軟體」,「 Asana 」最大的競爭者之一就是以視覺看板為介面的 Trello ,所以今天看到 Asana 也推出類似 Trello 看板的管理功能,可以說強化競爭力的企圖心十足。

那麼「 Asana 」的類似 Trello 看板功能有沒有什麼特色呢?

我認為最大的特色就是因為 Asana 一個任務可以連結多個專案,所以假如我有五個專案正在進行,我可以「用一個看板,去管理五個專案不同進度的任務」,讓我下面為大家做一個介紹說明。




下圖是「 Asana 」上的專案任務管理畫面。




假如我想新增最新的看板介面,先點擊上方紅色的[+],新增一個專案( Project )。




新增專案時,把「 Layout 」選項切換到「 Board 」。




這樣一來,就可以用類似 Trello 的看板介面,來管理專案的進度。

這樣視覺化的工作流程,對很多工作者來說瀏覽與操作都更直覺:為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序




在 Asana 中,每一個任務跟 Trello 的卡片一樣,都可以新增更多子任務,或是插入圖片、檔案,或是在任務中進行對話討論。




而「 Asana 」看板最棒的一點,就是可以把其他專案的任務,連結到統一的看板上管理。

例如我在某個專案中的任務編輯畫面裡,選擇這個任務欄位右方的[編輯]按鈕。




然後就可以把這個任務,「同一時間」加入「多個專案」中,也包含加入剛剛的專案看板。




這樣我可以在原本的專案清單管理任務,也可以在新的專案看板統整任務,兩邊的修改會互相同步,管理專案起來更加方便。

這樣可以連結多專案任務的統一看板,更適合做我之前提到的「[時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載」應用。

如果你有使用 Asana ,可以立刻試試看這個新功能。如果你還沒用過,在找一個專業進階的任務管理工具,也可以試試看 Asana ,個人與小團隊使用基本上免費喔!

延伸閱讀相關文章:

「Asana」網站

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10 則留言 :

  1. Airtable 最近也更新了 看板分類的功能

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  2. 何時 evernote 會內建看板功能?

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    1. 如果有的話好像滿讓人期待的

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  3. 改天試試,看起來有點複雜

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  4. 我有超過50個專案,一直在用Trello,看到你的介紹後馬上試用了Asana. 按你的方法, 只要tag兩個專案, 便可在統一看板一覽所有工作,這實在是非常方便。唯一美中不足的是,在統一看板只看到工作,而看不到這工作是屬於那個專案的; 還有就是看不到沒有工作,或者等待客人給進一步指示才能繼續的專案。不過,估計Asana會逐步加入新功能,使之越來越完美吧!
    Cody

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    1. 安安,我也是 Trello 的重度用戶看了這篇才去用用看 Asana。
      我先說一下我的理解。

      都不提組織的話(沒錯,我發現 Anasa.com 的組織閱覽權限竟然是收費的.....)

      Trello 那邊的結構有三層 Board > List > card
      Asana 這邊則是標示成 Project > column > task

      我的理解是 Asana 這功能真的有點聰明。
      換成 Trello 的結構講法來說,Asana 只是讓 Card 可以設定指定的那些 Board 可以共同擁有他。

      他們任何一個被指名的 Board(Asana 裡的 Project)裡面的這張卡,
      都可以移動到不同的 List 跟不同的排序位子。

      但內容是共通的,你在 A Board 改寫一句話,在去 其他 B、C、D Board 查看同一個名稱的 Card。
      你會發現內容也變了。

      所以我理解的概念是:
      他只是讓一張卡能有個開關,讓他指名的板子能夠「共」用他(怎麼講的好像有點色XD)

      如果以上的觀察跟推論成立,那你問的是隸屬哪個 Project(專案) 的問題就不存在了。
      因為他們是共用的,所以應該問他們是哪「些」Project(專案)共用的?

