2017年2月17日 星期五

Trello 團隊如何使用 Trello? 8個專案排程協作重點技巧


我最近讀到兩篇文章,對如何使用 Trello 進行專案管理很有收穫:第一篇是 Zapier 團隊去採訪 Trello 團隊成員如何使用 Trello :「How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team」。第二篇則是 Trello 團隊自己整理了前一篇文章的精華,重新解釋自己使用 Trello 時的管理邏輯:「 How Teams At Trello Use Trello 」。

100 多人的 Trello 團隊,如何利用 150 多個團隊共用的 Trello 看板(不包含 Trello 成員自己建立的個人看板),來管理有 1700 多萬用戶的 Trello 服務呢?

我身為 Trello 的使用者之一,仔細研讀了這兩篇文章裡提到的各種方法,並且實際嘗試一遍,加上我的理解、整理和個人看法,幫大家也重新詮釋一篇 Trello 團隊自己使用 Trello 的工作哲學

裡面有些工作方法,我想不只是使用 Trello ,對使用其他專案管理軟體也應該會有所啟發。

同樣的,如果你是剛剛接觸 Trello ,對功能還不熟悉,歡迎先參考我之前的幾篇教學文章,今日之文我則會略過這些功能教學的部分,直接說明方法:




一, 每個專案都有一個[收件匣]列表:


Trello 團隊提到他們在各部門工作看板裡,會建立一個叫做「 incoming list 」的列表,我們就叫他「收件匣(收集箱)」,這個用意是讓任何其他部門的人要轉交任務時、其他團隊裡的人要提供建議時、部門內的人有什麼新點子時,都先一律丟入「 incoming list 」。

這個「收集箱(收件匣)」可以讓整個公司的人對任何部門、團隊提供各種建議,有一個「雜事統一收集處」,但又「不會干擾該團隊的正常工作流程」。

一個更具體的使用情境會像是:客服團隊接到一個客戶對某產品的回饋,於是把這個客戶回饋丟到「某產品開發團隊」的「收集箱(收件匣)」,於是產品開發團隊就可以自行決定如何處理他。



「收集箱(收件匣)」的概念真的太重要了,我們每天的工作流程都會出現很多雜事、瑣事、新任務,可能是別人交代的、自己想到的,需要一個「收集箱(收件匣)」先統一收納,再根據實際專案的輕重緩急判斷,來決定如何處理。

「收集箱(收件匣)」保證了每個看板都能隨時接收發生的所有問題、回饋、新要求,但是又可以有一個「緩衝」,先不要直接干擾目前的工作流程。這其實也正是時間管理的必要流程,如果你想更詳細了解,可以延伸閱讀:Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版




二,看板根據「工作流程」自由設計:


Trello 的優點就是直覺且富有彈性,看似簡單的看板列表,實則可以讓我們:「視覺化的排出清楚易懂的工作流程」。這一點對很多工作者來說很有吸引力,也難怪我之前介紹類似服務:「Zenkit 一個專案多種視覺化管理:清單、看板、表格、月曆合一」,獲得很多迴響。

從 Trello 團隊的經驗分享中,可以看到 Trello 自己使用 Trello 時,大多時候也都是根據「工作進度階段」來分類列表的。

以 Trello 在發佈新功能時使用的看板,採用了如下的工作進度列表設計:
  • 專案基本資料
  • 待辦事項
  • 處理中
  • 準備發布
  • 已經發布
其中有一個也很有巧思的設計是一開始的「專案基本資料」列表, Trello 團隊會在這個列表中放入說明專案的卡片,以及專案需要的一些基本模板的卡片(後面會介紹),這樣執行專案時就可以隨時參考與取用。

然後接下來的一系列「進度列表」,就是把任務卡片依據進度,調整位置,直到最終完成發佈。





三,利用卡片待辦清單,決定卡片是否移動到下個進度:


不過, Trello 團隊提到他們在「決定任務卡片要不要移動到下一個進度列表」時,有一個很棒的設計,值得我們學起來。

這個方法是在卡片中,利用「加入待辦清單」功能,建立起這個任務在每個進度時必須完成的所有步驟,例如我下面舉例一本書要出版,企畫階段要完成什麼步驟?編輯階段要完成什麼步驟?準備出書階段要完成什麼步驟?

如果這張任務卡片的步驟只勾選到企劃階段,且尚未完成,那麼他就只能放在「待辦事項」列表中,表示還在準備。



如果這張任務卡片的步驟已經勾選到編輯處理階段了,那麼就表示負責人可以把這張卡片移動到「處理中」的列表。

依此類推,如果這張卡片的步驟都勾選完成,就可以進入「準備發布」的列表。

利用這個方法來明確的規範卡片的處理進度,而且也不會漏掉任何步驟,確實是個好方法。





四,利用空白卡片,建立可複製工作步驟模板:


因為上述的做法,任務的執行步驟變得很重要,而且一些大任務的執行步驟可能很多,如果這些大任務的執行步驟常常是類似的話,那麼 Trello 團隊就會在前面說的「專案基本資料」列表中,建立起空白的任務卡片模板。



空白任務卡片模板中,事先規範好執行這類任務需要的基本進度與待辦清單,以後要執行這類任務的團隊成員,只要[複製]模板,就能快速產生卡片。

一方面快速,一方面讓團隊工作不容易出錯。





五,另外建立資源看板,和專案流程看板區隔:


在 Trello 團隊利用大量看板管理工作流程的過程中,他們提到經過經驗累積,發現看板應該區分「專案流程看板」與「資源支援看板」

「專案流程看板」就是我前面介紹的,去完成某個專案工作進度的管理看板,裡面是任務的執行步驟。



而「資源支援看板」,則像是資料庫,可以用列表分類團隊需要的一些資源,讓團隊成員可以隨時取用。

專案執行與資源支援要分開,才不會搞得一團亂。這個邏輯,我在自己的 Evernote 筆記管理中也是如此分類,有興趣的朋友可以參考:Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理





六,建立最佳流程後,隨時可以複製使用:


除了任務卡片可以複製裡面的資料、步驟外,整個看板的流程列表也可以複製。

尤其公司裡如果有特定的專案流程,或是這次執行專案後發現這個流程很好用,那麼下一次可以直接[複製]這次專案的看板來使用,就不用多花時間重新建立流程





七,減少會議時間的技巧:


Trello 團隊還提到他們用 Trello 看板來減少會議時間的小技巧。

在執行工作時,本來就會發生一些「待解決、待討論」的問題,這時候他們就在有疑問的任務卡片加上[開會討論]的「標籤」



這樣一來,等到團隊會議進行時,就在團隊看板裡「過濾出」加上「開會討論標籤」的卡片,直接針對這些卡片討論,討論完畢就把標籤去除。

開會前可以簡單收集要討論的重點,開會時可以聚焦在要解決的問題,自然就加快會議速度了。(這個技巧你還可以延伸閱讀:開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議





八,減少通知噪音的技巧:


最後,因為 Trello 整個公司有超過 150 個團隊共用的看板,他們要如何降低大量看板隨時有更新通知的噪音呢?

Trello 團隊提到,他們會善用「訂閱」的功能,只訂閱自己需要的看板,只接收自己需要的通知。



或者對某個特殊任務卡片有興趣(有需要),也可以單獨[訂閱]這張卡片,只接收這個任務裡的新變化。

以上,就是 Trello 團隊使用 Trello 的幾個關鍵的專案管理技巧,是不是對你也有所啟發呢?

延伸閱讀相關文章:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Trello 團隊如何使用 Trello? 8個專案排程協作重點技巧


沒有留言 :

張貼留言

相關文章: