[卡片盒筆記法-2] 化繁為簡工作流、寫作流的關鍵第一步如何改變



建立有效的「工作流」,是提高生產力很關鍵的一部份,甚至可能是最關鍵的一部份。「工作流」不是需要很多時間整理與完善的複雜系統,相信很多朋友會覺得都已經很忙很累,哪有時間去建立系統。但「工作流」也不是放任事情散亂而不去整理,這樣最後只會傷了自己。「工作流」是我們處理事情當下採取的行動方式,以及這一連串行動產生的流程,這個流程將會決定我們未來效率的高低。

閱讀《 How to take smart notes 》的第二則心得文章,我還是不打算這麼快切入卡片盒、永久筆記、暫時筆記這些專有名詞與技巧,因為比起技巧,其實掌握她的核心精神,我覺得更能幫助我們轉換成自己適合的筆記方法,甚至工作方法。

所以這一篇,我要談談《 How to take smart notes 》中一個最核心的「工作流」,我們在寫筆記時應該改變的關鍵第一步。




很多時後工作效率無法提升、時間管理搞不定優先順序、產生不了寫作創意等等問題,都是源自於我們的工作流程有問題,於是我們才需要依靠意志力來實踐更困難的管理方法。(參考:設計連結,減少生產力摩擦,降低整理時間

成功不是來自於意志力,也不是自我克制的計畫,而是一個聰明並減少阻力的工作流程。

在《 How to take smart notes 》這本書中,其實就非常強調這樣的工作流改變,這也是為什麼要建立那些卡片盒,區分暫時筆記、永久筆記等等的根本原因。因為只有改變我們寫筆記的工作流,才能開始改變生產力。

要讓工作流可以「化繁為簡」,要先建立起關鍵第一步的改變,也就是從我們處理事情當下所採取的行動開始改變,這是最簡單也最有效的。




寫作工作流的第一步改變:

那麼,為什麼我們原本許多看似合理的工作流程,其實會產生很大的阻力呢?

《 How to take smart notes 》中用了寫作來舉例,我們原本在處理資訊的當下,可能採取像是這樣的行動:在書中畫重點,在書眉寫註解,在分散的筆記寫想法,甚至真的只是在腦袋中醞釀想法而沒有寫出來。接著我們收集到的資料可能只是照著收集到的時間、收集的來源分類。

於是我們的資訊會出現兩大問題:
  • 資訊散落在很多不同的地方,我們很難記得這些位置,更難記得資訊發生的日期,等到之後真正撰寫文章時,我們要花加倍時間回到這些不同的地點把不同的訊息找回來,甚至可能找不回來。
  • 其中部分(甚至很多)資訊沒有經過處理,只是畫上重點、寫下片段註解,會不會之後就算找回來,也忘記要如何使用,忘記當時完整想法。於是我們又要花加倍時間重新閱讀、理解、分析一次。
這樣的工作流,就導致我們未來的寫作效率降低了,在寫作時要花上加倍的時間。


那麼,要怎麼解決這樣的問題呢?《 How to take smart notes 》的卡片盒筆記法,當然有很多技巧與步驟,不過最最關鍵的第一步改變則不是那些技巧,而是:
  • 集中:把碎片集中在一個地方。
  • 處理:把資料寫成自己理解的話,然後根據未來的寫作流程放在關連的位置。


《 How to take smart notes 》所強調的「卡片盒(Slip-box)」與「永久筆記、長青筆記(permanent notes)」,都沒有脫離上面這兩個簡單的關鍵第一步原則。甚至應該說這些技巧都應該立基於上述原則才有效:
  • 集中:不同書中的重點應該抄錄到一個可以統一找到的資料庫,任何跟未來寫作有關的想法、註解也應該集中在一個統一的資料庫中。這樣到時候,我們是在一個統一的資料庫整理,而不是要回到不同的書籍、論文、資料來源去整理。
  • 處理:資訊必須處理過才有意義,比起畫上重點,更應該用自己的話把理解後的知識寫下來(如果是為了引用,那可以同時保留自己的話、對方的話)。並且應該思考這個資料和哪些資料相關,和哪個未來寫作主題相關,並建立連結。


