重溫 GTD 時間管理 5 個經典步驟,讓在家工作、自我管理不雜亂



在家上班少了很多面對面的提醒,多了很多無法面對面而必須用即時通、郵件完成的破碎訊息溝通。而且因為不在專門的辦公室環境,在家還可能會有更多需要協調的家人時間,更可能需要兼顧孩子在家自學的時間,在這樣的情況下:

  • 工作、生活可能更雜亂,更容易丟三落四
  • 工作、生活的雜訊更多,目標可能更不清晰
  • 工作、生活的任務、資料更亂,需要時不容易第一時間決定選擇

這時候,經典的 GTD 時間管理方法五大步驟,值得重新拿出來討論與學習,幫助我們在更雜亂與不確定的工作流程中,做好掌控,並建立可以循序漸進的安心系統。(還可以延伸閱讀:宅在家工作與生活如何平衡的時間管理,試試看這 9 個小技巧




一,捕捉 :先捕捉雜訊,清空大腦

不在辦公室,雜訊變多,溝通變亂,很多事情沒辦法一直耳提面命,更容易因為遺漏資訊而做錯任務,或是資訊太多而任務效率降低。生活中也多出許多額外的雜務要處理,更多生活食衣住行物品的採買,孩子在家自學的助教任務,生活起居的照顧等等。

雜訊太多,會讓自己更加混亂而變得焦慮,做起事情來漏東漏西。

例如工作上要處理一個行銷活動,因為大家都不在辦公室,只能依靠大量郵件、即時通溝通,從美編的郵件那裏接收完成的宣傳圖檔,從行銷人員的即時通那邊接收折扣訊息,又從業務同仁的即時通那裏更新了聯繫窗口,並且還有幾個要跟客戶電話討論後有待確認的細節。

這些「雜訊」散落在不同的溝通管道,並且往往是很零碎的更新,為了確保最後自己可以快速確認所有訊息、不遺漏重要更新,我們必須先做好「捕捉」的動作:「把原本來自不同管道、工具的雜訊,捕捉到自己決定的某一個統一系統中。」

而且我這裡建議一個更進一步的作法,不只是單純的捕捉到一個統一資料庫,而是要「捕捉到同一個任務中」,例如上述的例子中雖然雜訊很多,但其實都是為了解決「行銷活動」這個任務,那就要捕捉到同一個任務的統一系統位置中。(可以延伸閱讀:職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘?


生活中的雜訊也是一樣的道理,從孩子停課在家自學開始,學校常常跟我們更新許多不同的自學方式,修正之前一些實驗性的遠距上課方法,或是我自己也持續研究不同的孩子在家學習方案,這些過程產生的任何雜訊,我也都統一收集在同樣一個孩子在家自學的系統中。

做到「先捕捉雜訊,清空大腦」這一步,那麼起碼可以達到這樣的效果:

大腦不用擔心會漏掉什麼關鍵資訊,大腦也不用刻意記住太多細節。

因為需要處理某一個任務時,只要打開統一的任務系統,在同一個地方就能進行確認,並且確保在同一個地方找到需要的所有內容。(可延伸閱讀:連假後雜事大爆炸,試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術




二,理清:凡事都要理清下一步行動

工作、生活有更多新的任務與問題要解決,很多事情無法一蹴可及,這時候更加焦慮,只覺得事情很多,進度很少,反而在自己需要掌控的時間中,茫然不知所措,好像接收了很多訊息的過程就花掉了大量時間,但工作其實都沒有完成。

接收訊息、開會討論當下,因為沒辦法面對面,很多時候線上討論完成,才發現:

只是出現很多新資訊,但這個任務到底接下來要如何推進,卻沒有產生明確的行動計畫。

例如延續前面的行銷活動案例,我們要做的不只是捕捉雜訊,為了讓這個行銷活動的任務真正推進,我們要問的是「下一步我要完成什麼行動」,是要做一個團購宣傳網頁?還是要發出團購宣傳電子郵件?(可以延伸閱讀:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟


我建議可以從幾個角度「理清」下一步行動:

  • 接受雜訊當下,最好能跟對方對焦彼此下一步的行動。
  • 統整好雜訊後,拆解自己下一步可以做什麼行動。

所以一個統一的時間管理系統,應該要能同時兼顧「雜訊的捕捉統整」,以及「下一步行動的規劃」,缺一不可。這也是在更需要自我管理的在家工作流程中,不能只是依靠郵件與即時通的原因,因為一來他們的雜訊很難統整,而且他們無法清楚看到下一步行動。

做到「凡事都要理清下一步行動」,那麼起碼可以達到這樣的效果:

只要確認下一步要做什麼,工作就能繼續往前推進。只有確認下一步要做什麼,工作才能繼續往前推進。

有時候即使事情再怎麼複雜、混亂、多樣,只要我們能掌握住每個任務的下一步行動,我們就能相對專注、輕鬆地開始推進任務。




三,整理:建立目標整理系統

但當事情真的非常多時,只是理清每一個任務的下一步行動還不夠,只有從目標層區分輕重緩急,排除目標外的雜事,並且決定目標內的處理順序,才能掌控當下,有時間可以推進行動。

