「ZTD 生產力禪」聚焦執行而非計畫、簡單少壓力的10個習慣解析
不過，認真閱讀過「 GTD 」（ Getting Things Done ）書籍，或上過「 GTD 」相關課程的朋友，可能還是會碰到一個問題：「這個系統感覺很龐大、很複雜，我似乎無法一次搞定這套系統。」最後很容易落入一種心情是，我無法運轉這套系統，所以只好完全放棄這樣的方法。但是， 回到自己習以為常的時間管理方法中，卻發現很多時間依然無法好好完成工作。
其實，不是「 GTD 」有問題，而是我們需要一套更適合自己的邏輯、習慣去「執行」裡面像是清空大腦、理清行動、每週檢視等等方法。
「更適合自己」的意思是，我們在執行上不能只是套用方法論，還要考慮「屬於自己的弱點」，例如可能會懶惰、可能會拖延、可能不專注、可能就是有很多急事、可能就是沒辦法那麼清楚的拆解，更可能完美心態作祟。
於是，多年前就有國外知名的一位更聚焦在簡化生活、壓力管理的生產力教練 Leo Babauta，提供了他的「 ZTD 」（Zen To Done） 」建議，這並非是為了推翻 GTD ，而是想要提出一套聚焦在「一次推進一個小習慣就好」的流程，幫助我們可以專注在當下執行，但又能逐步地建立起更健康、更簡單、更少壓力的時間管理流程。
今天這篇文章，就來為大家梳理這套更適合大多數人逐步執行的「 ZTD 」流程，幫助大家從不同的角度來檢視自己生產力系統、時間管理方法中可以作的習慣調整。
我也把下面的文字內容，利用 Heptabase 畫成一個簡易的「ZTD 生產力禪的10個習慣」流程圖，歡迎開啟後線上參考。
ZTD（Zen To Done） 對 GTD 的四個主要反省
- 避免一次要改變太多，不需要一次就要建立一個強大複雜的系統
而且 ZTD 提到這「10個習慣」並非一次要全部都建立，而是可以一個一個習慣往前推進，每一次只要推進一個新習慣就好。
- 不要在整理系統上花費太多時間，而要更專注在執行完成上
- 不要想做太多，但真的執行很少
- 如何不要把所有心力都花在接收外在雜訊，有更多心力花在目標
習慣 01. 把所有訊號當下從大腦清空，寫進暫存筆記，回到辦公室再整理到待辦清單
這個習慣的執行步驟有幾個關鍵，第一個關鍵是「當下」就要從大腦清空，第二個關鍵是準備一個隨手就能記錄但沒有任何額外干擾的「暫存筆記」，第三個關鍵是每次回到工作場所就有「即時整理」到待辦清單。跟 GTD 的清空大腦是一致的概念，所有我當下接收到的訊息、資訊、請求，或是我當下浮現在腦中的想法、思考、需求，都應該「當下寫下來」，讓這些訊息從大腦清空，紀錄在一個我可以管理的外部工具中。這樣做的好處，我相信在電腦玩物中也已經說明過很多遍。
但是，這個外部工具最好不要是太複雜的工具， ZTD 認為如果像是還要設定很多時間提醒的待辦清單，或是需要花很多步驟作分類管理的筆記工具，可能都不適合作為第一步清空大腦的工具。因為第一步中，那些額外的整理都是多餘的，而且會干擾我們的執行，所以我們只要能夠當下就快速記下來就好，這時候或許一個紙本筆記、一些便利貼，或是數位工具中建立一個完全不需額外整理的流程，才是好的「暫存筆記」。
不過，每當工作到一個段落，或是回到工作場所時，都應該把剛剛在暫存筆記中的內容，寫入真正的待辦清單（或是你真正的生產力工具、筆記工具）中。
但是要怎麼做才能更好的「寫入真正的待辦清單」呢？這就要延伸到下面的第二個習慣。
要注意的是， ZTD 認為一次養成一個習慣就好，例如我還沒養成「習慣 01 」的步驟習慣，那麼就先專注在這個流程就好，因為光是先做到清空大腦，就可以幫助我們減少很多遺漏的失誤，以及帶來心理壓力的減輕。
習慣 02. 為收集的事情下決定，判斷要採取什麼下一步行動