如果只是集中,但集中的都是片段資料、別人的資料,最後也依然是一個雜亂的資料庫。

如果只有處理,但內容散落在不同的地方,我們也無法真正做出有效率的統整。

把握「集中、處理」的原則,改變我們面對各種資料學習的第一步,其實就會導引出一個更健康、更有成效的工作流。

有問題的工作流程會讓你在很多不同的地方留下很多不同的筆記。那麼,寫作將意味著嚴重依賴你的大腦來記住這些筆記是在何時何地寫下的。(Working like this will leave you with a lot of different notes in many different places. Writing, then, will mean relying heavily on your brain to remember where and when these notes were written down. )




寫作工作流的「第一步改變」實際示範:

我在自己的「數位筆記相關課程」中也常常會提到這樣的提醒:「如果我收集某篇網頁文章,只是覺得他很好,但其實當下完全無法讓他跟任何自己的任務產生連結,或是無法做自己的處理,那不如不要收集。」以免自己的資料庫,最後變成難以使用的垃圾庫。

首先,在集中的過程上,我自己無論是閱讀文章獲得的想法,或是閱讀書籍得到的啟發,首先一定是統一集中收集在 Evernote 這個資料庫中。甚至連紙張上得到的也一樣,我就利用 Evernote 內建拍照掃描的功能,直接掃描這一頁到筆記中。

但是,我絕對不會只做「集中」收集這個動作,而一定會當下進行「處理」。

例如,掃描了書中某一頁(為了有原文參考),但我會附註上幾句我自己的想法與解釋。最好還能夠加上幾個待辦清單(表示我思考如何去實踐他),更好的是能夠連結到我目前正在進行的一些任務筆記(表示我思考到資訊的明確用途)。

這樣才是集中,並且加上處理。(可參考:Evernote 數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統





於是,之後我要找任何寫作或報告的資料,首先我知道在 Evernote 裡面找就可以,因為無論那些資料原本來自哪裡,現在應該都因為我「第一步的改變」就集中在我的 Evernote 中。

接著,我會更容易找到這些資料,有幾個原因:
  • 我的「處理」,會帶來搜尋需要的關鍵字。例如更符合我自己思考的想法詞彙(因為我用自己的話來重新處理過),更符合我的需要的行動關鍵字(因為我列出待辦清單)。
  • 我的「處理」,幫助我當下建立某些「明確的任務連結」,這樣之後我其實不用真的想起這個資料,而是我在執行另外那個任務時(因為任務是一定會執行的),自然看到當初連結的資料,自然就會去使用這個資料。




職場工作流的第一步改變:

《 How to take smart notes 》是處理寫作產出的筆記書,但他的工作流心法,其實也可以對應到我們日常的職場工作上。

無論在我的文章,還是我的課程中,這都是常常出現的提醒,如果你常常覺得自己的筆記很破碎,難以區分輕重緩急,執行起來缺乏成效,歡迎來參考我的「防彈筆記法課程」,可以幫助你解決這樣的問題:


簡單的說,職場上的資料就像我們破碎的筆記一樣,都是分散在不同工作管道的,例如有些在郵件、有些在即時通、有些在硬碟、有些在紙本筆記、有些在網頁、有些在腦中。

如果我們執行一個任務時,需要回到兩個以上的不同管道去找回資料,這樣同樣要面對前述的兩大問題:
  • 資料碎片散落不同工作管道,我們要花加倍的時間找回資料才能處理任務,我們會忘記某些關鍵資料,我們會因此出錯,我們還會因此很容易分心(想想你每次再打開郵件會發生什麼事情)。
  • 資料碎片在不同工作管道,就表示他們沒有經過有效的處理,沒經過處理的內容,下次要執行任務,又要重新讀一遍、再確認一便行動、重新思考優先順序,這是多重的時間浪費,也會讓自己工作永遠無法簡單精準。
這樣的工作流,其實就是我們為什麼覺得自己效率無法提升、覺得為什麼事情好多好雜、覺得工作的干擾太多、覺得自己做得心很累的最大原因之一。


所以,《 How to take smart notes 》的工作流兩大原則,也可以套用在職場工作上,我們從關鍵的第一步開始改變,就能產生很大的成效:
  • 集中:不再需要回到郵件、即時通、文件等不同地方找資料,你有一個統一個資料庫來搜尋這些資料。
  • 處理:但不能只是丟到資料庫就好,我們要把資料處理成任務需要的樣子,例如把資料放進需要使用的任務筆記中,或是重新用自己的話來分析一封郵件任務,或是拆解出資料的行動清單,或是建立需要的連結。
同樣的,在關鍵的第一步把握住「集中、處裡」,你就會發現,即使之後沒有時間做更複雜的整理也都沒關係,你的第一步,已經幫你打造出一個健康、有效的工作資料庫系統了。

專注在核心,然後不要把不需要的事情複雜化。(Focus on the essentials and don’t complicate things unnecessarily.)




