[整理術-5] 突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流



上個禮拜,在「36氪」看到一篇文章:「工作又快又轻松的人,是如何节省时间的?」,點開一看,發現遇到多年難得一見的知音!

該文作者提到「建立一套工作資訊流」(原文為:工作信息流,我將其翻為台灣較慣用的資訊流),就是大幅度提高工作效率的方法,我也深有同感,並且貫徹我自己的工作資訊流多年。




為什麼要建立「工作資訊流」?


為什麼要建立「工作資訊流」?我的真實工作情境是這樣的:

  • 我要同時進行多個不同專案,這些專案的資料與任務不會有序出現,而是無序的同時出現。
  • 一個任務的細節常常不會一次搞定,而是會在不同時空片段出現。
  • 每個人跟你交代事情時都說很重要,但你真的重要的事情是什麼?

這就導致了工作碎片爆炸,我相信大多數朋友應該也是類似的工作情況。但是如果讓工作一直呈現這樣的碎片爆炸狀態,那麼:

  • 工作的速度就會因為要一直找資訊而降低。
  • 工作的正確度也會因為漏東漏西而下降。
  • 工作的選擇更可能一直瞎忙瑣事而缺乏成就。

於是這時候一套有效的「工作資訊流」,就是把工作碎片整理進一個有序且有效的流程

這幾年我在電腦玩物分享自己如何利用 Evernote 進行專案管理、知識管理,甚至我開的「 Evernote 提升職場效率的筆記術」課程,都是在講如何把「工作碎片」建立成「工作資訊流」。




工作碎片不是問題,問題是你讓他爆炸:


工作本來就會碎片化,一個愈重要的專案,通常有愈多的資料、瑣事、人事、任務需要處理,這時候他的本質甚至就是碎片化的靈感、需求。

但是一個高效率的工作者,懂得如何把碎片重組成高價值的成果。

所以工作碎片不是問題,問題是我們讓他爆炸!就像資訊碎片也不是問題,問題是我們讓自己資訊爆炸。

我之前在電腦玩物上,針對資訊爆炸問題有一系列的探討文章,最新的一篇提到不要再追求稍後閱讀而累積更多不讀碎片,而是要當下處理成知識:「讀不完的稍後閱讀轉念:當下讀完,當下處理」,類似的概念,其實也是我整理工作資訊流的方法。

建立有效的工作資訊流,不是讓工作不碎片,而是不要讓工作一直處於碎片的狀態,這樣累積到有一天一定會爆炸!

那麼要如何不要讓工作碎片爆炸呢?有四個工作整理的盲點可以突破,下面根據我個人的工作經驗來跟大家分享,也歡迎你到電腦玩物中回饋。




一,收集碎片:碎片不要留在原處,要把資料匯流


第一個盲點,是我們把必然出現的工作碎片一直碎片處理,當然效率低下。

例如,我有一個企業內訓的邀約,企業人資陸續傳了兩三封郵件分別跟我討論時間、主題、場地。又要了我的即時通後,在不同時間點跟我確認了老闆的幾個特殊要求。接著我們碰面訪談、電話討論,又聊了一些對課程的想法。然後我在這段時間陸陸續續構思了一些新的授課點子,也收集了一些授課的新資料。這是什麼?這就是工作的碎片。

不過問題不在上述分散的工作資訊,而在於如果我不處理他們,就讓兩三封郵件、幾次即時通、訪談會議的筆記、腦袋的想法、講電話記下的便利貼,全部都保持原樣,那工作當然愈來愈雜亂,效率愈來愈低下,而這還只是一件工作而已,你會有很多很多件類似這樣的工作!

