KanbanFlow 番茄鐘專案看板, Trello 沒有的5個時間管理功能



我寫了很多篇關於「 Trello 」這個熱門專案管理工具的文章,例如最新的一篇:「如何用 Trello 做子彈筆記?我的 Trello GTD 方法範例看板分享」。但我在電腦玩物也常常介紹類似的其他專案管理工具,例如:


而今天這篇文章,我要再來推薦另外一個比 Trello 「更有時間管理概念」的選擇:「 KanbanFlow 」,這個服務的字面意思直翻,就是「看板工作流」,而它的特色正是除了和 Trello 一樣的視覺看板管理之外,還加上了更多「有效的時間管理流程」。

並且,「 KanbanFlow 」與我常常推薦的時間管理技巧:「番茄鐘工作法」結合,在執行專案看板裡的任務時,可以用內建的番茄鐘來計算工作時間,並且幫助自己保持專注。(關於專注,歡迎延伸閱讀:為何排暑假時間表無效?方法在掌握空檔和習慣




KanbanFlow 」也是一個可以免費註冊使用的雲端服務,同時可以在電腦網頁與手機上查看。他同樣也有付費版,如果需要進階功能則可付費升級。

不過今天這篇文章要推薦的「 KanbanFlow 」五個 Trello 沒有的時間管理功能,則都是在免費版中就可以設定或使用。

基本的「 KanbanFlow 」上手我就不多介紹,因為和 Trello 差不多,就是可以建立列表,在列表中建立任務卡片,在卡片中列出待辦清單。





1- 設定到下一個進度的時間提醒


「 KanbanFlow 」值得一提的第一個特殊時間管理功能,就是可以「設定到達下一個進度的時間提醒」,這是什麼意思呢?讓我用實際例子示範給大家看。

「 KanbanFlow 」的列表假設就是專案的進度,那麼我有一個在「待辦清單」的 A 任務,必須在明天 17:00 前到達「已完成」的進度列表,如果時間到達時,這個任務還沒「移動到」指定的進度就提醒,若是已經移動就不用提醒。



這時候我可以在任務卡片的[ Dates ]分頁,設定多個進度提醒時間,例如原本在「待辦清單」進度列表的任務,必須在明天進入「處理中要事」進度,然後在後天進入「完成中」進度。



設定好時間提醒後,如果這個任務時間到了,還沒進入指定的進度列表,就會像是下圖那樣出現「紅色提醒」,告知我必須把這個任務移動到下一個進度了。



而如果時間到達之前,任務有順利移動到指定的進度列表中,則會像下圖這樣,不會看到額外的時間提醒。

這是一個很棒的時間提醒巧思,看板的列表本意就是專案進度,而這個特殊的時間提醒設計,可以讓我們知道某一個任務什麼時間應該轉交到哪一個進度列表

這個功能對於個人或團隊的專案任務進度控管,會很有幫助!因為在專案裡,最重要的就是進度的管理,所以才會有很多專案管理者用甘特圖這類工具來辛苦規劃專案進度。

附註:如果你對甘特圖進度管理有興趣,可延伸參考:「GanttProject 免費中文專案管理軟體下載,製作甘特圖快速教學」、「在Google Drive免費協作畫甘特圖! Gantter 排程教學」。





2- 限制要專注的任務數量


在時間管理中,一個最基本的認知就是:「我可以做的事情,多於我可以做的時間」,所以我們要專注,要能夠:「用減法工作,每個人都能做到的減輕工作量秘訣」。

而減法工作,也包含選擇自己最重要的任務,並專注在重要任務上。

所以「 KanbanFlow 」有另外一個巧妙的設計,就是在列表中可以「限制」這個進度要處理的任務數量!例如下圖中,「處理中要事」只能有 3 件,如果超過了,就會提醒我工作效率可能要降低囉!



