PARA 筆記整理法實作示範:簡單可行個人第二大腦知識管理系統



如果你常常覺得自己需要整理的資料非常的龐雜,不知道如何做好有效的分類。或是各種雜亂的資訊混在一起,要決定下一步行動的時候覺得非常干擾,但真的要找參考內容時又找不到。也可能努力的整理出一個看起來很豐富的資料庫,但執行目標、創造價值的產出沒有提升,反而是花了太多時間再整理。

那麼,這時候「 PARA 」這套整理邏輯,就很適合解決這樣的問題,幫助我們建立一套數位化的個人知識管理系統。

並且更重要的是,「 PARA 」不只是做出一個整理系統,而是可以讓整理的結果兼顧專案、資料的處理效率,還能幫助工作、生活的平衡推進。




「 PARA 」方法,來自國外知名的生產力專家 Tiago Forte (The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information),這幾年在 Notion 上有很多朋友會套用這個整理邏輯。而我也發現自己多年來在 Evernote 上使用的筆記整理方法,同樣符合「 PARA 」的核心概念。事實上,這套整理邏輯,可以套用在各種工具上來使用。

PARA 是什麼?你要區隔四種整理目的:
  • Project,專案:也就是明確要完成的具體目標,以及要達成這個目標的一連串任務與資料。
  • Area of responsibility,責任領域:自己目前有責任推進、關注的某個範圍,例如想要學習的主題、想要改進的某種生活、某個職場的工作掌控等等。
  • Resource,資源:為了完成專案、推進領域需要的資料,或者自己長期感興趣的各種參考資料。
  • Archives,封存:完成的專案、不再關注的領域、不再感興趣的資源等等。
是的,「 PARA 」並不複雜,關鍵就在於要辨識自己的資料、筆記是屬於「 PARA 」的哪一種目的,然後把他們放到正確的位置中。

下面就依據我自己多年的筆記經驗,與建立個人知識管理系統的方法,對應「 PARA 」法則,跟大家分享實際執行時的參考案例。




專案 Project

A project is “a series of tasks linked to a goal, with a deadline.” [一個專案是“與目標相關聯的一系列任務,並有最後期限。”]

首先,把「 Project 」放在整理的第一條,是非常非常重要的提醒!因為我們常常在整理筆記時,都是在「資源」層去整理,而後者的整理就是我們的資料庫會顯得雜亂或難以管理的原因。

例如我擷取到「一封交辦事項的郵件,裡面有相關文件資料」,如果只是從資源層去整理,我們可能會想要把它分類到郵件區?文件檔案區?可是這樣一來,最後就是獲得一個一大堆資料屬性分類,但看不出我到底要執行什麼專案,什麼時候要處理什麼資料的資料庫。

但是如果整理的第一守則是「 Project 」,那麼我要思考的就是這封郵件或文件資料,是要解決哪一個專案的哪一個任務,我應該要把這份資料放入那個專案、任務才對。資料怎麼來的常常不是那麼重要,重要的是他要在哪個步驟中幫助哪個任務完成。

如果是這樣分類,那麼最後我們獲得的整理,就是一個清楚看到我要行動的專案、任務的筆記,而其中可以看到每一個行動步驟與其需要的資料。



我自己在 Evernote 中用來實踐這個邏輯的方法是:
  • 一個專案(任務),一則筆記。
  • 專案筆記中列出行動流程清單。
  • 任何跟這個專案有關的資訊、資料、文件檔案等,都應該放入專案筆記中相應的行動步驟下。
  • 如果專案很大,就切割成幾則子任務筆記,但子任務筆記要連結回專案筆記中。


有一次我在上「實現目標的數位子彈筆記」課程中,演練了上述邏輯,課程中有朋友回饋說,這樣的整理邏輯,徹底解決了他的多年煩惱。

他說原本自己有一個每年固定要去幾次法蘭克福機場出差的專案,過程中會出現很多需要的通關文件,也有很多自己安排行程的規劃經驗,或是每一次遇到什麼新問題的解決筆記。以前他都覺得這麼多文件、資料、經驗、筆記,要怎麼整理才好呢?之前這些資料常常是散落在很多資料夾中。

但是聽過我的課程後,這位朋友很有把握地來跟我說,她終於想通整理這些內容的邏輯了:「那就是建立一則法蘭克福機場通關的專案筆記,先排出從準備、出發到最後通關的完整行動步驟,然後把前面所說的那些雜亂文件、資料、經驗、筆記,根據是哪一個行動步驟需要的,就放入那個行動後面。」

他說,這樣一則專案筆記,不僅容易找到,而且可以幫助他準確掌握下一步需要的行動與資料,以後就算出現再多狀況和新資料,他現在也明確知道應該放入什麼地方了。

所以在我超過 16 年使用 Evernote 的過程中,就算累積了上萬則的筆記,我也從來不會覺得自己找不到需要的資料,也不會覺得很雜亂,因為我其中大多數的筆記都是「專案筆記」、「任務筆記」,而原本零散的資料都已經放入相應專案需要的相應行動後,我只要根據自己需要執行的專案邏輯去找到他、使用他即可。