這個習慣的執行步驟也有幾個關鍵，第一個關鍵是前面清空大腦後的內容，是「還需要我去做判斷」的，不要只是停留在清空大腦就好。第二個關鍵是所謂的判斷就是聚焦在「我要採取什麼下一步行動」即可，也不用想得太複雜，或是在這個階段花太多時間計劃。前面我們先寫在「暫存筆記」的內容，現在需要放入真正的「待辦清單」（或生產力工具）。而 ZTD 這裡有一個很棒的提醒，這個放入的過程並非只是複製貼上，而是判斷好下一步行動後才放入。
判斷下一步行動的時候，可以從幾種角度思考「我要採取的行動」：
- 判斷出我需要做的回應、我需要找的資料、我需要確認的事項，以及我需要採取行動的下一步。
- 也可能判斷出有些行動我必須立即去做，要不然會耽誤後面的任務進行。
- 也可能判斷出的行動是，我需要把事情交付給誰先執行，於是行動是交辦這件事情。
- 也可能判斷出不需要做行動，那麼甚至可能可以移除這個訊息。
- 也可能判斷出我要採取的行動有時間性、緊迫性，那麼就要加上行事曆的提醒。
經過這樣判斷後放入待辦清單、行事曆上的事情，才是有效的事情。（參考：化繁為簡工作流、寫作流的關鍵第一步如何改變）
習慣 03. 先決定你這週的要事，每天先安排處理重要的、關鍵的行動
這個習慣的執行步驟有幾個關鍵，第一個關鍵是「每週預先做決定」，因為在忙碌的工作日中很難有判斷的時間空間，不如每個禮拜一開始之前，在週末時先做好基本判斷。第二個關鍵是，並非要排出一整個禮拜所有的行動清單，只要先確認這週「每一天要先處理的重要行動」即可。這其實和我推廣多年的「每週子彈行動清單」的做法非常類似。（延伸參考：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）這個習慣也是延續「習慣 02 」而來，有了 02 的習慣，我們也就有了「要採取什麼下一步行動的待辦清單」（這和只是收集了一堆事情的待辦清單有很大不同）。但是這時候遇到的下一個階段問題就是，有太多要採取的下一步行動，執行時如何不混亂？於是才有了需要推進「習慣3」的原因。
在執行「習慣3」時，我補充兩個小建議：
- 多問問每件事情最後要交付的成果是什麼，從成果來判斷哪些事情完成後更有價值，那麼相對的他們的行動更應該優先推進。
- 「有些行動我必須立即去做，要不然會耽誤後面的任務進行」是應該要最優先排入下週每日待辦清單的行動。
ZTD 是習慣養成的建議，也就是說如果沒有經過這樣的練習，我們是很難在當下就判斷事情的輕重緩急的。
習慣 04. 聚焦在一件要事的行動，排除所有干擾，如果有干擾就先寫下來收集
這個習慣步驟的執行關鍵也有幾個，第一個關鍵是「一次專注在待辦清單上的一個行動」，不要想東想西，也減少東摸西做，就是把前面每週待辦清單中預排好的一個行動拿出來專注執行就好。第二個關鍵是難免執行時有其他雜訊干擾，但這時候請利用「習慣01」的方法快速寫到暫存筆記就好。透過前面習慣01~03的養成，我們才能有穩定的習慣 04 。因為這時候我們已經有習慣 3 中設定出來的每週待辦清單，上面有今天我要優先推進的下一步行動，所以我才能專注的去執行他。
這裡 ZTD 其實給了我們一個很棒的提醒：
- 沒有好的行動拆解與安排，就不會有好的時間表。
- 沒有好的行動拆解與安排，也不會有好的專注力。
另外，很多時候我們會以為是因為外在環境太多干擾，所以我們工作才會常常分心。但可能真正的問題在於我們處理這些干擾的方式。ZTD 這裡提供了一個步驟，就是準備好「習慣 01 」的暫存筆記，出現這些干擾時寫下來就好，不需要去執行，也不用擔心忘記，讓自己立刻回到專注的下一步行動，之後再用「習慣 02 」處理那些臨時收集即可。（延伸閱讀：為什麼隔離干擾也不會讓你專心？關於專注的5個思考）
習慣 05. 保持一個簡單的系統，有可以每天確認當下要事的清單即可