  • 如何區分輕重緩急?
    • 沒辦法從任務的層面去區分,因為每件事情接收的當下都感覺是重要緊急的
    • 問自己這個任務屬於哪一個專案、目標
    • 問自己這個專案、目標要完成的最終成果
    • 屬於更高價值專案的任務,才是優先的任務
  • 如何排出處理順序?
    • 同樣沒辦法從任務的層面去區分,因為每件事情接收的當下都感覺是要趕快處理的
    • 同樣問自己這個任務屬於哪一個專案、目標
    • 拆解專案、目標的處理流程
    • 問自己這個任務在這個專案中要放在哪一段處理流程、步驟中

例如延續前面的行動活動,先確認這個行銷活動是目前手邊最重要的「產品專案」底下的行銷活動嗎?抑或不是?又或者是現在正要推出的「產品專案」的行銷活動?抑或是下個月才要推出的產品?

接著判斷這個「產品專案」目前的專案流程進行到哪裡?如果目前其實產品還在修改,那有需要立刻就做行銷活動這個任務嗎?還是可以排在後面的流程中?(可以延伸閱讀:煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已


我建議即使不是管理者,即使只是個人工作執行者,也應該要為自己建立「屬於自己的專案整理系統」,在這個屬於自己的整理系統中,具備幾個功能:

    • 捕捉所有自己要處理的雜訊。
    • 拆解出所有自己要處理的下一步行動。
    • 但是以「專案的角度」來整理這些任務、雜訊與下一步行動。
    • 整理的核心不在分類,而是從專案角度整理出「整個工作的前後流程」。

做到「建立目標整理系統」,那麼即使我只是一個接收大大小小任務的執行者,我也可以在接收任務的當下,更快速的判斷他們處理的優先順序。能夠很清楚的看到優先順序,我就更能在時間不夠時知道應該先處理的任務是什麼。

更重要的是,也只有能夠完成「當下真正需要完成的任務」,我們在工作、生活中的目標才能有效地往前推進。

如果我們沒有一個屬於自己個人的目標整理系統,那麼我們就無法為自己判斷什麼是當下真正需要完成的任務。而這樣的技巧,在在家工作時更加需要。(可以延伸閱讀:3W 資料收集法:整理我的資料庫、知識庫,不要變成垃圾場




四,檢視:用外接第二大腦,檢視目標全貌與進度

「判斷事情的優先順序」看起來似乎是老生常談,但是為什麼道理明明知道,我們卻覺得在真實的工作、生活中,要真正去判斷事情的優先順序很難呢?難道真的是因為所有別人交代給我的事情都是又緊急、又重要的嗎?(延伸閱讀:如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧

我的經驗是,有一個關鍵的因素,會導致我們總覺得每件事情都很緊急、都很重要,而因此覺得判斷優先順序做不到。這個關鍵因素就是:

我們缺乏一個「看清楚目標全貌與進度的外接第二大腦」,於是我們每次接收雜訊與事情時只能在大腦中判斷,這時候大腦只會告訴我們這件事情又緊急又重要。

我對「自我管理」的建議是,不要認為自我管理是要依靠自己的大腦與決心去判斷要做什麼事情,而是透過可以檢視的外接第二大腦做判斷:

  • 當有新的碎片、雜訊出現時
    • 打開外接第二大腦,檢視這個雜訊會在什麼專案的什麼位置,用看的做決定,而不是用想的做決定。
  • 當任務、專案有進度、有變動、有更新時
    • 直接整理到外接第二大腦,更新好第二大腦,那麼每一次看的時候,就能確保是最佳的檢視狀態。

當我們在家工作,更需要自我管理,要處理的新任務更多且更破碎時,這樣的「外接第二大腦」更加重要,因為沒有人在辦公室中耳提面命,沒有環境告訴我們當下應該處理什麼,所以我們更需要一個「輔助的、可以隨時自己檢視的時間管理系統」。




五,執行:自己可以安心掌控執行進度

不在辦公室氛圍,也要能自己管理好工作流程,這時候最有幫助的時間管理系統,不是雜亂的郵件、即時通提醒,也不是零散的待辦清單提醒。(延伸閱讀:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?

透過上述流程,建立好 GTD 的第二大腦系統,每次打開這個系統都可以清楚的看到:

  1. 現在最需要聚焦的專案有哪幾個?
  2. 在這個專案下目前的進度在哪裡?
  3. 在這個進度下目前要處理的任務是哪一個?
  4. 在這個任務中的下一步行動是什麼?
  5. 所有輔助這個行動完成的資訊有哪些?

GTD 從雜訊的收集開始,幫助我們由下而上,一步一步建立起自己的時間管理系統。當有了這個輔助系統,就能隨時由上而下,看清楚這個當下最優先的下一步行動。

那麼我們需要的在家工作自我管理問題也就解決了一大半。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

對 GTD 時間管理系統有興趣,並且想知道如何跟工具搭配,打造自己的專案整理系統的朋友,還可以延伸閱讀下列文章

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  1. (延伸閱讀:如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧)的連結失效了

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