開始練習 GTD 時間管理方法:上手教學與各種工具的GTD應用



新的一年開始,來為大家整理我撰寫過的 GTD 時間管理方法相關文章,幫大家理出一個最佳的閱讀與學習順序。常常有讀者來信詢問我,看了我文章中的某個主題後,很想要從頭開始學會,但因為電腦玩物已經持續撰寫好幾年,同一個主題的文章散落在不同時間點,讓他們不確定應該從何讀起最好,「 GTD 時間管理」正是這樣的主題之一。

GTD ( Getting Thing Done )」是美國時間管理大師 David Allen 所發展的一套方法,他把時間管理規畫成一套可以被操作練習的流程,讓我們可以為繁雜的任務理出頭緒,並且建立一個清楚而穩定的執行系統。在 GTD 方法中,關鍵就像其名稱所說的,是要讓我們可以真正把重要事情完成,能夠安心、高效的搞定一切。

我在電腦玩物中,也常常談論到 GTD 的方法,甚至寫過一系列用各種數位工具來執行 GTD 方法的經驗教學。在這篇文章裡,我就以一個讓初學者可以入門的角度,重新整理自己的文章,讓想要開始練習 GTD 時間管理方法的朋友,有一個更有效的閱讀順序。




一, GTD 的方法解說


  • 1. GTD 時間管理方法概論

如果你對 GTD 方法完全陌生,那麼我推薦你首先閱讀這篇文章:「Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版」,在這篇文章中,我非常簡明的描述了 GTD 最廣為人知的五個關鍵步驟:捕捉、理清、整理、檢視、執行。

當然 GTD 整套系統不只如此,但是從這裡開始練習,則是最適合的方式。



  • 2. 捕捉的方法

GTD 方法的第一個關鍵,就是卸下大腦的壓力,不要把雜事記在大腦中,而要捕捉到你的收集箱,這樣大腦才能清楚明白地去決定哪些才是真正重要,值得去執行的事情。

關於這一步技巧,想要深入了解的朋友,我推薦你閱讀「解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術,起碼每週做一次」這篇文章,了解清空大腦的方法與價值。



  • 3. 理清的方法

GTD 關注真正可以被執行的下一步行動,如果能夠有效展開下一步行動,其實就會串連並推動接下來的一步步行動,所以首先專注下一步行動,這也能讓自己保持一個更沒有壓力的工作狀態。

可是「下一步行動」不是一般的行動,而是接下來最適合我立即執行、產生有效成果的行動,也就是我在「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」一文中所說的:「簡單又立即有回饋的行動」。

GTD 方法之所以有價值,就是他在每個人都可執行,看似簡單的流程中,點出了許多時間管理上的盲點,例如前面一段所說,我們沒有捕捉,把壓力留在大腦,就讓事情變得更加混亂。以及這裡所說,我們沒有真正去理清有效的下一步行動,只是列出許多行動,反而導致專案拖延。

而如果你想對理清下一步行動的方法有更深入的了解,推薦還可以進一步閱讀「SMART 原則,克服拖延要這樣設計下一步行動」這篇文章。



  • 4.整理的方法

透過捕捉、理清,我們慢慢展開了許多下一步行動。這時候有些行動可以整理成一個專案,用專案目標的方式來規畫執行。並且我們開始需要幫下一步行動排程,讓我們可以在適合的情境,去執行適合的行動。

那麼面對大量的雜事、任務,要怎麼利用 GTD 方法,把我的專案清單、行動清單「整理」好呢?