這個習慣看起來比較像是一種提醒，但其實也有包含一些關鍵步驟。第一個關鍵是「保持簡單」，意思是與其再花時間去做很多額外的系統整理，不如就是維持前面的習慣 01~04 的循環工作流程即可。第二個關鍵是，要讓自己練成的系統其實就是「每天有包含要事的清單」，這份清單其實就是指引我們最好的系統。很多時候，尤其反而對於高生產力有期望的朋友，很容易在「習慣03」之後，就開始陷入一種花很多時間去做目標規劃、專案整理、工具打造的迷思之中，結果就是花了很多時間打造一個很厲害的系統，但如果問說這個系統上完成了多少事情？完成率、執行率反而很低？
ZTD 的提醒則是，生產力的定義其實來自於我們對於事情的執行成效與完成度，所以我是不是做出了很厲害的工作流程圖沒那麼重要，但是我是否知道「今天應該優先推進的行動」則非常重要，我們只要聚焦在把「今天應該優先推進的行動」這個系統保持好即可。
另外一個重要的提醒是，「每天有包含要事的清單」的意思，不是那種只是記得每天買牛奶的簡單行動清單，而是要在「習慣02」判斷困難任務要做什麼下一步行動，然後在「習慣03」決定這一週要優先推進什麼行動的要事清單。（延伸閱讀：一個有效待辦清單，不是記得買牛奶就好）
當我們有了前面四個習慣後，ZTD 提醒我們先給自己一段時間，把習慣 05 這樣的習慣「保持住」，一旦可以保持住，那後面的時間管理更高層次問題也會變得更加簡單了。（延伸參考：架構愈簡單，整理愈簡單：談專案不斷變動時的工作系統整理方法）
習慣 06 把東西立刻放入他們所屬的位置，而不要堆起來之後才要分類
這個習慣可以說是前面五個習慣的補充習慣，他也有幾個執行關鍵。第一個關鍵是「隨手整理」，不要有那種我先亂丟一些資料，等過幾天才一次整理的想法，最好當下、當天，起碼就要推進到「習慣02」的判斷下一步行動。第二個關鍵是「放入他們所屬的位置」，這個意思是放入他們「要採取下一步行動」的位置，而不用做出其他無謂的分類，後者反而會讓我們的系統變得愈來愈雜亂。這個習慣的用意是，讓我們保持系統的「可用性」。
因為到了這個階段，我們應該已經慢慢地收集了很多訊息，拆解了很多行動，列出了好幾週的待辦清單。也就是說，我們的生產力系統中應該已經有很多很多的任務了。這時候，如果沒有一個簡潔有效的整理邏輯，一定很容易讓系統愈來愈雜亂。
而 ZTD 提出的整理邏輯，簡單來說就是兩件事「隨手整理」、「放入下一步行動」，這也是我在電腦玩物常常提醒的邏輯。（延伸閱讀：整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務）
當你的系統慢慢長大，那麼給自己一段時間練習「習慣 06 」，讓系統保持的簡潔的可用性。
習慣 07. 在每週檢視時，重點在反覆確認長期目標就好
這個習慣的執行步驟關鍵也有兩個。一個是比較隱而不顯的，那就是在每週檢視時「不一定真的要什麼東西都整理一遍」，這是在執行 GTD 的時候可能會產生的誤解，以為是每個禮拜完整的整理一次自己所有的資料，但這往往花上許多時間，也不一定有成效。所以 ZTD 提出來的第二個明顯關鍵就是，檢視「長期目標」就好，就算漏掉一些零散瑣事與資料也無傷大雅。ZTD 認為我們需要真正花心力去確認的事情，是從前面一大堆的事情中，判斷出自己的長期目標有哪些，以及這些長期目標怎麼推動下一步。因為這些長期目標往往是最有價值的，但也是我們在時間管理流程中最不容易去推進的。
而經過了前面六個習慣，我們可能擁有了一個有很多任務、下一步行動的系統，但這個系統如果沒有加上「習慣07」，最終就會有爆炸的一天，你會發現自己再也做不完這些任務，感到忙碌卻沒有真正的價值滿足，那最後整個流程就會失敗。
所以到了這個階段，要加上「習慣07」，但也不是重新去設計目標或建立一個新系統，也不用真的花很多時間去拆解。只要每個禮拜，找一個時間檢視自己過去這個禮拜拆解的任務與行動，並確認哪些是長期目標即可。
聰明的你一定也發現，這是「習慣03」的升級版，但先有「習慣03」的練習，我們才能在這裡真正養成「習慣07」。
習慣 08. 簡化、整合任務，讓你聚焦在必不可少的目標上
