2017年2月13日 星期一

我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?


上過我的「講座課程」的朋友,或許在裡面聽過一個概念:增加工作效率最有效的方法就是「不要做」,比起努力把 10 個瑣事變得熟練,還不如想辦法去掉其中 8 件瑣事。如果可以放下、捨棄或自動化這些雜務,那麼生活與工作自然多出更多自己可以運用的時間,這也就是我的「減法工作哲學」。

而最近看到一本有意思的書,叫做《不辦清單:史上最不勵志的爛泥哲學書》,我還沒閱讀,只是覺得這個概念很有意思,而且當我回頭檢視自己的工作流程後,發現我心中其實擁有一串很長的「不做清單」,說不定這真的就是讓我覺得可以掌控時間的關鍵之一。

所以今天這篇文章,讓我寫下我自己的「不做清單」,以及不做這些行動後帶來什麼結果的「真實經驗」。目的是邀請大家,也可以想想看自己心中是不是也有一份不做清單?或是有沒有可能你也幫自己強化「不辦清單」,找回人生可以喘息的空間時間。




要聲明的是,這只是我個人的「選擇」,不表示我認為所有人一定都「不要做」這些事,也不是去批判那些做了這些行動的人。

因為我的基本前提是這個世界是充滿各種可能性與角度的世界,可能性太多,但我們的時間有限,所以:

「勢必我只能選擇其中某些可能性來行動,而犧牲其他可能性。」

我的「不要做清單」,就是我選擇的犧牲,一定會犧牲一些好處,但也會換來一些空間,如此而已。而我最關注的空間就是:「讓我自己可以掌控自己的時間」。




1. 不追蹤新聞媒體、內容農場、綜合性媒體


我在使用 Facebook 時有一個「不追蹤」的習慣,當然不要追蹤內容農場,而基本上我也不追蹤新聞媒體與綜合性媒體(除非是優質專業、原創度高的新聞媒體),於是我可以「只追蹤」那些優質的內容來源、發言者。

這樣的犧牲,可能讓我錯失一些有趣的新聞,但不會讓我錯失最重要的新聞。因為即使我不追蹤新聞與綜合性媒體,但熱門重要的新聞,我的朋友圈一定會有人轉貼,我不愁看不到,反而可以讓朋友圈幫我過濾。

但這樣的犧牲換來的好處就是,我的 Facebook 資訊牆非常乾淨、專業,充滿有用的資訊,這就是「不追蹤」與「只追蹤」帶來的好處。

你還可以延伸閱讀我的經驗:乾脆脫離 Facebook 過濾演算法控制的三種閱讀方法




2. 90% 文章不看,90%文章不在當下看


我在閱讀 Facebook 或 Feedly 文章時,有一個「不閱讀」的方法,我會很快的掃描臉書上我追蹤的優質來源的所有貼文、轉貼,但基本上「當下都不看」,直到我發現我真正感興趣的文章,但這時候「我還是不看」,我會把這些感興趣的文章先收進 Pocket 中,等待稍後閱讀。(甚至還能這樣看: 開始「聽」文章,日常時間加一倍的魔法

於是我有 90% 的文章其實略過不看,剩下的 10% 想看的文章裡,又有 90% 的文章丟進稍後閱讀服務,而最後剩下的 10% ,就是我可以在當下有限時間裡好好閱讀的最重要文章了。

這樣的「犧牲」,換來的是我有時間真正去好好讀對我最有意義的那「1%」的文章。




3. 不整理照片


在工作流程上,我基本上「不手動整理照片」,因為現在有像是 Google 相簿這樣的雲端服務可以幫我做好自動上傳、自動分類、自動索引,我不用自己動手來。

雖然這樣會犧牲自己真正整理照片的樂趣,也讓照片無法 100% 照著自己的意思去分類(其實也可以,只是很花時間)。

但是換來的是我省下了大量的整理照片時間,但是我依然可以在絕大多數時候找到自己需要的照片,而且找到的速度還很快,因為只要搜尋就好。無形中,就多出了很多可以去做其他對我更重要的事情的時間




