PARA 筆記整理法實作示範：簡單可行個人第二大腦知識管理系統
那麼，這時候「 PARA 」這套整理邏輯，就很適合解決這樣的問題，幫助我們建立一套數位化的個人知識管理系統。
並且更重要的是，「 PARA 」不只是做出一個整理系統，而是可以讓整理的結果兼顧專案、資料的處理效率，還能幫助工作、生活的平衡推進。
2023/12/31 更新：我的 PARA 改造：用 PAA 簡化筆記與知識管理系統，解放生產力
「 PARA 」方法，來自國外知名的生產力專家 Tiago Forte （The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information），這幾年在 Notion 上有很多朋友會套用這個整理邏輯。而我也發現自己多年來在 Evernote 上使用的筆記整理方法，同樣符合「 PARA 」的核心概念。事實上，這套整理邏輯，可以套用在各種工具上來使用。
PARA 是什麼？你要區隔四種整理目的：
- Project，專案：也就是明確要完成的具體目標，以及要達成這個目標的一連串任務與資料。
- Area of responsibility，責任領域：自己目前有責任推進、關注的某個範圍，例如想要學習的主題、想要改進的某種生活、某個職場的工作掌控等等。
- Resource，資源：為了完成專案、推進領域需要的資料，或者自己長期感興趣的各種參考資料。
- Archives，封存：完成的專案、不再關注的領域、不再感興趣的資源等等。
下面就依據我自己多年的筆記經驗，與建立個人知識管理系統的方法，對應「 PARA 」法則，跟大家分享實際執行時的參考案例。
專案 Project
A project is “a series of tasks linked to a goal, with a deadline.” [一個專案是“與目標相關聯的一系列任務，並有最後期限。”]
首先，把「 Project 」放在整理的第一條，是非常非常重要的提醒！因為我們常常在整理筆記時，都是在「資源」層去整理，而後者的整理就是我們的資料庫會顯得雜亂或難以管理的原因。
例如我擷取到「一封交辦事項的郵件，裡面有相關文件資料」，如果只是從資源層去整理，我們可能會想要把它分類到郵件區？文件檔案區？可是這樣一來，最後就是獲得一個一大堆資料屬性分類，但看不出我到底要執行什麼專案，什麼時候要處理什麼資料的資料庫。
但是如果整理的第一守則是「 Project 」，那麼我要思考的就是這封郵件或文件資料，是要解決哪一個專案的哪一個任務，我應該要把這份資料放入那個專案、任務才對。資料怎麼來的常常不是那麼重要，重要的是他要在哪個步驟中幫助哪個任務完成。
如果是這樣分類，那麼最後我們獲得的整理，就是一個清楚看到我要行動的專案、任務的筆記，而其中可以看到每一個行動步驟與其需要的資料。
我自己在 Evernote 中用來實踐這個邏輯的方法是：
有一次我在上「實現目標的數位子彈筆記」課程中，演練了上述邏輯，課程中有朋友回饋說，這樣的整理邏輯，徹底解決了他的多年煩惱。
- 一個專案（任務），一則筆記。
- 專案筆記中列出行動流程清單。
- 任何跟這個專案有關的資訊、資料、文件檔案等，都應該放入專案筆記中相應的行動步驟下。
- 如果專案很大，就切割成幾則子任務筆記，但子任務筆記要連結回專案筆記中。
他說原本自己有一個每年固定要去幾次法蘭克福機場出差的專案，過程中會出現很多需要的通關文件，也有很多自己安排行程的規劃經驗，或是每一次遇到什麼新問題的解決筆記。以前他都覺得這麼多文件、資料、經驗、筆記，要怎麼整理才好呢？之前這些資料常常是散落在很多資料夾中。
但是聽過我的課程後，這位朋友很有把握地來跟我說，她終於想通整理這些內容的邏輯了：「那就是建立一則法蘭克福機場通關的專案筆記，先排出從準備、出發到最後通關的完整行動步驟，然後把前面所說的那些雜亂文件、資料、經驗、筆記，根據是哪一個行動步驟需要的，就放入那個行動後面。」
他說，這樣一則專案筆記，不僅容易找到，而且可以幫助他準確掌握下一步需要的行動與資料，以後就算出現再多狀況和新資料，他現在也明確知道應該放入什麼地方了。
所以在我超過 16 年使用 Evernote 的過程中，就算累積了上萬則的筆記，我也從來不會覺得自己找不到需要的資料，也不會覺得很雜亂，因為我其中大多數的筆記都是「專案筆記」、「任務筆記」，而原本零散的資料都已經放入相應專案需要的相應行動後，我只要根據自己需要執行的專案邏輯去找到他、使用他即可。
