「ZTD 生產力禪」聚焦執行而非計畫、簡單少壓力的10個習慣解析



相信對於時間管理、生產力、效率提升有興趣的朋友,都聽過、看過「 GTD 」( Getting Things Done )這套經典的方法論。 GTD 中的許多觀念突破(例如清空大腦),以及許多技巧(例如理清下一步行動),無論套用在什麼不同的工具,或是什麼不同的管理邏輯中,都是通用的,這也是「 GTD 」之所以經典的原因。

不過,認真閱讀過「 GTD 」( Getting Things Done )書籍,或上過「 GTD 」相關課程的朋友,可能還是會碰到一個問題:「這個系統感覺很龐大、很複雜,我似乎無法一次搞定這套系統。」最後很容易落入一種心情是,我無法運轉這套系統,所以只好完全放棄這樣的方法。但是, 回到自己習以為常的時間管理方法中,卻發現很多時間依然無法好好完成工作。

其實,不是「 GTD 」有問題,而是我們需要一套更適合自己的邏輯、習慣去「執行」裡面像是清空大腦、理清行動、每週檢視等等方法。




「更適合自己」的意思是,我們在執行上不能只是套用方法論,還要考慮「屬於自己的弱點」,例如可能會懶惰、可能會拖延、可能不專注、可能就是有很多急事、可能就是沒辦法那麼清楚的拆解,更可能完美心態作祟。

於是,多年前就有國外知名的一位更聚焦在簡化生活、壓力管理的生產力教練 Leo Babauta,提供了他的「 ZTD 」(Zen To Done) 」建議,這並非是為了推翻 GTD ,而是想要提出一套聚焦在「一次推進一個小習慣就好」的流程,幫助我們可以專注在當下執行,但又能逐步地建立起更健康、更簡單、更少壓力的時間管理流程。

今天這篇文章,就來為大家梳理這套更適合大多數人逐步執行的「 ZTD 」流程,幫助大家從不同的角度來檢視自己生產力系統、時間管理方法中可以作的習慣調整。

我也把下面的文字內容,利用 Heptabase 畫成一個簡易的「ZTD 生產力禪的10個習慣」流程圖,歡迎開啟後線上參考。





ZTD(Zen To Done) 對 GTD 的四個主要反省

  • 避免一次要改變太多,不需要一次就要建立一個強大複雜的系統
ZTD 提出了「10個習慣」的步驟流程,不像是 GTD 以建立系統為主, ZTD 的習慣更像是一個「我當下需要採取的幾個步驟」,所以更能看出我們應該如何執行。

而且 ZTD 提到這「10個習慣」並非一次要全部都建立,而是可以一個一個習慣往前推進,每一次只要推進一個新習慣就好。


  • 不要在整理系統上花費太多時間,而要更專注在執行完成上
ZTD 盡量把建立系統需要的整理減少到最少的程度,如何在不需要先擁有一個龐大系統的情況下就開始工作,是 ZTD 專注要解決的問題。


  • 不要想做太多,但真的執行很少
ZTD 也調整了一些順序,讓我們的執行步驟優先花費在執行上,而非先花費在整理系統中或計畫事情中。


  • 如何不要把所有心力都花在接收外在雜訊,有更多心力花在目標
ZTD 雖然在本質上很贊同 GTD 的清空大腦概念,不過也覺得 GTD 花太多時間在處理雜事,應該有一個更簡潔的流程,就讓我們專注在目標上。




習慣 01. 把所有訊號當下從大腦清空,寫進暫存筆記,回到辦公室再整理到待辦清單

這個習慣的執行步驟有幾個關鍵,第一個關鍵是「當下」就要從大腦清空,第二個關鍵是準備一個隨手就能記錄但沒有任何額外干擾的「暫存筆記」,第三個關鍵是每次回到工作場所就有「即時整理」到待辦清單。

