Heptabase 功能圖解教學篇,實現視覺化整理的個人知識管理工具



你可以想像在進行一個專題研究、規劃一個專案流程、整理相對雜亂資料時,有一個工具可以像是一張超大桌子一樣,讓你把所有筆記攤開,重新建立彼此之間上下前後的連結,並看到整個系統、流程的地圖。這就是今天要跟大家介紹的新興視覺化筆記工具:「 Heptabase 」,這款由台灣開發者創立的個人知識管理工具,非常適合知識學習的整理,但也很適合作為專案流程的規劃。

「 Heptabase 」提供了有別於傳統線性邏輯的筆記結構,讓你把自己大量的筆記、資料重新「繪製成一張地圖」。

在視覺化的地圖中,除了可以有一覽無遺的鳥瞰視野外,跟著地圖的連結路線與空間位置,接下來無論要從這個地圖中提取地點(重點卡片),或是安排行程(規劃流程),或是把新發現的地點(新的知識)加入,你都會相對清晰的從應該在的路徑與位置中找到他們。




近幾年流行的「卡片盒筆記法」,也衍伸出了像是 Roam ResearchLogseqObsidian 等數位工具,而「 Hepta 」也同樣是實踐卡片盒筆記法、個人知識管理的最佳工具之一。

相較之下,Roam、 Logseq 、 Obsidian 的雙向連結雖然強大,但如果你期待的是一個更能「按圖索驥」的知識圖譜,那麼這些工具畫出來的連結圖大多時候只有觀賞效果,實用性不大。

而「 Heptabase 」則是真正實現用視覺化圖譜的方式,實現各種筆記卡片之間彈性連結的工具。

今天這篇文章,就讓我先從如何上手「 Heptabase 」的幾個關鍵功能,撰寫一篇詳細的圖文教學,讓大家一窺其面貌。

也歡迎參考我用「 Hepta 」繪製並公開分享的「 Heptabase 知識管理工具研究流程圖」。

我也拍攝了一段呼應下面文章功能教學的影片示範,有興趣的朋友可以對照參考。





01. 安裝軟體與訂閱服務

Heptabase 」目前還算是公測期間,暫時只有電腦端的軟體可以使用,並且必須付費訂閱。

雖然如此,一方面你可以透過我的文章了解她的功能。

另一方面「 Hepta 」提供了一周內可以退款的服務。

再者,如果你是知識工作者、論文研究者,或是很希望有一個視覺化流程的筆記整理工具的朋友,都很推薦你可以試試看。




完成訂閱付款後,正式開啟「 Heptabase 」的軟體,目前提供的電腦端軟體讓整個資料庫可以離線使用,同時也內建了跨裝置的雲端同步功能。

目前「 Heptabase 」的雲端同步不是完全即時的,你可以透過「 Ctrl 」+「 S 」快捷鍵,強制剛剛的更新同步到雲端,方便跨裝置使用。





02. 建立白板( Whiteboard ):專案、領域、課題

「 Heptabase 」有很多不一樣的筆記整理邏輯,也保有很大的彈性,所以每個使用者可能都會用出不一樣的「 Heptabase 」管理圖像。這邊,我嘗試用這個階段的我所理解的管理路徑,來為大家介紹如何上手「 Heptabase 」。

首先,我推薦先從如何建立一個「白板( Whiteboard )」開始。

透過左方「 Map 」,可以在總覽大地圖中任何位置點兩下,建立一個新的「白板( Whiteboard )」。




一個新的「白板( Whiteboard )」代表什麼呢?我認為她優先適合用於一個長期大專案、一個持續研究的領域、一個很複雜的學習主題。

也就是「白板( Whiteboard )」代表的不是一個小任務或片段知識整理,而是一個需要在拉長時間的過程中,不斷累積新資料,但又需要在不斷新增知識的過程中建立好脈絡、路徑、組織,最後逐漸形成一個大型地圖的主題。

在「白板( Whiteboard )」中,我們不斷透過學習、研究、實測,新增出一張一張的卡片筆記,透過白板的無限大自由空間,我們可以開始把一些相關的筆記「吸合」在一起,排出一個報告的大綱順序,或是組織出一個同類知識的清單。