這時候,我的方法在很久很久之前的文章:「 Evernote 完全記憶」中已經提過,我不把工作碎片留在原處,而是在碎片出現的「第一時間」,就把碎片集中到 Evernote 筆記,然後把同一個任務的碎片集中成同一則筆記。就像下面這樣,一個課程邀約的郵件、即時通、想法,來源是碎片的,但是我透過工作資訊流將其匯流在一起。






很簡單的方法,但是非常非常有幫助,我貫徹執行這個簡單方法多年後,實際體驗到的優點有幾個:

  • 執行任務時,不用回到信箱、即時通、腦袋裡去找資料確認,節省時間。
  • 比較不會一不注意漏掉哪個碎片,尤其這些碎片來自不同管道時。
  • 可以知道哪些碎片比較重要或緊急,應該優先執行,尤其碎片很多時。
  • 同個任務有新的碎片出現,也只要整合到同一個地方,不需煩惱碎片愈多愈雜亂。

而適合這樣統整工作碎片的工具,就是像 EvernoteOnenote 這樣的數位筆記,或是我最近推薦過的「 Notion 」知識整理工具,還有像 Trello 的卡片也很適合用來統整碎片。

(我前天才寫了一篇文章,分享 Trello 統整碎片的方法:如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長?專案管理的5個關鍵技巧

這是 Notion 這個整理工具的畫面。




二,整合任務:不是紀錄雜事,而是凝聚專案


第二個盲點,我們常常錯失很多重要的「相關」碎片,導致我們的專案一直無法有效推進。

例如,我之前在製作自己的《比別人快一步的 Google 工作術》一書時,我是在很多年前有一個想法要製作解決工作低效率問題的書籍,這是第一個碎片。接著兩三年前開始我陸續開設全天的 Google 雲端辦公室班級,累積了很多次的經驗筆記,這是更多的碎片。然後我又在讀書時看到一些商管書的主題與封面覺得很喜歡,這也是碎片。

但是當碎片匯流後,我會慢慢發現這些碎片可以整合出一個《比別人快一步的 Google 工作術》的新書專案,於是這些碎片又可以在匯流處再進一步的整合成專案筆記(這部分可以參考我的 Evernote 專案管理筆記方法)。這也是一種「工作資訊流」,他的優點是:

  • 會在慢慢匯流碎片的過程中,發現可以做的新專案、新任務。
  • 而當新專案出現時,已經匯流的碎片等於已經完成工作前製作業。

所謂的「工作資訊流」,就是在匯流工作碎片後,進一步把碎片慢慢凝聚成一個一個專案或任務,並且開始規劃有效的行動。





三,規劃行動:不是要看碎片,而是要看行動


第三個盲點,是我們收集工作碎片,卻不處理工作碎片。什麼是不處理工作碎片呢?就是我們收集了要做什麼事情,卻不規劃怎麼做

這邊再補充一個技巧,在建立這樣的工作資訊流的過程中,每一個碎片的收集,我會利用「三層筆記法」來規劃「行動、構思、封存」,一個碎片的內容本身是構思或封存,但重點是「我要採取什麼行動」,有了行動,反而內容本身就不是那麼重要了,而這樣工作資訊流就會更順暢推動起來。

例如下面這則在工作資訊流中的講座筆記,當有了最上方的行動,當初討論的很多碎片就不再那麼重要與值得煩惱,因為我只要依據規劃出來的行動執行就好!這樣的優點是:

  • 用「行動」取代你的碎片
  • 專注「行動」,不用再管碎片(或需要時確認一下即可)





四,要做什麼:不是要分類,而是要排程


第四個盲點,也是我在電腦玩物的「整理術系列文章」中常常提到的關鍵,資料的整理關鍵不是分類,而是要使用,是要依據使用來排程。

當我突破上面三個盲點,把工作碎片慢慢凝聚成一個一個行動任務(專案)後,我的目的不是在分類整理自己的工作資料,最後我想要做到的是在自己的工作資訊流中,決定我要怎麼排出處理這些工作碎片的順序。

所以我的工作資訊流,在 Evernote 中不是用記事本分類,而是用最後的「子彈筆記清單」來分類,在這個清單上,決定了每個月、每一週、每一天,我如何排程去處理工作碎片中真正重要的任務。

而對這部分有興趣的朋友,就請各位讀者移駕到我的「時間技客」系列文章,閱讀我如何進行時間管理的方法了。

以上,就是我自己原本工作上碎片化的常見盲點,以及我後來如何突破他們的方法,提供給電腦玩物的讀者們參考,也希望對大家有所幫助。


  • 如果你是搜尋而來,說不定你想找的,還想學的是:
1.如何簡單開始:兩分鐘法則去除行動阻力:簡單開始,完成複雜
2.我的生產力習慣:我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣
3.高效率整理郵件:如何高效率的重新整理郵件?我的真實工作步驟完整分享

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