責任領域 Area of responsibility
An area of responsibility is “a sphere of activity with a standard to be maintained over time.” [責任領域是“一個你需要有某些標準去長期維護的活動範圍。”]
「責任領域」和「專案」有什麼不同呢？我們用實際例子來看，就很好理解：
「責任領域」這樣的分類思維，我認為可以幫助我們做到分類不要太瑣碎，並建立兼顧關鍵引導需求的類別。
- 我想要長期推進、維護家庭親子關係，這是一個相對比較大，但我期望在裡面有些具體成果的「責任領域」。
- 其中我需要推進「孩子的幼兒園專案」、「孩子的情緒管理練習專案」、「孩子的房間布置專案」、「孩子某個生活習慣養成專案」等等，這些則是屬於「 Project （專案）」。
- 所以，在我們有責任、想關注的長期「責任領域」中，必須透過一個一個具體完成的「專案」來創造成果。
例如分類太瑣碎的時候，我們可能會把每一個專案，甚至每一個任務都建立資料夾，但這樣會導致類別太多，無論你用什麼方法或功能分類，最後很容易被分類搞得暈頭轉向。
但是，我們必須「主動劃分」出自己想要負起責任、長期關注的幾個「責任領域」，這樣一來：
- 我可以檢查自己在不同領域下，有沒有都實際規劃出專案去實踐？
- 如果沒有，就表示這個分類可能有問題，可能變成只是一種資料分類。
- 我可以看到自己在有限時間裡，應該優先關注的領域有哪些？
- 我可以在這個需要關注某個領域的當下，有效的看到這個領域需要先推進的專案、任務。
- 有時候有些還不成熟的想法、學習資料，如果還沒有明確專案可以關聯，起碼我可以先確認是不是可以跟某種責任領域關聯。
- 工作領域
- 寫作領域
- 親子領域
- 家庭領域
- 旅行領域
- 料理領域
- 生活領域（個人興趣休閒）
或是今天是週末親子時間，我就會打開「親子領域」這個記事本，裡面就有我之前規劃、整理好的各種親子專案、任務筆記，讓我更能專注有效的去選擇執行。
是的，我的 Evernote 記事本已經維持很多年的時間，都是這麼簡潔的狀態，並不需要更複雜或更多層次的分類，但卻幫我掌控了我自己決定的人生最重要幾個領域。
資源 Resource
A resource is “a topic or theme of ongoing interest.” [資源是“持續感興趣的主題或主題”。
對於 PARA 原本所說的「 Resource 」整理，看起來比較像是提醒我們，要把自己持續「感興趣的資料」，和前面所說的明確要完成的「專案」、確實要維護的「責任領域」做出區隔。為什麼呢？因為要執行的專案與責任領域更優先，而只是感興趣的資料不要變成一種干擾。
不過，我這裡想要為「 Resource 」做一點我自己的補充與修改：
- 與其收集我感興趣的資料，既然我感興趣，理因他會跟我要實踐的某個專案、任務，或是責任領域有關（要不然我幹嘛感興趣？）。所以比起分類一個「資源 Resource」區域，不如立即把這些資料去跟真正的專案、任務、責任領域連結在一起。
- 如果有些主題我真的很感興趣，這時候與其分類一個像是「食譜」這樣的資料分類，不如為自己主動設計一個「料理領域」，把它變成我真正想要維護，並且要開始實踐的領域與專案，這樣資料才會有價值。
當然，我一定會收集一些參考資料的筆記，但這些資料一定是連結到前面的專案、任務筆記中，這樣才有意義。
或者我只有一個記事本叫做「第二大腦」，這裡面是許多我寫完的文章草稿、我想過也想通的問題筆記，我就只有一個這樣的「資源 Resource」，裡面有快 6000 則筆記（我在電腦玩物上也是寫了將近 6000 篇文章）。
而每一次我要做一個專案需要一些想法，我要寫一篇文章需要一些內容，我要寫一本書需要一些參考，我要準備一個課程需要一些案例，我就到這個「第二大腦」搜尋關鍵字，馬上可以找出更多可用資料，這就是我唯一的「資源 Resource」分類。
封存 Archives
Archives include “inactive items from the other three categories.” [存檔中包含“其他三個類別中的無效項目”。]