GTD 的清空大腦是一致的概念,所有我當下接收到的訊息、資訊、請求,或是我當下浮現在腦中的想法、思考、需求,都應該「當下寫下來」,讓這些訊息從大腦清空,紀錄在一個我可以管理的外部工具中。這樣做的好處,我相信在電腦玩物中也已經說明過很多遍。

但是,這個外部工具最好不要是太複雜的工具, ZTD 認為如果像是還要設定很多時間提醒的待辦清單,或是需要花很多步驟作分類管理的筆記工具,可能都不適合作為第一步清空大腦的工具。因為第一步中,那些額外的整理都是多餘的,而且會干擾我們的執行,所以我們只要能夠當下就快速記下來就好,這時候或許一個紙本筆記、一些便利貼,或是數位工具中建立一個完全不需額外整理的流程,才是好的「暫存筆記」。

不過,每當工作到一個段落,或是回到工作場所時,都應該把剛剛在暫存筆記中的內容,寫入真正的待辦清單(或是你真正的生產力工具、筆記工具)中。

但是要怎麼做才能更好的「寫入真正的待辦清單」呢?這就要延伸到下面的第二個習慣。

要注意的是, ZTD 認為一次養成一個習慣就好,例如我還沒養成「習慣 01 」的步驟習慣,那麼就先專注在這個流程就好,因為光是先做到清空大腦,就可以幫助我們減少很多遺漏的失誤,以及帶來心理壓力的減輕。




習慣 02. 為收集的事情下決定,判斷要採取什麼下一步行動

這個習慣的執行步驟也有幾個關鍵,第一個關鍵是前面清空大腦後的內容,是「還需要我去做判斷」的,不要只是停留在清空大腦就好。第二個關鍵是所謂的判斷就是聚焦在「我要採取什麼下一步行動」即可,也不用想得太複雜,或是在這個階段花太多時間計劃

前面我們先寫在「暫存筆記」的內容,現在需要放入真正的「待辦清單」(或生產力工具)。而 ZTD 這裡有一個很棒的提醒,這個放入的過程並非只是複製貼上,而是判斷好下一步行動後才放入。

判斷下一步行動的時候,可以從幾種角度思考「我要採取的行動」:
  • 判斷出我需要做的回應、我需要找的資料、我需要確認的事項,以及我需要採取行動的下一步。
  • 也可能判斷出有些行動我必須立即去做,要不然會耽誤後面的任務進行。
  • 也可能判斷出的行動是,我需要把事情交付給誰先執行,於是行動是交辦這件事情。
  • 也可能判斷出不需要做行動,那麼甚至可能可以移除這個訊息。
  • 也可能判斷出我要採取的行動有時間性、緊迫性,那麼就要加上行事曆的提醒。
這個習慣簡單來說,就是「判斷所有收集的事情中,我要採取的行動是什麼」,練習上述判斷的步驟,變成自己處理待辦清單「之前」的習慣。

經過這樣判斷後放入待辦清單、行事曆上的事情,才是有效的事情。(參考:化繁為簡工作流、寫作流的關鍵第一步如何改變




習慣 03. 先決定你這週的要事,每天先安排處理重要的、關鍵的行動

這個習慣的執行步驟有幾個關鍵,第一個關鍵是「每週預先做決定」,因為在忙碌的工作日中很難有判斷的時間空間,不如每個禮拜一開始之前,在週末時先做好基本判斷。第二個關鍵是,並非要排出一整個禮拜所有的行動清單,只要先確認這週「每一天要先處理的重要行動」即可。這其實和我推廣多年的「每週子彈行動清單」的做法非常類似。(延伸參考:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧

這個習慣也是延續「習慣 02 」而來,有了 02 的習慣,我們也就有了「要採取什麼下一步行動的待辦清單」(這和只是收集了一堆事情的待辦清單有很大不同)。但是這時候遇到的下一個階段問題就是,有太多要採取的下一步行動,執行時如何不混亂?於是才有了需要推進「習慣3」的原因。

