G Suite 推出「小組雲端硬碟」實測教學，幫企業管好專案資料

今天 Google 針對其企業版雲端辦公室服務：「 G Suite 」，發布了一系列讓人期待的更新，包含了：

• 在 G Suite 的 Google Drive 推出「小組雲端硬碟」新功能。
• 陸續開放測試「雲端硬碟串流檔案」新功能。
• 加入機器學習技術的「快速存取」。
• 可 30 人視訊的全新 Hangouts Meet 服務。
• 測試中更像 Slack 的 Hangouts Chat 。
• 在 Gmail 中即將推出「內建外掛」功能，類似 Google Drive 上的應用外掛。

這些功能中，我最感興趣的是 Google Drive 上的「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」，他號稱是真正為了專案合作而設定的雲端硬碟功能，這項功能目前已經推出，台灣 G Suite 用戶也可使用。

這篇文章，就來跟大家分享「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」與之前單純雲端硬碟共享檔案有何不同？還有介紹我實際測試後，其功能操作、管理設定等細節。

2017/10 更新， G Suite 用戶專屬的雲端硬碟同步方式：Google Drive 雲端硬碟檔案串流：不佔空間更高效率的新制教學

一， G Suite 「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」的特色：

我們原本就可以在「 Google 雲端硬碟上共用資料夾與檔案」，可參考我這篇深入教學：Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案，那又為何需要「小組雲端硬碟」呢？

但正如上面這篇教學題目所點出的，在一般的雲端硬碟共用資料時，如果發生客戶不小心把我共用給他的公司資料刪除，或是企業內有人離職後他管理的檔案資料遺失，都是很麻煩的事，要避免這些問題的設定與管理步驟也很繁瑣。

而 G Suite 上的「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」新功能，內建在企業版 Google 雲端硬碟中，正是要解決上述問題。

我實際測試後，發現「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」有幾個特色：

• 1. 小組雲端硬碟內的檔案由小組、團隊或企業所有，而不是由個人所有，所以不會因為員工離職、客戶誤刪、錯誤分享而造成檔案遺失。
• 2. 更方便對整個專案小組共用檔案，如果企業內已經有工作專案小組，可以快速對整個小組共用他們需要的專案資料。
• 3. 管理權限更單純好設定，但對企業管理更強力，例如可以允許客戶編輯檔案，但不允許客戶刪除檔案。
• 4. 可以建立很多個「小組雲端硬碟」，針對每個不同專案需求建立不同小組。

唯一的限制就是，「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」只開放使用 G Suite 教育版、 G Suite Business 以上方案的團隊開啟（在後面方案中，每個團隊成員的月費是 10 美金）。

不過建立「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」之後，就可以跟所有的 Google 雲端硬碟使用者，包括公司之外的客戶一起共用。

二，  G Suite 「小組雲端硬碟」的用途：

當然我也還沒有真的長期使用「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」，但如果設想其可用案例，我可以想到下面兩種利用方式。

企業內共用行政文件與資料：團隊內部會有一些制式的行政文件、規範檔案，以及各式各樣的參考資料，這些檔案文件或許就是要給所有成員一起共用的，這時候就可以利用「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」，建立一個「公司重要資料」的「小組硬碟」，然後把公司成員都加入，公司成員可以上傳或修改資料，但不能刪除重要文件。

一個新專案團隊的檔案文件管理：當我有一個專案準備開始執行，我可以建立這個專案專屬的「小組雲端硬碟」，只把專案小組的成員加入，或是把在企業外部的客戶加入，可以輕鬆共用合作大量專案檔案，但這個專案資料由公司管理員做最後控管，如果專案負責人中途離職也不會因此不小心刪除專案資料。

三， G Suite 的「小組雲端硬碟」功能設定細節：

• 1. G Suite 管理員可以開放讓企業成員新增小組雲端硬碟

預設情況底下，目前只有 G Suite 擁有管理員權限的使用者，才能在企業的 Google 雲端硬碟中新增「小組雲端硬碟」。

但管理員也可以進入「管理控制台」的［雲端硬碟與文件］－［共用設定］中，取消勾選「禁止使用者建立新的小組雲端硬碟」的選項，這樣一來，所有企業內用戶就可以根據他們的專案需求，建立自己的小組雲端硬碟。

