Calendly 快速約好會議時間的方法，整合 Gmail、 Google 日曆

我自己工作上確實常常遇到這樣的問題：要跟客戶、作者約一個開會時間，寫了一封郵件過去，列出了幾個有空檔的時段，例如下禮拜一早上十點、下禮拜三下午四點、下禮拜四早上十一點，詢問對方哪個時間最方便？然後對方回信給我後，也只是在郵件裡口頭約定，如果要更嚴謹通知，我還要再發一次會議行事曆邀請給對方。

這個流程雖然解決問題，但有點繁瑣，我先一次信件列出可選時間，對方選好後回一次信給我，我還要再發一次會議通知給對方。有沒有可能少掉後面兩個步驟，讓對方選好時間後，我們彼此的行事曆上就會確認會議時間呢？

今天要介紹的這個「 Calendly 」工具，就是要解決這樣的問題。他可以在 Gmail 中直接插入讓對方挑選的會議時間按鈕，對方選好後，我們彼此的 Google 或慣用行事曆上就自動加上通知。

來看看他如何做到。而想了解更多會議技巧的朋友，推薦可以參考：「開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議」一文。




首先，我們要在「 Calendly 」網站註冊一個帳號，並連結自己慣用的行事曆，例如 Google 日曆，也支援 Outlook 或 iCloud 日曆。

接著我們可以安裝「 Calendly 」的 Chrome 套件，這可以幫我們快速設定一個挑選會議時間的插入連結。

然後當我們要在郵件、即時通，詢問對方要挑選哪個會議時間時，就先打開「 Calendly 」的 Chrome 套件來設定一個挑選網址。

在瀏覽器套件中打開「 Calendly 」，點擊［ New Adhoc Meeting ］。

接著，會看到一個行事曆設定畫面，裡面已經同步出現你的 Google 日曆等內容，讓你知道自己還有哪些時間可以挑選。

我們在「 Calendly 」設定畫面中輸入會議時間長度、會議地點，然後在月曆上選取要讓對方挑選的幾個會議時段。

設定好，按下下方的［ Save and create link ］，就能獲得網址連結，把網址連結直接透過郵件或即時通給對方，對方就能打開網址後進行挑選會議時間的動作。

如果你是使用 Gmail ，則可以直接按下［ Add to email ］，這樣一來，就會像下圖一樣，直接把要挑選的會議時間插入郵件裡，讓對方直接點選。

對方選好會議時間，會彈出到一個網頁中，要對方輸入與會人名稱、他的電子郵件帳號，最後按下確認，就能自動幫你們兩位進行會議排程。

這時候，我和對方，都可以在我們的 Google 日曆或慣用行事曆上，看到對方挑選的這個會議時間，出現在彼此行事曆上了。

簡單來說，「 Calendly 」的這個套件就是幫我們做好會議邀請的動作，提供一個便利的會議時間挑選介面，對方選好了，就自動發出會議邀請。省下我們的一些步驟。

常常要跟別人約會議時間的朋友，或許可以參考看看。或是你想知道更多 Google 日曆應用的朋友，還可以參考「10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間」、「Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學」、「Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學」。

「 Calendly 」網站
「 Calendly 」 Chrome 套件


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