在執行「習慣3」時,我補充兩個小建議:
  • 多問問每件事情最後要交付的成果是什麼,從成果來判斷哪些事情完成後更有價值,那麼相對的他們的行動更應該優先推進。
  • 「有些行動我必須立即去做,要不然會耽誤後面的任務進行」是應該要最優先排入下週每日待辦清單的行動。
這個習慣簡單來說,就是練習「每個禮拜一次,判斷各種行動的優先順序」。我們可以在週末找一小段空檔,把前述習慣01~02準備好的行動清單瀏覽一次,做出下一週安排的判斷。這樣的習慣多練習幾次,我們就能在接收任務的當下更懂得如何拆解行動,甚至也更能一眼看出某些行動的重要性。

ZTD 是習慣養成的建議,也就是說如果沒有經過這樣的練習,我們是很難在當下就判斷事情的輕重緩急的。




習慣 04. 聚焦在一件要事的行動,排除所有干擾,如果有干擾就先寫下來收集

這個習慣步驟的執行關鍵也有幾個,第一個關鍵是「一次專注在待辦清單上的一個行動」,不要想東想西,也減少東摸西做,就是把前面每週待辦清單中預排好的一個行動拿出來專注執行就好。第二個關鍵是難免執行時有其他雜訊干擾,但這時候請利用「習慣01」的方法快速寫到暫存筆記就好。

透過前面習慣01~03的養成,我們才能有穩定的習慣 04 。因為這時候我們已經有習慣 3 中設定出來的每週待辦清單,上面有今天我要優先推進的下一步行動,所以我才能專注的去執行他。

這裡 ZTD 其實給了我們一個很棒的提醒:
  • 沒有好的行動拆解與安排,就不會有好的時間表。
  • 沒有好的行動拆解與安排,也不會有好的專注力。
我補充的建議則是,如果我們能夠做出每周的要事待辦清單,其實不需要刻意的時間表,反而在每一個執行時間當下,挑出當天待辦清單的一個行動來做即可,不用一定要做哪一個行動,因為每一個行動都是推進要事。

另外,很多時候我們會以為是因為外在環境太多干擾,所以我們工作才會常常分心。但可能真正的問題在於我們處理這些干擾的方式。ZTD 這裡提供了一個步驟,就是準備好「習慣 01 」的暫存筆記,出現這些干擾時寫下來就好,不需要去執行,也不用擔心忘記,讓自己立刻回到專注的下一步行動,之後再用「習慣 02 」處理那些臨時收集即可。(延伸閱讀:為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考




習慣 05. 保持一個簡單的系統,有可以每天確認當下要事的清單即可

這個習慣看起來比較像是一種提醒,但其實也有包含一些關鍵步驟。第一個關鍵是「保持簡單」,意思是與其再花時間去做很多額外的系統整理,不如就是維持前面的習慣 01~04 的循環工作流程即可。第二個關鍵是,要讓自己練成的系統其實就是「每天有包含要事的清單」,這份清單其實就是指引我們最好的系統

很多時候,尤其反而對於高生產力有期望的朋友,很容易在「習慣03」之後,就開始陷入一種花很多時間去做目標規劃、專案整理、工具打造的迷思之中,結果就是花了很多時間打造一個很厲害的系統,但如果問說這個系統上完成了多少事情?完成率、執行率反而很低?

ZTD 的提醒則是,生產力的定義其實來自於我們對於事情的執行成效與完成度,所以我是不是做出了很厲害的工作流程圖沒那麼重要,但是我是否知道「今天應該優先推進的行動」則非常重要,我們只要聚焦在把「今天應該優先推進的行動」這個系統保持好即可。

另外一個重要的提醒是,「每天有包含要事的清單」的意思,不是那種只是記得每天買牛奶的簡單行動清單,而是要在「習慣02」判斷困難任務要做什麼下一步行動,然後在「習慣03」決定這一週要優先推進什麼行動的要事清單。(延伸閱讀:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