• 2. 建立小組雲端硬碟

這時候，企業用戶打開自己的 Google 雲端硬碟，就會看到左方多出了一個［小組雲端硬碟］的選項。

就能在裡面新增自己專案需要的小組雲端硬碟了。

「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」會獨立於一般的我的雲端硬碟之外，擁有自己的特殊介面，以及下面會介紹，不同的檔案管理權限。

• 3. 新增成員到小組雲端硬碟

小組雲端硬碟的管理者，可以新增其他成員到小組雲端硬碟中，而且也可以新增外部成員（就是非公司內 G Suite 的其他客戶）。

設定成員權限的方式和一般雲端硬碟不同，小組雲端硬碟給每個成員的權限有：

• 完整：可以編輯、新增、刪除檔案，以及管理成員。
• 編輯：只能編輯、新增檔案，不能刪除檔案，也不能管理成員。
• 註解：只能註解檔案。
• 瀏覽：只能瀏覽檔案。

多了一層［完整］權限，也就讓「小組雲端硬碟」可以避免其他客戶、同事誤刪專案裡的重要資料，並且能更好控管每個人的瀏覽權限。

• 4. 不會被誤刪的專案檔案資料

對於只有編輯權限的小組雲端硬碟成員來說，他們的選單裡「刪除」檔案的項目是無法點選的，他們也無法更改資料夾的共用權限（但可以新增單一檔案的共用者）。

就如同前面所說，小組雲端硬碟可以設定只有管理員能刪除檔案，這就確保了檔案更安全，更好被管理。

• 5. 小組資料夾內的檔案所有權控管於公司

而且「小組雲端硬碟」裡所有資料與檔案屬於「小組」，意思是一個外部客戶如果上傳一個檔案到我公司的「小組雲端硬碟」， Google 還會提醒那個客戶，這代表以後這個檔案的雲端存取權就完全控管在我公司之下了。

但對專案小組來說，這是更好的設定。

• 6. 更換小組雲端硬碟的背景

為了讓「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」更有專案小組獨立運作的感覺，我們還可以設定不同的小組雲端硬碟背景圖。

• 7. 不會因為人員離開遺失的專案資料

「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」的檔案文件是屬於 G Suite 企業擁有者的，而非哪一個專案的個人的，這是什麼意思呢？

假如有一天，專案裡的主事者離開專案了，客戶也離開專案了，同事也離開專案了，這個專案裡設定沒有人了，但這個「小組專案資料夾」依然還在，不會消失，並且公司的管理者可以隨時控管。

G Suite 的管理員可以進入「管理控制台」設定中，在［應用程式］－［雲端硬碟與文件］設定中，透過［管理小組雲端硬碟］選項，來管理整個企業內部所有的「小組雲端硬碟」。

這時候 G Suite 企業管理者，可以在後台設定中，針對之前的「小組雲端硬碟」，隨時去添加新成員、刪除舊成員，而新成員又能繼續管理之前的專案資料。

• 8. 管理員可以還原 G Suite 小組雲端硬碟資料

管理員還可以控管公司內每個成員加入了哪些小組，並且隨時調整他們的權限。

甚至在「小組雲端硬碟」的資料出現什麼問題時， G Suite 管理員可以在後台還原資料到需要的時間點。

• 9. 小組雲端硬碟的檔案不能直接同步到單機電腦

「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」對 Google Drive 來說，就是一個更安全、更便利的專案資料的獨立管理處，也因為這樣，「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」將不會跟著桌面的雲端硬碟同步軟體下載到其他人的電腦中。

除了雲端存取「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」外，未來「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」會採用最新的硬碟串流方式，讓小組成員還是可以在電腦上看到、管理、使用這些資料，但其實這些資料的真實儲存地，是在企業的雲端中。

這也確保專案資料真的完全由企業掌控。

• 10. 小組雲端硬碟有專用的垃圾桶

最後，「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」甚至還有自己專屬的雲端垃圾桶，獨立管理這個專案裡被刪除（管理員權限者）的檔案文件。

以上，就是我初步嘗試 G Suite 最新「小組雲端硬碟（ Team Drives ）」功能後的一些心得，分享給大家參考。

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