寫好一則 Evernote 任務筆記的 6 步驟:切割流程、階段提醒教學



要解決工作忙亂、雜事干擾、無法判斷輕重緩急、工作效率遲遲無法提升等問題,關鍵在於從「寫好一則任務筆記」開始。(延伸閱讀:[高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣?)很多人的筆記、待辦清單其實是流水帳,很多人的任務管理其實只是有什麼做什麼的行動管理,這時候,都難以建立一個有效的工作管理系統。

上禮拜分享的「簡單利用 Evernote 表格、 Google 試算表管理大量檔案文件與版本」,提到我如何把一個專案、任務的大量雜亂檔案,放在一則 Evernote 任務筆記中的表格進行排序與整理。

今天這篇文章,進一步來分享,還可以利用哪些功能,拆解、整理好一則 Evernote 中的任務筆記。




01. 先在筆記中寫下並反覆思考目標

「寫好一則任務筆記」的根本,你覺得應該是什麼呢?是如何收集關於這個任務的各種雜訊?是如何整理這個任務的各種資料嗎?我覺得都不是,而是:

從頭拆解這個任務的目標,並且在反覆思考過程中,不斷調整修改。

如果少了這一點,那麼一則任務筆記就很難稱之為好的任務筆記,而且也很容易就淪為不好用的資料筆記,變成整理了還是無法提升效率的雜亂筆記。

好好發揮筆記的功能:「寫下思考」吧!

無論你是不是要套用我在時間管理課程中分享的目標拆解技巧,我認為光是可以針對一個你要完成的任務,思考為什麼要做?要做到什麼成果?可能會需要解決什麼問題?其實就已經可以變成一個好的任務筆記。




甚至生活中的一個任務,我也是先從在任務筆記裡寫下並思考目標開始。(參考:有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載

而這裡我使用的筆記功能,就是最簡單的「項目符號清單」(所有的筆記軟體應該都有這種大綱結構),最主要是可以分層看出關鍵目標、關鍵問題的結構層次即可。

如果有需要,我可能會把一些重要目標、問題加上螢光筆,提醒自己需要關注。





02. 利用「工作事項」開始切割任務的階段性成果,並追蹤未完成成果

現在我很依賴 Evernote 新版的功能「工作事項」。

當前面寫好了任務的目標思考後,我就會開始設計這個任務的「階段性產出成果」。這個「階段性產出成果」就可以利用「工作事項」功能來設定。

什麼是「階段性產出成果」呢?以小題大作的角度來看,如果我要寫好一份企劃案,那可能拆解出兩個階段性成果:「完成大綱草稿」、「完成企劃案內容」。

成果不是行動,而是某個階段性可以交付的內容產出,拆出階段成果可以幫助任務更有效、準確的完成。

例如大綱草稿可以先給客戶看看有沒有問題,最後才是把完成內容交付客戶,於是有兩個階段性成果。




在 Evernote 的「工作事項」清單中,可以透過「記事」分頁,查看每一個重要任務裡,還有哪些未完成的「階段性成果」(工作事項)。





03. 利用「核取清單」,拆解完成階段成果需要的行動

我現在絕大多數重要任務,都利用「工作事項」去切割一個任務內要逐步推進的階段性成果。

然後,我會在「工作事項」(階段性成果)的上方,用一般的「核取清單」(行動清單)功能,拆解出:

要完成下面那個階段性成果,需要完成哪些行動,勾選這列清單,才代表下面的階段性成果完成。

尤其複雜一點、困難一點的任務筆記,就可以在「一則筆記」中,清楚的劃分出階段性的工作流程。





04. 在「工作事項」設定成果的交付日,並追蹤近期要交付的成果

一個任務拆解出幾個階段性成果,很多時候這些成果是有明確的「需要完成日期」(成果交付日)的。

這時候,如果是 Evernote 付費版本,就可以在「工作事項」上設定到期(交付)日期。




我自己會利用 Evernote 左方「工作事項」清單,透過「到期日」分頁,查看接下來一週內有哪些階段行成果要到期,這時候就可以進入各自任務筆記,盡快推進需要的行動清單。





05. 搭配「提醒」功能,常駐釘選相對緊急的任務

Evernote 舊有的「新增整則筆記提醒」的功能,對我還是很有幫助。

例如這個企劃案任務有兩個階段性成果,分別是 4/10、4/30 要交付。這時候,為了完成第一階段 4/10 的成果,我拆解出 6 個需要完成的行動,於是我可能會設定一個整則筆記的提醒是「 4/2 」。

為什麼呢?因為這是提醒我從這一天開始,每天要推進起碼一步行動,以達成 4/10 的階段成果。




Evernote 提醒到期的任務筆記,會固定在「提醒事項」這份記事清單中,這其實就是一個檢視相對緊急任務的清單。(記得這裡要選擇記事用「提醒事項日期」來排序)





06. 根據拆解出來的目標、成果、行動流程,整理任務的資料

有了上述的結構, Evernote 最強大的還是在收集各種資料上,但資料不能亂收集、亂分類。

所以我這裡會根據「[高效能職場筆記法-2] 整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務」這篇文章提到的原則:讓任務資料,根據任務的行動順序排序。

把行動需要的資料、解決問題的資料、完成成果後的產出檔案等等,插入在上述工作流程的相對位置。

未來要找這個任務的各種資料,就根據工作流程的順序,去找到相應需要使用的文件、檔案。




這就是我寫好一則任務筆記的基本架構,以及撰寫順序。

之前在「2021覆盤:圖解我的 Evernote 任務提醒系統,不遺漏下一步行動」一文中,我有提到比較「功能面」的「工作事項」提醒等利用。

又過了幾個月,慢慢的「工作事項」除了是我常用的功能外,也在整理好一則任務筆記的流程中,有了固定的用法,所以透過這篇文章,分享給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

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有興趣的朋友還可以進一步參考:

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留言

  1. 從這篇回溯到 https://www.playpcesor.com/2021/06/evernote-1015.html
    待辦清單管理的設置, 像我這種evernote的老用戶都覺得很有收穫耶~ 謝謝Esor

    回覆刪除

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