白板幫助我們自由組織這些卡片筆記,只要兩張卡片筆記靠在一起,就能自動像磁鐵一樣吸住並聚合。




或者,在「白板( Whiteboard )」中,可以利用快捷鍵「 2 」,開始在不同的卡片筆記之間化出連接線( Connection )。

點擊連接線( Connection ),還可以在上面加上註解文字。

於是,到了這個階段,我們可以開始把前面累積的大量卡片筆記,重新用視覺化的方式,規劃出她的流程圖、心智圖架構。




在「 Heptabase 」中建立的每一個白板,是一個我打算長期研究的專題領域,其中一張一張的卡片筆記可以根據他們需要的位置、架構、流程,利用群組組合、連接線條等方式,視覺化的組織,看出我們需要的路線與順序。




透過不同的白板,我們可以用不同的視覺化方式,重新組織我們的不同專案、專題。





03. 建立卡片( Card ):筆記、知識、資料

前面先從建立「白板( Whiteboard )」開始,不過內容的核心還是在於一個一個「卡片( Card )」筆記單位上。每一張卡片,對應一個知識、一份資料,或是一則任務筆記。

在「 Heptabase 」中,我們可以在一張「卡片( Card )」筆記單位裡面,添加:
  • 文字
  • 圖片
  • 超連結
  • 筆記連結
  • 待辦清單
  • 項目清單(可收合)
  • 程式碼區塊
  • 數學公式區塊
  • 以及一些基本格式
  • 等等
在白板任何空白處點擊兩下,就能新增一張卡片,卡片中透過 / 符號,就能插入一些常用的內容格式。




我們也能在卡片上點擊右鍵,這時候有幾個常用的操作:
  • Fold:收合卡片內容,只剩標題(可以用來處理次要卡片筆記)。
  • 改變卡片的底色(可以用來標註重點卡片,或是特殊需求卡片)




每張卡片的「 card info 」,可以看到:
  • 標籤(後面會介紹)
  • 連結(後面會介紹)
    • 這張卡片連出去到哪些卡片。
    • 哪些卡片連進來這張卡片。
  • Map(這是「 Heptabase 」總覽地圖的功能)
    • 這張卡片出現在哪些白板(一張卡片可以同時顯示在多張白板)
    • 這張卡片和哪些卡片有連接線( Connection ),亦即前述的心智圖、流程圖功能。





04. 連結卡片:快速彙整相關筆記

在卡片中,輸入 @ ,可以跟其他卡片進行連結(就算不在這塊白板的其他卡片也都可以搜尋並連結)。

連結卡片是筆記之間的連結,和前面白板的連接線條是不同的功能用途喔!




我自己的習慣是,雖然一塊大白板中卡片筆記都是展開的、連接的(不是連結喔,是畫出連接線條的意思),但是,我還是會在每一塊白板中有一個「總目錄卡片」當作核心筆記。

在這則核心筆記中,利用 @ 插入超連結的方式,把白板中其他重要筆記連結到這裡,排出一個簡易大綱。

這時候,隨時點選這裡的卡片超連結,就會快速跳到白板上相應的位置(尤其白板變得很大時,就很好用)。

你可以試試看我的範例效果:「 Heptabase 知識管理工具研究流程圖」。




@ 插入卡片超連結,還有一個妙用。

如果「 @ 連結的卡片」不在目前這張白板上,這時候只要點一下這個卡片連結,就會讓該卡片「顯示」到這塊白板中。(不是複製卡片,只是「在這個白板中顯示該卡片」)

例如,我在「Heptabase 知識管理工具研究(by 電腦玩物)」白板中的某張卡片插入一個「卡片盒筆記法」的超連結,但是該張卡片其實在另外一個白板中,但我只要點擊一下超連結,便可以將該卡片同時顯示在兩塊白板中。





05. 標籤過濾:索引特殊需求、同類專案卡片

我自己很喜歡使用「標籤」來進行筆記的全局過濾,無論是過濾出某種專案需求的筆記,或是過濾出重要進度、特殊情境需要的筆記,都非常有用。(可以延伸參考:2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用