這個習慣的執行關鍵步驟是，經過「習慣07」後我們開始有了判斷目標的視野，那麼就可以採取第一個關鍵步驟是「簡化」，簡化的意思是盡量排除那些目標之外又並非一定要做的事情。第二個關鍵步驟是「整合」，有些任務可以統合在共同目標下，這樣也可以減少步驟，並且產生事半功倍的綜效。有了習慣07 聚焦出長期目標，可能我設定了一個長期目標是「今年撰寫一本獨特的筆記管理法專書」。那麼從「簡化」的角度來看，可能我也想研究一些不同的效率工具，但或許除了筆記工具之外的研究，可以盡量先排除，或者避免自己花掉太多心力，這樣才有更多時間聚焦在自己的長期目標的研究上。
從「整合」的角度來看，或許今年我也想開線上課程，想要錄製 podcast ，那麼有沒有可能去跟我的長期目標結合，串聯共同的主題，這樣同樣的研究就能產生加乘的效果。
這是一個相對不容易的習慣，所以放在「習慣 08 」是很好的順序，在「習慣07」的基礎上才有可能達成。
習慣 09. 設定你的工作流程儀式
這個習慣為什麼放在 09 才做呢？可能很多時間管理的技巧都會教你第一步就設定工作流程儀式，例如早起、下班前處理郵件、每天一個專注時段等等，但我也認為那是錯的！為什麼呢？因為如果我都不知道自己真正要推進的目標，以及目標中最有效益的任務，還有他的下一步行動，那我就算擁有專注時間又能做什麼呢？但也不是說這些流程儀式不重要，而是在順序上，確實應該先擁有了前面八個習慣後，我們再用「習慣 09 」來補強他。
我自己的經驗是，如果我可以明確意識到有什麼下一步行動要趕快做，或是明確認識到自己長期專注的目標，那麼就算沒有什麼時間儀式，一樣很容易就會看到空檔時間，並且可以很快進入專注狀態。
當然，如果加上「習慣 09 」又更好，例如安排出早上有 30 分鐘的專注空檔，那麼每天一開始就有一個時段可以推進一件重要事情的一步行動，這對整天的工作效能有很大的心理幫助、實際幫助。
我推薦可以在這時候，試試看下面這些流程儀式：
習慣 10. 讓你的生活工作成為熱愛的事情，而不是你害怕做的事情，你的任務清單看起來就像是一份獎勵清單。
時間管理、 生產力提升的最終目的其實是「習慣10」。這裡有幾個關鍵的步驟，第一個關鍵是「熱愛的事情」，也就是要進一步拆解出長期目標背後想要為自己完成的價值。第二個關鍵是「不是害怕做的事情」，意思是要拆解出簡單可行的行動，讓事情並非看起來不可行。第三個關鍵是「獎勵清單」，讓每天的待辦清單看到的是「推進對自己有價值的各種事情的可行行動」，這樣這份清單自己就會更想去做。
當我們有了可以應對基本工作流程的系統，也就是那些要做的任務不會漏掉，能判斷行動的優先次序，清楚知道自己每天的重要行動後，我們會發現這樣還不夠，因為時間永遠一直變動，大多數時間都感覺不夠，有些真正想要的事情卻還是做不好，甚至用了所有時間做了所有事情但還是感覺瞎忙。
這時候，我們需要的就是進行更深入的時間管理思考，判斷出事情的價值，拆解出有效益的行動，做出符合自己需要的選擇，那麼你會發現，時間不夠已經不是真正的問題，因為在時間中我們已經可以為自己創造出足夠的價值獎勵。
以上就是我對「 ZTD（Zen To Done）」方法論的 10 個習慣的解析，提供大家參考。
我自己開設的一系列課程中，「運用數位子彈筆記成為目標管理達人」就是解決前面「習慣1~6」的問題。而「時間管理的哲學」則是解決「習慣7~10」的問題，歡迎大家參考。也可以參考「Esor防彈筆記術（高效能職場筆記技巧）」，則是筆記法的專門課程。
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Leo 最让我佩服的一点，就是把自己博客所有文章的版权都放弃掉了
回覆刪除Leo 教練撰寫的 Zen habits 部落格，很值得追蹤閱讀。
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