我可以在「列表( Column )」的設定中,找到「 WIP Limit 」的選項,在這裡設定好每個列表不同的任務限制數量。

例如「收集箱」可以無限制,因為這裡只是可以做,而非我選擇要做的任務。但「處理中要事」就可以限制為「早上最重要的三件事」(這裡借用一本我製作,由張永錫老師撰寫的時間管理書籍名稱)。





3- 直接展開子任務


另外, Trello 的卡片中可以放入很多待辦清單,但是清單無法直接列在卡片上(沒有內建功能),這在執行時還要切換卡片,可能有點麻煩。

而「 KanbanFlow 」把這個問題解決了,每一個任務卡片裡一樣可以插入待辦清單,但是這個待辦清單可以「隨時縮放」,不需要時可以縮起來,需要時直接展開來查看勾選。





4- 計算任務處理時間


「 KanbanFlow 」還有一個 Trello 沒有內建的強大時間管理功能,就是幫我們統計每一個任務的「總執行時間」。計算每個任務的工作時間,除了是專案回報時需要的資料外,在個人時間管理上也可以精進我們的時間利用效能:「改變上班打卡心態,開始學 SOHO 一樣精算工時」。



在「 KanbanFlow 」的任務卡片中,可以切換到「 Time log 」頁面,在這裡可以隨時添加這個任務「已經花費」的工作時間,這樣等到專案結束,你也能統計每一個任務的執行時間成果。

我平常也會利用這個工具:「打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」,來隨時追蹤個人的時間利用。





5- 結合番茄鐘


最後,「 KanbanFlow 」最棒之處,就是直接在看板中結合了一個「番茄鐘」。所謂番茄鐘工作法,是指每專注衝刺工作 25 分鐘,就休息 5 分鐘,這是一個番茄鐘循環,我們可以利用這樣的切換讓自己保持注意力,並且可以計算自己優質工作時間有多少。

「 KanbanFlow 」的番茄鐘可ˇ利用左下方的[ Timer ]開啟。



利用這個內建的「 Pomodoro timer 」,我們可以指定某個任務,開始利用番茄鐘去執行這個任務,這樣任務執行完成後,也會幫我們計算這個任務「花了多少個番茄鐘循環」,甚至還有「分數」可以統計

這有點像是我之前推薦過,把待辦清單與番茄鐘結合在一起的「番茄土豆: 番茄鐘 + GTD 夢寐以求的時間管理利器」。而「 KanbanFlow 」更把整個專案看板與任務卡片,都跟番茄鐘做好結合。




你覺得「 KanbanFlow 」是值得用來取代 Trello 的另一個專案看板管理工具嗎?或者你會用它來取代你的「待辦清單 App 與軟體」?

Trello 整體來說還是更簡單易用,速度、操作都順暢得多,在協同合作上也有更多優秀的設計。

但是對於部分使用者來說,如果你也很需要番茄鐘工作法,或者你的專案需要統計任務的工作時間,還有你更在意「時間管理」的功能,那麼擁有更多獨特時間工作流程設計的「 KanbanFlow 」,同樣免費就可使用基本功能,或許會是你不錯的選擇。

 KanbanFlow 」網站


  • 你或許還會感興趣的文章:
1.時間管理的反思:關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思
2.感性的時間管理法:不想做就別做!感性自動聚焦時間管理法
3.待辦清單軟體推薦:20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器

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留言

  1. 您好,有看到您有時也會介紹遊戲,我很希望能看到您對"矮人要塞"這款遊戲的評測,因為這是我目前為止玩過最棒的遊戲,不過因為這款遊戲是英文,所以在華人世界變成小眾市場,希望能藉由您的專業評析多讓一些人看到這遊戲的好:)
    這是該遊戲的官網 http://www.bay12games.com/dwarves/
    遊戲可免費下載

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    1. 這麼厲害,那我要來研究看看了

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  2. 感謝推薦,

    不過我想對 Trello用習慣的人, 若只是想對 Trello內某些看板做蕃茄時鐘
    也可以試用看看 "pomodoneapp" 這個工具 (https://pomodoneapp.com/)
    它的Starter plan也是免費的

    它可以把 Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote, Google Calendar, Microsoft To-Do, Toodledo的工作導到蕃茄時鐘上..

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    1. 我也有介紹過這個工具喔,歡迎參考:http://www.playpcesor.com/2015/08/evernote-trello-pomodone.html

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    2. 謝謝~ 您介紹的很詳細啊...

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  3. 感謝詳盡的介紹,
    但想請問有甘特圖功能嗎?或是像Trello一樣結合Ganttify外掛產出甘特圖?

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  4. 您好,請問這個軟體可以在手機上查看是透過APP 還是網站呢? 我找不到app 可下載。

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