當我們有了前面四個習慣後,ZTD 提醒我們先給自己一段時間,把習慣 05 這樣的習慣「保持住」,一旦可以保持住,那後面的時間管理更高層次問題也會變得更加簡單了。(延伸參考:架構愈簡單,整理愈簡單:談專案不斷變動時的工作系統整理方法




習慣 06  把東西立刻放入他們所屬的位置,而不要堆起來之後才要分類

這個習慣可以說是前面五個習慣的補充習慣,他也有幾個執行關鍵。第一個關鍵是「隨手整理」,不要有那種我先亂丟一些資料,等過幾天才一次整理的想法,最好當下、當天,起碼就要推進到「習慣02」的判斷下一步行動。第二個關鍵是「放入他們所屬的位置」,這個意思是放入他們「要採取下一步行動」的位置,而不用做出其他無謂的分類,後者反而會讓我們的系統變得愈來愈雜亂

這個習慣的用意是,讓我們保持系統的「可用性」。

因為到了這個階段,我們應該已經慢慢地收集了很多訊息,拆解了很多行動,列出了好幾週的待辦清單。也就是說,我們的生產力系統中應該已經有很多很多的任務了。這時候,如果沒有一個簡潔有效的整理邏輯,一定很容易讓系統愈來愈雜亂。

而 ZTD 提出的整理邏輯,簡單來說就是兩件事「隨手整理」、「放入下一步行動」,這也是我在電腦玩物常常提醒的邏輯。(延伸閱讀:整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務

當你的系統慢慢長大,那麼給自己一段時間練習「習慣 06 」,讓系統保持的簡潔的可用性。




習慣 07. 在每週檢視時,重點在反覆確認長期目標就好

這個習慣的執行步驟關鍵也有兩個。一個是比較隱而不顯的,那就是在每週檢視時「不一定真的要什麼東西都整理一遍」,這是在執行 GTD 的時候可能會產生的誤解,以為是每個禮拜完整的整理一次自己所有的資料,但這往往花上許多時間,也不一定有成效。所以 ZTD 提出來的第二個明顯關鍵就是,檢視「長期目標」就好,就算漏掉一些零散瑣事與資料也無傷大雅

ZTD 認為我們需要真正花心力去確認的事情,是從前面一大堆的事情中,判斷出自己的長期目標有哪些,以及這些長期目標怎麼推動下一步。因為這些長期目標往往是最有價值的,但也是我們在時間管理流程中最不容易去推進的。

而經過了前面六個習慣,我們可能擁有了一個有很多任務、下一步行動的系統,但這個系統如果沒有加上「習慣07」,最終就會有爆炸的一天,你會發現自己再也做不完這些任務,感到忙碌卻沒有真正的價值滿足,那最後整個流程就會失敗。

所以到了這個階段,要加上「習慣07」,但也不是重新去設計目標或建立一個新系統,也不用真的花很多時間去拆解。只要每個禮拜,找一個時間檢視自己過去這個禮拜拆解的任務與行動,並確認哪些是長期目標即可。

聰明的你一定也發現,這是「習慣03」的升級版,但先有「習慣03」的練習,我們才能在這裡真正養成「習慣07」。




習慣 08. 簡化、整合任務,讓你聚焦在必不可少的目標上

這個習慣的執行關鍵步驟是,經過「習慣07」後我們開始有了判斷目標的視野,那麼就可以採取第一個關鍵步驟是「簡化」,簡化的意思是盡量排除那些目標之外又並非一定要做的事情。第二個關鍵步驟是「整合」,有些任務可以統合在共同目標下,這樣也可以減少步驟,並且產生事半功倍的綜效

有了習慣07 聚焦出長期目標,可能我設定了一個長期目標是「今年撰寫一本獨特的筆記管理法專書」。那麼從「簡化」的角度來看,可能我也想研究一些不同的效率工具,但或許除了筆記工具之外的研究,可以盡量先排除,或者避免自己花掉太多心力,這樣才有更多時間聚焦在自己的長期目標的研究上。

