在 Gmail 郵件插入讓客戶一鍵安排好下次會議時間的即時行事曆!



安排會議時間的工具並不少見,因為當雙方需要約定會議時,或者當你常常需要跟客戶約定下次會議,如果沒有有效率的做法,那麼流程上就會浪費掉許多時間。例如寄出一封詢問時間的郵件,對方回了幾個可能或不可能時段,再次寄出一封確認時間郵件,然後雙方在行事曆上註記提醒,這些流程跑下來,常常會拖延不少時間。

今天要分享的這個 Gmail 外掛工具,可以做到接近「一鍵讓客戶挑選好行程,不用離開郵件」的最簡潔步驟,並且可以在你寄出的 Gmail 信件中直接插入一個「即時更新的行事曆」,讓客戶最直觀安排你可以、他適合的會議時段。

所謂的「即時更新」,是這個外掛有一個「 Magic Live Calendar 」功能,不僅可以在郵件中顯示出行事曆,而且這個行事曆會即時同步你有空檔的時段、沒空檔的時段,例如你可能原本預設讓客戶挑選禮拜三、四下午,但忽然你的禮拜四下午有新的預約了,那麼當客戶打開這封信來看時,會同步看到只剩下禮拜三下午的時段,不會讓你重複安排。

這個外掛來自知名的 Gmail 郵件套件:「 Boomerang for Gmail 」,他裡面其實包含了很多的郵件相關功能,例如追蹤開信等等,而今天要分享的「郵件中插入可安排會議的行事曆」,則是他的最新測試功能,目前免費版外掛便可以使用(但未來不確定)。




安裝「 Boomerang for Gmail 」外掛

要試試看上述功能,首先要安裝「 Boomerang for Gmail 」外掛。

安裝後,該功能便會出現在你的 Gmail 中,而我們需要先授權讓外掛與我們的 Gmail、 Google 日曆Google Meet 進行連結。





在郵件中直接插入挑選會議時段的行事曆

安裝好外掛後,讓我們一步一步來看看,如何在寄出的郵件中,插入一張可以讓客戶挑選會議時間的行事曆。

在撰寫新郵件畫面下方,透過「 Meet 」選單中的「 Bookable Schedule 」,來插入一個對方可以直接跟我預約時間的行事曆。




第一步,要先設定這次會議需要多少時間,這樣等等安排時會自動設定好會議長度。




第二步,如果沒有實體會議室,也可以自動產生 Google Meet 視訊會議連結。




第三步,可以填寫會議細節資訊,這會自動插入到未來產生的行事曆行程中。




第四步,會需要你再次確認自己要連結哪一個 Google 日曆,確保跟正確的行事曆資料同步。




第五步,設定想要讓對方挑選的時段。

可以獨立選擇像是下週有空的幾個時間,也可以設定某些固定循環時段(例如你每週固定都是禮拜三、四給大家約會議時間)。

當然,你在安排時也會看到自己已經有預約的行程。




第六步,設定對方多久內可以在這個行事曆上預約時間。

因為有可能你是要跟對方約「下個月」的會議時間,可以讓對方慢慢選擇,但也需要一個失效的時段,以免對方過了時效還跟你預約。




最後,把剛剛設定的挑選行程,插入郵件即可。





對方郵件中的行事曆是即時更新的,避免重複預約

對方收到郵件後,看到的就是如下圖這樣,可以在郵件中直觀選擇一個開會時間的行事曆。




Magic Live Calendar 功能則可以在如果我某些時段後來安排了行程,對方在行事曆上看到的該時段會消失。





適用在多種郵件系統

我測試了 Gmail 與 Outlook 郵件系統的溝通,從 Outlook 收到的郵件,也可以正常看到這樣的即時行事曆,預約後也會直接插入到 Outlook 行事曆中。




如果你常常需要跟很多客戶預約開會時間,並且常常要等待對方確認,但自己的行事曆又一直在變動,那麼善用這個外掛,確實可以節省不少時間。

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