責任領域 Area of responsibility

An area of responsibility is “a sphere of activity with a standard to be maintained over time.” [責任領域是“一個你需要有某些標準去長期維護的活動範圍。”]

「責任領域」和「專案」有什麼不同呢?我們用實際例子來看,就很好理解:
  • 我想要長期推進、維護家庭親子關係,這是一個相對比較大,但我期望在裡面有些具體成果的「責任領域」。
  • 其中我需要推進「孩子的幼兒園專案」、「孩子的情緒管理練習專案」、「孩子的房間布置專案」、「孩子某個生活習慣養成專案」等等,這些則是屬於「 Project (專案)」。
  • 所以,在我們有責任、想關注的長期「責任領域」中,必須透過一個一個具體完成的「專案」來創造成果。


「責任領域」這樣的分類思維,我認為可以幫助我們做到分類不要太瑣碎,並建立兼顧關鍵引導需求的類別。

例如分類太瑣碎的時候,我們可能會把每一個專案,甚至每一個任務都建立資料夾,但這樣會導致類別太多,無論你用什麼方法或功能分類,最後很容易被分類搞得暈頭轉向。

但是,我們必須「主動劃分」出自己想要負起責任、長期關注的幾個「責任領域」,這樣一來:
  • 我可以檢查自己在不同領域下,有沒有都實際規劃出專案去實踐?
    • 如果沒有,就表示這個分類可能有問題,可能變成只是一種資料分類。
  • 我可以看到自己在有限時間裡,應該優先關注的領域有哪些?
  • 我可以在這個需要關注某個領域的當下,有效的看到這個領域需要先推進的專案、任務。
  • 有時候有些還不成熟的想法、學習資料,如果還沒有明確專案可以關聯,起碼我可以先確認是不是可以跟某種責任領域關聯。


我自己在 Evernote 中,是以「記事本」來劃分出這些領域,例如:
  • 工作領域
  • 寫作領域
  • 親子領域
  • 家庭領域
  • 旅行領域
  • 料理領域
  • 生活領域(個人興趣休閒)


例如現在我打算進入寫作狀態,我只要打開寫作領域這個記事本,裡面就是我要推進的一個一個寫作專案、寫作題目任務。

或是今天是週末親子時間,我就會打開「親子領域」這個記事本,裡面就有我之前規劃、整理好的各種親子專案、任務筆記,讓我更能專注有效的去選擇執行。

是的,我的 Evernote 記事本已經維持很多年的時間,都是這麼簡潔的狀態,並不需要更複雜或更多層次的分類,但卻幫我掌控了我自己決定的人生最重要幾個領域。




資源 Resource

A resource is “a topic or theme of ongoing interest.” [資源是“持續感興趣的主題或主題”。

對於 PARA 原本所說的「 Resource 」整理,看起來比較像是提醒我們,要把自己持續「感興趣的資料」,和前面所說的明確要完成的「專案」、確實要維護的「責任領域」做出區隔。為什麼呢?因為要執行的專案與責任領域更優先,而只是感興趣的資料不要變成一種干擾。

這一點提醒,應該很多朋友也會感同身受,你有沒有曾經利用 Evernote 或 Notion 時,剪貼了大量網頁資料,但是卻不知道如何整理,甚至花了太多時間整理,結果最後還是讓自己的筆記變得一團混亂,反而看不到重要要執行的任務。


不過,我這裡想要為「 Resource 」做一點我自己的補充與修改:
  • 與其收集我感興趣的資料,既然我感興趣,理因他會跟我要實踐的某個專案、任務,或是責任領域有關(要不然我幹嘛感興趣?)。所以比起分類一個「資源 Resource」區域,不如立即把這些資料去跟真正的專案、任務、責任領域連結在一起。
  • 如果有些主題我真的很感興趣,這時候與其分類一個像是「食譜」這樣的資料分類,不如為自己主動設計一個「料理領域」,把它變成我真正想要維護,並且要開始實踐的領域與專案,這樣資料才會有價值。
所以我自己多年來在 Evernote 中,是「從來沒有建立過」像是筆記法、時間管理、Google 系統、工作效率等等這種「只是為了分類資料而分類」的記事本、標籤。(我的標籤都是行動標籤:2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用

當然,我一定會收集一些參考資料的筆記,但這些資料一定是連結到前面的專案、任務筆記中,這樣才有意義。

或者我只有一個記事本叫做「第二大腦」,這裡面是許多我寫完的文章草稿、我想過也想通的問題筆記,我就只有一個這樣的「資源 Resource」,裡面有快 6000 則筆記(我在電腦玩物上也是寫了將近 6000 篇文章)。