4. 不整理名片


我常常會在各種活動拿到許多名片,而基本上我不整理名片,也不把名片掃描到數位通訊錄中,我通常都只是把他們單純拍照存入 Evernote 中,利用 Evernote 可以辨識照片上正楷中文的特性,以後如果需要找到某張名片,就搜尋名片上可能有的關鍵字找出他即可。

這樣當然犧牲了整理好的整齊結果,但換來的則是大量節省下來的整理時間。 
這樣的選擇跟我的工作環境有關,我的想法是,每次我拿到的大量名片中有 90% 的名片通常短期內不會聯繫,甚至幾乎不會再聯繫,這時候如果花了時間把所有名片都變成通訊錄,那意思不是我花了 90% 的時間在我可能不會聯絡的名片上嗎?

還不如用一個方法,把這 90% 的時間節省下來,但還是確保他們以後真的要用找得到(拍照存入 Evernote )(可參考:Evernote 拍照記憶法,用照片筆記收納人生瑣事的心得)。




5. 不在意筆記美觀


我非常不在意筆記的排版、美觀,我甚至在 Evernote 的醜醜表格有時出錯時(例如跑出多餘的空欄或是沒有對齊),我也不管他,反正只要內容有上去就好,這樣當然就犧牲了筆記的好看。(我使用 Onenote 時也是一樣的邏輯)

但這樣的犧牲換來的是我用最快的速度記下內容,最簡單的方式設定好可用的基本格式,不花時間在調整版面上,以後可以找得到、用得來即可,而多出來的時間還可以繼續處理其他筆記




6. 早上不從打開郵件開始


早期的時候,我也都會一上班就打開郵件信箱開始處理郵件,處理完成後常常發現半天甚至一天就過去了(因為郵件還會一直來),雖然這樣也是在工作,但我發現這導致我沒辦法每一天用最多時間去做我更重要的工作(例如對我來說,就是去推進截止日將要到達的書籍的專案進度)。

後來我就養成一個習慣,早上不看信箱,等到早上把預先安排好的自己最重要的工作進度完成後,中午才看信箱,甚至有時候投入自己的工作中,下午才會看信箱。

這樣做,當然犧牲了很多即時答覆對方郵件的速度,但對工作有造成什麼影響嗎?其實也還好。因為新出現的任務通常都重要性低(郵件上大多是新出現任務),而已經累積一段時間、已經在進度上的任務,通常重要性高,所以我選擇優先完成後者。

我也不是不看郵件、不處理新任務,我只是選擇先不處理他們,先把時間留給更重要的任務而已




7. 不在一天裡排超過兩件重要的事情


我現在列出每天的待辦清單,都非常遵守我自己寫過的「1-3-5 專注法則」:一件最重要的事、三件必要的事、五件瑣事,並且最好能「不要」列好列滿,沒列滿保留空間更好。

這看起來好像犧牲了待辦清單上的「認真程度」,但是一份輕鬆的待辦清單保證我真正可以達成他,並且專注在真正重要任務上。 
反而我以前每天喜歡列出很多重要任務的待辦清單,因為根本不可能完成,導致清單看起來只會愈來愈長、壓力愈來愈大,還很容易在任務太多時,搞不清楚真正要優先做的是什麼。

所以後來我選擇「不要在一日清單中列出太多重要的事」,反而因為重要的事被妥善安排與延後、分散到不同日期完成,而讓專案進度更有效的被推動了。




8. 不糾結,不爭吵


在工作與生活上,我盡可能避免去執行低產值的額外計較。不要誤會,所謂的低產值不是指那些休閒娛樂、家庭生活,事實上好的娛樂與生活,產值更高,因為讓我快樂,讓我和家人建立強大關係。

但是如果糾結在為了維護自尊的立場、爭吵在其實是不同角度的思考,這樣的行動對我來說就是很低產值的。所以無論是網路上、工作中、家庭生活裡,我都不讓自己陷入低產值的糾結與爭吵中。

例如電腦玩物文章中偶有讀者指出我的錯誤或偏狹,有可能這時候只是角度不同產生的問題,但基本上我不做立場的爭執,反而應該去認可對方的切入角度,也提醒自己以後可以注意這個角度,這樣對我來說就是不陷入糾結、不浪費爭吵,但又產生高產值的結果。(可延伸閱讀:高效率的人如何面對批評與爭執?




