Calendly 快速約好會議時間的方法,整合 Gmail、 Google 日曆


我自己工作上確實常常遇到這樣的問題:要跟客戶、作者約一個開會時間,寫了一封郵件過去,列出了幾個有空檔的時段,例如下禮拜一早上十點、下禮拜三下午四點、下禮拜四早上十一點,詢問對方哪個時間最方便?然後對方回信給我後,也只是在郵件裡口頭約定,如果要更嚴謹通知,我還要再發一次會議行事曆邀請給對方。

這個流程雖然解決問題,但有點繁瑣,我先一次信件列出可選時間,對方選好後回一次信給我,我還要再發一次會議通知給對方。有沒有可能少掉後面兩個步驟,讓對方選好時間後,我們彼此的行事曆上就會確認會議時間呢?

今天要介紹的這個「 Calendly 」工具,就是要解決這樣的問題。他可以在 Gmail 中直接插入讓對方挑選的會議時間按鈕,對方選好後,我們彼此的 Google 或慣用行事曆上就自動加上通知。

來看看他如何做到。而想了解更多會議技巧的朋友,推薦可以參考:「開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議」一文。




首先,我們要在「 Calendly 」網站註冊一個帳號,並連結自己慣用的行事曆,例如 Google 日曆,也支援 Outlook 或 iCloud 日曆。




接著我們可以安裝「 Calendly 」的 Chrome 套件,這可以幫我們快速設定一個挑選會議時間的插入連結。




然後當我們要在郵件、即時通,詢問對方要挑選哪個會議時間時,就先打開「 Calendly 」的 Chrome 套件來設定一個挑選網址。




在瀏覽器套件中打開「 Calendly 」,點擊[ New Adhoc Meeting ]。




接著,會看到一個行事曆設定畫面,裡面已經同步出現你的 Google 日曆等內容,讓你知道自己還有哪些時間可以挑選。

我們在「 Calendly 」設定畫面中輸入會議時間長度、會議地點,然後在月曆上選取要讓對方挑選的幾個會議時段。




設定好,按下下方的[ Save and create link ],就能獲得網址連結,把網址連結直接透過郵件或即時通給對方,對方就能打開網址後進行挑選會議時間的動作。




如果你是使用 Gmail ,則可以直接按下[ Add to email ],這樣一來,就會像下圖一樣,直接把要挑選的會議時間插入郵件裡,讓對方直接點選。




對方選好會議時間,會彈出到一個網頁中,要對方輸入與會人名稱、他的電子郵件帳號,最後按下確認,就能自動幫你們兩位進行會議排程。




這時候,我和對方,都可以在我們的 Google 日曆或慣用行事曆上,看到對方挑選的這個會議時間,出現在彼此行事曆上了。




簡單來說,「 Calendly 」的這個套件就是幫我們做好會議邀請的動作,提供一個便利的會議時間挑選介面,對方選好了,就自動發出會議邀請。省下我們的一些步驟。

常常要跟別人約會議時間的朋友,或許可以參考看看。或是你想知道更多 Google 日曆應用的朋友,還可以參考「10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間」、「Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學」、「Google 日曆共用防誤改他人行程:會議室預約與團隊專案必學」。

「 Calendly 」網站
「 Calendly 」 Chrome 套件


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  1. Esor您好,想問這個服務在手機或inbox等APP上也是照樣能運作嗎?

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