而在「 Heptabase 」中,我們一樣可以用「標籤」來過濾卡片,並且可以跨不同的白板,進行全局的過濾。

例如我可以用「重要」這個標籤,標註每一個白板中的「核心目錄卡片」。

這樣透過標籤過濾,我就不用點進分開的白板,而可以直接看到不同專案、主題的核心目錄。




或是透過「測試」這個標籤,過濾出不同看板中,可能還需要我進一步測試與研究的筆記單位。





06. 快速聚焦在卡片筆記編輯

前面再多的整理特殊功能,但是最不可或缺的,還是我們實際寫下來的筆記內容。

在「 Heptabase 」中,我們有很多方式可以方便的編輯每一則卡片筆記。

例如放大某一則卡片畫面,就可以在類似筆記軟體的畫面中進行編輯。




或者,可以在這樣的專注編輯畫面,打開右上方的分隔視窗按鈕。就能開啟多視窗編輯模式。

這時候,點擊左方筆記中的連結,會在右方分割視窗打開每一則筆記,於是可以在雙視窗中同時進行「多則筆記」的對比與修改。

例如下圖中,左方是主要筆記(例如寫作文稿、專案主筆記),右方打開多則相關連結筆記視窗,快速把右方多則筆記內容,複製整理到左方的主要筆記中。




另外在白板中,還可以從右上方開啟一個「 Split Screen 」視窗,這樣左方可以點選白板流程圖中的任何一張卡片,右方則直接顯示這則卡片的放大編輯面板。

你可以試試看我的範例效果「 Heptabase 知識管理工具研究流程圖」。





07. Card Library 卡片庫

前面提到,我們可以建立白板來重新組織卡片資料,一張卡片還可以同時顯示在多個白板中。

那麼實際上的卡片( Cards )儲存在哪裡呢?儲存在稱為「 Card Library 」的卡片庫中,我們也可以從左方選單隨時進入「 Card Library 」,就能看到、搜尋、過濾「所有的卡片」。




在白板中,如果刪除某張卡片,預設是只從當下這塊白板移出,但卡片還是儲存「 Card Library 」中。

在「 Card Library 」刪除這張卡片,才是徹底刪除。




在組織一個專案主題白板時﹑可以打開右方的「 Card Library 」側邊欄,這時候可以從整個卡片庫、某個標籤過濾、某塊白板的卡片,把相關卡片拖曳到當下的白板使用。

就如同前面所說,當卡片放入一個白板,還可以顯示在其他白板,因為卡片是存放在 Card Library 中的。





08. 在 Timeline 用時間軸排序所有卡片

和「 Card Library 」搭配使用的,還有一個「 Timeline 」頁面,這裡根據新增卡片的次序,排出最近新增的卡片,可以看到每一天建立的卡片時間軸。

前面我是從「先建立白板」開始說起,但卡片其實不一定只能放入某一塊、某幾塊白板中。

有時候,我就是想到一個想法,暫時還無法放入任何白板中組織,那麼就可以在「 Timeline 」中直接新增一張這樣的孤兒卡片。

Timeline 的用意,應該是讓我們記得每天回顧一下今天新增的卡片,並看看有沒有哪些尚未進入白板組織的卡片,這時候可以建立一些連結。





09. Map 總覽地圖

當我們開始在「 Heptabase 」組織愈來愈多的知識、任務,便會開始建立愈來愈多的「白板」。這些白板(專案、研究主題、關注領域)之間也可能彼此有關聯,我要如何快速看到自己建立的所有白板,以及他們之間的關聯呢?

「 Heptabase 」設計了一個「 Map 」功能來進行視覺化的白板總覽,在這裡我們可以看到自己目前建立的所有白板,並且這些白板之間可以隨意的拖曳組合。

於是慢慢的你可以在「 Map 」中很直覺的歸納出自己的白板地圖。





10. 可以分享自己的白板

最後,「 Hepta 」在你畫出一個專案、一個學習主題的視覺化白板後,讓你可以把這個白板分享到網路上。

只要利用「 Share 」功能,便可以開啟一個公開網址的小視窗,複製網址,便可以分享你整理的視覺化筆記給其他人參考。

例如這是我公開分享的「 Heptabase 知識管理工具研究流程圖」。




以上10個功能拆解,幫助有興趣的朋友可以一窺「 Heptabase 」的真實面貌,也幫助想要試試看的朋友快速上手。

接下來,我打算再來寫一篇應用案例篇,分析一下可以如何利用「 Hepta 」完成像是書籍企劃、專案流程等等需求。

可能還會再寫一篇統整心得,看看在「 Hepta 」中可以如何串聯不同的白板,建立一個自己知識管理的統整中心。

有興趣的朋友,可以繼續追蹤電腦玩物的更新,或是閱讀下面的相關文章:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Heptabase功能圖解教學篇,實現視覺化整理的個人知識管理工具

留言

  1. 有特殊需求可用,但常態性使用
    並不太適合

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    1. 目前看到的一些案例用途,跟我自己的嘗試,像是寫作、研究這樣的長期需求應該是很有幫助的

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    2. 那就跟黑曜石很像

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    3. 這幾年個人知識管理工具可以說百花齊放

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    4. Brainstorming 階段應該會蠻好用的

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