PARA 最後一個整理邏輯，就是要有一個「 Archives 」區域。這裡最重要的提醒是，任何資料都是變動、流動的，所以會有很多資料從需要執行，變成不需要執行，這時候就應該移動到「封存」區。例如那些完成或不再進行的專案，不再需要關注的責任領域，不再感興趣的資源等等。
我自己在 Evernote 中，多年來都是先用堆疊，把「需要行動」跟「不需要行動」的筆記區隔開來，所以有了三大堆疊：
- A. 行動現在
- B. 準備未來
- C. 封存過去
我會把完成的專案，或是不再需要關注的領域都放入封存區。實際的做法之一是，例如我有一個「工作領域」，但這個領域中會有很多專案最後完成了，於是我在封存堆疊建立一個「工作封存」記事本，把完成的工作專案放入這裡。
有了封存區，除了區隔不再需要行動的內容外，當我們要回顧某些經驗，找出過去的某些資料時，也都可以到這裡找回來。
這裡還有一個最後的提醒，理論上沒有內容應該直接丟入封存區，如果你把封存區當作收集那些現在用不到的資料的話，封存區會變得很亂，而且這些資料以後一樣用不到。
只有前面根據專案任務邏輯整理好的筆記，根據責任領域劃分好的內容，因為完成了或告一段落，移入封存區，這些資料才具備了找得到的邏輯。
利用 PARA 區分還可以帶來什麼優點？
- 很多時候我們的筆記、待辦清單只是領域，而非專案
- PARA的區隔，有效的提醒我們「有沒有建立專案」？因為專案才會產生行動。
- 例如我們可能為了健康，建立了很多健康的想法、資料筆記，但這個健康的分類、待辦，很有可能只是一種「責任領域」，或是更有可能只是一種「資源」。但真正的「專案」在哪裡呢？
- 例如健康這個責任領域下，真正的專案可能是一個「4月的每日運動計畫」筆記或待辦清單。
- 避免忽略需要長期關注的領域，更容易組合出專案目標
- 建立起「責任領域」，其實也是提醒我們一件事情，當我們產生各種零散想法、讀到各種瑣碎資料時，如果想要收集分類，要優先想想他和哪一個我自己真正關注的「責任領域」有關連。
- 另外，建立「責任領域」分類的好處是，大多數時候要直接建立好一個專案並不容易。有時候我們確實只能「由下而上」，也就是從一個小想法、小任務開始，慢慢組合出真正專案。
- 但是先在「責任領域」累積許多小的想法、任務，我們更容易看到同一個領域中，不同任務彼此的關聯，這時候更容易連結出一個真正的目標專案。
- 避免太多分層，避免花太多時間整理
- PARA的另外一個優點，就是根據這樣的邏輯，我們不需要太多的分類層次，因為愈多的分類與層次，只是花掉我們更多的時間，但有可能並沒有做出有效的整理。
- 在 PARA 的分類裡，我只要：
- 打開目前要推進的責任領域（ Evernote 的某個記事本）。
- 開啟某一則目前在執行中的專案筆記（ Evernote 的一則筆記）。
- 確認下一步的行動以及他需要的資料（就在筆記中）。
- 辨識出真正需要行動的資訊
- 無論哪種整理法，如果最後變成只是在整理資料，都會失去效用，而且花掉許多時間。
- 而 PARA 提醒我們，要關注的是哪些是真正專案？什麼是目前要維護的領域？然後區隔出那些不需要行動的資源與存檔。
- 這樣就可以幫助我們打開資料庫，第一時間看到的就是要推進的專案。
- 需要資料的時候可以有效找到並回顧
- 資料集中在一個找得到的資料庫，但要怎麼在這個資料庫中，明確的知道自己以後一定找得到呢？
- PARA 的「專案」是最好的邏輯，如果資料、行動都跟專案關聯，那麼以後我們其實只要搜尋專案、任務的關鍵字，就能找到該則專案、任務筆記，裡面自然就有我們在某個流程需要的資料了。
- 如果我們資料庫的邏輯是要去找資料，怎麼分類都會很難找到。
- 如果我們資料庫的邏輯是去找到專案與要做的行動，那麼搜尋就能找到。
以上就是我針對「P.A.R.A.」這套整理法的分析，以及我自己的實際案例分享。
之後有機會，或許也可以分享那麼在 Notion 這樣的工具上，我覺得可以如何建立「P.A.R.A.」的整理系統。
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請問我這樣理解是否正確：P就是專案、A就是領域、R就是資源、A就是執行完的專案或是暫停、中止的專案
回覆刪除那這樣看下來，好像簡化成三類與分類會不會更好：就是專案、領域跟資源
專案再細分成執行中的與封存的
PARA 是一種方法，我們當然可以調整
刪除例如你提到的，當然也可以喔，而且也不失為四個分類：專案（P、A）、領域（A）跟資源（R）
我自己甚至就是分成專案執行中、專案已完成，而已