我推薦想要深入了解這個流程的朋友,可以閱讀我的「突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流」一文。 GTD 的方法,就是把那些你要做的任務碎片,逐步的整理成一條可以循序漸進完成的流程,這樣一來我就不用為了還沒做的碎片煩惱,只要專注接下來的碎片即可。



  • 5. 檢視的方法

不過,整理好的流程,很容易因為新的任務碎片加入而逐漸混亂,所以必須做好定期檢視的工夫。檢視就是回頭去看之前的行動,回頭去清空捕捉的碎片,做好理清和整理,規劃出接下來的有效行動。

在檢視的部分,有幾篇我撰寫過的文章,可以帶大家深入了解這個方法。首先推薦你閱讀「定時歸零這五件事,找回工作人生準星」這篇文章,透過每日清空信箱、每週清空未完成雜事等方法,可以帶來什麼樣的「校準」的價值。

接著你可以讀一讀「只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週」這篇文章,在這篇文章裡,我具體的示範了一個「每週檢視」的流程,透過回顧、整理與規劃,讓接下來一週保持高效率與找到準星的狀態。



  • 6. 執行的方法

GTD 的方法另外一個價值,就在於它是一個循環的工作流程,你的任務在這個流程裡循環,就不會跑掉與遺漏,並且可以保持高效率的狀態,這就讓你可以信任這個流程,不需要對未來有壓力,也就能專注在執行上。

因為可能要處理的雜事已經「捕捉」,而其中可以行動的步驟已經「理清」,並且「整理」到適合的專案與情境上,你又定期的「檢視」這個流程,讓他保持上發條的狀態。這樣,我們只要「專注執行」目前清單上規劃的下一步行動即可,不再需要煩惱其他。

執行的意義,就是要讓自己簡單、明確、頭腦清晰,並且可以最快速投入行動。在這個環節,我推薦你可以延伸閱讀我的兩篇文章:「兩分鐘法則去除行動阻力:簡單開始,完成複雜」、「如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法」。




二, GTD 與數位工具搭配


  • 1. 用 Evernote 筆記類工具執行 GTD

前面了解了 GTD 方法後,這裡就要落實到工具上來執行。首先我覺得最適合的就是筆記類工具,包含數位筆記或紙本筆記都可以,而具體的做法,可以練習看看我的這篇文章:「Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版」。

基本上這個跟筆記工具搭配的方法,也是我自己目前仍然執行的真實 GTD 操作流程。



  • 2. 用各種待辦清單工具執行 GTD

幾乎所有優秀的待辦清單軟體,都可以用來執行 GTD 方法。或者說,這類工具基本上都融合了 GTD 的概念來設計,如果你想用這類工具來執行 GTD ,可以參考我在這篇文章的統整介紹:「20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器」。



  • 3. 用 Gmail 結合 Google 日曆執行 GTD

工作上大多數任務來自於郵件,而我們的行程與專案進度規劃在行事曆上,那麼可不可以結合郵件、筆記、行事曆,來規劃出自己的 GTD 流程呢?當然可以,如果你使用 Google 系統,那麼可以參考我這篇文章來完成 GTD 流程:「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理」。



  • 4. 企業工作者用 Outlook 執行 GTD

Outlook 是微軟 Office 中非常強大的管理工具,他不只可以收信,更可以規劃時間、筆記任務,所以在企業內,如果使用 Office 工具,其實 Outlook 就是最好的 GTD 工具。如果你想用 Outlook 設計出 GTD 流程,可以參考我的這篇文章:「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 」。



  • 5. 專案團隊用 Trello 執行 GTD

除了個人的時間管理, GTD 方法可不可以落實在團隊合作的流程上呢? Trello 是很簡單好上手的團隊專案管理工具,而我也針對這樣的需求,實際嘗試了一套可以在 Trello 上執行的 GTD 方法,詳細設計可以參考:「如何用 Trello 做子彈筆記?我的 Trello GTD 方法範例看板分享」。

當然,我在電腦玩物上談論過的 GTD 方法與實踐,不只上面這些文章,但是如果要整理出一個「開始學習」的閱讀順序,那麼我會做上面這樣的推薦,提供給大家參考。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:開始練習 GTD 時間管理方法:上手教學與各種工具的GTD應用

留言

  1. 做好「李清翰」整理,規劃出接下來的有效行動。

    應更正:做好「理清和」整理

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