從「整合」的角度來看,或許今年我也想開線上課程,想要錄製 podcast ,那麼有沒有可能去跟我的長期目標結合,串聯共同的主題,這樣同樣的研究就能產生加乘的效果。

這是一個相對不容易的習慣,所以放在「習慣 08 」是很好的順序,在「習慣07」的基礎上才有可能達成。




習慣 09. 設定你的工作流程儀式

這個習慣為什麼放在 09 才做呢?可能很多時間管理的技巧都會教你第一步就設定工作流程儀式,例如早起、下班前處理郵件、每天一個專注時段等等,但我也認為那是錯的!為什麼呢?因為如果我都不知道自己真正要推進的目標,以及目標中最有效益的任務,還有他的下一步行動,那我就算擁有專注時間又能做什麼呢?

但也不是說這些流程儀式不重要,而是在順序上,確實應該先擁有了前面八個習慣後,我們再用「習慣 09 」來補強他。

我自己的經驗是,如果我可以明確意識到有什麼下一步行動要趕快做,或是明確認識到自己長期專注的目標,那麼就算沒有什麼時間儀式,一樣很容易就會看到空檔時間,並且可以很快進入專注狀態。

當然,如果加上「習慣 09 」又更好,例如安排出早上有 30 分鐘的專注空檔,那麼每天一開始就有一個時段可以推進一件重要事情的一步行動,這對整天的工作效能有很大的心理幫助、實際幫助。

我推薦可以在這時候,試試看下面這些流程儀式:




習慣 10. 讓你的生活工作成為熱愛的事情,而不是你害怕做的事情,你的任務清單看起來就像是一份獎勵清單。

時間管理、 生產力提升的最終目的其實是「習慣10」。

這裡有幾個關鍵的步驟,第一個關鍵是「熱愛的事情」,也就是要進一步拆解出長期目標背後想要為自己完成的價值。第二個關鍵是「不是害怕做的事情」,意思是要拆解出簡單可行的行動,讓事情並非看起來不可行。第三個關鍵是「獎勵清單」,讓每天的待辦清單看到的是「推進對自己有價值的各種事情的可行行動」,這樣這份清單自己就會更想去做

當我們有了可以應對基本工作流程的系統,也就是那些要做的任務不會漏掉,能判斷行動的優先次序,清楚知道自己每天的重要行動後,我們會發現這樣還不夠,因為時間永遠一直變動,大多數時間都感覺不夠,有些真正想要的事情卻還是做不好,甚至用了所有時間做了所有事情但還是感覺瞎忙。

這時候,我們需要的就是進行更深入的時間管理思考,判斷出事情的價值,拆解出有效益的行動,做出符合自己需要的選擇,那麼你會發現,時間不夠已經不是真正的問題,因為在時間中我們已經可以為自己創造出足夠的價值獎勵。

以上就是我對「 ZTD(Zen To Done)」方法論的 10 個習慣的解析,提供大家參考。

我自己開設的一系列課程中,「運用數位子彈筆記成為目標管理達人」就是解決前面「習慣1~6」的問題。而「時間管理的哲學」則是解決「習慣7~10」的問題,歡迎大家參考。也可以參考「Esor防彈筆記術(高效能職場筆記技巧)」,則是筆記法的專門課程。



我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

也可以延伸閱讀相關文章:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:「ZTD 生產力禪」聚焦執行而非計畫、簡單少壓力的10個習慣解析

留言

  1. Leo 最让我佩服的一点,就是把自己博客所有文章的版权都放弃掉了

    回覆刪除
    回覆
    1. Leo 教練撰寫的 Zen habits 部落格,很值得追蹤閱讀。

      刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

Instagram 3.0 新增照片地圖導遊模式,追尋個人攝影足跡

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

把筆記寫成一本屬於你自己的書,寫作式筆記的四個步驟

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

PhotoRoom 線上免費版修圖工具中最強大的自動去背、刪除人物