職場工作流的「第一步改變」實際示範:

集中一個資料庫,這一點應該常常閱讀電腦玩物的朋友都看過許多相關的案例,總之我會利用像是 Evernote、 Notion 這樣的工具,把所有工作的碎片,無論是郵件、附檔、即時通、網頁、筆記等等,全部放進統一的資料庫。這些工具都有足夠的收集功能,幫助我們收集這些碎片。

但尤其是職場的工作,更需要注意「處理」這個動作。

我在收集時一定同時處理,例如收集一封郵件,我絕對不是把這封郵件擷取到 Evernote 變成一則筆記就結束了,絕對不會這樣做。那麼我會怎麼做呢?

我會問自己這封郵件的資訊、附檔,是不是某一個已經在進行的任務需要的?如果是,我會把郵件的重點訊息、附加檔案,放入那則已經存在的任務筆記,而不是丟一則新的郵件筆記到資料庫。這就是處理,讓資料跟任務連結。

接著,我也不會只是複製貼上郵件內容而已,我會問自己,這些內容是要讓我去採取哪些行動呢?然後我會把行動清單當下就打上任務筆記中。

甚至如果郵件原本內容太混亂,我會自己重新打出一份重點,同樣放入相應任務筆記中。



這樣一來,在處理這些資訊的第一步,就做好「集中」、「處理」,那麼後續自然而然的就會變成:
  • 每則任務筆記,裡面有他所有需要的碎片資料(雖然這些資料原本來自不同管道)。
  • 每個任務筆記,有他需要的行動清單、重點註記。
    • 我只要搜尋到要執行的任務筆記,裡面就是所有我需要知道的東西。




讓系統簡單化、精準化,從第一步開始改變習慣

在《 How to take smart notes 》中很強調化繁為簡的這個精神:

複雜的系統是一個問題,但我們害怕複雜而產生的過度整理,反而讓系統失去了連結,結果就是變得在使用時更加複雜。

真正關鍵的改變,從我們獲取資料的「第一步開始」,當下就要「集中、處理」。這樣一來,我們就不需要在之後花很多時間去建立更複雜的整理系統,花更多時間去打造其實不一定用得到的複雜架構。

《 How to take smart notes 》以寫作出發,強調的筆記整理精神是:

以寫作來說:我們需要的只是一個可以幫助大腦隔絕干擾,專注思考,並串連我們所有想法的可靠系統,其他都是複雜化的。(To have an undistracted brain to think with and a reliable collection of notes to think in is pretty much all we need. Everything else is just clutter.)

而以我鑽研多年的工作生產力系統來說,整理的精神是:「我們需要的只是能夠把任務成果完成的系統而已,這時候我們要知道的只是這個任務的下一步行動與其需要的資料碎片,其他整理可能都是多餘的。

要實踐這樣的系統,無論在寫作、工作流程中,就是從關鍵的第一步「集中、處理」開始改變。


只是說起來簡單,實際執行起來會不會很難養成習慣呢?當然,要養成什麼習慣都是有難度的,我會建議從下面三個角度來切入,可以幫助你更快上手:
  • 1.「不要」總想著之後我可以再找時間好好把系統整理起來,所以現在就先放著資料就好,如果這樣想,反而之後會需要花掉更多時間去完成你的統整與執行。
  • 2. 收集的當下,思考為何而收集即可。不要想得太複雜,聚焦在這是要完成哪一個任務?關於哪一個知識主題?要解決哪一個問題?這樣的思考即可,然後把這些碎片資料放入該筆記中。
  • 3. 但是記得起碼做一步的處理。以寫作來說,這一步就是用自己的話說出來。以工作來說,這一步通常是拆解出我要做的行動清單。
這樣就好了,這樣就在我們獲取資訊的第一步,開始了「集中、處理」的改變,而這個改變就會讓你的寫作系統、工作系統有很大的不同。

《 How to take smart notes 》對工作流的另外一個懇切地提醒是:「工具可以幫助你提升附加的效率,但無法幫助你完成本質的工作:閱讀、思考、學習、執行任務。」

我也非常贊同,不需要建立太複雜的工作流、工具系統,把握關鍵第一步「集中、處理」,然後把更多時間花在本質的工作上,才會真正獲得高產出。


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:PARA 筆記整理法實作示範:簡單可行個人第二大腦知識管理系統

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