      ----

      雖然我很愛用 Trello,但也不太想說其他平台的壞話。
      畢竟有可能這種呈現方式,並不是誰的專利。

      但我今天看了這篇文章,測試完所有 Asana 的功能後。

      我個人的感想是,一樣都是看板模式之下(Asana List mode 不在討論範圍):
      除了 讓卡片可以跟指定的版共用、還有登入畫面或官方首頁背景比較漂亮 之外。

      Trello 目前沒有其他輸給他的理由。

      兩邊該有的基本功能..算是都有,Trello 還有很多 Asana 沒有的。
      Trello 可以 markdown 編輯,Asana 測試竟然不支援。
      這快要是到處都支援的寫法了,他竟然沒有應該登記他基本功能缺失才對。(難道他是支援 BBcode?)
      Trello 有豐富的 Power-UP,理所當然 Asana 目前沒有。
      Trello 的待辦清單一開始就會設定好分組標題,Asana 也可以設標題但是選項按鈕非常隱密。
      Trello 免費版就可以設定開放給組織的權限,Asana 必須收費。

      以上是比較客觀的優缺比較。

      其他方面我個人主觀偏見認為,從操作動線的設計來說。
      Trello 根本不用怎麼學習就可以快速上手,就像生活中拿一張便利貼貼在白板上一樣簡單。

      可是剛註冊 Asana 後,作的第一件事情是花在,群找看板樣貌的界面在哪。
      新開之後,又花時間找 新增卡片的地方在哪。
      創好卡片了,要找這篇文章主要介紹的共用 Project 的操作介面,又被他唬到XD
      他真的很會藏XD!藏到我差點以為是在 Board 模式的時候沒那功能。

      但你也可以歸咎於是我個人不習慣這種比較傳統的 GTD 網站設定模式。

      可是,你想喔。
      如果可以讓一個完全什麼都沒概念的生手,
      連老阿嬤也都能光憑直覺操作的介面,那不是比較好嗎XD
      這也是我一直很愛 Trello 的原因之一,很好上手又非常靈活(看板的特性排序很靈活)
      跟人介紹也不用艱澀的名詞,就跟他說是便條紙、清單、白板或公佈欄,就秒懂了。


      Asana 感覺只是學了呈現看版的介面,其他的...還有進步空間。
      即使使用者體驗的視覺上,有可能是比 Trello 的配色美或者說是不同風格。
      但真的在操作講求效率的時候,我還是站在 Trello 這邊。

      其他不要說,你打開你 Chrome 的 工作管理員看一下 Asana 的分頁吃多少 CPU。
      他側邊的那個很漂亮的下雪動畫吃掉太多了。
      導致沒有隱藏側邊的話,光新增一個卡片就會有噸感,開啟一張什麼都沒寫的卡竟然要花我5~10秒。

      Trello 都秒開,哪個作業效率高XD

      連續快速新增待辦清單(例如從 1 打到 100 項,純打數字),也是 Trello 完勝。
      Asana 犧牲部分的速度與效能,成就他的美麗。


      話說回來 Asana 是真的背景很好看啦XD
      介面按鈕設計也有很漂亮的顯目顏色又不刺眼。

      但...我一直找不到哪裡可以換背景啊。
      難道換個背景色也是收費項目嗎XD?知道的可以出來教一下嗎?感謝XD

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    2. 所以 Asana 的確有「目前」Trello 沒有特色,良心講很吸引人。
      包含這篇文章介紹的重點共用一張卡,以及有 List mode。(對喜歡的人來說+分 可惜我不是XD)

      但 Trello 也有更多他沒有的,上面提到很多有一點我忘提了。
      對,這就像 Slack.com 跟 JANDI.com 有一個明顯差別:語言介面

      Trello 有多國語言介面 Asana 目前沒有。
      會忘了嘴這個,是因為對我不是很重要。
      但也許對別人來說這很重要也說不定?

      我又加一篇留言只是想說,Trello 還是很好用。
      美感外,他只輸給一個功能,怎麼可以因為一個小功能(跟拉捷徑類似的功能不是小功能?)
      就放棄他呢!!而且你想想你版子多的話,要轉過去多困難、多麻煩。(X)

      所以我已經寫了很詳細的建議信給 Trello 官方。
      希望他們未來有機會也有這項功能!

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    3. #漏字更正:
      所以 Asana 的確有「目前」Trello 沒有特色,良心講很吸引人。(X)
      所以 Asana 的確有「目前」Trello 沒有的特色,良心講很吸引人。(O)

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    4. 大家的留言非常專業,讓我受益良多^^

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