9.不手動優化電腦


我已經起碼超過兩年沒有「用優化軟體優化」自己的電腦了,包含 Windows 與 Mac ,我目前唯一有做的就是偶爾看到某個已經安裝的軟體其實用不到了,把它移除而已,但也只是用系統內建基本功能移除。

我更久以前會很在意電腦速度,會常常用很多清理軟體、加速軟體、優化工具、安全工具,但一旦用了容易上癮,就會想要每隔一段時間(而且這段時間可能愈來愈短)要幫電腦最佳化一下,然後半天的時間可能就過去了。而一旦因為修改調整電腦什麼設定而導致系統出問題,就要花更多時間救回來。 
而當我「選擇」不再去在意電腦優化後,就讓 Windows 與 Mac 系統自己更新去最佳化,就讓系統自己去管理記憶體或硬碟,我發現這些時間省下來了,那些電腦是不是還能更快的焦慮不見了,但我實際的感受上,也沒有覺得已經兩年沒有最佳化的電腦有什麼工作上的速度或設定問題。

或許真的會「犧牲」一點點速度與硬碟空間(例如沒有清理軟體移除後的垃圾),但好像還真的對我影響不大,換來的卻是更多的工作時間




10.不手動優化手機


同樣的,就像我之前也常常在電腦玩物分享的:「不要做這 10 件事,讓你的智慧型手機更聰明好用」,即使我使用有一堆加速工具可以下載的 Android 手機,但我也已經有超過三年沒有使用這些加速、省電、清理 App 來最佳化自己的 Android 手機了。

不用清理 App ,我的手機有因為這樣而讓垃圾占滿空間嗎?沒有,通常真正會占滿空間的就是我自己拍的照片影片,以及那些體積真的很大的 App ,我只要移除他們(照片影片上傳雲端),空間就多出來了。不用省電加速 App ,我的手機有變慢嗎?有時候確實會忽然變慢與電力消耗變快,但通常都是我裝了一個有問題的 App ,於是我當下移除他,問題就解決了。 
當然這樣做的時候,手機裡確實會留下一些 App 移除後刪不掉的垃圾檔案,但其實也沒有太多影響。這樣做的時候或許我每天的使用電力會少個半小時,但 30 分鐘對我影響不大,而且帶著行動電源就什麼都不用煩惱。

這樣的犧牲,換來的是我可以盡情使用每個優質 App 的同步效率、打開 GPS 享受定位的好處,不花時間在對速度、電力、空間的焦慮上,交給手機系統自己去管理,換回我的許多零碎時間與注意力




小結:


以上,就是我的「不做清單」,我相信不會完全適合你,因為這才表示這是我的「選擇」。

「不辦清單」不是必然如此的事情,如果是這樣就沒意義了,「不辦清單」最大的價值就在於我知道那樣做會有一些好處,但我寧願犧牲他,來換取對我自己來說其他更大的好處

如果你能建立自己的「不辦清單」,那麼相信你也可以漸漸變得更專注有效率。

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11 則留言 :

  1. Esor老師,請問您知否有那一款的ToDo list應用能同步Google 日曆的提醒功能?

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    1. 如果是說最新版的提醒,目前好像都沒有哩(只有 Inbox 可以)

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    2. 是的,謝謝老師回覆,我試了好多款流行的應用,都還沒有這功能。

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  2. 還有,用WordPress 做網站,不如用blogger, 節約更多時間 。

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  3. 名片用电子名片app扫描识别的时间几乎和拍照放进evernote的时间一样 甚至更快 因为在evernote还要加tag选folder等等

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  4. 很棒的分享!謝謝你!

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  5. 文章的出发点让我有耳目一新的感觉,文章观点对于现在的我来说,很受用。

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