而每一次我要做一個專案需要一些想法,我要寫一篇文章需要一些內容,我要寫一本書需要一些參考,我要準備一個課程需要一些案例,我就到這個「第二大腦」搜尋關鍵字,馬上可以找出更多可用資料,這就是我唯一的「資源 Resource」分類。





封存 Archives

Archives include “inactive items from the other three categories.” [存檔中包含“其他三個類別中的無效項目”。]

PARA 最後一個整理邏輯,就是要有一個「 Archives 」區域。這裡最重要的提醒是,任何資料都是變動、流動的,所以會有很多資料從需要執行,變成不需要執行,這時候就應該移動到「封存」區。例如那些完成或不再進行的專案,不再需要關注的責任領域,不再感興趣的資源等等。

我自己在 Evernote 中,多年來都是先用堆疊,把「需要行動」跟「不需要行動」的筆記區隔開來,所以有了三大堆疊:
  • A. 行動現在
  • B. 準備未來
  • C. 封存過去


只有第一個堆疊需要行動,第二個堆疊就是資源,第三個堆疊則是封存。

我會把完成的專案,或是不再需要關注的領域都放入封存區。實際的做法之一是,例如我有一個「工作領域」,但這個領域中會有很多專案最後完成了,於是我在封存堆疊建立一個「工作封存」記事本,把完成的工作專案放入這裡。

有了封存區,除了區隔不再需要行動的內容外,當我們要回顧某些經驗,找出過去的某些資料時,也都可以到這裡找回來。

這裡還有一個最後的提醒,理論上沒有內容應該直接丟入封存區,如果你把封存區當作收集那些現在用不到的資料的話,封存區會變得很亂,而且這些資料以後一樣用不到。

只有前面根據專案任務邏輯整理好的筆記,根據責任領域劃分好的內容,因為完成了或告一段落,移入封存區,這些資料才具備了找得到的邏輯。




利用 PARA 區分還可以帶來什麼優點?

  • 很多時候我們的筆記、待辦清單只是領域,而非專案
    • PARA的區隔,有效的提醒我們「有沒有建立專案」?因為專案才會產生行動。
    • 例如我們可能為了健康,建立了很多健康的想法、資料筆記,但這個健康的分類、待辦,很有可能只是一種「責任領域」,或是更有可能只是一種「資源」。但真正的「專案」在哪裡呢?
    • 例如健康這個責任領域下,真正的專案可能是一個「4月的每日運動計畫」筆記或待辦清單。
  • 避免忽略需要長期關注的領域,更容易組合出專案目標
    • 建立起「責任領域」,其實也是提醒我們一件事情,當我們產生各種零散想法、讀到各種瑣碎資料時,如果想要收集分類,要優先想想他和哪一個我自己真正關注的「責任領域」有關連。
    • 另外,建立「責任領域」分類的好處是,大多數時候要直接建立好一個專案並不容易。有時候我們確實只能「由下而上」,也就是從一個小想法、小任務開始,慢慢組合出真正專案。
    • 但是先在「責任領域」累積許多小的想法、任務,我們更容易看到同一個領域中,不同任務彼此的關聯,這時候更容易連結出一個真正的目標專案。
  • 避免太多分層,避免花太多時間整理
    • PARA的另外一個優點,就是根據這樣的邏輯,我們不需要太多的分類層次,因為愈多的分類與層次,只是花掉我們更多的時間,但有可能並沒有做出有效的整理。
    • 在 PARA 的分類裡,我只要:
      • 打開目前要推進的責任領域( Evernote 的某個記事本)。
      • 開啟某一則目前在執行中的專案筆記( Evernote 的一則筆記)。
      • 確認下一步的行動以及他需要的資料(就在筆記中)。
  • 辨識出真正需要行動的資訊
    • 無論哪種整理法,如果最後變成只是在整理資料,都會失去效用,而且花掉許多時間。
    • 而 PARA 提醒我們,要關注的是哪些是真正專案?什麼是目前要維護的領域?然後區隔出那些不需要行動的資源與存檔。
    • 這樣就可以幫助我們打開資料庫,第一時間看到的就是要推進的專案。
  • 需要資料的時候可以有效找到並回顧
    • 資料集中在一個找得到的資料庫,但要怎麼在這個資料庫中,明確的知道自己以後一定找得到呢?
    • PARA 的「專案」是最好的邏輯,如果資料、行動都跟專案關聯,那麼以後我們其實只要搜尋專案、任務的關鍵字,就能找到該則專案、任務筆記,裡面自然就有我們在某個流程需要的資料了。
    • 如果我們資料庫的邏輯是要去找資料,怎麼分類都會很難找到。
    • 如果我們資料庫的邏輯是去找到專案與要做的行動,那麼搜尋就能找到。


以上就是我針對「P.A.R.A.」這套整理法的分析,以及我自己的實際案例分享。

之後有機會,或許也可以分享那麼在 Notion 這樣的工具上,我覺得可以如何建立「P.A.R.A.」的整理系統。

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